DOKUMENTATION QUALITÄTSMANAGEMENT FB4

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1 DOKUMENTATION QUALITÄTSMANAGEMENT FB4 Renate Meyer Sevim Kosan Verena Stanicki Version

2 Hinweise für Kümmerer Aufgaben Die html-darstellung bereits erfasster Prozesse korrigieren Die notwendigen Dokumente auf dem Dokumentenserver hinterlegen Vorgehen Funktion 1 Greifen Sie auf die HTML- Darstellung der Prozesse zu 2 Speichern Sie die pdf- Darstellung der Prozesse auf Ihren Rechner 3 Identifizieren Sie die zugehörigen Dokumente und/oder greifen Sie darauf zu 4 Korrigieren oder ergänzen Sie die Dokumente aus 2 und 3 5a Senden Sie die Dokumente zur Überarbeitung oder zum Ablegen zum Service- Account: oder 5b Legen Sie die fehlenden oder korrigierten Dokumente auf den Dokumenten - Server

3 Zugriff auf die hmtl-darstellung der erfassten Prozesse Hinweis Die HTML - Darstellung der Prozesse funktioniert nur korrekt im InternetExplorer. Es müssen u.u. die notwendigen Zertifikate heruntergeladen und installiert werden. Die HTML- Ansicht öffnen Funktion 1 Mit Webseite https://dokumente.fh-dortmund.de/prozesse verbinden 2 fortsetzen anklicken 3 FB4- Account angeben 4 anklicken und betreffenden Prozess auswählen

4 Die HTML- Ansicht öffnen (Fortsetzung) Nummer 5 eventuell rechts unten im Bild die Größe anpassen

5 Pdf-Darstellung der Prozesse speichern Pdf- Darstellung speichern Funktion 1 Gehen Sie in die HTML- Darstellung der Prozesse 2 Prozessgrafik als pdf öffnen und speichern

6 Auf hinterlegte Dokumente zugreifen hinterlegte Dokumente Teil Funktion 1 Prozess- e werden in Pfeil- Richtung durchlaufen 2 Dokumente sind einem Prozess zugeordnet (z.b. Vorlage für Gutachten zur pädagogischen Eignung); aber nicht auf dem Server hinterlegt 3 Hinterlegte Dokumente sind einem Prozess zugeordnet und auf dem Dokumenten- Server hinterlegt. Auf sie kann zugegriffen werden; im Bild sind sie farblich hervorgehoben So greifen Sie auf hinterlegte Dokumente zu Funktion 1 Gehen Sie in die HTML- Darstellung der Prozesse 2 Doppelklick auf ein hinterlegtes Dokument

7 Zertifikat herunterladen So laden Sie das Zertifikat vom Server Funktion 1 Verbinden Sie sich mit https://dokumente.fhdortmund.de/alfresco 2 Geben Sie Ihren FB4-account an 3 Gehen Sie in das Verzeichnis Basisverzeichnis (oder Company Home) 4 Doppelklick auf folgende Datei

8 Zertifikat für den Internet-Explorer installieren Zertifikat für den lokalen Internet- Explorer installieren Funktion 1 Zertifikat herunterladen: die Datei SSL-Zertifikat dokumente.fhdortmund.de.crt auf dem Dokumenten-Server 2 Zertifikateigenschaften durch Doppelklick auf die Datei öffnen 3 Den Button Zertifikat installieren betätigen. Es startet der Assistent

9 Zertifikat für den lokalen Internet- Explorer installieren (Fortsetzung) Funktion 4 Auf der zweiten Seite des Assistenten die Option Alle Zertifikate im folgendem Speicher speichern auswählen. 6 Den Assistenten zur letzten Seite geleiten und mit Fertig stellen abschließen. 7 Die folgenden Sicherheitswarnungen mit JA beantworten.

10 Dokumente auf dem Dokumenten-Server Alfresco ablegen So verbinden Sie sich mit dem Server Nummer 1 Verbinden Sie sich mit https://dokumente.fhdortmund.de/alfresco 2 Geben Sie Ihren FB4-account an 3 Gehen Sie in das Verzeichnis Basisverzeichnis (oder Company Home)

11 Ein neues Dokument anlegen So legen Sie ein neues Dokument an Funktion 1 Gehen Sie in das Verzeichnis FB4/Dokumente 2 Wählen sie "Inhalte hinzufügen" 3 Laden Sie das neue Dokument hoch (a + b) und klicken Sie auf ok (c) 4 Die anschließende Namensgebung sollte sich an den Prozessen orientieren: z.b. K.01.03_FragebogenStud.pdf für ein Dokument, das zum Kernprozess 1 und dort zum Unterprozess 3 gehört: 5 ermöglichen Sie die Versionierung des Dokumentes

12 Ein Dokument versionieren So versionieren Sie ein Dokument Funktion 1 Gehen Sie in das Verzeichnis Ihres Dokumentes (z.b. FB4/Dokumente) 2 Klicken Sie auf das Symbol für "Details ansehen" 3 Öffnen Sie Versionsverlauf: 4 erlauben Sie die Versionierung

13 Aktualisieren eines Dokumentes So aktualisieren Sie ein Dokument Funktion 1 Gehen Sie in das Verzeichnis, in dem sich das Dokument befindet (z.b. FB4/Dokumente dort K.01.03_FragebogenStud.pdf) 2 Klicken Sie auf das Symbol für "mehr Aktionen" und wählen Sie "update" 3 Laden Sie die neue Version Ihrer Datei hoch (a +b) und klicken Sie anschließend auf update (c)

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