Controlling von e-learning-systemen - Konzepte, Methoden und Werkzeuge

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Martha Brauer
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1 Dr. Frank Bensberg Institut für Wirtschaftsinformatik Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik & Controlling Leonardo-Campus 3 D Münster bensberg@uni-muenster.de Controlling von e-learning-systemen - Konzepte, Methoden und Werkzeuge

Leonardo-Campus 3 D-48149 Münster E-Mail:

2 Bildungscontrolling als interdisziplinärer Bezugsrahmen Kompetenzorientierte Ansätze Human-Ressource- Accounting Handlungsorientierte Ansätze Bildungscontrolling Phasen- und prozessorientierte Ansätze Ökonomische Ansätze Organisationstheoretische Ansätze 2

Handlungsorientierte Ansätze Bildungscontrolling Phasen- und

3 Konzeptioneller Bezugsrahmen Bereitstellungsebene Nutzungsebene Wirkungsebene Input Nutzung von E-Learning-Systemen Output 3

4 Probleme bei der Kostenbewertung Zentrale Kostenarten: Lizenzkosten, Servicekosten (Anschaffungskosten) 4 Quelle: Steinbring, M., Hampel, T. (2006)

5 Das TCO-Konzept Total Cost of Ownership Ursprung Gartner Group 1987 Methode zur Bestimmung der Total Cost of Ownership für IT- Investitionsobjekte Langfristige Betrachtung gesamter Lebenszyklus des Investitionsobjekts nicht nur Anschaffungskosten, sondern sämtliche Kosten (total costs) Erkenntnis Anschaffungskosten betragen nur ca. 20% der TCO 5

Betrachtung gesamter Lebenszyklus des Investitionsobjekts nicht nur

6 Kostenkatalog des TCO-Konzepts 6

7 Kostenkatalog des TCO-Konzepts Direkte Kosten im Sinne von geplanten bzw. budgetierten Kosten 7

8 Kostenkatalog des TCO-Konzepts Hard- und Softwarekosten für die unmittelbare Unterstützung von Anwenderprozessen (z. B. Produktivsystem) Hard- und Softwarekosten für das IT-Center (z. B. Testsystem) 8

9 Kostenkatalog des TCO-Konzepts Personalkosten des operativen Betriebs z.b. für technischen Support der E-Learning- Anwender 9

10 Kostenkatalog des TCO-Konzepts Personalkosten für Verwaltung z. B. Kosten für Lizenzmanagement und Inventarisierung 10

11 Kostenkatalog des TCO-Konzepts Indirekte Kosten durch unproduktive Anwenderaktivitäten und Systemausfälle 11

12 Werkzeug zur TCO-Kalkulation: TCO-Tool Reifes Open Source- Werkzeug Entwickelt im Rahmen der Open Source-Strategie der schweizerischen Bundesverwaltung Unterstützung bei der Konstruktion und Analyse von TCO-Modellen Verfügbar unter 12

schweizerischen Bundesverwaltung Unterstützung bei der

13 Strukturierung des TCO-Objekts Hierarchische Strukturierung anhand von TCO-Kostenkategorien 13

14 Ermittlung des Mengen- und Wertgerüsts (Sachkosten) Ermittlung der Hardwarekosten für LMS-Server 14

15 Ermittlung des Mengen- und Wertgerüsts (Personalkosten) Ermittlung der Personalkosten für Support 15

16 TCO-Berechnung 16

17 Kritik des traditionellen TCO-Modells Langfristige Betrachtung Zins- und Steuereffekte? Vollständige Finanzpläne (VOFI) als investitionstheoretische Modelle Kostentransparenz Zusammenhang zwischen Sach- und Personalkosten wird zerschnitten Kosten für die Bereitstellung komplexer IT-Dienstleistungen werden nicht transparent Serviceorientierung? 17

Zusammenhang zwischen Sach- und Personalkosten wird zerschnitten Kosten für die

18 Serviceorientierung von E-Learning-Systemen Soziotechnisches Integrationsfeld Bereitstellung individueller E-Learning-Services für Endanwender Technisches Integrationsfeld Daten-, Funktions- und Prozessintegration heterogener Informationssysteme

E-Learning-Services für Endanwender Technisches

19 Serviceorientierung von E-Learning-Systemen Welche Organisationskonzepte bzw. welche organisatorische Hülle für das E-Learning-Service- Management?

20 Die IT-Infrastructure Library (ITIL) als Referenzmodell Ursprung in der öffentlichen Verwaltung (England) Mittlerweile de facto-standard für das IT- Servicemanagement Umfassendes Referenzmodell für das Management von IT-Services spezifiziert was gemacht werden muss, nicht jedoch wie bzw. die einzusetzenden Methoden ITIL-Managementbereiche 20

Umfassendes Referenzmodell für das Management von IT-Services spezifiziert was

21 Servicemanagement auf ITIL-Basis 21

22 Ermittlung von Total Cost of Services (TCS) 22

23 Ermittlung der Total Cost of Services Spezifikation der E-Learning-Services und des personellen / sachlichen Ressourcengerüsts

24 Ressourcenbewertung

25 Aggregation zu Total Cost of Services (TCS)

26 Anwendungsfelder für Total Cost of Services (TCS) Fundierung von Konsolidierungs-/Migrationsentscheidungen Preisermittlung für E-Learning-Services (Profit Center) Identifikation von Rationalisierungspotenzialen durch Auslagerung (Outsourcing) oder Reintegration (Insourcing) von E-Learning-Services Benchmarking von E-Learning-Plattformen 26

27 Nutzen von E-Learning-Systemen 27

28 Nutzungsebene Prozesscontrolling bzw. Activity Monitoring

29 Exemplarische Analyseperspektiven für E-Learning-Systeme Systemperspektive Anzahl der registrierten Akteure Anzahl der aktiven Akteure Verweildauer, Besuchsfrequenz, Organisationsperspektive Anzahl der Organisationseinheiten Anzahl der Akteure der OE Online-Visits, Page-Views, E- Learning- System Veranstaltungsperspektive Anzahl der Abonnenten Online-Verweildauer Besuchsfrequenz, Ressourcenperspektive Abruf und Reichweite von Lernobjekten (Reach) Anzahl und Abruf von Diskussionsbeiträgen, 29

30 Exemplarische Analyseperspektiven für E-Learning-Systeme 30

31 Beispielimplementierung Veranstaltungskennzahlen Diskussionskennzahlen Materialkennzahlen 31

32 Literatur Bensberg, F.: Total Cost of Services von E-Learning-Plattformen - Konzeptionelle Grundlagen und softwaregestützte Anwendung, in: DelFI elearning Fachtagung Informatik (Proceedings), Bonn Bensberg, F., Dewanto, B. L.: TCO VOFI for E-Learning Platforms, in: ITI Poster Abstracts of the 25th International Conference on Information Technology Interfaces, Cavtat, Croatia, June , S Grob, H. L., Bensberg, F., Dewanto, B. L., Düppe, I.: Controlling von Learning Management-Systemen - ein kennzahlenorientierter Ansatz, in: Campus 2004 (Tagungsband), Kommen die digitalen Medien an den Hochschulen in die Jahre?, Hrsg.: D. Carstensen, B. Barrios, Band 29 der Gesellschaft für Medien in der Wissenschaft (GMW), Münster 2004, S Grob, H. L., Bensberg, F., Dewanto, B. L.: Developing, Deploying, Using and Evaluating an Open Source Learning System, in: Journal of Computing and Information Technology, 12. Jg., 2004, H. 2, S Grob, H. L., Bensberg, F., Kaderali, F., A Behavioural Approach for the Coordination of Open Source Software Intermediaries, in: Informatik verbindet, Band 2, Beiträge der 34. Jahrestagung der Gesellschaft für Informatik e.v. (GI), Ulm, September 2004, Hrsg.: P. Dadam, M. Reichert, Bonn 2004, S Steinbring, M., Hampel, T.: Nachfragerorientierte Lizenzierung in e-learning-umgebungen Eine Klassifikation typischer Lizenzmodelle, in: DelFI Proceedings, Bonn 2006, S

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