Einführung der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale. ELStAM. Informationen für Arbeitgeber zum Einstieg in das elektronische Verfahren.

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1 Einführung der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale ELStAM Informationen für Arbeitgeber zum Einstieg in das elektronische Verfahren Folie 1

2 Inhalte 1. Das ELStAM-Verfahren 2. Einstieg in das ELStAM-Verfahren 3. Informationsquellen und Musteranschreiben Folie 2

3 Das ELStAM-Verfahren Einführungszeitraum verpflichtender Start ins Verfahren für alle AG Dezember 2013 spät möglichster Einstieg AG Einführungszeitraum Verfahrenseinstieg (Kulanzregelung) Folie 3

4 Das ELStAM-Verfahren Was liefert die ELStAM-Datenbank? ELStAM: Identifikationsnummer Geburtsdatum Steuerklasse Faktor bei StKl IV Kinderfreibetragszähler Kirchensteuerabzug Summe der Freibeträge Hinzurechnungsbetrag = Angaben der bisherigen LSt-Karte Folie 4

5 Das ELStAM-Verfahren Teilnahme am Verfahren ELStAM-Verfahren gilt grds. für jeden Arbeitgeber mit sämtlichen Arbeitsverhältnissen pauschaliert abgerechnete Minijobs beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer (z.b. Erntehelfer) auf Antrag unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer Ausnahmen insbesondere Knappschaft Bahn/See Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Folie 5

6 Aufgaben des Arbeitgebers Arbeitnehmer IdNr. Geburtsdatum Hauptarbeitgeber Ja / Nein Arbeitgeber 1. Anmeldung ELStAM- Datenbank 2. Änderungslisten 3. Abmeldung Folie 6

7 Aufgaben des Arbeitgebers Voraussetzung für die Teilnahme am elektronischen Verfahren Registrierung im ElsterOnline-Portal: Organisationszertifikat anfordern bestehende Zertifikate können genutzt werden (LSt-Anmeldung, LSt-Bescheinigung) weitere Informationen finden Sie im ElsterOnline-Portal unter Folie 7

8 Aufgaben des Arbeitgebers 1. Anmeldung der Arbeitnehmer durch den AG Arbeitgeber Arbeitnehmer ELStAM- Datenbank Notwendige Angaben: StNr der lohnsteuerlichen Betriebsstätte IdNr und Geburtsdatum des Arbeitnehmers Beginn der Beschäftigung und der Zeitpunkt des ersten Datenabrufs (Referenzdatum) Wichtig: Merker Hauptarbeitgeber (StKl I V) setzen, sonst automatisch Nebenarbeitgeber (StKl VI) Folie 8

9 Aufgaben des Arbeitgebers Anmeldung: Fehlerquelle Merker Hauptarbeitgeber 1. Merker Hauptarbeitgeber nicht gesetzt 2. fälschlicher Weise gesetzter Merker Hauptarbeitgeber 3. Wechselfälle (z.b. vom Hauptarbeitgeber zum Nebenarbeitgeber) Erneute Anmeldung mit identischem Datum Beschäftigungsbeginn führt im Moment zur Abweisung Lösung: Anwendung der bisherigen Papierbescheinigung bis zwei Monate nach Einsatz der neuen Programmversion BMF-Schreiben vom Folie 9

10 Aufgaben des Arbeitgebers 1. Anmeldung der Arbeitnehmer durch den AG ELStAM- Datenbank zeitversetzt Anmeldebestätigung inkl. ELStAM Arbeitgeber Anmeldebestätigung: Datenabruf über eine Lohnbuchhaltungssoftware automatisierte Datenübernahme der ELStAM Alternative: ElsterFormular (www.elster.de) Folie 10

11 Aufgaben des Arbeitgebers Anfrage Stand der Bearbeitung Folie 11

12 Aufgaben des Arbeitgebers 2. Abruf der Änderungslisten Arbeitgeber Abruf zeitversetzt ELStAM- Datenbank Änderungsliste: Pflicht zum monatlichen Abruf Abruf ab dem 5. Werktag des Monats möglich Liste enthält alle bis zum Ende des vorangegangenen Monats geänderten ELStAM ( gültig ab ), ggf. Leerliste Datenabruf über eine Lohnbuchhaltungssoftware automatisierte Datenübernahme der ELStAM (ggf. inklusive automatisierter Rückrechnung) Folie 12

13 Aufgaben des Arbeitgebers 3. Abmeldung bei Beendigung Beschäftigungsverhältnis Arbeitgeber Abmeldung AN zeitversetzt ELStAM- Datenbank Abmeldung: erfolgt über die Lohnbuchhaltungssoftware danach keine Abrufberechtigung mehr Folie 13

14 Inhalte 1. Das ELStAM-Verfahren 2. Einstieg in das ELStAM-Verfahren 3. Informationsquellen und Musteranschreiben Folie 14

15 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Beispiel für den Verfahrenseinstieg Papierverfahren Beispiel: Juni 2013 Einstieg ins ELStAM-Verfahren Grundsatz: keine Rückkehr zum Papierverfahren abgerufene ELStAM sind anzuwenden Einführungszeitraum Verfahrenseinstieg Folie 15

16 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Grundsätze im Einführungszeitraum Papierbescheinigungen sind bis Ende 2014 aufzubewahren Anmeldung als Haupt-AG nur nach Vorlage LSt-Karte 2010 oder Ersatzbescheinigung (StKl I V) Rückgabe der Papierbescheinigungen bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses Folie 16

17 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Vorbereitende Maßnahmen des Arbeitgebers vor Einstieg Stammdaten in den Lohnkonten überprüfen, insbesondere: Geburtsdatum IdNr. Programmleistung des Softwareherstellers sicherstellen Arbeitnehmer über den geplanten Einstieg informieren z.b. durch Musteranschreiben Werbung bei Arbeitnehmern zur Kontrolle und Neubeantragung ihrer Freibeträge Folie 17

18 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Empfohlene Vorgehensweise Verfahrenseinstieg nach den vorbereitenden Maßnahmen Anmelden der Arbeitnehmer Arbeitnehmer bei Abweichungen informieren Folie 18

19 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Musteranschreiben Folie 19

20 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Empfohlene Vorgehensweise Anmelden der Arbeitnehmer Arbeitnehmer bei Abweichung informieren Anwendung der ELStAM Folie 20

21 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Empfohlene Vorgehensweise Anmelden der Arbeitnehmer Arbeitnehmer bei Abweichungen informieren Anwendung der ELStAM mit Zustimmung des AN: bis zu 6 Monate weiterhin Papierbescheinigung innerhalb dieser 6 Monate: Zeit zur Klärung ELStAM Arbeitnehmer Finanzamt Hinweis auf Leitfaden für das Lohnbüro Folie 21

22 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Empfohlene Vorgehensweise Anmelden der Arbeitnehmer gelöst: Problem nicht gelöst: Arbeitnehmer informieren Änderungsliste Ablauf 6 Monate Anwendung der ELStAM Folie 22

23 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Empfohlene Vorgehensweise Anmelden der Arbeitnehmer gelöst: Problem nicht gelöst: Arbeitnehmer informieren Anwendung der ELStAM Änderungsliste Ablauf 6 Monate es sei denn: Besondere Bescheinigung für den LSt-Abzug Folie 23

24 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Ausstellung in folgenden Fällen: gebildete ELStAM fehlerhaft keine (zeitnahe) Korrektur durch Finanzamt möglich Finanzamt Besondere Bescheinigung Arbeitnehmer Besondere Bescheinigung Arbeitgeber Folie 24

25 Einstieg in das ELStAM-Verfahren Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Ablauf beim Arbeitgeber: Anwendung der Besonderen Bescheinigung (Voraussetzung LSt-Karte/Ersatzbescheinigung liegt vor) monatlicher Abruf der Änderungsliste führt zu einem Fehlerhinweis (Abrufmöglichkeit durch Finanzamt gesperrt) nach Korrektur hebt das Finanzamt Sperre auf Abruf führt nicht mehr zu einem Fehlerhinweis die nun bereitgestellten ELStAM sind anzuwenden Folie 25

26 Einstieg in das ELStAM-Verfahren technische Probleme Arbeitgeber Arbeitgeber ELStAM- Datenbank Lösung: 1. AG kann nicht auf das ELStAM-Verfahren umstellen: Softwarehersteller kontaktieren Papierbescheinigung weiterhin zu Grunde legen (Hinweis auf Kulanzregelung) 2. Programmausfälle nach erfolgreichem Einstieg Softwarehersteller kontaktieren Anwendung voraus. LStAM für max. 3 Monate Folie 26

27 Inhalte 1. Das ELStAM-Verfahren 2. Einstieg in das ELStAM-Verfahren 3. Informationsquellen und Musteranschreiben Folie 27

28 Informationsquellen Informationen für Arbeitgeber häufig gestellte Fragen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Arbeitgeber-Leitfaden (Registrierung, Abruf der ELStAM) Kurzfilme (Registrierung im ElsterOnline-Portal) Leitfaden für das Lohnbüro Fallbeispiele (An- und Abmeldung Arbeitnehmer) Folie 28

29 Musteranschreiben Anschreiben an Arbeitnehmer Lohnsteuer-Freibeträge Informationsschreiben für Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg Informationsschreiben für Arbeitnehmer mit der ersten Lohnabrechnung Bescheinigung des Arbeitgebers zur Überprüfung der ELStAM Folie 29

30 Die Lohnsteuerkarte geht jetzt online Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie 30

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