Grundlagen der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen

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1 Grundlagen der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen Martin Stürzlinger Vortrag am 6. September 2011 Was ist ein Archiv? Ein Archiv ist eine Organisation, die darauf gerichtet ist, Information für einen langen Zeitraum aufzubewahren. In der Regel bewahrt ein Archiv Unterlagen auf, die aus dem Handeln einer Verwaltung oder von Personen entstanden sind. Dazu kommen auch Sammlungen von Unterlagen aller Art, wie Nachlässe, Fotos, Filme, Audio, Pläne etc. Das Archiv beschäftigt dazu Spezialisten, die dafür sorgen, dass 1. Die Unterlagen in der richtigen Form übernommen werden 2. Nur archivwürdige Unterlagen übernommen werden 3. Die Unterlagen für einen langen Zeitraum aufbewahrt werden können 4. Die Unterlagen auch durch berechtigte Dritte benützt werden können Was ist ein Archivsystem? Der Begriff Archivsystem wird für sehr unterschiedliche Produkte verwendet. Diese dienen in der Regel nur für eine örtliche Verlagerung von den archivierten Unterlagen, wie zum Beispiel: Die Lagerung in einer Schachtel, Regal, Ordner Die Speicherung auf einem Server, im Internet, auf einer CD Die Auslagerung von Daten, s und ähnlichen Die Änderung von Zugriffsrechten (zum Beispiel in einem DMS) Alle diese Maßnahmen sind für sich genommen nicht geeignet, Daten oder Unterlagen für eine längere Zeit aufzubewahren.

2 Die Speicherung oder Lagerung von Unterlagen in einem Archivsystem eignet sich in der Regel nur so lange, als der ursprüngliche Kontext der Erzeugung erhalten bleibt. Meistens wird der ursprüngliche Zusammenhang der Erzeugung und damit das Verständnis für die Daten nach einiger Zeit zerstört, zum Beispiel bei: Einem Umzug in ein neues Gebäude Einer Migration der Daten in ein neues System Großen Organisationsänderungen, wie die Zusammenlegung oder Zerteilung von Abteilungen/Firmen Dem Wechsel der verantwortlichen Mitarbeiter Ungenügenden Geld-, Zeit- oder Personalressourcen Was ist ein Archivinformationssystem? Ein Archivinformationssystem ist eine für die Bedürfnisse eines Archivs spezialisierte Datenbank. Was sind diese spezifischen Anforderungen eines Archivs? Es müssen sehr uneinheitliche Daten(formate), von verschiedenen Organisationen/ Personen und unterschiedlichen Zeiträumen in einer Struktur verwaltet werden können. Zum Beispiel: Akten einer Verwaltung aus 1920 Fotografien aus 1950 Persönlicher Nachlass aus 1999 Elektronischer Akt aus 2009 Personal-Datenbank aus Urkunde aus 1348 Gerichtsakt aus 1744 Plan aus 1964 Audioaufnahme aus 1978 Filmaufnahme aus 2003

3 Wann ist ein Archiv? Unterlagen werden von einer Verwaltung oder Privatperson für einen bestimmten Zweck erzeugt und verwendet. In diesem Zeitraum können sie noch verändert und sogar gelöscht werden. Ab einem bestimmten Zeitpunkt sind die Unterlagen abgeschlossen und werden nicht mehr verändert. Sie werden aber aus juristischen oder anderen wichtigen Gründen noch aufbewahrt. Meistens werden die Unterlagen noch für die laufende Arbeit benötigt. Ab einem bestimmten Zeitpunkt werden die Unterlagen nicht mehr oder nur mehr selten benötigt. Sie können nun also archiviert werden. Meistens erfolgt nun eine Auswahl oder Bewertung, welche Unterlagen tatsächlich für lange Zeit aufbewahrt werden sollen und welche vernichtet werden können. Traditionell werden Unterlagen in der Verwaltung nach 30 Jahren ins Archiv abgegeben. Heute werden sie aber häufig bereits nach drei bis sieben Jahren abgegeben. Dieser Zeitraum ist auch für elektronische Unterlagen zu empfehlen. Die Unterlagen werden nun für die Langzeitarchivierung vorbereitet, zum Beispiel ans Archiv abgegeben, in Archivschachteln verpackt, in anderen Räumen gelagert etc. Wo ist ein Archiv? Archive können im Wesentlichen dezentral oder zentral geführt werden. Ein dezentrales Archiv bedeutet, dass jeder Produzent von Unterlagen sein eigenes Archiv führt. In einer Verwaltung bedeutet dies pro Abteilung ein Archiv. Tatsächlich gibt es aber in der Regel zentrale Archive, an die die meisten Abteilungen Unterlagen abgeben. Warum ist dies so? Wie oben bereits gezeigt, ist das Archiv ein Ort mit Spezialisten für langes Aufbewahren. Es ist also sinnvoll und effizient, diese Aufgabe zentral abzuwickeln. Bei traditionellen Unterlagen ist dies fast überall anerkannt. Bei elektronischen Unterlagen ist das aber nicht so. Da es an einer zentralen Institution fehlt, werden dezentrale Archive eingerichtet. So bekommt jede Anwendung sein Archiv. Ist ein Dokumentenmanagementsystem ein Archiv? Dokumentenmanagementsysteme (DMS) hat nur wenige Daten zur Beschreibung, diese sind nicht flexibel. Archivgut ist aber sehr verschieden und muss unterschiedlich beschrieben werden. Internationale Standards, wie ISAD(G), sehen eine detaillierte Beschreibung vor. Ein DMS muss immer den aktuellen Anforderungen eines Betriebs gerecht werden. Ältere Daten werden immer diesen Bedürfnissen angepasst, sei es der Name des

4 Aktenproduzenten, sei es die Form der Metadaten. Dies widerspricht zwei der Grundprinzipien der Archivierung. Das Provenienzprinzip besagt, dass immer der historische Produzent der Unterlagen kenntlich gemacht werden muss. Dieser muss mit richtigem Namen und Kompetenzen beschrieben werden können. Das Registraturprinzip besagt, dass die Unterlagen immer in ihrer historischen Entstehung bestehen bleiben müssen. Nachträgliche Änderungen von Inhalt oder Form sind unzulässig, da damit die Unterlagen zum Zeitpunkt der Entstehung nicht mehr nachvollziehbar sind. DMS ist nur ein System in einem Unternehmen. Daneben gibt es immer eine Reihe von anderen Systemen, die archivwürdige Unterlagen produzieren. Dazu gibt es die traditionellen historischen Archivunterlagen. Wird das DMS als Archivsystem genommen, führt dies unweigerlich zu mehreren Archivsystemen. Dies ist aus mehreren Gründen ein unzufriedenstellender Zustand: man die Daten in mehreren Systemen pflegen muss Der Aufwand für das Archiv erhöht sich, da eine Trennung von traditionellem und digitalem Archivgut erfolgt Der Aufwand für die IT erhöht sich, da sie in mehreren Systemen archivieren muss Ein externer Benutzer müsste das System kennen, in dem die Daten entstanden sind. Eine Suche über das gesamte Archiv wird so gut wie unmöglich. Ein einheitliche Hierarchie nach ISAD(G) ist unmöglich herzustellen Wenn man Daten in einem DMS archiviert, werden also mehrere Faktoren ignoriert. Diese Speicherung bedeutet vor allem nicht die Archivierung für einen langen Zeitraum und nicht für die gesamte Organisation. Trotzdem bieten die meisten DMS-Produkte oder -Hersteller auch die Archivierung an, teilweise sogar die Langzeitarchivierung. Dies wird dann verständlich, da die meisten Daten eines Unternehmens nur 7 Jahre aufbewahrt werden müssen, in seltenen Fällen darüber. In keinem Fall wird ein Zeitraum von 20 Jahren in der Planung berücksichtigt. Workflow der Archivierung in Papier Erzeugung von Unterlagen in einer Organisation oder von einer Person. Planung der Ablieferung der Unterlagen, was wird wann und wie abgegeben? Als Ergebnis wird eine Übernahmevereinbarung geschlossen.

5 Die Bewertung durch das Archiv trifft die Auswahl, was übernommen wird und was vernichtet wird. Mit der physischen Übernahme erfolgt die Eingliederung der Unterlagen ins Archiv. Zuerst erfolgt die Prüfung der Unterlagen im Archiv, ob diese den richtigen Inhalt haben und vollständig sind. Dann werden erste Erhaltungsmaßnahmen getroffen, wie Säuberung, Ordnung, Einschachtelung und die richtige Lagerung. Weiters erfolgt die Erschließung, wo der Inhalt der Unterlagen aufgenommen wird. Häufig wird aus dieser Information das Findbuch/der Findbehelf erstellt. Mit einem Findbuch oder der Publikation im Internet erfolgt die Veröffentlichung der Unterlagen. Diese werden zum gegebenen Zeitpunkt zur Benutzung freigegeben. Archivierung elektronischer Unterlagen Erzeugung von Unterlagen Erzeugt werden eine unterschiedliche Menge von Daten in Files auf File-Servern oder lokal auf einem Computer, s, DMS, RMS, Registern, GIS, Internet oder anderen Systemen. Planung der Ablieferung Ablieferungsvereinbarung Bleiben die Daten beim Produzenten? Bleiben die Daten im produzierenden System? Wie oben bereits gezeigt NEIN. Es braucht eine zentrale, spezialisierte Organisation, die eine Langzeitspeicherung als seine Aufgabe sieht. Nur so gibt es eine einheitliche Beschreibung, Verwaltung der Metadaten, Format-Migration und Zugriffspunkt für die Benutzung. Die Planung der Ablieferung beinhaltet eine Reihe von Punkten, unter anderem die Menge der Daten, die Häufigkeit, die Finanzierung usw. Ein wichtiger Punkt ist die Planung von Formaten: In welchem Format (XML-Schema) werden die beschreibenden Metadaten aus dem produzierenden System exportiert? In welchem Format (XML-Schema) wird der Content aus dem produzierenden System exportiert?

6 Bewertung der Unterlagen Wie in Papier müssen auch elektronische Unterlagen bewertet und zum Teil vernichtet werden. Sinnvollerweise ist die Bewertung Teil des Exports. Es werden also nur die archivwürdigen Teile der Daten exportiert. Übernahme = Ingest Die Übernahme ist mehr als nur das Überspielen der Files. Es sind eine Reihe von Schritten/Komponenten, die die abgelieferten Daten überprüfen, umwandeln und für die weitere Bearbeitung und Speicherung aufbereiten. Dieser Prozess wird Ingest genannt. Die Komponenten des Ingests sind unter anderem: Prüfung: Sind die Daten vollständig, sind alle notwendigen Metadaten vorhanden, sind die Daten vom richtigen Produzenten, sind die Daten frei von Computerviren, wurden die Daten verändert (Checksumme) etc. Erhaltungsmaßnahmen: Prüfung des File-Formats und Migration in die Langzeitformate. Erschließung: Teile der beschreibenden Daten werden dem AIS zur Verfügung gestellt. Erzeugung des Archivpakets (AIP): Umwandlung des SIP (Submission Information Packages - Ablieferungspaket) in ein AIP Übergabe des AIP an den Archival Storage. Erhaltungsmaßnahmen = Storage Die AIPs werden nun in einem Archivstorage gespeichert. Der Aufwand und die Sicherheit richten sich nach den Möglichkeiten des Archivs. Dies geht von einem einfachen File-Share, in dem die Daten doppelt abgelegt werden, bis zu sehr aufwändigen Speichersystemen, die sehr viel Zugriffs- und Verlustsicherung in sich vereinigen. Zur Erinnerung: Ein Archivspeicher oder auch Archivsystem, das Daten sicher und verlustfrei speichert, ist KEIN System um die Langzeitarchivierung von Daten sicher zu stellen! Es stellt nur sicher, dass die Daten auf lange Zeit nicht verloren gehen und nicht verändert werden. Erschließung = Data Management Aus dem Ingest-Prozess werden die AIPs im Storage gespeichert. Gleichzeitig werden die beschreibenden Metadaten an ein AIS übergeben und dort am richtigen Ort

7 gespeichert. Im AIS können diese Daten nun ergänzt, korrigiert und überarbeitet werden, zum Beispiel nach den Regeln des ISAD(G). Der Ingest-Prozess sorgt dafür, dass mit diesem Daten auch ein Link auf die Daten im Storage übergeben werden. So kann ein Benutzer des AIS immer auch die Daten vom Storage aufrufen. Veröffentlichung = Access Die Daten werden anschliessend unter Einhaltung der Schutzfristen veröffentlicht und können benutzt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass unterschiedliche Nutzergruppen die Daten in unterschiedlicher Art und Weise aufbereitet brauchen. OAIS Open Archival Information System

8 Welche Systeme werden benötigt

9 Welche Kompetenzen werden benötigt Mögliche Kooperationen