desk.modul : Projektplanung

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1 desk.modul : Projektplanung Als Zusatzmodul zur Office Line ist die Projekt- und Kommissionsverwaltung erhältlich, mit deren Hilfe Informationen zu einem Projekt erfasst, verwaltet und ausgewertet werden. Mit der app.box Konsole kann eine detaillierte Projektplanung erfolgen. 1. Stammdaten Rollen Fehlzeiten Ressourcen 4 Mitarbeiter 4 Geräte, Maschinen, etc Aufgabentypen 4 2. Planung Aufgabenliste 3 Neue Aufgabe 4 Aufgabe bearbeiten Projektverwaltung 3 Projekte 4 Projekte bearbeiten Fehlzeiten 3 Projekte 4 3. Einsatzplanung Auswertung Tabellen & Diagramme Reports 3 Fehlzeiten 4 5. Zeiterfassung 10 Im Heerfeld Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/ Fax: +49 (0) 2774/ info@desk-firm.de

2 1. Stammdaten In den Stammdaten werden zunächst die wichtigsten Daten angelegt und definiert Rollen Hier legen Sie Gruppen von Mitarbeitern an, denen bestimmte Rollen zugeschrieben werden, so dass Sie bei der Planung nur die Rolle zuweisen und den einzelnen Mitarbeiter erst später zuteilen. Sie legen eine Bezeichnung fest, können Planstunden, kalkulierte Stunden- und Verkaufsstundensätze festlegen und Mitarbeiter einer Rolle zuordnen (z.b. Mitarbeiter, die Schulungen halten kommen in die Rolle Schulung ). Die Zuordnung der Mitarbeiter kann erst erfolgen, wenn unter Ressourcen [Mitarbeiter] Mitarbeiter angelegt sind. Dort kann die Zuordnung ebenfalls erfolgen. 1.2 Fehlzeitenarten Für die Planung ist es notwendig Fehlzeitenarten zu definieren. Hier können Sie die Arten festlegen (z.b. Krankheit, Urlaub), entsprechende Kürzel dazu und bestimmen, ob die Fehlzeit einer Genehmigung bedarf und ob es sich um halbe oder volle Tage handelt. Eine Farbauswahl macht den Überblick in [Reports] und [Einsatzplanung] übersichtlicher. 1.3 Ressourcen Mitarbeiter Hier werden die Mitarbeiter namentlich erfasst. Neben der Angabe von Arbeitsstunden pro Tag und dem kalkulierten Stundensatz, kann man hier auch angeben, wann der Mitarbeiter ausgetreten ist und welcher Kalender (welches Bundesland) für ihn gültig ist. Hat man die Daten einmal angelegt, kann man sie über einen Doppelklick oder über den Button Bearbeiten ändern. Dort zeigt der Reiter Details eine Zusammenfassung dieser Daten für den gewählten Mitarbeiter an. Unter Kommunikation können Sie die Kontaktdaten des Mitarbeiters sehen (Tel, , etc.). Sofern die angelegten Mitarbeiter in der Office Line/ PKV bereits einen Benutzer haben, kann man dies unter dem gleichnamigen Reiter angegeben. Schließlich erfolgt im Reiter Rollen die Zuordnung der unter [Rollen] definierten Rollen. Geräte, Maschinen, etc. An dieser Stelle definieren Sie Ihre Ressourcen. Mit einem Rechtsklick fügen Sie neue ein, legen übergeordnete Gruppen und den Typ (ob es sich um ein Gruppe oder Ressource handelt) fest. Der Name der Ressource wird unter Bezeichnung angegeben. 2

3 1.4 Aufgabentypen Zum Definieren von Aufgabentypen. [Neue Aufgabe Punkt e] Die Aufgabentypen werden benannt, Elemente können zugefügt oder entfernt werden. Auch Abhängigkeiten einzelner Aufgaben werden hier festgelegt. Mit dem Auswahlhäkchen kann man die Liste der bereits angelegten Typen aufrufen. Mit einem Klick auf neue Elemente anlegen, löschen oder bearbeiten. Das Feld Item kann nur 2stellig belegt werden und ist nur intern wichtig. Die Belegart erfolgt nur in Anbindung an die PKV. Sind die Stammdaten angelegt, kann die eigentliche Planung erfolgen. 2. Planung Die Planung ist das eigentliche Tool zur Ablaufplanung eines Projektes. Sie enthält drei Untermenüs - die Aufgabenliste, die Projektliste und die Fehlzeiten - sowie die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen. Sie können zunächst Aufgaben anlegen und diese einem Projekt zuordnen oder Projekte anlegen und diesen Aufgaben zuordnen. Die Aufgaben und/oder Projekte sind von beiden Stellen einzusehen und gleichen sich automatisch ab. 2.1 Aufgabenliste Über diesen Punkt erhalten Sie eine Übersicht über die verteilten Aufgaben. Bereits angelegte Aufgaben können mit Hilfe eines Filters, der über den Doppelpfeil im sich öffnenden Fenster ein- bzw. auszublenden ist, sortiert werden. 3

4 Es ist auch eine Erweiterte Suche im Filter integriert. Achten Sie darauf, nach Auswahl der gewünschten Filter auf den Button aktualisieren zu klicken, damit Ihre Wahl ausgeführt wird. Unterhalb des Filters sind die angelegten Projekte zu sehen. Sie können sie gruppieren, in dem Sie den gewünschten Spaltentitel in das Feld ziehen (Im Bild oben ausgegraut). Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschrift, so können Sie durch Halten der Maustaste jede Spalte an die von Ihnen gewünschte Stelle ziehen. Oder Sie klicken auf den Auswahlpfeil neben der Überschrift und suchen sich dort die gewünschte Spalte aus. Mit einem Klick auf das vertikale Feld neben den Spaltenüberschriften haben Sie die Möglichkeit eine direkte Feldauswahl der gewünschten Spalten zu treffen. Im Fenster ganz unten können Sie eine Übersicht einblenden. Sie zeigt einen Kurzüberblick der jeweils ausgewählten Aufgabe an. Neue Aufgabe Über den Button Neu legen Sie eine neue Aufgabe an. Dieser Punkt entspricht der Anlage einer neuen Aufgabe in einem Projekt [Projekte anlegen Punkt c]. Sie müssen lediglich an dieser Stelle das entsprechende Projekt zufügen. Man kann natürlich auch Aufgaben ohne Projekte anlegen. Für Serienaufgaben siehe [Serienangaben]. a. Geben Sie eine Bezeichnung unter Aufgabe ein. b. Sofern die Aufgabe einem Projekt zugeordnet ist, wählen Sie dieses aus. Die Auswahl kann auch noch später durch den Punkt Zuordnen erfolgen. c. Geben Sie die Zeitplanung an. Im Punkt Dauer können Sie Ihre Eingabe mit Hilfe der Buchstaben d=tag oder h=stunde, verkürzen. Die Umrechnung in Minuten erfolgt nach Drücken der Eingabetaste automatisch. (Bsp.: Eingabe 3h Enter; im Feld steht dann 180 min.) 4

5 d. Wählen Sie den zuständigen Mitarbeiter aus den in den Stammdaten eingegebenen Daten [Mitarbeiter]; im Reiter Weitere Mitarbeiter können Sie zusätzliche Mitarbeiter angeben. e. Wenn gewünscht, wählen Sie den Typ aus den in den Stammdaten eingegebenen Daten [Aufgabentypen]; mit einem Klick auf die vor dem Auswahlpfeil, können auch an dieser Stelle neue Typen definiert und bearbeitet werden. f. Im Reiter Ressource wählen Sie die benötigten Geräte und Maschinen aus den in den Stammdaten eingegebenen Daten [Geräte, Maschinen, etc.]. g. Füllen Sie weitere Felder nach Wunsch aus. Im Reiter Memo extern können Sie Notizen angeben, die von eventuellen Kunden vor Ort nicht gesehen werden können. Aufgabe bearbeiten Durch einen Doppelklick auf die Aufgabe oder den Button Bearbeiten öffnen Sie eine Aufgabe aus der Aufgabenliste. Nun sehen Sie eine grafische Übersicht sowie alle angelegten Daten. Sie können Änderungen vornehmen und Daten ergänzen. Zusätzlich zu den aus Neu bekannten Feldern gibt es noch einen Reiter Zeiten. Dieser entnimmt Daten aus der Zeiterfassung Ihrer PKV bzw. Office Line. Ändern und speichern Sie die gewünschten Daten. Aufgabe löschen Wählen Sie in der Aufgabenliste die zu löschende Aufgabe aus und löschen Sie sie über den entsprechenden Button unten. 2.2 Projektliste Sobald Sie den Knotenpunkt Projektliste mit einem Doppelklick öffnen, erscheint ein Übersichtsfenster und ein Listenfenster. Im Übersichtsfenster erstellen Sie Projekte, ordnen Sie sie zu, legen eine Projektvorlage an oder weisen ein in PKV erstelltes Projekt zu, um den Ablauf zeitlich und organisatorisch zu planen und Aufgaben festzulegen. Das Fenster zeigt eine Zusammenfassung aller bestehenden Projekte. 5

6 Über die Reiter unterhalb des Übersichtsfensters können Sie Favoriten (So legen Sie ein Projekt in die Favoritenliste: Klicken Sie das gewünschte Projekt an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich das Untermenü. Wählen Sie Favorit.) sowie die zuletzt bearbeiteten Projekte einsehen. Im Listenfenster sehen Sie eine Auflistung aller angelegten Projekte. Der mit dem Doppelpfeil einzublenden Filter erleichtert Ihnen die Sortierung. An dieser Stelle können Sie auch eine Liste der Projekte in Excel öffnen oder exportieren. Machen Sie dazu im Reiter Projektliste einen Rechtsklick und wählen den entsprechenden Punkt aus. Projekte anlegen Für den Aufbau der Projektfenster siehe Projekte Bearbeiten Mit einem Rechtsklick in den freien Bereich in diesem Fenster können Sie über Neu a. Projektmappen erstellen: Geben Sie den Namen der Mappe ein. Es entsteht eine Mappe (übergeordneter Ordner), in welche Sie das neue Projekt einordnen können. b. Projektvorlagen erstellen: siehe Projektvorlagen c. Neue Projekte erstellen: Folgen Sie den dem Weg Neu Projekt. Dort können Sie wählen aus Projekt/Hauptprojekt ; der Punkt Unterprojekt wird nur wählbar, wenn Sie bereits ein Projekt angelegt haben. An der nächsten Stelle wählen Sie a. und b. aus, sofern Sie wünschen. Falls Sie hier nichts auswählen, wird das Projekt ohne Mappe und ohne Vorlage angelegt. Weiter unten wählen Sie den Kunden aus Ihrer PKV Datenbank aus. Der Filter erleichtert Ihnen die Suche. Auch der Projektstart wird hier angegeben. Mit OK ist das Projekt angelegt und erscheint im rechten Fenster. Projekt-nummern werden automatisch nach Ihren in PKV angelegten Angaben vergeben bzw. aus dem bereits in PKV bestehenden Projekten übernommen. d. Ein Projekt aus PKV auswählen: Über diesen Menüpunkt erhalten Sie Zugriff auf Ihre PKV-Projekte und können Sie zuweisen. Projekte bearbeiten Wählen Sie im Übersichtsfenster das gewünschte Projekt aus. Ein + vor der Projektmappe zeigt an, dass weitere Projekte enthalten sind. Klicken Sie es an, erscheinen die zugeordneten Projekte. Ein Doppelklick öffnet das Projekt. 6

7 Jedes Projekt besteht aus sechs Reitern: a. Informationen: Hier wählt man aus den angelegten Mitarbeitern [Mitarbeiter] den Projektleiter aus, legt den Status und den Zeitrahmen fest. Die Berechnung und die Kundendaten erfolgen aus der Anbindung mit der PKV. Die Felder sind dunkelgrau hinterlegt, da sie an dieser Stelle nicht geändert werden können. b. Benutzerdefiniert: Zur Erstellung eigener Felder. Mit einem Rechtsklick auf die Benutzerfelder kann man sie umbenennen. c. Aufgaben: Es öffnet sich die Aufgabenplanung [siehe auch Aufgabenliste] Dieser Punkt entspricht der Anlage einer neuen Aufgabe in der Aufgabenliste, siehe [Neue Aufgabe]. Die Eingaben hier und in der Aufgabenliste gleichen sich automatisch ab. Lediglich muss an dieser Stelle das Projekt nicht mehr hinzugefügt werden. Im ersten Fenster (Projektbaum) erhalten Sie eine Übersicht. Mit einem Rechtsklick auf den Projektnamen oder auf den Button Neu legen Sie dann eine Aufgabe an. Angelegte Aufgaben können Sie aus einem Projekt bearbeiten, in dem Sie sie im Projektbaum auswählen und entweder mit der rechten Maustaste bearbeiten oder über den Bearbeiten-Button öffnen. Einen grafischen Überblick über Ihre Zeitplanung erhalten Sie über den Reiter Übersicht Zeitraum. Im Fenster rechts daneben sehen Sie die eingetragenen Daten Die Spaltenüberschriften sind grau hinterlegt. Darunter folgen die Aufgaben in der von Ihnen festgelegten Gruppierung. In dem Sie den gewünschten Spaltentitel in das Feld,welches hier ausgegraut ist, ziehen, ändern Sie die Gruppierung. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschrift, so können Sie durch der Maustaste jede Spalte an die von Ihnen gewünschte Stelle ziehen. Oder Sie klicken auf den Auswahlpfeil neben der Überschrift und suchen sich die Spalte, die an dieser Stelle angezeigt werden soll raus. Das mit Doppelpfeil einzublendende Feld Aktuell füllt sich automatisch mit Daten. Auf einen Blick sieht man, welche zu einem Projekt zugehörigen Aufgaben es gibt, welche erledigt und noch fällig bzw. überfällig sind. 7

8 d. PKV: Falls Sie Projekte aus der PKV ausgewählt haben, erscheinen hier ggf. Kontakte und andere Informationen. e. Kalkulation: Die Kalkulation anhand der in den Aufgaben und Stammdaten angegebenen Werte erfolgt automatisch. f. Dokumentordner: Sie können zu dem Projekt gehörige Dateien hinzufügen. Hier können Sie auch eine Liste der Dateien in Excel öffnen oder exportieren. Machen Sie dazu einen Rechtsklick und wählen den entsprechenden Punkt aus. 2.3 Fehlzeiten An dieser Stelle werden Fehlzeiten der Mitarbeiter, wie in [Fehlzeitenarten] definiert, erfasst. Über den Filter können Sie Mitarbeiter auswählen und den Zeitraum festlegen. Ein Kalender unterstützt Sie dabei. Über Einfügen können Sie Fehlzeiten erfassen. 2.4 Vorlagen Projektvorlagen Hier erstellen bzw. definieren Sie die in [Projektliste] zu benutzenden Vorlagen. Vorlagen dienen dem schnelleren Erstellen von Projekten, die häufig vorkommen. Durch Öffnen des Punktes Projektvorlagen mit einem Doppelklick erhalten Sie das Projektlisten- Fenster. Mit Hilfe des Filters wurde bereits die Vorauswahl Vorlagen anzeigen und Nur Vorlagen anzeigen ausgewählt. Dadurch sehen Sie nur die Projektvorlagen. Geben Sie kurze Informationen zur Projektvorlage und ggf. eine Dauer ein. Sie können eigene Felder definieren und die Projektvorlage mit Aufgaben verknüpfen. Serienaufgaben An dieser Stelle legen Sie Aufgaben an, die immer wieder (täglich, wöchentlich oder monatlich) anfallen. Durch Hinzufügen oder Bearbeiten erstellen bzw. ändern Sie eine Serienaufgabe. Im Reiter Serie geben sie an, in welchem Rhythmus die Aufgabe ausgeführt werden soll. Außer dass kein Projekt zugeordnet werden kann (projektunabhängig), entspricht die Serienaufgabe ansonsten den Aufgaben in der Aufgabenliste [Aufgabenliste]. Dort können Sie die Serienaufgaben nach Erstellung auch einsehen und bearbeiten. 3. Einsatzplanung Die in der Aufgaben- und Projektliste und den Fehlzeiten erfolgte Planung kann man über diesen Punkt grafisch darstellen. Es werden die - Mitarbeiter - Geräte & Maschinen - Kombinierte Übersicht [Bild Einsatzplanung] gezeigt. Die Fehlzeiten der Mitarbeiter (Urlaub etc.), wie in [Fehlzeitenarten] definiert und in [Fehlzeiten] erfasst, werden berücksichtigt. Über den Filter kann man den gewünschten Zeitrahmen angeben, die Darstellungsart und bestimmte Mitarbeiter bzw. Rollen der Mitarbeiter auswählen. Es ist nicht sinnvoll Rollen und Mitarbeiter gleichzeitig anzeigen zu lassen. 8

9 Klickt man auf die geplanten Feldeinträge in der Grafik öffnet sich die jeweilige Planung (Projekt, Aufgabe, Ressourcenplanung in Aufgabe [Neue Aufgabe Punkt f]) und man kann die Details einsehen und Änderungen vornehmen. Über den Button Hinzufügen kann man direkt aus der Einsatzplanung die jeweilige Ressource verplanen. Ebenso kann man die Einsatzplanung drucken. Der Punkt Beleg erfassen erfolgt in Anbindung an die PKV. 4. Auswertung Über diesen Menüpunkt können Sie Auswertungen vornehmen. Die Auswertungen sind nur komplett nutzbar, wenn die Mitarbeiter in [Mitarbeiter], Reiter OfficeLine/PKV auch als Office Line Benutzer und PKV Benutzer definiert sind. Folgende vordefinierten Tabellen und Reports sind auswertbar: 4.1. Tabellen und Diagramme - Aufgaben-Erledigungsgrad - Projekt Soll-Ist-Auswertung - Abzurechnende Aufgaben - Nicht abrechenbare, abgeschlossene Aufgaben - Geplante Stunden Mitarbeiter/Monat - Erfasste Zeiten/Monat 4.2. Reports Die Fehlzeiten der im Filter einzeln auswählbaren Mitarbeiter nach Fehlzeitart und Zeitraum ist ausdruckbar (wird zunächst im Berichtviewer am Bildschirm angezeigt). Zur Auswertung der Tabellen und Reports geben Sie im Filter die gewünschten Einschränkungen an und klicken dann auf den Button Auswertung. 9

10 5. Zeiterfassung Die Zeiterfassung erfolgt in Anbindung an die OfficeLine/PKV. Folgende Zeiterfassungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung: - Manuelle Zeiterfassung - Projektzeiterfassung - Zeiten verwalten - Start-Stopp Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns gerne unter der Service-Hotline 02774/ anrufen 5 oder uns eine an info@desk-firm.de schreiben. Ihr desk Team