Die neue Leichtigkeit des Bewerbermanagements. Eine Inspiration in 7 Kapiteln.

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1 Die neue Leichtigkeit des Bewerbermanagements Eine Inspiration in 7 Kapiteln.

2 1 Das Bewerbermanagement, das mitwächst Ob kleines oder mittelständisches Unternehmen oder Konzern mit einigen tausend Mitarbeitern concludis ist bei jeder Unternehmensgröße und Unternehmensstruktur die richtige Wahl. Passen Sie concludis jederzeit selbst und individuell Ihren Unternehmensstrukturen an und das ohne Programmierung. Flexibilität bei sich verändernden Strukturen das ist unsere Vorstellung von einem professionellem skalierbarem Bewerbermanagementsystem.

3 Unternehmensstrukturen flexibel abbilden In concludis angelegte Stellenausschreibungen werden automatisch auf der Karriereseite Ihrer corporate Homepage veröffentlicht. Darüberhinaus können Sie weitere Unternehmen mit eigenen Karriereseiten in concludis einbinden z.b. bei einer Holdingstruktur. Jede der angeschlossenen corporate Homepages hat dann eine individuelle mit concludis verbundene Stellenbörse mit den zum Unternehmen zugehörigen offenen Stellen. In der zentralen Stellenbörse der Holding werden dann alle offenen Stellen angezeigt. Beispiel Handelsunternehmen Beispiel Kliniken Zentrale in Hamburg Klinikum München Region Minden Region Süd-West NN Klinikum Bogenhausen Klinikum Harlaching Klinikum Neuperlach Aufgabenbezogene Strukturen in der Personalabteilung Standortbezogene Strukturen in den Regionen A B D I II III zuständig für Fachkräfte zuständig für Führungskräfte zuständig für Auszubildende zuständig für den Standort Hamburg zuständig für den Standort Köln zuständig für den Standort Krefeld Bilden Sie in concludis Ihre Strukturen individuell ab. So zum Beispiel in einer Arbeitsgruppe. Fassen Sie hier mehrere Anwender zusammen. Ordnen Sie offene Stellen einer Arbeitsgruppe zu, so sehen die Mitglieder der jeweiligen Arbeitsgruppe nur die eigenen Bewerber. Und soll der Eine den Anderen vertreten, wird er oder sie der relevanten Arbeitsgruppe hinzugefügt. So einfach geht das. Ohne Programmierung flexibel jederzeit von Ihnen nutzbar. Parallel oder in Kombination: zentrales und/oder dezentrales Bewerbermanagement zentral dezentral Personalabteilung Klinikum Bogenhausen veröffentlichen Stellen in der corporate Homepage Bewerber Stelle A Stelle B Stelle F Stelle G

4 2 Anzeigenlayout, Veröffentlichung und Bewerbungswege Wir von concludis wissen, wie wichtig Ihnen das Design Ihrer Stellenanzeigen ist. Dazu haben wir Ihnen eine Menge Möglichkeiten vorbereitet, wie Sie Ihre Anzeigenlayouts frei gestalten können. Aber es soll auch schnell gehen und das nicht nur bei der Veröffentlichung offener Stellen auf Ihrer corporate Homepage, sondern auch in den gewünschten Jobbörsen. Hier ist concludis besonders stark bis zu dem Punkt, dass wir Ihnen sogar helfen, noch mehr Bewerber zu bekommen. Daher haben wir uns den stärksten Partner in der Welt gesucht nämlich Indeed. concludis ist erster Integrationspartner von Indeed in Deutschland. Auch über die Möglichkeit, wie sich Interessierte bewerben - es geht also um den Bewerbungsweg - haben wir uns Gedanken gemacht. Sie haben mehrere Möglichkeiten und wählen je nach Ausgangssituation den passenden Bewerbungsweg für Ihre Kandidaten.

5 Anzeigenlayouts individuell gestalten Mit concludis legen Sie beliebig viele Anzeigenlayouts an - und verknüpfen diese mit beliebig vielen Stellentexten zu Ihrer neuen Stellenanzeige. So können Sie im zentralen Recruiting z.b. Stellenanzeigen für ein angeschlossenes Unternehmen veröffentlichen oder die angeschlossenen Unternehmen veröffentlichen in Eigenregie mit dem gewünschten Layout eigene Stellenanzeigen. Layoutvorlagen Textvorlagen Unmittelbar integriert in concludis sind Schnittstellen zu allen gängigen Stellenbörsen. Darüberhinaus verfügt concludis über ein Multiposting-Tool, dass Ihnen geeignete elektronische Jobbörsen vorschlägt und dort mit einem Preisvorteil von bis zu 30% Ihre Anzeigen veröffentlicht. Den Bewerbungsweg mit concludis steuern Endlich gehört es der Vergangenheit an, dass Bewerber sich mühsam durch dutzende von Formularfeldern durcharbeiten müssen. concludis stellt Ihnen mehrere innovative Varianten zur Verfügung, die Sie je nach Ausgangssituation und Zielsetzung differenziert einsetzen können. XING Bewerbungsweg: Kurzbewerbung Kurzbewerbung mit Fragebogen Bewerbung mit dem XING Profil mobile Bewerbung mit der indeed App Call-Back Bewerbung Bewerbungsmappe Besonderheit: Die mit Anlagen bzw. die ausgefüllten Felder zur Kurzbewerbung gehen unmittelbar zu concludis. Der Lebenslauf wird geparct und die Anlagen zur Bewerbung per OCR ausgelesen und damit mit der Volltextsuche durchsuchbar. Bei der Kurzbewerbung mit Fragebogen kann je Stelle ein individueller Fragebogen dem Kandidaten zur Beantwortung angeboten werden. Der Lebenslauf aus XING wird an concludis übertragen. Die Kandidaten können sich über eine mobile App bewerben die Daten werden an concludis übertragen. Kandidaten hinterlassen eine Rückrufbitte über concludis. Unsere schnellste Art sich zu bewerben! Kandidaten erfassen ihren Lebenslauf in einer Bewerbungsmappe. Das ist die umfassendste Art sich zu bewerben.

6 3 Kommunikation und Feedback Der Bearbeitungsprozess einer Bewerbung ist eng verbunden mit den Aktvitäten Begutachten, Kommunizieren und Feedback. In allen Prozesschritten stehen die Unterlagen eines Kandidaten für eine mehrstufige Begutachtung bereit. Die Kommunikation mit den Bewerbern findet per oder Briefvorlagen statt. Das Feedback zu einer ersten Sichtung der Bewerber wie auch nach einem persönlichen Interview findet ebenfalls über concludis statt. concludis versendet hierzu automatisch Einladungen, so dass der Recruiter auch hier von administrativen Tätigkeiten befreit ist.

7 Mit concludis den Kommunikations- und Feedbackprozess zu Bewerbern online und weitestgehend automatisiert abbilden concludis organisiert die Kommunikation zwischen Bewerber, Recruiter und der Fachabteilung. Das beginnt mit der Annahme der Bewerbung und dem Versenden einer Eingangsbestätigung. Sollte sich der Bearbeitungsprozess verzögern, wird eine Zwischenbestätigung versendet. Geeignete Kandidaten stellen Sie mit einem Mausklick der Fachabteilung vor. Anschließend wird eine mit einem Zugangslink versendet. Die Adressaten der loggen sich über einen vorbereiteten Link in concludis ein und geben eine Rückmeldung zu genau den Kandidaten, die weitergeleitet wurden. Das Feedback beinhaltet auch eine 5-Sterne-Bewertung, nach der Sie später die Feedbacks mehrerer Feedbackgeber sortieren können. Die Fachabteilunen wierderum können mit einem Klick in der eigenen Organisation weitere Personen bestimmen, denen sie Kandidaten vorstellen wollen. Auch dieses Feedback wird in concludis erfasst. Bewerber Annahme der Bewerbung corporate Jobbörse Bewerbung Erste Sichtung der Bewerbung und viele andere... Weiterleitung an die Fachabteilung Gespräch fand statt Feedback durch die Fachabteilung online Feedback durch Fachabteilung Aktionen Auswertung und Einladung zum Gespräch Auswertung des Feedbacks 2. Gespräch Einstellung Absage Schnittstelle zu externen Programmen Einladung zu Gesprächen In concludis legen Sie einen Gesprächstermin an und bereiten zugleich die Einladungsmails an den Kandidaten und die Fachabteilungen vor. Über den Schreibtisch haben Sie jederzeit einen Überblick über den Stand Ihrer Einladungen. In der an die zum Interview Geladenen werden zwei Links versendet, über die zu dem Termin zugesagt oder abgesagt werden kann. Dieses Feedback sehen Sie sofort zu dem relevanten Termin auf Ihrem concludis Schreibtisch und können dann entsprechend handeln. Mit einem Klick kann der Termin modifiziert werden. Übrigens - in der versendeten Einladungsmail befindet sich eine Möglichkeit, den Termin an z.b. Outlook zu übertragen. Feedback zu den Gesprächen Nach dem Termin versendet concludis automatisch eine Aufforderung, zu dem Termin ein Feedback abzugeben. Das Feedback kann strukturiert erfolgen - z.b. zu Fachkenntnissen., Sozialkompetenz und/ oder Unternehmenspassung, Diese Struktur legen Sie zentral fest. Der Recruiter hat unmittelbar nach Abgabe des Feedbacks Einsicht in der Details zu den Rückmeldungen. Haben mehrere Personen Feedback gegeben, werden in der Ansicht die Feedbacksterne als Mittelwert dargestellt - in der Detailansicht sehen Sie dann wiederum die originäre Bewertung. In concludis können Sie beliebig viele solcher Gesprächsrunden einrichten.

8 4 Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Themen Automatisation von Aktivitäten mit dem Workflowmanager und Datenschutz Ein elektronisches Bewerbermanagement soll vor allem mehr Zeit für das Wesentliche ermöglichen! Das Wesentliche im Bewerbungsprozess sind die Kandidaten, die geeignet sind, offene Stellen zu besetzen. Und weniger wesentlich sind die Dinge, die vor allem administrativer Natur sind also das Absagen von Kandidaten, die auf den ersten Blick nicht geeignet sind oder das Nachtelefonieren von Bewerbern, die durch die Fachabteilungen noch nicht bewertet wurden. Genau dafür haben wir concludis den Workflowmanager zur Seite gestellt. Der Workflowmanager erledigt eine Menge Dinge, die zeitraubend und vor allem nicht wertschöpfend sind. Und das gilt auch für das Einhalten der Regelungen des Datenschutzes bei abgesagten Bewerbern und Bewerbern für den Talentpool. Und den Workflowmanager können Sie sich selber einrichten. Ohne Programmierkenntnisse. Einfach so! Das ist concludis!

9 Ihr kleiner elektronischer Recruiter in concludis immer verfügbar! Der concludis Workflowmanager kann von Ihnen ohne Programmierkenntnisse eingerichtet werden. Wir haben uns viele Gedanken gemacht, wann es Sinn macht, den Workflowmanager einzusetzen und welche Aktionen vor allem zur welcher Zeit geschehen müssen. Aus diesen Überlegungen heraus verfügt der Workflowmanager über eine Menüoberfläche, die intuitiv und prozessorientiert aufgebaut ist. So fällt es leicht, Workflows ohne Einarbeitungszeit einzurichten. Die Aktivitäten werden dann täglich im Hintergrund automatisch angestoßen und durchgeführt. Einsatzszenarien für den Workflowmanager Versenden einer Eingangsbestätigung Bewerber erhalten nach Absenden Ihrer Bewerbung eine Eingangsbestätigung per . Erinnerung an die Durchführung eines Online Assessments Versenden eines Zwischenbescheids an Kandidaten Erinnerung an die Fachabteilung, Feedback zu Kandidaten abzugeben Bewerber werden an die Durchführung des Assessments erinnert. Bei Nichtdurchführung kann eine automatische Absage versendet werden. Wurden Bewerber eine bestimmte Zeit nicht bearbeitet, erhalten sie von concludis per einen Zwischenbescheid. concludis stellt Ihre vorausgewählten Kandidaten den Fachabteilungen vor. Bleibt das Feedback aus, erinnert concludis die Fachabteilung an die Feedbackabgabe. Absage nicht geeigneter Kandidaten Einhaltung der Regelungen nach dem BDSG "C" Kandidaten sagt der Workflowmanager nach einer individuell festlegbaren Zeit ab, verändert den Status des Kandidaten und archiviert den Datensatz. Kandidaten, denen abgesagt wurde, werden nach einer zentral festgelegten Zeit i.d.r. 3 4 Monate automatisiert gelöscht. Somit übernimmt concludis für Sie die Einhaltung der Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Der Workflowmanager sorgt auch für den Datenschutz im Talentpool Nicht immer werden Sie guten Bewerbern einen Arbeitsplatz anbieten können. Sie möchten jedoch mit diesen Bewerbern Kontakt halten, um in Zukunft auftretende Vakanzen schneller zu besetzten. Sie legen diese Bewerber in den concludis Pool. Poolkandidaten müssen vor der Speicherung schriftlich zustimmen und dürfen auch nicht für eine unbestimmte Zeit gespeichert werden. concludis übernimmt diesen Prozess für Sie! Bewerber erhält eine Absage mit einer Anfrage für den Pool In der Mail findet der Bewerber einen Zustimmungs-Link. Zustimmung?? Ja Mit Klick auf den Link erteilt der Bewerber seine Zustimmung Erst jetzt legt concludis den Bewerber im Pool ab Nein Bewerber wird archiviert Bewerber wird mit den Fristen des BDSG gelöscht

10 5 Mobilität Sich mobil bewerben zu können bekommt für Kandidaten einen immer höheren Stellenwert. Aber auch das mobile Arbeiten im Bewerbermanagement wird immer wichtiger. concludis hat sich hier u.a. mit dem strategischen Partner indeed Lösungen überlegt, die den Anspruch nach Mobilität schon heute konsequent verfolgt.

11 concludis ist zu jederzeit und überall für Sie verfügbar concludis ist eine webbasierte-lösung, die in einem professionellen Rechenzentrum in Deutschland gehostet wird. Jedes Unternehmen erhält auf den dedizierten Servern von concludis eine eigene Datenbankinstallation. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage des 11 BDSG Auftragsdatenverarbeitung. Ihr Nutzen liegt auf der Hand - keine zusätzlichen Investitionen an den Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen keine Hardware und auch keine Software müssen installiert werden. Ein gängiger Browser und Zugang zum Internet sind die einzigen Voraussetzungen, um mit concludis arbeiten zu können. Und das sehr schnell wir benötigen gerade einmal 14 Tage, um Ihr Online Bewerbermanagement mit Ihnen einzurichten. Und sollten Sie die Server in Ihrem Rechenzentrum hosten wollen auch das ist natürlich möglich. Wir unterstützen Sie bei dem Aufsetzen Ihrer Server. Die Führungskräfte bewerten Bewerber mobil - frei von Ort und Zeit Kennen Sie das? Ihre Führungskräfte suchen händeringend geeignete Kandidaten können jedoch kein Feedback zur Eignung der Bewerber geben, weil sie selber ständig unterwegs sind und nicht an ihrem PC? Wir von concludis sind der Meinung, dass wir dann mit den Kandidaten (virtuell) zu den Führungskräften gehen müssen. Und zwar mit einer mobilen Anwendung für Smartphones oder Tablets, die es den Führungskräften ermöglicht, Feedback zu den vorgestellten Bewerbern von jedem Ort aus geben zu können. Kandidaten bewerben sich mobil Bis zu 40% der Bewerbungen werden bereits heute von mobilen Endgeräten wie z.b. Smartphones versendet. Der Trend ist eindeutig Kandidaten schätzen die mobile Bewerbung. Mit unserem strategischen Partner indeed haben wir seitens concludis eine der komfortabelsten und besten mobilen Bewerbungsmöglichkeiten. Über die indeed App (für Iphones und Android Smartphones in den gängigen Web-Shops herunterzuladen) bewerben sich Kandidaten mobil auf Ihre Stellen. Alle Stellen unserer Klienten werden in einem Rhythmus von vier Stunden an die Jobbörse von indeed übertragen. Finden Interessierte ihre Stelle dort, können sie sich mobil bewerben - und die Bewerbungsdaten werden in concludis automatisch gespeichert. Einfacher geht Bewerben nicht mehr!

12 6 Prozess- und Funktionsvielfalt Ein gutes Bewerbermanagementsystem zeichnet sich dadurch aus, dass Kunden es gerne einsetzen und das auch über viele Jahre eben weil sie zufrieden sind, einen guten Service bekommen und das System mit seinen Funktionalitäten kontinuierlich weiterentwickelt wird. Dafür steht concludis! concludis wird von Recruitern für Recruiter entwickelt. Unser Ziel: Alle Recruitingprozesse effektiv mit concludis zu unterstützen! Beginnend bei dem Genehmigungsprozess, der Stellenveröffentlichung, der Bearbeitung der Bewerber, der Weiterleitung an die Fachabteilung, der Einladung zum Interview mit anschließendem Feedback durch die Interviewpartner, der Aufbau eines Talentpools und abschließend der Phase von der Einstellungsentscheidung bis zum ersten Arbeitstag über den On-Boarding-Prozess concludis deckt eben alle Prozesse ab. Auf der folgenden Seite finden Sie die Prozesslandschaft, die concludis für Sie abbildet. Ohne Schnittstellen und Medienbrüche.

13 Legende On-Boarding Bewerber Fachabteilung Personalabteilung Agentur externe Jobbörsen Veröffentlichung der Stelle in Jobbörsen z.b. Schnittstellen zu indeed, stepstone, monster, meinestadt, Agentur für Arbeit u.a. Gestaltung / Auswahl von Jobbörsen S S Bewerber geeignet? nein Ja nein Einstellung? Ja Absage Vertragsangebot / Ja Einstellung Stelle wird geschlossen Stelle wird geschlossen Prozessende OPTIONAL On-Boarding A neue Stelle wird ausgeschrieben OPTIONAL OPTIONAL OPTIONAL Multiposting multiple Bewerbungswege Eingangsbearbeitung neuer Bewerbungen koordiniert Interviews Feedbackrunden mit den Fachabteilungen Anfrage zur Speicherung im Pool Einladung zum Online-Assessment concludis Work-Flow-Manager Initiiert die Ausschreibung einer neuen Stelle Weiterleitung durch concludis Fachabteilung (FA) bewertet Bewerbung Bewertung durch FA Einladung Hold-On Absage Neue Stelle ist zu besetzten NN S informiert sich ggfs. Prüfungs- und Genehmigungsverfahren Stellenoder Jobbörse bewirbt sich Zustimmung zur Speicherung im Pool Online- Assessment OPTIONAL OPTIONAL On-Boarding A Betriebsratsanhörung Abfrage der Personaldaten des Mitarbeiters Einladung zur betriebsärztlichen Untersuchung Auslösen diverser Bestellprozesse Datenübergabe z.b. an Lohnabrechnung S Erstellen von Mitarbeiterverträgen Lohnabrechnung u.a. S In concludis integrierte Schnittstellen optionaler Prozess concludis Highlights

14 7 Das Sahnehäubchen für Ihr Bewerbermanagement Mit concludis holen Sie sich ein Team von Recruiting-Spezialisten in Ihr Unternehmen. Und sollten Sie Engpässe haben, steht dieses Team an Ihrer Seite. Wie der Joker in einem Kartenspiel. Und von diesen Jokern haben Sie mit concludis sogar 3! Welche das sind, beschreiben wir Ihnen auf der rechten Seite.

15 concludis ist mehr als Software Die Erwartungshaltung Ihrer internen Kunden ist hoch. Offene Stellen sind qualitativ hochwertig und schnell nachzubesetzen. Mit Engpässen umzugehen, ist eine der Kernkompetenzen einer effizient und effektiv arbeitenden Personalabteilung. Manchmal sind den eigenen Ressourcen jedoch Grenzen gesetzt - sei es durch Zusatzprojekte oder Personalausfälle. Wer wünscht sich in solchen Fällen nicht die Spielregeln von Günther Jauchs Wer wird Millionär. Man zieht einfach einen Joker und überbrückt einen Engpass. Mit concludis haben nun auch Sie Ihre Joker für Ihr Bewerbermanagement. Software Recruiting Process Outsourcing (RPO) Kandidaten finden mit der Direktsuche + + SaaS webgestütztes modernes Online Bewerbermanagement- System concludis ist eine echte SaaS-Lösung Software as a Service. Gehostet in einem deutschen Rechenzentrum stellt concludis alle Funktionen eines effizienten Online Bewerbermanagements bereit. Eine besonders gelungene ergonomische Oberfläche (GUI) und clevere Funktionen werden Sie begeistern. Lassen Sie sich inspirieren. Übernahme von Teilaspekten Ihrer Recruitingprozesse Der zweite Joker unterstützt Sie individuell und maßgeschneidert bei der Durchführung Ihres Recruitings bei personellen Engpässe oder bei der Auslagerung von Prozessen. Zu dem Leistungsumfang des RPO gehören Unterstützung beim Ausschreibungsmanagement, aktive Suche nach geeigneten Kandidaten in social media Plattformen und in gängigen Lebenslaufdatenbanken, Bearbeitung eingehender Bewerbungen. Vorauswahl geeigneter Kandidaten, Telefoninterview und Assessments sowie Onboarding individuelle Begleitung in der Phase zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn. concludis füllt Ihnen Ihren Kandidatenpool Mit Ihrem dritten Joker namens Kandidaten finden sprechen wir die Menschen aus dem unmittelbaren Wettbewerbsumfeld Ihres Unternehmens an, die die gleiche oder eine ähnliche Position wie Ihre Vakanz innehaben. Dazu erstellen wir im Vorfeld mit Ihnen eine Zielfirmenliste von bis zu 40 Unternehmen. Unsere Recruiter identifizieren über verdeckte Telefonate die Stelleninhaber im Wettbewerb und sprechen sie auf einen möglichen Wechsel an. Sie bekommen das gesamte Ergebnis alle Personen, die Interesse an einem Wechsel haben, sowie die, die später wechseln wollen bzw. kein Interesse haben. Sie führen nun mit den identifizierten Kandidaten Ihre Auswahlgespräche.

16 concludis ein Produkt der KCP GmbH Frankfurter Straße Köln Telefon: