Project Service Consulting I Coaching I Training

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1 Project Service Consulting I Coaching I Training Ihr Partner für erfolgreiche Projektarbeit Weiterbildung «Grundlagen und Praxis des Projektmanagement» Praxisorientierte Projektarbeit im nicht-kommerziellen Sektor Konzeptplan ANIKOS V.O.G ArbeitgeberInnen-Verband für den nicht-kommerziellen Sektor in der DG Rotenbergplatz 19, B-4700 Eupen Copyright ProjectService Chavet Aachener Straße 31 I B-4700 Eupen I Tel. & Fax: I 1

2 Ziel der Weiterbildung Kompetenzsteigerung potenzieller Projektträger der DG im Bereich Projektmanagement. Ziel ist es, die Grundlagen des Projektmanagement zu vermitteln, um zum einen die Hürde zur Beteiligung an INTERREG-Projekten zu senken und zum anderen die Fehlerquote bei der Projektplanung und -durchführung zu verringern. Die Teilnehmer erhalten einen umfassenden Überblick über effizientes Projektmanagement - von der Idee bis zum Projektabschluss - und erarbeiten das erforderliche Know-how anhand eines konkreten Fallbeispiels. Nach Abschluss der Weiterbildung sind die Teilnehmer in der Lage: Projektarbeit und Routinearbeit voneinander zu unterscheiden die richtige Projektauswahl zu treffen ein Projekt-Konzept zu entwickeln: Ausgangssituation beschreiben Projektziele formulieren Projektumfeld analysieren Leistungsumfang und Anforderungen ermitteln Projektauftrag formulieren ein Projekt richtig zu organisieren Aufbauorganisation erstellen und kommentieren Ablauforganisation umschreiben Kommunikationsplan aufsetzen ein Projekt übersichtlich und logisch zu strukturieren: Aktivitätenliste erarbeiten Arbeitspakete schnüren Projektstrukturplan erstellen ein Projekt realistisch und phasenbezogen zu planen: Risiken erkennen und berücksichtigen Arbeitspapiere beschreiben Arbeitsaufwand und Kosten ermitteln Abläufe, Termine, Kapazitäten und Ressourcen planen den Regelkreis von Planung, Steuerung und Controlling zu erläutern Status-/Meilensteinberichte und einen Abschlussbericht zu verfassen Zielgruppe Die Weiterbildung richtet sich an potenzielle EU-Projektpartner aus der Deutschsprachigen Gemeinschaft. Vorrang haben VoG aus dem nicht kommerziellen Sektor. Copyright ProjectService Chavet Aachener Straße 31 I B-4700 Eupen I Tel. & Fax: I 2

3 Inhaltsübersicht der Weiterbildung A) Grundlagen (Eric Chavet) 1. Der Projektbegriff und die Projektmerkmale Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Checkliste: Projektmerkmale' 2. Was heißt Projektmanagement? 3. Warum Projektmanagement? - Bedeutung von Projekten 4. Aufgaben des Projektmanagements 5. Bedeutung der richtigen Projektauswahl B) Projektmanagement in der Praxis - 4 Phasen (Eric Chavet) 1. Phase 1 Projektdefinition: Vorstudie und Konzeption - Die Projektanforderungen klar und eindeutig definieren! 1.1. Am Anfang steht die Idee - Projektinitiierung 1.2. Kein Projekt ohne Konzept - Konzeptentwicklung und -entwurf Situationsanalyse - Beschreibung und Analyse der Ausgangssituation Projektzielsetzung - Formulieren von Projektzielen Projektabgrenzung und -umfeldanalyse Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Konzeptpapier' 1.3. Entscheidung zur Projektdurchführung 1.4. Projektantrag und Projektauftrag Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Projektantrag und Projektauftrag' 1.5. Projektorganisation - Die Rahmenbedingungen für effiziente Projektarbeit Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Projektorganisation: Organigramm' Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Projektorganisation: Kommunikationsplan' 1.6. Kick-Off-Meeting 2. Phase 2 Projektplanung - Gut geplant ist halb gewonnen! 2.1. Identifizierung der Arbeitspakete Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Schritt 1: Aktivitätenliste von A bis Z' Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Schritt 2: Arbeitspakete schnüren' 2.2. Strukturierung der Projektaufgaben - Der Projektstrukturplan (PSP) Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Projektstrukturplan' Copyright ProjectService Chavet Aachener Straße 31 I B-4700 Eupen I Tel. & Fax: I 3

4 2.3. Beschreibung der Arbeitspakete Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Arbeitspaket-Beschreibung' 2.4. Projektablauf- und Terminplanung Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Ablaufplanung - Meilensteinplan' Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Terminplanung - Balkendiagramm (Gantt-Chart)' 2.5. Ressourcen- und Kapazitätsplanung Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Ressourcenplan' Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Kapazitätsplan' 2.6. Projektkosten und Projektbudget Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Kostenplanung' 2.7. Qualitätsplan Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Qualitätsplanung' 3. Phase 3 Projektdurchführung - Halten Sie Ihr Projekt auf Kurs! 3.1. Projektsteuerung und -controlling 3.2. Operative Maßnahmen der Projektsteuerung 3.3. Dokumentation und Kommunikation Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Statusbericht' 4. Phase 4 Projektabschluss - Ende gut, alles gut? 4.1. Abnahme und Einführung des Projektergebnisses 4.2. Abschlussbericht und Abschlussmeeting 4.3. Teamauflösung und Enddokumentation 4.4. Feedback zum Projekt Praxis-Fallbeispiel Arbeitsaufgabe Arbeitspapier 'Abschlussbericht' C) Grenzüberschreitende Projekte (Joelle Ramakers) 1. Interkulturelle Projektkommunikation 2. Grundregeln der EU-Förderung INTERREG 3. Grundlagen der öffentlichen Ausschreibungsregeln INTERREG Copyright ProjectService Chavet Aachener Straße 31 I B-4700 Eupen I Tel. & Fax: I 4

5 Eingesetzte Arbeitsmethoden Die Teilnehmer erwartet eine intensive, abwechslungsreiche und praxisorientierte Weiterbildung. Schwerpunkt der Weiterbildung ist die durch Projektmanagement-Arbeitspapiere (Word und Excel-Dateien) unterstützte Ausarbeitung eines konkreten Projekts (Veranstaltung) im Rahmen von moderierten Workshops. Als roter Faden dient ein Projektmanagement-Handbuch, welches den Teilnehmern ausgehändigt wird. Dieses Projektmanagement-Handbuch basiert größtenteils auf dem Arbeitsbuch «Projektmanagement - Grundlagen, Methoden und Techniken, Zusammenhänge» von J. Boy, C. Dudek und S. Kuschel, Gabal-Verlag. Das Ergebnis der gemeinsamen Projektarbeit ist eine vollständige Dokumentation dieser Projektausarbeitung, die den Teilnehmern als Referenzprojekt für ihre zukünftige Projektarbeit dienlich sein wird. Am Ende jeder Seminareinheit wird das Wesentliche in Checklisten zusammengefasst. Die Erfahrungen und das bereits vorhandene Know-how der Teilnehmer werden aktiv in die Weiterbildung mit einbezogen. Übersicht der eingesetzten Arbeitsmethoden: Projektmanagement-Handbuch Der praxisorientierte Leitfaden für Projektarbeit Praxis-Fallbeispiel Veranstaltungsprojekt Praktische Arbeitsaufgaben Arbeitspapiere für die Projektausarbeitung und -dokumentation Projekt-Moderation Projektarbeit in Projektteams (Gruppenarbeiten), inkl. Präsentieren von Arbeitsergebnissen MindMapping mit MindManager-Software Visualisierung / Präsentation Erfahrungsaustausch und Feedback Checklisten Motto: «So viel Theorie wie nötig, so wenig wie möglich» Copyright ProjectService Chavet Aachener Straße 31 I B-4700 Eupen I Tel. & Fax: I 5

6 Referent/Trainer: Eric Chavet (36) Master in Wirtschaftswissenschaften, Schwerpunkt Human Resources & Organisation (HEC - Hautes Etudes Commerciales, Lüttich) Lehrbefähigung A.E.S.S. in Betriebswirtschaftslehre (HEC, Lüttich) Spezialisierung in Projektmanagement (EHSAL Management School, Brüssel) Freiberuflicher Trainer in allgemeiner Betriebswirtschaftslehre, Kostenrechnung sowie Projektmanagement im Rahmen der beruflichen Aus- und Weiterbildung und der Erwachsenenbildung sowie für den Mittelstand und KMU Co-Autor der französischen Übersetzung des Arbeitsbuchs «Projektmanagement - Grundlagen, Methoden und Techniken, Zusammenhänge» (erschienen im Verlag De Boeck Université) Besondere Projekterfahrung in folgenden Bereichen: Existenzgründung und - sicherung, Aus- und Weiterbildung, Veranstaltungsmanagement, Promotion & Marketing Gründungs- und Vorstandsmitglied der Sprach- und KulturLernZentrum V.o.G. Praktische Informationen und Hinweise Dauer: 44 Stunden (11 x 4 Stunden) Zeitraum: Vom 5. September bis zum 14. November, jeweils donnerstags von 09:00 bis 13:00 Veranstaltungsort: Raum Aachen, Sitz der Euregio Maas-Rhein, Gospertstrasse 42, 4700 Eupen Logistik und Material vor Ort: Laptop + Beamer + Leinwand; zusätzliche Laptops für die Gruppenarbeit; Flipchart + Papier; Pinnwände + Papier + Pinn-Nadeln; Filzschreiber Unterlagen: jeder Teilnehmer erhält ein Projektmanagement-Handbuch Copyright: Alle Seminarunterlagen und Dokumente sind urheberrechtlich geschützt. Ihre weitere Verwendung, Vervielfältigung und/oder Weiterreichung bedarf der vorherigen Zustimmung des Seminarleiters, Herrn Eric Chavet. BRAWO: Die Weiterbildungen von Project Service Chavet sind durch BRAWO förderfähig Infos, Bedingungen, Antragsformulare: Copyright ProjectService Chavet Aachener Straße 31 I B-4700 Eupen I Tel. & Fax: I 6

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