Aus fünf mach eins. organisatorische Herausforderungen bei der Realisierung der Freihandbibliothek vonroll (UB und PH Bern)

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1 Aus fünf mach eins organisatorische Herausforderungen bei der Realisierung der Freihandbibliothek vonroll (UB und PH Bern) Isabelle Kirgus und Regula Schatzmann UB Bern 5. September 2014, BIS Kongress Lugano

2 Einleitung Inhalt des Vortrags Grundlagen der Projektorganisation = Projektmanagement Theorie des Projektmanagements Praxis bei der Einrichtung der FHB vonroll anhand von 2 Beispielen: Vorgehen Konsequenzen Lerneffekte 2

3 Ablauf Vorstellung des Projekts Projektmanagement als Lehre Praktisches Projektmanagement: Beispiele aus der Umsetzung Lessons Learned Peter Keuntzer / Keystone 3

4 Das Projekt: Ausgangslage Grossprojekt Bibliothek vonroll mit 6 Teilprojekten Teilprojekt 3: Freihandbibliothek Betriebskonzept, RFID, Reklassifizierung, V:Scout (virtuelles Leitsystem) Reklassifizierung innerhalb von Teilprojekt 3 ein Arbeitspaket mit höherer Komplexität: Zusammenführung von Bibliotheksbeständen Reklassifizierung Umsignierung (je Standort) und Umzug Neuaufstellung 4

5 Das Projekt: Ausgangslage Zusammenführung von 5 Berner Bibliotheken an verschiedenen Standorten in eine Bibliothek Bibliothek vonroll Universität Bern Sozialwissenschaften Erziehungswissenschaft Psychologie PH Bern Vorschul- und Primarstufe Heilpädagogik 5

6 Das Projekt: Ausgangslage Überführung von 5 Hausklassifikationen in eine einheitliche Systematik (Regensburger Verbundklassifikation, RVK) Triage in Freihandbestand und Magazinbestand formale (inhaltliche) Kriterien (= ganze Signaturenblöcke werden in die FHB überführt) vor Ort in den einzelnen Bibliotheken: Umetikettierung Umzug von fünf Standorten in die FHB vonroll Neuaufstellung bei Eröffnung: rund Medien (vorhandene Bestände und Neuerwerbungen ) 6

7 Das Projekt: Ausgangslage Zeitrahmen: Juli 2010 Ende Juli 2013 = rund 3 Jahre Voraussetzungen beim Start Durchführung Januar 2011: Entscheid für eine Aufstellungssystematik (Juli 2010) Finanzierbarkeit (Oktober 2010) Personal (Dezember 2010) Datenanreicherung RVK (Januar 2011) 7

8 Das Projekt: Theorie und Praxis Theorie Initiierung Planung Durchführung + Controlling Abschluss Projektanforderungen und -ziele Kostenschätzung Machbarkeit Risikomanagement PROJEKT- ANTRAG Stakeholderanalyse Projektorganisation Qualitätsmanagement 8

9 Das Projekt: Theorie und Praxis Theorie Initiierung Planung Durchführung + Controlling Abschluss Personalplanung, Rollen Termin- und Meilensteinplan Projektstrukturplan Risikomanagement Kosten- und Ressourcenplan Qualitätsmanagement 9

10 Das Projekt: Theorie und Praxis Theorie Initiierung Planung Durchführung + Controlling Praxis Initiierung Planung Durchführung Abschluss Abschluss Herausforderungen bei der Umsetzung Illustriert an 2 Beispielen aus der Praxis für den Bereich Personal- und Ressourcenplanung 10

11 Das Projekt: Einstieg in die Praxis Initiierung Durchführung Abschluss Planung Team 1: Notationsvergabe Team 2: Individualsignatur - Eintrag Signatur in Bib.system Team 3: Neuetikettierung Entsprechend: Personalplanung Ressourcenplanung Wissenschaftliche BibliothekarInnen BibliothekarInnen Stud. Hilfskräfte Planung Team 1: Notationsvergabe Team 2: Individualsignatur Team 3: Neuetikett. 11

12 Beispiele aus der Praxis 1: Arbeit mit Excellisten Planung Vergabe Notation auf.xls-listen mit endgültigem, auf das Projekt zugeschnittenem Charakter. Direkt aus Bib.system abgezogen. Vorgaben: getrennt nach Bibliotheken Mehrfachtitel auf einer Liste (gleiche Notation) nur Bestände für FHB vonroll (einzelne Signaturenblöcke) mit Fremddaten (RVK-Notationen) 12

13 Beispiele aus der Praxis 1: Arbeit mit Excellisten Planung Praxis Vergabe Notation auf.xls-listen mit endgültigem, auf das Projekt zugeschnittenem Charakter. Direkt aus Bib.system abgezogen Vergabe Notation auf.xls-listen Abgezogene Listen unvollständig Folge: veränderter Prozess. Generierung neuer Listen, gesamte Listenverwaltung in Excel Triage Signaturenblöcke für FHB vonroll Erstellen Liste Mehrfachtitel Übertrag bereits geleisteter Arbeit sowie vorhandener RVK-Fremddaten durch Listenzusammenführung 13

14 Beispiele aus der Praxis 1: Arbeit mit Excellisten Umstellung des Prozesses: schliesslich ein Glücksfall! Weiterverwendung der Daten für viele andere Zwecke Planung der Medienaufstellung in den Bibliotheksregalen Vergabe der Laufnummer Aufbereitung der Daten für die Druckerei Etikettendruck 14

15 Beispiele aus der Praxis 2: Signatureintrag in Bibliothekssystem Planung Manueller Eintrag Notation (zus. mit Individualsignatur) in Bibliothekssystem (Aleph) Praxis Automatisches Einspielen Notation und Individualsignaturteil (Laufnummer) Team 1 Notation Team 2 Individ. VRF_DP_ (2) 15

16 Planungsänderungen: wie? Zeitfenster Problemstellung - Problemlösung Planung Team 1: Notationsvergabe Team 2: Individualsignatur Team 3: Neuetikett. Neue Planung der Personalressourcen mehr Aufgaben für Team 1 (Notationsvergabe) Listenverwaltung und generierung Laufnummervergabe (als Teil der Individualsignatur) weniger Aufgaben für Team 2 (Individualsignaturvergabe) weniger manuelle Einträge in Bibliothekssystem kleinerer Medienbestand zum Individualisieren wie? mit Hilfe von Werkzeugen des Projektmanagements 16

17 Werkzeug 1: Projektstrukturplan Projekt Erfassen der Signatur im Bibliothekssystem Teilprojekt Vergabe der Notation Vergabe der Laufnummer Einspielen in Bibliothekssystem Arbeitspakete Einfach vorhanden e Titel der 5 Zweigstellen Mehrfach vorhandene Medien der 5 Zweigstellen Excellisten vorbereiten Laufnummer in xls-liste eintragen Excellisten vorbereiten Notation// Laufnummer einspielen Excellisten vorbereiten Team 1 Team 2 Partner 17

18 Team Aktivität Zeit/Medium Anzahl Medien Aufwand Total 1 Vergabe Notation 2 Min. rund Vergabe Laufnummer 2 3 Min. Vergabe Indivdualsignatur 2 3 Min.? rund Pilot neu rund ursprünglich rund Stunden 540 Arbeitstage Stunden 440 Arbeitstage Stunden 810 Arbeitstage Werkzeug 2: Anpassung der Aufwandberechnung Umschichtung Reduktion Nutzen für: Neuberechnung Personalaufwand bzw. Verteilung der Ressourcen auf die Teams Entwurf Terminplan 18

19 Werkzeug 3: Terminplan Abschluss Pilot Abschluss Einlesen Notation/ Laufnummer in Bib.sys. Abschluss Einlesen Notation/ Laufnummer in Bib.sys. 19

20 Ausblick: Lessons Learned Akzeptanz des Projekts bei Geschäftsleitung und betroffenen Dienststellen sicherstellen Planungsphase muss genügend Aufmerksamkeit und Zeit erhalten Ressourcen bereits bei Projektinitialisierung bereitstellen Bei komplexen Prozessen während der Planungsphase Tests einrichten Werkzeuge des Projektmanagements nutzen: Problemlösungsmethodiken, die immer Ressourcen und Zeit berücksichtigen Laufende Evaluation (Controlling): Terminüberwachung, Ressourcen, Risiken, Qualität, mit Änderungen umgehen Umsetzung im laufenden Betrieb und Nachhaltigkeit beachten 20

21 Impressionen aus der heissen Phase 21

22 Impressionen aus der heissen Phase 22

23 Impressionen aus der heissen Phase 23

24 Impressionen aus der heissen Phase 24

25 Impressionen aus der heissen Phase 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 26