Organisieren einer Videokonferenz Handout für Mitarbeiter

Transkript

1 1 Organisieren einer Videokonferenz Handout für Mitarbeiter Stand:

2 2 VORWORT Videokonferenz LifeSize-Cloud Ab sofort gibt es eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit unsere Unternehmen miteinander zu vernetzen. Videokonferenzen sind nun auch mit externen Partnern leicht realisierbar. Videokonferenzen können ab sofort mit Einsatz von mobilen Geräte wie Laptop, Smartphone etc. neben den bekannten Videokonferenzanlagen abgehalten werden Die virtuellen Räume können auch für Telefonkonferenzen genutzt werden. DAS ORGANISIEREN EINES VIRTUELLEN RAUMES 1.) Buchung einer Videokonferenz 2.) Buchung einer Telefonkonferenz Buchung einer Videokonferenz Um eine Videokonferenz durchführen zu können, ist die Reservierung eines virtuellen Raumes erforderlich. Die erforderlichen Räume finden Sie im Outlook-Kalender in der Raumliste. Diese sind als virtuelle Räume gekennzeichnet.

3 3 Nach dem Versand der Raumanfrage erhalten Sie als Mitarbeiter (Organisator) den Hinweis, dass die Zusage noch aussteht. In dieser Mail befinden sich bereits der Link und eine Rufnummer zum virtuellen Raum. Achtung: ggf. ist die Buchung eines virtuellen und des physischen Videokonferenzraumes am Standort erforderlich z.b. wenn die Videokonferenzanlage genutzt werden muss. Der Raumverantwortliche (Stellvertreter) erhält gleichzeitig eine Mail mit der Bitte um Freigabe der Videokonferenz. Anschließend prüft der Raumverantwortliche (Stellvertreter) die Verfügbarkeit des virtuellen Videokonferenzraums und erteilt eine Zu- oder Absage. Sie erhalten automatisch eine Mail. Nachdem die Zusagen erteilt wurden, ist der Raum reserviert und kann für den Termin genutzt werden. Sie können nun die erforderlichen Teilnehmer mittels einer separaten Einladung einladen. Achtung: Bitte hinterlegen Sie in der Einladung den Link und die Rufnummer für Ihre Konferenz. In Ausnahmefällen ist auch die Vergabe eines PINs für eine zusätzlich Steigerung der Sicherheit möglich. Hierzu sprechen Sie bitte Ihre Raumverantwortlichen vor Ort an. Zusätzlich können Sie Ihrer Einladung einen Leitfaden für die Einwahl in die Konferenz

4 4 beilegen bzw. einen Hinweis vermerken, wo die Unterlagen zu finden sind. Die Unterlagen hierzu finden Sie auch auf Buchung einer Telefonkonferenz Die virtuellen Räume können auch für die Durchführung von Telefonkonferenzen genutzt werden. Die Vorgehensweise zur Buchung einer Telefonkonferenz entspricht der Buchung einer Videokonferenz. EINWAHL IN EINE VIDEOKONFERENZ 1.) Einwahl in eine Konferenz via Browser 2.) Einwahl in eine Konferenz via Smartphone 3.) Einwahl in eine Konferenz via Life Size-Anlage 4.) Bei Fragen oder Problemen Einwahl in eine Konferenz via Browser 1. Rufen Sie den beigefügten Link aus der Einladung mittels des Internet Explorers auf (Achtung: nicht den EDGE-Browser verwenden). Alternativ kann auch Google-Chrome genutzt werden. Besitzer eines Surface benötigen eine gesonderte Software. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit der Team Business IT GmbH auf. 2. Geben Sie bitte Ihren Namen (1) ein und klicken Sie auf weiter (2).

5 5 3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kamera Ihres PCs (1) und klicken Sie anschließend auf weiter (2). 4. Wählen Sie bitte die Audio-Voreinstellung zu 1. Computer-Audio verwenden Hier nutzen Sie den Lautsprecher und das Mikrofon Ihres Laptops. Bitte wählen Sie eine Option und klicken auf Beitreten. zu 2. Mit einem (Mobil-) Telefon anrufen Hier ist die Einwahl über ein Festnetz- Telefon oder Mobilfunktelefon erforderlich. Bitte wählen Sie die beige- Fügte Rufnummer und geben Sie anschließend die Konferenznummer ein. (siehe Termineinladung) Nun klicken Sie auf Beitreten. Die Konferenz kann starten.

6 6 Einwahl in eine Konferenz via Smartphone Um an einer Videokonferenz mittels Smartphone teilnehmen zu können, benötigen Sie die LifeSize-App. Diese ist für Android- und Apple-Geräte verfügbar. 1. Laden Sie die App aus Ihrem Store herunter und starten diese. 2. Klicken Sie auf Gastbenutzer (1) und geben Sie bitte Ihren Namen (2) und Ihre Konferenzraumnummer (3) ein. Die Konferenzraumnummer entnehmen Sie bitte Ihrer Einladung. Anschließend drücken Sie bitte auf den Button Anruf tätigen. 3. Sie werden mit dem Konferenzraum verbunden und haben während der Verbindungslaufzeit folgende Möglichkeiten: 1. Mikrofon deaktivieren 2. Kamera deaktivieren

7 7 3. Auflegen Einwahl in eine Konferenz via LifeSize-Anlage 1. Bitte Starten Sie die Videokonferenzanlage wie bekannt. Auf dem Bildschirm erscheint der Home-Screen Ihrer Videokonferenzanlage vor Ort. 2. Drücken Sie den gelben Button auf der LifeSize-Fernbedienung.

8 8 3. Es öffnet sich das Teilenehmerverzeichnis und Sie können den entsprechenden virtuellen Raum wählen in dem die Konferenz stattfindet. Die Verbindung zur Konferenz wird aufgebaut. Achtung: Ab sofort muss sich jeder Teilnehmer in einem virtuellen Raum einwählen!

9 9 Bei Fragen oder Problemen Bei Fragen oder Problemen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach per Mail unter oder per Telefon unter der Rufnummer Die Hinweise zu den einzelnen Einwahlmöglichkeiten finden Sie auch auf unserer Homepage unter Ihre Team Business IT GmbH