Dossier: Wissenswertes zu Videokonferenzen Vorbereitung, Organisation und Durchführung Begriffsdefinition

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1 Dossier: Wissenswertes zu Videokonferenzen Vorbereitung, Organisation und Durchführung Begriffsdefinition Laden Sie ein zum virtuellen Treffen Einen ganzen Tag investieren, um an einem 2-stündigen Meeting teilzunehmen? Wenn das Reisen zur teuren Pflicht und Last wird, sind Videokonferenzen ein praktikabler Ersatz, um Dienstreisen für Besprechungen einzusparen. Videokonferenzen sind von Vorteil, wenn sich die Teilnehmer bereits kennen, Informationen austauschen und Inhalte diskutieren. Bei neuen Kontakten ist dagegen die Dienstreise mit direktem persönlichen Gespräch vorteilhafter. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per Bestellung per Fax: 089/ Die Vorteile für Sie auf einen Blick 1. Videokonferenzen lassen sich kurzfristig organisieren. 2. Es fallen keine Reisekosten an. 3. Die Gesprächspartner können sich sehen und hören. 4. Die Teilnehmer können Präsentationen des anderen Gesprächspartners mitverfolgen.

2 5. Sie stellen eine Möglichkeit von Meetings auf Distanz dar. 6. Sie bieten engere Team- und Projektarbeit durch regelmäßige virtuelle Meetings. Ob Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen Geld sparen können, hängt ab von der eingesetzten Technologie (Investitions- und Übertragungskosten), der Besprechungslänge, der Häufigkeit der Besprechungen, den Entfernungen der Teilnehmer, dem Stundensatz der Teilnehmer, dem sonst gewählten Verkehrsmittel und der weiteren Nutzung der Anlage im gesamten Unternehmen. So errechnen Sie den Nutzen Die Übertragungskosten können in der Größenordnung von 1 pro Minute zu Buche schlagen. Oft scheinen daher die reinen Übertragungskosten einer Videokonferenz höher zu liegen als die Reisekosten. Berücksichtigen Sie aber immer auch die entgangene oder weniger effektiv genutzte Arbeitszeit, die den Teilnehmern aufgrund ihrer Reise entsteht. Oftmals ist dann nämlich die Videokonferenz billiger. Grob kann man sagen: Wenn es über 10 Treffen im Jahr von 5 Stunden Dauer mit 10 Personen aus Nord- und Süddeutschland gibt, dann amortisiert sich selbst ein kostenintensives Raumsystem

3 innerhalb eines halben Jahres. So organisieren Sie eine Videokonferenz Erstellen Sie zunächst eine Teilnehmerliste. Legen Sie anschließend gemeinsam mit Ihrem Chef die Agenda fest und versenden Sie diese rechtzeitig an die Teilnehmer. Achten Sie bei der Terminvereinbarung gegebenenfalls auf die verschiedenen Zeitzonen: Bei Teilnehmern aus anderen Ländern müssen Sie eine für alle Beteiligten günstige Uhrzeit festlegen. Bestimmen Sie, wer wen anruft und versorgen Sie die Teilnehmer im Vorfeld mit allen wichtigen Unterlagen. PRAXIS-TIPP: Am besten ist, Sie haben ein extra dafür ausgestattetes Zimmer parat. Ein Büro in einen Videokonferenzraum zu verwandeln, ist nämlich mit großem Aufwand verbunden. Daneben bieten aber auch die Telekom und andere private Unternehmen technisch perfekt eingerichtete Videokonferenzräume zum Mieten an. So läuft eine Videokonferenz ab Zunächst stellt der Initiator der Konferenz die Teilnehmer vor. Am besten stellt jeder ein Namensschild vor sich auf. PRAXIS-TIPP: Bitten Sie die Teilnehmer, bei ihrer Kleidung möglichst neutrale Farben (Blau oder Grau) zu wählen Weiß reflektiert, Rot wirkt hingegen zu aggressiv. Nach der Konferenz sollte wie bei jedem anderen Meeting auch ein Ergebnisprotokoll erstellt werden. Versenden Sie dieses dann

4 möglichst schnell, da die Informationen kurz nach dem Termin noch frisch sind. Mit diesen Problemen müssen Sie rechnen Einige Videokonferenzsysteme haben auch Nachteile: Körpersprache, Gestik, Blickkontakt, Blickrichtung und Mimik werden aufgrund der schlechten Auflösung und einer oft falschen Kameraperspektive missverständlich dargestellt. Das Fraunhofer Institut in Stuttgart hat jedoch ein System zur virtuellen Videokonferenz entwickelt, das diese Probleme ausräumt. Dabei wird die reelle Arbeitsumgebung nahtlos und perspektivisch korrekt auf dem Bildschirm im virtuellen Konferenzraum so fortgeführt, dass die Gesprächspartner ganz gleich ob sie in London, Brüssel oder Köln sind scheinbar am gleichen Tisch sitzen. Begriffsdefinitionen Desktop-Systeme werden direkt am Arbeitsplatz eingerichtet und ermöglichen es dem einzelnen Benutzer, Audio- und Videodaten sowie andere Inhalte mittels PC und einer Kamera zu nutzen. Professionelle Alternativen sind sogenante All-in-one-Systeme ein TFT-Bildschirm mit integrierter Videokonferenzeinheit. Bei Gruppen-Systemen sind alle erforderlichen Komponenten (Hardware, Software, Kamera) in einer Einheit integriert. Die Geräte sind dadurch mobil, flexibel einsetzbar und bilden den optimalen Einstieg in die Welt des Videoconferencings. Die sogenannten Highend-Systeme decken nahezu alle Anforderungen an visuelle Kommunikationssysteme ab. Mit umfassenden Funktionen kann die optimale Lösung für jede Anwendung gefunden werden. Multipoint-Systeme (MCU = Multi Control Unit) sind zentrale Netzwerk-Komponenten, die Audio-/und Videokonferenzen mit nahezu unbegrenzter Anzahl an Standorten ermöglichen. Dabei

5 spielt es keine Rolle, mit welcher Bandbreite, mit welcher Technologie (IP, ISDN) oder welchen Systemen die einzelnen Teilnehmer verbunden werden. Die MCU regelt alles und garantiert damit ein optimales Konferenz-Ergebnis. Die Steuerung und Bedienung der Brücke geschieht ganz einfach über entsprechende Software-Tools. Eine mobile Videokonferenz kann mit einem transportablen System abgehalten werden. Besuchen Sie uns im Internet unter:

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