Hintergrundtext: Projektmanagement allgemein. Bearbeitung: Sergio Costa

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1 Hintergrundtext: Projektmanagement allgemein Bearbeitung: Sergio Costa Das Projekt wurde von der Europäischen Kommission und vom Bundesamt für Bildung und Wissenschaft der Schweiz gefördert. Die vorliegenden Unterlagen geben die Sicht der Autoren wieder, die Fördermittelgeber können nicht für die Folgen einer Nutzung dieser Materialien zur Verantwortung gezogen werden.

2 Hintergrundtext über Projektmanagement im Allgemeinen (von Sérgio Costa, Lissabon) Was ist ein Projekt? Einige Eigenschaften helfen dabei, die wichtigen Elemente eines Projekts zu identifizieren. Diese Eigenschaften sollten zu Beginn sorgfältig klar gemacht werden: temporär, einzigartig, unsicher, komplex, integriert, mit klaren Zielen und beschränkte Ressourcen. Diese Abklärung hilft uns, ein Projekt zu entwickeln, ohne wichtige Aufgaben zu vergessen. Wo liegt der Vorteil im Arbeiten mit Projekten? Die Betrachtung der Vorteile hilft uns, mehr von Projekten zu profitieren. Wir können ein adäquates Projektdesign wählen, indem wir uns die wichtigsten Vorteile bewusst machen: Interdisziplinäre Kooperation, Mehrwert in Effizienz und Effektivität durch Zusammenarbeit und Partizipation, ein Gewinn an Legitimität und Akzeptanz, ein verbessertes lokales Wissensmanagement usw. Vom Auftrag zum Resultat: Die Planung eines Projektes benötigt viel instrumentelles Wissen: Das wichtigste ist ein Arbeitsplan einschliesslich der Definition von Arbeitspaketen und Meilensteinen, Kostenprojektion und Ressourcenplanung, Kommunikationsplanung und Risikoanalyse. Für all diese Schritte sind spezielle Werkzeuge verfügbar wie Excel Sheets, Mindmaps, Organisationsdiagramme, Vorlagen usw. Heutzutage ist es einfach verlässliche und frei zugängliche Software zur Unterstützung des Projektmanagements zu finden, die mit der normalerweise verwendeten Microsoftprojektsoftware kompatibel ist. Zwei Beispiele dazu: GanttProjekt ist eine Software um Projektpläne zu erstellen (frei verfügbar). Mit GanttProjekt kann ihr Projekt als Baumdiagram dargestellt werden und es können den verschiedenen Aufgaben die dazugehörenden Personalressourcen zugeordnet werden. Sie können auch Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben festhalten, wie Diese Aufgabe kann nicht starten, bevor die andere nicht beendet worden ist. GanttProjekt bildet ihr Projekt mit zwei Diagrammtypen ab: Ein Diagramm für die Aufgaben und dazu ein Auslastungsdiagramm für die Ressourcen. Sie könne die Diagramme ausdrucken, als PDF und HTML Dokumente erstellen, Daten austauschen mit Microsoft(R) Project(TM) und Arbeitstabellen erstellen. GanttPV ist ein frei verfügbares Projektplanungswerkzeug, verfügbar für Windows und Mac OS X. Mit GanttPV können Projektmanager Aufgaben definieren, Zeiten, Abhängigkeiten, Startdaten, Ferienzeiten etc. verwalten. Mit diesen Informationen berechnet GanttPV Aufgabenendtermine und erstellt Diagramme, die zur Kommunikation über die Projektlaufzeit und -fertigstellung genutzt werden können. Allerdings kann das Projektmanagement auch ganz ohne eine derartige Software gemeistert werden. Ein Diagramm auf Papier mit Aufgaben, Ressourcen und Stichtagen (mit spezieller Betonung auf den heiklen Punkten im Projekt) reicht oft ebenfalls Seite 2

3 Was für eine Organisation braucht ein Projekt, was sind die verschiedenen Rollen: Zusätzlich zur internen Projektorganisation (Projektleitung, Mitarbeiter, Arbeitsgruppen, usw.) muss sehr wahrscheinlich mit Klienten, Kunden, Lenkungskomitees, externen Serviceanbietern, usw. gearbeitet werden. Innerhalb des Projektmanagements müssen die verschiedene Aufgaben und Verantwortungen diesen verschiedenen Rollen im Projekt vergeben werden. Zudem müssen die gesetzlichen und politischen Zuständigkeiten innerhalb der lokalen Gemeinde berücksichtigt werden. Von einem systemischen Standpunkt aus ist das Verständnis dafür wichtig, wie die internen Denk- und Handlungsmuster funktionieren, die ein System erst von ihrer Umwelt abgrenzen (vgl. Modul 2 für Details). Wie werden konkrete Ziele definiert, damit sie übergeordnete Ziele und Richtlinien berücksichtigen? Ziele können gruppiert werden in Qualitätsziele (zu lösendes Problem, erwartete Resultate, Qualität der Resultate), Ressourcenziele (verfügbares Budget und andere Ressourcen) und Zeitziele (Zeitrahmen und Meilensteine). Er ist sehr wichtig, Ziele exakt und ohne inhärente Widersprüche zu definieren. Alle Ziele sollten mit der Lokale Agenda 21 Strategie korrespondieren und mit der Definition von Nebenzielen und Erfolgskriterien unterstützt werden. Dafür muss ein dauerhaftes Controlling entwickelt werden (vgl. auch Modul 3 für mehre Informationen über Lokale Agenda 21 Strategien). Wie kann der Kontext eines Projektes bewertet werden? Als eine Vorbedingung für eine erfolgreiche Projektplanung muss das Projekt in seinem Kontext geschildert werden. Darin enthalten sind Ziel- und Nutzenangaben, der Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten, wie oben beschrieben. Neben diesen Angaben ist es nützlich, die verschiedenen Kontexte zu analysieren, die den Fortschritt und Erfolg des Projektes beeinflussen. Hauptfaktoren sind der (wissenschaftliche) Stand der Technik, gesellschaftliche Bedürfnisse und Probleme, einzelne Kundenbedürfnisse und der Wettbewerb sowie der politische und administrative Rahmen (vgl. im Folgenden die Fallstudie über die Umsetzung des Santo Tirso Mikrokreditprojekts). Gruppenbildung, Gruppendynamik und Konfliktmanagement: Die Zusammenarbeit von verschiedenen Akteuren in einem Projekt findet auf verschiedenen Ebenen statt (Position, Beruf und Persönlichkeit). Aus diesem Grund ist Kooperation eine Sache von Hierarchie, beruflichen Kompetenzen und persönlichem Vertrauen. Es ist wichtig zu wissen, dass viele Probleme nicht einfach durch Information oder Logik gelöst werden können, sondern auf der Werte- oder persönlichen Ebene angegangen werden müssen. Nötig sind darum Instrumente, um die verschiedene Erwartungen zu kommunizieren sowie Instrumente, um Gruppensituationen zu moderieren und vermitteln (vgl. Modul 3 für Details). Wie ist mit dem Risikomanagement umzugehen: Komplexe Projekte bergen normalerweise eine ganze Reihe von Risiken und Unsicherheiten. Um negative Effekte zu minimieren, sollte man in der Lage sein, relevante Risiken im Voraus zu erkennen und Alternativen dazu zu erarbeiten. Nützliche Ansätze sind die Kontextanalyse und die Kontrolle der einzelnen Arbeitseinheiten in Bezug auf deren potentielle Risiken beispielsweise durch Szenarios. Wie kann Bekanntheit erzeugt werden: Gerade Lokale Agenda 21 Projekte sind transdisziplinär Seite 3

4 konzipiert. Das bedeutet, dass selbst normale Leute das Problem und den Kontext verstehen sollten, trotz der Komplexität, die durch das Konzept der nachhaltigen Entwicklung normalerweise erzeugt wird. Ein Problem stellt die adäquate Sprache und Wortwahl bei der Kommunikation von komplexen Themen dar. Ein anderes Problem ist die Wahl des richtigen Mediums um die verschiedenen Zielgruppen zu erreichen bzw. die Art und Weise, wie das Thema unter die Leute kommt. (vgl. Modul 2 für Details und Hintergrundtext aus Portugal im folgenden). Von der Information zur Kooperation: Wer soll am Projekt mitwirken (und auf welcher Ebene) und was bedeutet die Integration der verschiedenen Anspruchsgruppen für die Projektziele? Wichtig ist die Bestimmung von Promotoren, die sich durch fachkundiges Wissen, hierarchische Entscheidungskraft oder Netzwerkverbindungen auszeichnen. Wissen über Koordinationsstrukturen beinhaltet sowohl das grundlegende Wissen über Steuerungsstrukturen als auch praxisorientiertes Wissen, beispielsweise über eine gute Gestaltung einer Einführungsveranstaltung. Wie kann man an zusätzliche Ressourcen kommen: Für die Projektumsetzung mit vielen verschiedenen Akteuren und Interessen ist die öffentliche Finanzierung essentiell, aber nicht genug. Zusätzliches Wissen über Mittelbeschaffung und Sponsoring ist von Nöten. Zudem wird viel Hintergrundinformation benötigt über den Umgang mit Förderprogrammen von verschiedenen politischen Ebenen und Departementen, mit der Unterstützung von Stiftungen usw. Auch die Suche nach nichtfinanzieller Unterstützung ist zu beachten, weil damit die Möglichkeiten eines Projektes vergrössert werden können. Wie werden Mittel beschafft? Die Mindelos (PT) Lokale Agenda 21 als Beispiel Das Quartier Mindelos in der Gemeinde Vila do Conde hat einen Lokale Agenda 21 Prozess in der Umsetzungsphase. Es startete 2003, als die AAMDA, eine lokale Umwelt-NGO durch die AVINA Stiftung unterstützt wurde, um die Lokale Agenda 21 voranzutreiben. Es war das erste (und ist es im November 2006 immer noch) Lokale Agenda 21 Projekt in einem Quartier in Portugal. Zudem ist es das erste, das von einer NGO gefördert und geleitet wird. Der Aktionsplan wurde in den ersten zwei Jahren fertig gestellt und anschliessend parallel mit den Aalborg-Committments von der lokalen Verwaltung in das Parlamenteingebracht. Danach startete die Umsetzungsphase und die AAMDA fand verschiedene Quellen von Ressourcen und Mittel. Dies scheint eine ihrer Hauptkompetenzen zu sein. So war beispielsweise die Hauskompostierung in Mindelo eines der ersten Projekte. Die NGO startete ganz von vorn und schaffte es in nur einem Jahr, eine Universität für die technischen Aspekte zu verpflichten, eine Privatunternehmung für die Unterstützungsfinanzierung zu gewinnen und die lokale Regierung und die regionale Müllentsorgungsfirma einzubinden. Die Zentralregierung finanziert ebenfalls einen Teil des Projektes. Die Kampagne startete im November 2006 und in weniger als einem Monat hatten 12 Familien mit ihrem Kompostierprozess begonnen. Mehr dazu unter (in portugiesisch). Die von der NGO verfolgten Schritte waren hauptsächlich der Aufbau der Kooperation mit der Universität, die Vorbereitung eines Kampagnenentwurfs und die Präsentation desselben vor Investoren. Zugleich übernahm die NGO die Rolle des Projektkoordinators. Seite 4

5 Eine kurze Zusammenfassung zum Projektmanagement: Ein Projekt ist: ein organisatorischer Wandel; einzigartig; zeitlich begrenzt. Der Projektmanager ist verantwortlich für: Ein Projekt beinhaltet: die Reichweite; Zeitplan und Meilensteine; Kosten; Risiken; Qualität die Planung und Steuerung von Etappen, Aktivitäten und Aufgaben des Projektes die Planung und Steuerung der Zeiteinteilung und Deadlines die Einteilung von Arbeitsgruppen; die Planung und das Controlling der möglichen Projektrisiken; Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle; die Kommunikation des Projektstandes an die Stakeholder. Seite 5

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