Management von IT- Projekten. Einführung in Projektmanagement und ausgewählte Schwerpunktthemen

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1 Management von IT- Projekten Einführung in Projektmanagement und ausgewählte Schwerpunktthemen

2 Magisches Dreieck Kosten Qualität Zeit => welche Auswirkungen auf Planung?

3 Beispiel 1 2 Key-Account-Kunden (Kunden mit dem höchsten Umsatzvolumen) wünschen jeweils eine Sonderprogrammierung Aufwand je 200 Tage Fertigstellung jeweils in 4 Monaten Summe Aufwand: 400 Tage Aber: nur Ressourcen in Höhen 300 Tagen verfügbar Was tun?

4 Beispiel 1 Maßnahme 1: Faktor Zeit verändern Verhandlung mit Kunden - erfolglos Auftrag ablehnen? Nein, Key accounts!!!! Kunde um jeden Preis halten! Maßnahme 2: Faktor Ressource Zusätzliche Mitarbeiter nicht möglich Überstunden: 20 % = 60 Tage zusätzlich => verfügbare Ressourcen: 360 Tage

5 Beispiel 1 Maßnahme 3: Faktor Zeit Termin bewusst um 2 Wochen überziehen Kunde dafür im fortgeschrittenen Stadium beim Preis Rabatt anbieten 4 Monate ( = 8 Wochen) * 2 Projekte 300 Tage / 16 = 19 Tage zusätzlich Zeit => 379 Tage fehlen 21 Tage

6 Beispiel 1 Maßnahme 4: Faktor Qualität Senkung der Qualität um 21 Tage kostet im langfristigen Verlauf deutlich mehr; geschätzt: 51 Tage => Nachteil: Kosten je Projekt 215 Tage zzgl. 10 Tage Rabatt (niedrigerer Gewinn) => Vorteile: Aufwand entsteht erst nach Liefertermin Beide Projekte können durchgeführt werden Kunden können gehalten werden

7 Beispiel 2 Messedemo Programm zur Präsentation auf einer Messe Termin absolut unveränderbar Qualität relativ egal: Wird nur von eigenen Leuten bedient Selektive Bedienung / Demonstration: nur zeigen, was geht => Minesweeper für Vertriebler

8 Ressourcenplanung Klärung der benötigten und verfügbaren Einsatzmittel und ihre Planung Finanzmittel Mitarbeiter Räume Ziel: optimaler Einsatz aller Ressourcen Optimierung in alle Richtungen selten möglich

9 Ressourcenplanung: Vorgehen Aufteilung in Arbeitspakete (Vorgänge), Grundlage: Projektstrukturplan Aufwandschätzung Qualifikation und Verfügbarkeit der Mitarbeiter fachliche oder technische Pakete Umsetzung des Geschäftsvorfalles Überweisung Umsetzung der Benutzeroberfläche in HTML

10 Ress.planung: Vorgehen(2) Benötigte Ressourcen ermitteln Aufwandsschätzung für Arbeitspaket Terminplanung berücksichtigen Parallele Arbeitspakete ermitteln Konzentration auf Engpassressourcen Optimierung im magischen Dreieck Fixer Termin: mehr Ressourcen, mehr Kosten Fixe Ressourcen: Termin verschiebt sich ggfs. Fixe Ressourcen und fixer Termin: Schwierig, aber leider Standardfall Folge: oftmals sinkende Qualität

11

12 Mitarbeiterplanung Wer macht was wann? Wie viel Ressourcen werden insgesamt benötigt? Wann werden sie benötigt? Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung? wann stehen sie zur Verfügung? wie lange stehen sie zur Verfügung? Aber: schwieriger, als es zunächst erscheint!

13 Mitarbeiterplanung (2) Randbedingungen Grundlast : organisatorische Tätigkeiten wie , Telefon, Spesenabrechnungen, Meetings,... : pro Tag 1-2 Stunden Bei Entwicklern: Puffer für Service und Bugfixing Abhängig von aktueller SW-Qualität (ehrlich!) Kundenbedarf : Fibu hat bei z. B. Bei Jahresabschluss höheren Serviceaufwand als zur Urlaubszeit

14 Mitarbeiterplanung (3) Randbedingungen Faustregel: % der Arbeitszeit ist Grundlast Urlaub einplanen und abstimmen Feiertage berücksichtigen

15 Mitarbeiterplanung (4) qualitative Faktoren Welche Mitarbeiter werden unbedingt benötigt (spezielles Know-How)? Welche Arbeitspakete sind absolut kritisch => Top-Mitarbeiter bereitstellen Welche Arbeitspakete sind fachlich / technisch kritisch => nur ganz spezielle Mitarbeiter können diese Aufgaben übernehmen

16 Mitarbeiterplanung (5) qualitative Faktoren Ggfs. Umplanung auch in anderen Projekten => Key-Mitarbeiter verfügbar Projektübergreifende Planung: Mitarbeiter auch in anderen Projekten: Zielkonflikte! Lösung ist Führungsaufgabe! Teamsynergien nutzen: eingespielte Teams, die sich bewährt haben, möglichst nicht zerstückeln

17 Mitarbeiterplanung (6) qualitative Faktoren Schulungen einplanen falls nötig oder Arbeitspakete umplanen auf andere Mitarbeiter unklare Anforderungen: Puffer und fachlich qualifizierte MA für Konzeptphase einplanen Rechnerisch: Aufwandsverteilung eines Arbeitspakets auf mehrere MA möglich Macht dies Sinn? Ist es fachlich sinnvoll?

18 Terminplanung Eng verknüpft mit Ressourcenplanung Mehrstufiger Prozess Gründe Längere Dauer früherer Projektphasen => Verschiebungen Ausfall von Mitarbeitern Neue Anforderungen

19 Terminplanung: Vorgehen Liste von Vorgängen erstellen (vgl. Ressourcenplanung) Beziehungen der Vorgänge ermitteln Ablaufplan erstellen (Gantt, Netzplan) Vorgegebene Termine einarbeiten Interne Meilensteine definieren Innerhalb eines Vorgangs die Terminplanung verfeinern

20 Optimieren der Terminplanung optimalen Lösung ist in den seltensten Fällen möglich Ziel: Planung schrittweise zu verbessern, Alternativen finden Beschleunigung von Vorgängen erhöhten Ressourcenbedarf höhere Kosten Technologische Maßnahmen Optimierung der Mitarbeiterressourcen

21 Technologische Maßnahmen Fremdkomponenten zukaufen statt Eigenentwicklung Risiko: Abhängigkeit vom Fremdanbieter Kritisch bei zentralen Progarmmteilen Andere Technologien möglich? Funktionalitäten reduzieren

22 Maßnahmen bei Mitarbeitern Überstunden Vorteil: billig und effektiv: Mitarbeiter eingearbeitet / qualifiziert Nachteil: langfristig Burn-Out, Unzufriedenheit Neue Mitarbeiter: Neueinstellungen Nachteil: Kostenrisiko: Folgekosten, Einarbeitung

23 Maßnahmen bei Mitarbeitern (2) Aus anderen Abteilungen Vorteil: kein Kostenrisiko, Kenntnis der Unternehmensstruktur Nachteil: selten freie Mitarbeiter in anderen Abteilungen verfügbar, Einarbeitung Zeitarbeiter Vorteil: kein Kostenrisiko Nachteil: höhere Lohnkosten für die Projektdauer, Einarbeitung

24 Externe Vergabe Teilaufträge extern vergeben Probleme: für Implementierung: siehe obige Probleme Interessant beispielsweise für Konzeptphase (zusätzliches Know-How von außen) oder Tests

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