Benutzerhandbuch. SAP umantis BM Interface. Campus Solution 736. SAP umantis BM Interface (V2.2.0)

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1 Campus Solution 736 SAP umantis BM Interface (V2.2.0) Benutzerhandbuch SAP umantis BM Interface Solution SAP umantis BM Interface Datum 16. Januar 2017 Version SAP Release ab ECC 6.0

2 Inhaltsverzeichnis Änderungsnachweis... 2 Abbildungsverzeichnis... 2 Tabellenverzeichnis Zweck des Dokuments Produktbeschreibung Ausgangslage Online Schnittstelle Benutzerverwaltung in SAP HCM Berechtigungssteuerung mit Infotyp Infotyp Rolle umantis Niederlassungseinschränkung Erlaubte Niederlassungen Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) PA-Export Selektionsmaske Upload der Daten Manueller Upload der Benutzer Stammdaten Automatischer Upload Bewerber-Import Einstellung eines Mitarbeiters mit Übernahme der Daten aus umantis Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 1 / 13

3 Änderungsnachweis Version Beschreibung der Änderung Datum Autor Basierend auf SOL736_SAP_umantis_BM_Interface_Customizinghandbuch_V SOL736_SAP_umantis_BM_Interface_Installationshandbuch_V nun Erstellen der spezifischen Benutzerdokumentation Tabelle 1: Änderungsnachweis Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Übersicht der Schnittstelle... 3 Abbildung 2 - Infotyp 9736 zur Pflege der Berechtigungen... 5 Abbildung 3: Infotyp 9736 mögliche Rollen... 5 Abbildung 4: Infotyp 9736 Niederlassungseinschränkungen... 6 Abbildung 5: ZHRC_S736_NL - Gültige Niederlassungen Werte Auswahl... 6 Abbildung 6 - /HRC/S736_UMA_001 - Stammdatenexport... 7 Abbildung 7: Import der Benutzer... 9 Abbildung 8: Neuen Import erstellen... 9 Abbildung 9 - Auswahl der Personalmassnahme Abbildung 10 - Definition des Massnahmengrundes Abbildung 11 - Bestätigung durch den Benutzer Abbildung 12 - Auswahl eines Mitarbeiters Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Änderungsnachweis... 2 Tabelle 2: Parameter des Stammdaten-Exports... 8 Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 2 / 13

4 1. Zweck des Dokuments Das vorliegende Dokument wird Kunden der mit dem Erwerb der Solution ausgeliefert und beinhaltet die Benutzerdokumentation, worin das für die Verwendung der Solution notwendige Grundwissen vermittelt wird. Zielgruppe sind hierbei die Endanwender der Solution selbst sowie ggf. Schulungspersonal, welches mit der internen Schulung von Mitarbeitern / Endanwendern betraut ist. 2. Produktbeschreibung Die HR Campus Solution 736 SAP umantis BM Interface besteht aus zwei Komponenten: dem Bewerber Import und dem Benutzer Export. Beim Bewerber-Import werden die erweiterten Daten eines Bewerbers automatisch ins SAP geladen und dort in der Personalmassnahme als Vorschlagswerte verwendet. Beim Durchführen der Massnahme sind dann die Felder aus dem umantis bereits als Vorschlagswerte hinterlegt. Die Daten werden zur Laufzeit direkt via URL vom umantis System eingelesen. So kann die Personaladministration die fehlenden Daten ergänzen und die entsprechende Massnahme durchführen. Der Benutzer-Export sendet alle Benutzerdaten der Vorgesetzten und der Personalbetreuer, welche für den Betrieb des umantis Bewerbermanagement benötigt werden, aus dem SAP ins umantis. So kann die gesamte Rollen- und Berechtigungsvergabe im Quellsystem SAP gepflegt werden, indem der kundeneigene Infotyp (9736) mit den entsprechenden Informationen angereichert wird. Das Interface bietet eine ganze Reihe an vordefinierten Stammdatenfeldern. Zusätzlich kann jedes Feld separat noch übersteuert oder weitere Kundenfelder aktiviert werden. Um die verschieden Terminologien zu verbinden, bietet dieses Interface zudem eine Reihe von Mapping-Möglichkeiten an. Abbildung 1 - Übersicht der Schnittstelle Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 3 / 13

5 2.1. Ausgangslage Wenn Ihre HR Prozesslandschaft auf verschiedenen Softwaresystemen basiert und Sie nebst SAP HCM auch das umantis Bewerbermanagement einsetzen, dann betreiben Sie entweder redundante Datenerfassung oder Sie suchen nach Lösungen für die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen. Sie möchten Ihre Prozesse vereinfachen und die Daten von neu einzustellenden Personen möglichst einfach und automatisiert von Ihrem umantis System in SAP HCM transferieren? Das HR Campus SAP-umantis BM Interface stellt die ideale Lösung für alle Firmen dar, die sich für SAP und umantis entschieden haben Online Schnittstelle Bewerberdaten werden online an SAP HCM übermittelt, so dass Ihre HR-Prozesse nahtlos ineinander übergehen und keine ineffizienten Wartezeiten entstehen. Zudem besteht die Möglichkeit, Benutzer-Daten über SOAP an umantis zu übertragen. Dadurch entfällt ein manueller Upload der Benutzerdaten Benutzerverwaltung in SAP HCM Verwalten Sie Ihre Benutzerdaten nur an einem zentralen Ort: Ihrem SAP HCM System. Von dort werden die Benutzerdaten der Recruiter und Linienvorgesetzten über das SAP-umantis BM Interface automatisiert an umantis übermittelt. Sie entscheiden selbst, welche Benutzerdaten für umantis relevant sind und können den Datenexport komfortabel auf verschiedene Benutzergruppen einschränken. Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 4 / 13

6 3. Berechtigungssteuerung mit Infotyp Infotyp 9736 Mit dem SAP umantis Interface wird ein kundeneigener Infotyp mitgeliefert. Mit diesem Infotyp können die umantis Berechtigungen über das SAP gesteuert werden. Auf dem Infotyp 9736 können die Rolle, die erlaubten Niederlassungen sowie Niederlassungsbeschränkungen definiert werden. Bitte beachten: Vor der ersten Installation muss überprüft werden, ob der Infotyp 9736 schon im System verwendet wird! Abbildung 2 - Infotyp 9736 zur Pflege der Berechtigungen Rolle umantis In diesem Feld können Sie die Rolle des Mitarbeiters definieren. Die Schnittstelle liefert, falls nichts anderes angegeben ist, alle Leiter aus dem SAP als Vorgesetzte ins umantis. Bei allen Mitarbeitern, welche im umantis eine Recruiter- oder Administratoren-Rolle haben sollen, muss diese Rolle initial im Infotyp 9736 via Auswahlmenü gepflegt werden. Mögliche Rollen, die Sie im IT9736 pflegen können: Abbildung 3: Infotyp 9736 mögliche Rollen Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 5 / 13

7 Niederlassungseinschränkung Initial wird bei jeder Person/Rolle entschieden, ob eine Niederlassungseinschränkung bestehen soll oder nicht. Dies kann entweder individuell gepflegt, in der Schnittstelle pro Rolle definiert oder per Default allen denselben Wert mitgegeben werden. Mögliche Niederlassungseinschränkungen, die Sie im IT9736 pflegen können: Abbildung 4: Infotyp 9736 Niederlassungseinschränkungen Erlaubte Niederlassungen Sie können alle vorgängig in der Tabelle ZHRC_S736_NL im Infotyp 9736 initial eingetragenen Niederlassungen, auswählen. Abbildung 5: ZHRC_S736_NL - Gültige Niederlassungen Werte Auswahl Auf dem Infotyp 9736 werden dem Benutzer dann per Mehrfachauswahl die Niederlassungen zugeteilt, sofern er weitere als seine Hauptniederlassung benötigt. Per Default bekommen alle Benutzer als Hauptniederlassung die Organisationseinheit, auf welcher sie sitzen, zugewiesen. Bei Benutzern, welche weitere Niederlassungen im umantis sehen sollen, können diese in den Feldern bei Niederlassung per Auswahlmenü entsprechend zugewiesen werden. Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 6 / 13

8 4. Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) Verwalten Sie Ihre Benutzerdaten nur an einem zentralen Ort: Ihrem SAP HCM System. Von dort werden die Benutzerdaten der Recruiter und der Vorgesetzten über das SAP-umantis BM Interface automatisiert an umantis übermittelt. Sie entscheiden selbst, welche Benutzerdaten für umantis relevant sind und können den Datenexport komfortabel auf verschiedene Benutzergruppen einschränken. Der Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) ist das Kernstück des Interfaces. Es werden alle benötigten Mitarbeiterdaten aus dem SAP exportiert PA-Export Selektionsmaske Der Selektionsbildschirm für den Export wird über die Transaktion /HRC/S736_UMA_001 aufgerufen. Auf dieser Oberfläche kann die zu exportierende Population spezifisch eingegrenzt werden. Mittels Klick auf weitere Selektionen können weitere Selektionskriterien hinzugefügt werden. Die gewählten Selektionsparameter können in einer Variante gespeichert werden (mittels Save-Button), um sie jederzeit wieder aufzurufen. Abbildung 6 - /HRC/S736_UMA_001 - Stammdatenexport Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 7 / 13

9 Parameter Personalnummer Personalbereich Personalteilbereich Zusätzlich MA ohne VG-Funktion Stellvertreter selektieren Stichtag für Datenselektion Setze Tagesdatum (Batchlauf) Pfad und File für Download Codepage (F4-Parameter) Download Applikationsserver Download auf Workstation PI, RFC oder Webservice Direkte Übertragung SOAP Tabelle 2: Parameter des Stammdaten-Exports Erklärung Selektieren Sie hier bspw. nur bestimmt Personalnummern Sie können Ihre Selektion auf den Personalbereich einschränken. Sie können Ihre Selektion auch auf den Personalteilbereich einschränken. Wählen Sie diese Box, wenn Sie auch Mitarbeitende ohne VG-Funktion exportieren möchten. Selektieren Sie diese Box, wenn Sie Stellvertreter- Funktionen verwenden und diese ebenfalls exportieren möchten (Standard-Stellvertreterverknüpfung in SAP: A010). Wählen Sie den Stichtag (Gültigkeitsdatum), mit welchem die Daten selektiert werden sollen. Wählen Sie diese Box, falls Sie für den Export das Tagesdatum setzen möchten (für Batch-Lauf oder zum Speichern von Varianten). Übersteuert Stichtag für Datenselektion. Geben Sie hier an, wo und mit welchem Namen das File gespeichert werden soll. Zur Darstellung von Umlauten im empfangenden System. Für umantis UTF-8 nötig (Code 4110) Für Batch-Jobs Für ad-hoc Exporte Falls das Modul SAP-PI im Einsatz ist, eine RFC- Verbindung oder ein Webserservice benötigt wird, kann auch eine direkte Übertragung an umantis gemacht werden. Bedingt noch Programmanpassungen. Der logische Port sowie die Parameter müssen konfiguriert sein. Export der Daten erfolgt direkt aus SAP an umantis. Es sind keine Entwicklungen dafür notwendig. Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 8 / 13

10 5. Upload der Daten 5.1. Manueller Upload der Benutzer Stammdaten Um in den umantis Importbereich zu kommen, klicken Sie oben rechts auf Importe. Links unter Aktionen und kann nun ein neuer Benutzer-Import gestartet werden. Abbildung 7: Import der Benutzer Anschliessend kann die XML Datei mit den Benutzerdaten ausgewählt werden. Abbildung 8: Neuen Import erstellen 5.2. Automatischer Upload Es besteht prinzipiell auch die Möglichkeit eines automatischen Upload Szenario von SAP ins umantis. Für weitere Informationen hierzu nehmen Sie doch bitte Kontakt mit Ihrem HR Campus oder umantis Berater auf. Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 9 / 13

11 6. Bewerber-Import 6.1. Einstellung eines Mitarbeiters mit Übernahme der Daten aus umantis Bei der Durchführung einer Massnahme (Transaktion PA40), welche in der Tabelle /HRC/S736_MASSN für das Interface aktiv geschaltet ist, zeigt sich der Ablauf wie folgt. Schritt 1 Auswahl einer Massnahme Die Massnahme selber wird wie gewöhnlich gestartet via Transaktion PA40. Abbildung 9 - Auswahl der Personalmassnahme Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 10 / 13

12 Schritt 2 Auswahl des Massnahmengrundes Ob eine Übernahme der Daten aus dem umantis möglich sein soll, kann weiter auch auf der Stufe des Massnahmengrundes festgelegt werden. Somit wird je nach Grund entschieden, ob die Daten aus dem umantis abgerufen werden sollen oder nicht. Abbildung 10 - Definition des Massnahmengrundes Schritt 3 Einlesen der Bewerberdaten Beim Speichern des IT0001 erscheint nun ein Pop-Up in welchem bestätigt werden muss, dass die Daten aus dem umantis System gelesen werden sollen. Bei der Bestätigung dieser Sicherheitsfrage wird das SAP System eine Verbindung mit dem umantis herstellen und die benötigten Daten einlesen. Abbildung 11 - Bestätigung durch den Benutzer ACHTUNG: Dies funktioniert nur, wenn die gewählte Massnahme in der Tabelle /HRC/S736_MASSN eingetragen wurde. Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 11 / 13

13 Schritt 4 Auswahl des Mitarbeiters Es werden alle Bewerber, welche im umantis den Status eingestellt haben innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z.b. 30 Tage) angezeigt. Der Zeitraum kann im Customizing festgelegt werden. In einer Übersichtsliste kann nun der gewünschte Bewerber/Mitarbeiter gewählt werden und mittels Doppelklick werden die Daten als Vorschlagswerte in die Massnahme übernommen. Dabei können diese Angaben jedoch noch vom Benutzer überschrieben werden, falls dies notwendig ist. In der Folge läuft die Massnahme wie gewohnt ab. Dabei werden die im Interface definierten Felder im jeweiligen Infotyp vorbelegt. Abbildung 12 - Auswahl eines Mitarbeiters Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 12 / 13

14 HR Campus wünscht Ihnen einen erfolgreichen Einsatz unserer bewährten Solution. Falls Sie Fragen oder Anregungen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Tel Benutzerhandbuch 16. Januar 2017 Seite 13 / 13

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