Eine Druckinfrastruktur, die Zeit und Kosten spart. you can

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1 Eine Druckinfrastruktur, die Zeit und Kosten spart. Managed Print Services you can

2 canon Managed Print Services sorgen durch die effiziente verwaltung ihrer Druckumgebung für echte Kostenvorteile. canon implementierte eine MPS-Strategie, die sich durch die reduzierung unserer Druckkosten um über 60 % in kürzester Zeit bezahlt machte. Horst Schlüchter Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung für r&v versicherung, Deutschland.

3 canon MPS ist eine Outsourcing-Lösung für die verwaltung und kontinuierliche Optimierung der Druckerflotte und aller damit zusammenhängenden geschäftsprozesse. canon macht den Unterschied. gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten wir ein massgeschneidertes MPS-Konzept, das ihnen herausragenden Mehrwert, überzeugende Kontrolle und kontinuierliche verbesserung bietet. MPS ein klarer Wertvorteil Die Dokumentenerstellung ist mit bis zu 3 % des Umsatzes einer der grössten Kostenfaktoren für Unternehmen. trotzdem fehlt vielen Unternehmen die Zeit, das Personal oder die Kompetenz zur effektiven Überwachung bzw. verwaltung ihrer Druckumgebung. Mit Managed Print Services können Sie die verwaltung ihrer Dokumentenausgabe und aller davon abhängigen geschäftsprozesse bequem outsourcen. Schätzungen zufolge können sich durch MPS Einsparungen von bis zu 30 % ergeben. allerdings stellen viele unserer Kunden fest, dass sie mithilfe einer sinnvoll geplanten und implementierten MPS-Lösung sogar 50 bis 60 % ihrer Kosten sparen können. Dokumentenerstellung ist unser Metier canon kennt sich mit allen Facetten der Dokumentenerstellung perfekt aus. Mit dem richtigen Mix aus kompetenten Mitarbeitern, moderner technologie und optimal abgestimmten Prozessen sorgen unsere Services für effiziente, flexible und kostengünstige Druckumgebungen. Und da unsere Lösungen mit steigenden anforderungen bequem Schritt halten können, profitiert ihr Unternehmen auch langfristig von geringeren Kosten und höherer Produktivität. Unsere Behörde hat ihr Ziel zur reduzierung der jährlichen Druckkosten um fast erreicht. Unsere Druckerflotte konnte deutlich konsolidiert werden. Dadurch wurden unsere ausgaben für toner sogar um 66 % gekürzt, was die vorgabe von 50 % klar übertrifft. Kreisverwaltung von East Lothian, Schottland. anwender profitieren von einer hoch verfügbaren und sicheren Drucklösung, mit der wir unsere Produktivität und Sicherheit steigern und die Druckkosten senken konnten. Durch die Halbierung unserer Druckkosten sparen wir jährlich über 1 Million Euro. Fraport AG, Deutschland.

4 in fünf Phasen zu neuer Effizienz. canon Managed Print Services nutzt einen Zyklus mit fünf Phasen, die auf der Methodik von itil 1 für Service-Management und PrincE2 für Projektmanagement beruhen. in jeder einzelnen Phase werden die entsprechenden Entscheidungsfaktoren angewendet, sodass Managed Print Services in Bezug auf Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und technologie robust und angemessen sind. Mit unserer flexiblen MPS-Lösung können Sie die Druckverwaltung outsourcen und so dafür sorgen, dass ihr Unternehmen von höchster Servicequalität, erstklassiger technologie und langfristigem wirtschaftlichen nutzen profitiert. 1 itil und PrincE2 sind eingetragene Marken des Office of government commerce im vereinigten Königreich und in anderen Ländern.

5 canon MPS basiert auf der itil-methodik (it infrastructure Library) mit den folgenden ineinandergreifenden fünf Phasen: 1 DISCOVER Mithilfe eines MPS-audits verschafft canon sich einen Überblick über ihre anforderungen. Dabei werden ihre derzeitige Druckerflotte, das Druckverhalten, Projektanforderungen sowie die aktuellen gesamtbetriebskosten berücksichtigt. DISCOVER 2 DESIGN anhand der MPS-audit-Ergebnisse stellen unsere erfahrenen Berater eine massgeschneiderte Druck- und Dokumentenlösung zusammen, die mit ihren anforderungen wachsen kann. gemeinsam mit ihnen definieren wir den Business case, unterbreiten einen vorschlag für die Servicelösung und treffen eine klare aussage über Einsparungen. 5 REVIEW Durch die Erfassung von Performancedaten sorgt canon MPS für kontinuierliche verbesserung unter Berücksichtigung von wachsenden Unternehmensanforderungen. REVIEW SUPPORT & MANAGE DESIGN TRANSITION & IMPLEMENT 4 SUPPORT & MANAGE Unser client Service Manager sorgt dafür, dass die Performance ihrer Druckerflotte und Dokumentenworkflows auch langfristig höchsten anforderungen gerecht wird und vereinbarten Leistungskennzahlen und SLas entspricht. 3 TRANSITION & IMPLEMENT Unser team implementiert ein Programm zum reibungslosen Umstieg auf ihre neue MPS- Lösung. Dabei unterstützen wir mit definierter Methodik sowie mit Schulungsmassnahmen und Kommunikation sowohl das Unternehmen als auch die anwender.

6 DISCOVER DESIGN REVIEW SUPPORT & MANAGE TRANSITION & IMPLEMENT Discover. Die Discover Phase von canon Managed Print Services bildet den zentralen ausgangspunkt für eine neue Druckund Dokumentenmanagement-Strategie. Zunächst wird ein MPS-Audit durchgeführt Mithilfe einer leistungsstarken Software und umfassender Kompetenz beobachten wir sämtliche aspekte ihrer Druckumgebung und ermitteln, wie das Unternehmen Drucksysteme und Dokumentenworkflows derzeit verwaltet und ob Änderungen erforderlich sind. Je nach Unternehmensanforderungen und erforderlicher Detailschärfe für die analyse stehen canon verschiedene Optionen für die auswahl der geeigneten Lösung offen. Grundlegende Beurteilung Eine Momentaufnahme Ihrer Druckumgebung. Zunächst verschaffen wir uns ohne die installation von Software in ihrem netzwerk einen grundlegenden Einblick in die vorhandenen Systeme, das nutzungsverhalten und die aktuellen Kosten. anhand dieser Daten ermitteln wir die ungefähren Druckkosten für ihr Unternehmen, und zwar unabhängig davon, ob ihre Systeme gekauft oder geleast sind. Erst dann sprechen wir mit ihnen über die Optimierung ihrer Druckerflotte und verfahren. Detail-Audit und Beurteilung Eine gründliche Analyse Ihrer Druckumgebung und Dokumentennutzung. Die Beurteilung der Druckumgebung sorgt für einen differenzierten Einblick in ihre Drucksysteme und Dokumentenworkflows. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über ihre Druckinfrastruktur. Daraus lässt sich wiederum eine erste Empfehlung ableiten, die Folgendes enthalten kann: angemessene grösse der Druckerflotte, ausgewogener implementierungsplan und Empfehlungen für Managementlösungen für die Dokumentenausgabe, um die verfügbarkeit zu verbessern, abläufe zu vereinfachen und die gesamtbetriebskosten zu senken. Diese Option bietet einen umfassenden, transparenten Einblick in ihre gesamte Druckinfrastruktur und deren tägliche nutzung. Ergänzt durch einen raumplan mit gerätestandorten und eine gesamtkostenübersicht bildet sie die grundlage für Empfehlungen, wie langfristige Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen erreicht werden können.

7 Discover analysieren der it-umgebung, Sicherheitsrichtlinien, Helpdesk-Systeme, verfahren und Prozesse (z. B. vorfälle und Änderungen) und verstehen von Druckverhalten, Umgebung, restriktionen und chancen.

8 Design Dokumentieren und testen der empfohlenen technologie in ihrer it- Umgebung, Bestätigen der Erfüllung von Sicherheitsauflagen, integrieren von verfahren in Helpdesk-Systemen, Definieren des Business case, Empfehlen der Servicelösung und treffen einer aussage über Einsparungen. Design. anhand der Daten aus der Discover Phase entwickelt canon eine MPS-Lösung zur Optimierung ihrer Betriebsabläufe. Die Hardware, Software und Services der von uns empfohlenen Lösung sind optimal geeignet, um auch langfristig messbare vorteile zu erbringen. vor allem aber ist die Lösung perfekt auf ihre Betriebsanforderungen und die Entwicklungsprognosen für ihr Unternehmen abgestimmt. Je nach Ihren Unternehmensanforderungen kann Ihre MPS-Lösung Folgendes leisten: Einheitliche anwendererfahrung durch übereinstimmende Benutzeroberfläche für alle Systeme und daher minimale Einarbeitung und Unterstützung Fortschrittliche Funktionen zur vereinfachung täglicher vorgänge, z. B. direktes Scannen an -Empfänger, in PDF-Dateien oder in vorhandene Systeme Universal-Druckertreiber, über den beliebige Systeme verwendet werden können, ohne jeweils neue treiber installieren zu müssen anwender können Druckseiten jederzeit an beliebigen Systemen abholen, ohne sich über den Zugriff durch Unbefugte Sorgen machen zu müssen Erstklassige Druck- und Scansysteme sowie leistungsstarke Softwarepakete zur Optimierung des Druckmanagements in ihrem Unternehmen Definieren eindeutiger richtlinien und vorgaben für Systemtypen, verfügbarkeit und Kapazität, sodass präzise festgelegt ist, wer auf welchen geräten aufträge zu welchen Kosten ausgeben kann ausweitung von Support und verwaltung auf in der Druckerflotte vorhandene Systeme von Drittanbietern, sodass sämtliche Druckservices, einschliesslich verbrauchsmaterial und Wartung, zentral verwaltet werden. in solchen Fällen können Kostenüberschüsse durch die Konsolidierung ihrer Druckerflotte über einen vereinbarten Zeitraum hinweg beseitigt werden. vor der implementierung einer Lösung werden die SLas mit ihnen abgesprochen und festgeschrieben, damit ihre Erwartungen realistisch sind und wir den Erfolg der Lösung anhand klar definierter Ziele messen können. Berater für canon Solutions, Business und Service Design erarbeiten gemeinsam mit ihrem team eine Servicearchitektur, mit der ihre Druckumgebung die Unternehmensziele optimal unterstützt. Projektmanagement Mit unserem Projektmanagementservice sorgen wir durch die implementierung der MPS-Lösung anhand vereinbarter Parameter, also z. B. Zeit, Qualität und Kostenkontrolle, für einen reibungslosen Umstieg. Dedizierte Projektmanager und/oder Managementteams koordinieren alle Lösungsaspekte, um Betriebsunterbrechungen möglichst zu vermeiden und die Einführung der neuen Lösung zu beschleunigen und zu vereinfachen. Dies umfasst auch wichtige Meilensteine und tests zur anwenderakzeptanz.

9 DISCOVER DESIGN REVIEW SUPPORT & MANAGE TRANSITION & IMPLEMENT Wir hatten ein ungefähres Ziel vor augen, wussten aber nicht, wie wir es erreichen sollten. aufgrund ihrer umfassenden Erfahrung mit der implementierung verschiedener Lösungen für andere Kunden konnte canon uns helfen, die richtige Lösung zu finden. Julie Caughey Finanzdirektion, Kreisverwaltung von East Lothian.

10 DISCOVER DESIGN REVIEW SUPPORT & MANAGE TRANSITION & IMPLEMENT transition & implement. Durch das Projektmanagement der implementierung ihrer neuen Lösung sorgen wir für einen reibungslosen Umstieg mit minimaler Beeinträchtigung von Betriebsabläufen und anwendern. Wir gewährleisten, dass jede Komponente unter Berücksichtigung ihrer Betriebsanforderungen und Leistungskennzahlen eingebunden wird. Programm-Management für Kommunikation und Schulungen Um zu verhindern, dass die Einführung einer neuen Strategie für Drucksysteme und Workflows sich negativ auf die Mitarbeiter auswirkt, muss das Personal von anfang an proaktiv eingebunden und für den Umstieg motiviert werden. Das MPS-team von canon arbeitet intensiv mit solchen Mitarbeitern zusammen, für die der Wechsel problematisch sein könnte. Direkter Kontakt sowie zeitnahe Kommunikation per internet und können die akzeptanz des neuen Systems deutlich steigern. Durch angemessene und kontinuierliche informationen zum Übergang sowie zu den anforderungen und vorteilen der implementierung und nicht zuletzt deren auswirkungen für den Endnutzer wird Widerstand abgebaut und der Weg für die erfolgreiche Umsetzung geebnet. Schulung von Endnutzern Für die optimale Umsetzung der MPS- Lösung ist die Schulung der Endnutzer unerlässlich. Das umfassende Schulungsprogramm von canon wird präzise auf die anforderungen von Unternehmen und Endnutzern abgestimmt. Schulungen können für grosse gruppen vor Ort oder in externen Einrichtungen durchgeführt werden oder auch als Programme für kleinere gruppen oder sogar Einzelpersonen. Folgende Kenntnisse werden ihren Mitarbeitern vermittelt: arbeitsweise von Systemen mit Schwerpunkt auf produktivitätssteigernden Funktionen verwaltung von Workflows und Systemnutzung mithilfe von neuen Softwareanwendungen ansprechpartner bei canon für fortlaufende Druckanforderungen Implementierung von Hardware, Software und Services im anschluss an die Discover Phase werden sämtliche aktivitäten für eine minimale Unterbrechung des geschäftsbetriebs konzipiert und geplant. im rahmen eines vereinbarten Zeitplans werden neue Systeme und Software installiert und vorhandene Systeme umgesetzt bzw. entfernt, um einen reibungslosen Umstieg auf die neue Umgebung zu gewährleisten. Wir waren sehr beeindruckt, wie professionell canon dieses anspruchsvolle Projekt anpackte und dadurch ein umfassendes verständnis unserer geschäftsprozesse und der vorhandenen it-struktur bewies. Dr. Roland Krieg chief information Officer, Fraport ag, Deutschland.

11 Transition & Implement integrieren der technologie in die it-umgebung, Durchführung von compliance-prüfungen und technischen Schulungen sowie implementieren der Services und verwalten des Umstiegs.

12 Support & Manage Pflegen der Komplettlösung und kontinuierliches aktualisieren der Systeme bei fortlaufender Überwachung der Performance, Warten und verwalten der Druckerflotte. Support & Manage. Der Schwerpunkt der MPS-Lösungen von canon liegt darauf, das it- Servicemanagement und damit zusammenhängende Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dadurch versetzen wir Sie in die Lage, unnötige Kosten zu vermeiden, Änderungen und Erweiterungen ihrer Druckerflotte effizient zu verwalten und so die auswirkungen auf ihr Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Systemverwaltung Damit wir die Unternehmensziele unserer Kunden sinnvoll unterstützen können, stellen wir ihnen massgeschneiderte Druckverwaltungslösungen zur verfügung, die mit den anforderungen ihres Unternehmens wachsen können. Diese Lösungen müssen nach ihrer implementierung kompetent und engagiert verwaltet werden, um die vertraglich bzw. im SLa zugesagten betrieblichen und finanziellen Leistungskennzahlen erbringen zu können. Ein allein für Sie zuständiger canon client Service Manager zeigt sich für jeden aspekt ihres MPS-vertrags verantwortlich und sorgt für die Einhaltung vereinbarter SLas und die Maximierung des roi. in Zusammenarbeit mit ihrem und unserem team sowie bei Bedarf mit externen anbietern kümmert sich der canon client Service Manager um Änderungsmanagement und Schulung, implementierung neuer technologie, Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, reduzierung von Druckkosten und verbesserung der unternehmensweiten Systemverfügbarkeit. Konfigurationsmanagement und -wartung Dieser Service sorgt für den fortlaufend optimalen Betrieb der Druckumgebung. ausserdem wird gewährleistet, dass alle Unternehmensrichtlinien für Druckernutzung, Beschaffung, Sicherheit, anwender usw. eingehalten werden. Dadurch trägt der Service zu einem reibungslosen Umstieg bei, falls Änderungen bei der Druckerflotte erforderlich sind, also zum Beispiel installieren, Umsetzen, Hinzufügen, anpassen oder aktualisieren von Systemen oder Lösungen. ausserdem ist bei ausfällen in der it-umgebung eine schnellere Wiederherstellung möglich. Service Desk ihren it-mitarbeitern und anwendern steht bei canon ein zentraler ansprechpartner für alle anfragen und Problemmeldungen zur verfügung. Dabei stehen verschiedene Optionen zur auswahl, die dem internen it-personal helfen, sich stärker auf ihre eigentlichen aufgaben zu konzentrieren, und dabei gleichzeitig ausfallzeiten reduzieren. Asset Management Wir entwickeln, implementieren und verwalten ihre assets proaktiv in jeder Phase der MPS-Lösung. So sind wir während der gesamten vertragslaufzeit in der Lage, die am besten geeigneten Systeme und anwendungen zu identifizieren, zu implementieren, zu überwachen und wirtschaftlich optimal einzusetzen. MAC Services canon MPS Mac Services bieten bei Bedarf vor-ort-beratung durch Experten für das Umsetzen, Hinzufügen oder Ändern von Hardware oder Software. Welche Protokolle, verfahren, Kommunikationswege und Berechtigungen für diese aufgaben erforderlich sind, wird vorab vereinbart und im Servicevertrag sowie im MPS-Handbuch ausführlich dokumentiert.

13 DISCOVER DESIGN REVIEW SUPPORT & MANAGE TRANSITION & IMPLEMENT Vor-Ort-Support Durch den vor-ort-support kann unmittelbar und proaktiv auf Druckprobleme reagiert werden. Diese Option kann auch um Schulungsmassnahmen erweitert werden, um sicherzustellen, dass anwender die erforderlichen Systeme optimal nutzen können. Je nach geplanter Entwicklung der Umgebung stehen verschiedene Optionen zur auswahl. Remote-Überwachung Durch automatisches ablesen von Zählerständen und Bestellen von verbrauchsmaterial kann canon ihre gesamtbetriebskosten deutlich senken. ausserdem erlaubt die lückenlose Überwachung ihrer Drucksysteme und der entsprechenden Software die frühzeitige Erkennung und Behebung potenzieller Probleme. Dadurch werden ausfallzeiten minimiert und die anwenderzufriedenheit gesteigert. Print Care Support Bei jeder Druckausgabelösung gibt es potenzielle Problembereiche für anwender und it-support. Materialstaus, nachfüllen von toner und Heftklammern, Medienverfügbarkeit usw. können sich nachhaltig auf die anwenderzufriedenheit auswirken. Der Print care Support Service kümmert sich um all diese routineaufgaben, um Probleme zu vermeiden bzw. zu beheben. Der Print care Support Service sorgt an Standorten mit umfangreicher Druckerflotte dafür, dass alle Systeme exakt den jeweiligen Kundenanforderungen entsprechen. Mit diesem Service, der je nach anforderungen als vollzeit- oder teilzeitlösung angeboten wird, ist der Kunde in der Lage, die Funktionalität und Performance seiner Drucklösung zu maximieren bzw. bei Bedarf zu verbessern. Kapazitätsmanagement und -überwachung Dieser Service erlaubt die zuverlässige Überwachung sämtlicher Systeme (Drucker und Scanner) mit entsprechender Berichterstellung, um die optimale Leistung und auslastung der Druckerflotte zu gewährleisten.

14 Review regelmässige Empfehlung von Massnahmen zur verbesserung der infrastruktur-performance. Zertifizieren der Funktions- und Sicherheitscompliance einzelner Komponente nach jeder Änderung in der it-umgebung des Kunden. regelmässige Empfehlung von Massnahmen zur verbesserung der kommerziellen und betrieblichen Performance. review. im Unterschied zu anderen MPS-Lösungen umfasst canon Managed Print Services eine review Phase, in der die implementierte Lösung ständig an die sich weiterentwickelnden anforderungen ihres Unternehmens angepasst und optimiert wird. Managementinformationsberichte Über Managementinformationsberichte und regelmässige Kundenmeetings empfiehlt ihr canon client Services Manager Massnahmen zur nachhaltigen verbesserung von Betriebseffizienz und Mitarbeiterproduktivität sowie zur reduzierung der Kosten. Mithilfe professioneller Servicequalitätsanalysen und compliance-berichte informiert canon über sämtliche aspekte der Support-Performance: anrufstatistik, trends, Leistungskennzahlen, vertragsänderungen/- aktualisierungen usw. Dadurch kann ihr canon client Service Manager gemeinsam mit den Experten für die Druckumgebung proaktiv ungewöhnliche trends und vorfälle erkennen und entsprechende Massnahmen ergreifen, bevor sie sich negativ auf das Unternehmen auswirken. ausserdem bieten diese Berichte ihnen einen lückenlosen Einblick in die Performance und Effektivität ihrer MPS-Lösung. Die Managementinformationsberichte werden in regelmässigen Managementanalysen verwendet. Managementinformationsberichte decken folgende Bereiche ihrer MPS-Lösung ab: Service-Performance (SLas) Systemauslastung asset Management, einschl. Mac trends und csi Statusmeetings in diesen Meetings werden alle Beteiligten offen über die Performance der Lösung in Bezug auf festgelegte Ziele informiert. ausserdem werden strategische Überlegungen und erforderliche Massnahmen diskutiert. geplant und geleitet werden diese Statusmeetings von ihrem canon client Service Manager. Continual Service Improvement (CSI) canon continual Service improvement stimmt unsere aktuellen und geplanten Services mit ihrer derzeitigen und zukünftigen Unternehmensstrategie, dem Entwicklungsstand ihrer it-prozesse und ihren Umweltrichtlinien ab. Dadurch ebnen wir den Weg für eine beiderseits gewinnbringende Partnerschaft mit ihrem Unternehmen, die beiden Parteien zu gesteigerter Produktivität und reduzierten Kosten verhilft.

15 DISCOVER DESIGN REVIEW SUPPORT & MANAGE TRANSITION & IMPLEMENT

16 DISCOVER DESIGN Mit der optimalen Kombination aus Services und geeigneter Hardware und Software stellt canon eine Druckinfrastruktur bereit, die während der gesamten Laufzeit ihres MPS-vertrags einen hervorragenden Mehrwert bietet. REVIEW SUPPORT & MANAGE TRANSITION & IMPLEMENT Kostenverwaltung Sicherheit Produktivität Benutzerfreundlichkeit Systemeffizienz Dokumenteneffizienz Umwelt DISCOVER grundlegende Beurteilung Detail-audit und Beurteilung DESIGN Lösungsentwicklung Projektmanagement TRANSITION & IMPLEMENT Schulung von Endnutzern Programm-Management für Kommunikation und Schulungen implementierung SUPPORT & MANAGE Systemverwaltung asset Management Mac Services remote-überwachung Service Desk vor-ort-support Print care Support Konfigurationsmanagement und -wartung Kapazitätsmanagement und -überwachung Problemmanagement REVIEW continual Service improvement Managementinformationsberichte Statusmeetings Das canon Portfolio kann zusätzliche Dienstleistungen umfassen, die in der tabelle oben nicht aufgelistet sind. Änderungen der Services vorbehalten. Canon Inc. canon.com Canon Europa N.V. canon-europe.com german Edition 0159W815 canon Europa n.v., 2011 Canon Deutschland GmbH Europark Fichtenhain a10 D Krefeld tel.: Fax: canon.de Canon (Schweiz) AG richtistrasse 9 ch-8304 Wallisellen tel canon.ch de.canon.ch/mps Canon Austria GmbH Oberlaaer Strasse 233 a-1100 Wien canon Helpdesk tel (zum Ortstarif) canon.at

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