Handbuch zur Redaktionsumgebung von Typo3

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1 Ueli Wolf Unterer Planchesweg Ligerz Telefon: Mobile: E- Mail: Web: Handbuch zur Redaktionsumgebung von Typo3 Es werden keine Programmierkenntnisse notwendig sein. Wer mit einem Textverarbeitungsprogramm umgehen kann, bringt die notwendigen Kenntnisse mit. Ausgabe für Typo3, Version 6.0.0, Februar Content-Management (CMS) 2 Zugang 3 Benutzeroberfläche 4 Seiten anschauen 5 Seiten anlegen 6 Inhalte bearbeiten 7 Inhalte pflegen 8 Verantwortlichkeiten 9 Sicherheit 10 Anhang

2 1 Content-Management (CMS) Was ist TYPO3? TYPO3 ist ein freies Open-Source Content-Management-System für Internetund Intranetauftritte. TYPO3 wird seit 1997 von dem Dänen Kasper Skarhøj mit der Hilfe und Anregung von Usern entwickelt. Die hier beschriebene Version 4.5 ist seit 2011 verfügbar. Mehr über TYPO3 erfahren Sie auf den im Anhang angeführten Internetseiten. Was ist ein Content-Management-System? Content-Management-Systeme trennen Inhalt, Struktur und Layout von Dokumenten und integrieren die Bearbeitung und Pflege von Dokumenten in einen definierten Arbeitsablauf (Workflow). Das hat für die Autoren, Sachbearbeiter und Redakteure den Vorteil, dass sie sich ganz auf die Pflege und Aktualisierung von Texten konzentrieren können, ohne sich um das Layout, die Einbindung ihrer Seite oder andere technische Aspekte kümmern zu müssen. Welche Vorteile bietet das? Die Inhalte (Texte, Bilder, Dateien zum Downloaden, Tabellen, Statistiken usw.) der Website können von den für einzelne Ressorts zuständigen Personen über einen Webbrowser selbstständig erstellt und gepflegt werden - und zwar ohne besonderes technisches Know-how. Das Content-Management-System TYPO3 ist sehr einfach zu erlernen, man braucht keine Vorkenntnisse in HTML oder JavaScript. Die Vorteile liegen auf der Hand: Für die Webautoren und Redakteure werden das Anlegen neuer Inhalte und die Aktualisierung bestehender Inhalte erleichtert, und für die Besucher und Leser der Website erhöht sich das Surfvergnügen durch hoffentlich mehr und aktuelle Inhalte, die außerdem noch leichter zu finden sind. 2 Zugang Alles im Webbrowser TYPO3 ist ein Online-Redaktionssystem und verwendet als Client nur einen üblichen Webbrowser. Sie können jederzeit von jedem Ort mit Internetzugang Veränderungen an Ihrer Website vornehmen

3 Frontend Das so genannte Frontend von TYPO3 ( Vorderseite") ist der Webserver, der die Webseiten den Besuchern anzeigt. Der Zugriff kann mit jedem beliebigen Webbrowser erfolgen, auch mit älteren Versionen und auch ohne spezielle Funktionen wie Cookies oder JavaScript. Im Allgemeinen ist auch kein Login notwendig (nur bei passwortgeschützten Seiten). Der Zugriff auf die Webseiten von Bielersee Tourismus erfolgt über folgende Webadressen: Backend Das so genannte Backend von TYPO3 ( Hinterseite") ist das Content-Management-System (CMS), mit dem die Webseiten erstellt und editiert werden. Der Zugriff ist nur für berechtigte Personen, die so genannten Autoren oder Redakteure, möglich (Login, siehe unten). Sie brauchen dafür einen Benutzernamen und ein Passwort mit einer entsprechenden TYPO3- Berechtigung. Der Zugriff kann mit allen gängigen neueren Webbrowsern erfolgen. Cookies und JavaScript müssen eingeschaltet sein und Popup-Fenster müssen für diesen Server erlaubt sein. Mit aktuellen Browsern wie Mozilla oder Firefox oder mit dem Internet Explorer ab Version 6 lassen sich Texte besonders vorteilhaft im Rich Text Editor bearbeiten. Der Zugriff auf das Backend erfolgt im Allgemeinen über einen URL der Form für Sie also: Login zum Backend Wenn Sie die Adresse des TYPO3-Backends in Ihrem Webbrowser eingeben, erscheint eine Seite mit folgendem Dialogfeld: > Geben Sie bitte Benutzername und Passwort ein und klicken Sie auf Login. Bei erfolgreichem Login erscheint Ihre persönliche Benutzeroberfläche

4 3 Benutzeroberfläche TYPO3 zeigt jedem Benutzer immer nur das an, wofür er berechtigt ist! Die Anzeige in Ihrem System und mit Ihrem Benutzername kann also durchaus anders aussehen als in den hier gezeigten Beispielen. Aufbau Die Arbeitsoberfläche von TYPO3 ist in drei Hauptbereiche unterteilt. Links sehen Sie die Modulleiste. Hier wählen Sie aus, welche Art von Arbeiten Sie durchführen wollen. In der Mitte sehen Sie den Seiten- oder Dateienbaum. Hier wählen Sie aus, welche Seite oder welchen Dateiordner Sie bearbeiten wollen. Rechts sehen Sie die Arbeitsfläche. Das Beispiel oben zeigt eine Seite mit 3 Spalten. Hier führen Sie Ihre Arbeiten durch

5 Die Anordnung dieser Bereiche entspricht auch der Reihenfolge bei der Arbeit: 1. Zuerst in der Modulleiste das Modul auswählen (z.b. Web / Page), 2. dann im Seitenbaum die Webseite auswählen (z.b. Statuten) und 3. dann in der Arbeitsfläche die eigentliche Arbeit an den Inhalten durchführen. Modulleiste Jeder Benutzer sieht nur die Module, zu deren Verwendung er berechtigt ist. Durch Klicken auf die Gruppenbezeichnungen mit den Pfeil-Symbolen können die Modulgruppen aufund zugeklappt werden. Durch Klicken auf die Modulbezeichnungen oder die daneben stehenden Symbole erscheint der entsprechende Seitenbaum. Mit dem Modul View lassen sich die Seiten durchblättern und so betrachten, wie sie der Besucher sehen wird. Mit dem Modul Page lassen sich die Inhalte der Seiten bearbeiten. In der Modulgruppe File wird der Dateienbaum angezeigt. Er stellt die Struktur der Ordner für den Upload von Dateien baumartig dar. Die USER TOOLS dienen dem User zur Pflege seiner persönlichen Daten und Einstellungen. Sie haben keinen Einfluss auf das. was der Besucher zu sehen bekommt. Jedoch kann hier das Handling für den Redaktor empfindlich beeinflusst werden

6 Seitenbaum Der Seitenbaum in der Modulgruppe Web stellt die Struktur Ihrer Website baumartig dar. Durch Klicken auf die Pfeilsymbole lassen sich Teilbäume auf- und zuklappen. Jeder Benutzer sieht nur die Seiten bzw. Dateien, für die er eine Zugriffsberechtigung hat. In den meisten Fällen ist dies Ihr Webbereich, auf den Sie vollen Zugriff zur Bearbeitung haben. Eventuell sehen Sie auch noch einen oder mehrere andere Bereiche oder die gesamte Website, auf die Sie aber nur Lesezugriff haben. Klick auf ein Symbol öffnet ein Kontextmenu zur Handhabung der Seite. Klick auf den Text rechts neben dem Symbol öffnet die Arbeitsfläche zur Editierung des Seiteninhaltes

7 Arbeitsfläche Der große rechte Teil ist die detaillierte Arbeitsoberfläche. Hier werden die einzelnen Bestandteile des von Ihnen ausgewählten Elementes angezeigt. Die Bearbeitungsoptionen (und damit auch die Art der Darstellung in der Arbeitsfläche) sind abhängig vom jeweiligen Modul, mit dem Sie gerade arbeiten. Hier zeige ich Ihnen als Beispiel die Arbeitsfläche für das Editieren einer bereits mit Inhalten gefüllten Seite. Es handelt sich in diesem Beispiel um ein dreispaltiges Layout. Die Spalte Left wird von der Navigation belegt und muss durch den Redaktor nicht bearbeitet werden. Die Spalte Normal steht für den Hauptinhalt zur Verfügung. Die Spalte Right ist für spezielle Informationen gedacht. Sie erscheint nur, wenn sie Inhalte enthält und drängt dann die Inhalte von Normal nach links - 7 -

8 4 Seiten anschauen (View) Mit dem Modul View lassen sich im Seitenbaum Ihre Seiten durchblättern und so betrachten, wie sie der Besucher sehen wird. Wenn Sie im Modus View die gewünschte Seite gefunden haben, schalten Sie in den Modus Page um, und schon können Sie die Inhalte bearbeiten oder eine neue Seite anlegen. Nach dem Sie im Modus Page Inhalte bearbeitet und gesichert haben, können Sie diese im Modus View sofort betrachten

9 5 Seiten anlegen (Page) > Eine neue Seite anlegen Die Grundstruktur Ihres Webauftritts ist bereits in TYPO3 angelegt. Sie fügen also an einer beliebigen Stelle Ihres Seitenbaums eine neue Seite ein. Dazu verwenden Sie das Modul Page. 1. Wählen Sie das Modul Page. Suchen Sie im Seitenbaum die Seite, unter oder inerhalb der Sie eine neue Seite anlegen wollen. Klicken Sie auf das Symbol links vom Seitennamen und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Page Actions / New. 2. In der Arbeitsfläche erscheint das Auswahlfenster New Record mit einem Abbild Ihres Seitenbaumes und allen möglichen Einfügestellen. Klicken Sie auf den Pfeil, der den gewünschten Einfügeplatz anzeigt

10 3. Sie sehen die Arbeitsfläche Create new Page zur Eingabe der Seiteneigenschaften. Eine gelbe Signaltafel zeigt an, wo zwingend etwas eingegeben werden muss. Geben Sie im Eingabefeld Page Title einen kurzen Titel ihrer Seite ein. Dieser erscheint dann im Frontend in der Navigationsleiste. Und nun klicken Sie im dunkelgrauen Balken über der Arbeitsfläche in das Symbol Save Document. Fertig! Ihre neue Seite ist angelegt und erscheint im Seitenbaum. Allerdings ist sie noch leer, sie hat noch keinen Inhalt (Siehe Abschnitt 6 Inhalte bearbeiten) > Die Seite sichtbar schalten Bis die Seite fertig bearbeitet ist, soll sie nicht im Frontend erscheinen. Um sie freizugeben, können Sie durch Klick auf das Symbol von Enable auf Disable umschalten. > Eine bestehende Seite löschen 1. Suchen Sie im Seitenbaum die zu löschende Seite. Klicken Sie auf das Symbol links vom Seitennamen und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Page Actions / Delete. Sie können nur Seiten löschen, die Sie selber erstellt haben

11 6 Inhalte bearbeiten (Page) > Wählen Sie das Modul Page. > Suchen Sie im Seitenbaum die zu bearbeitende Seite und klicken Sie auf den Namen (nicht auf das Symbol) Es erscheint die Arbeitsfläche Page Content für das Editieren der Inhaltselemente. > Ein neues Inhaltselement erstellen Wir erstellen ein neues Inhaltselements in der Hauptspalte (Normal) der Seite. 1. Klicken Sie in der Spalte Normal auf das Symbol New record 2. Wählen Sie in der Arbeitsfläche New content element den gewünschten Inhaltstyp

12 > Text einfügen und formatieren 1. Zur Erstellung einer kräftigen Hauptüberschrift tragen Sie im Feld Header Ihren Seitentitel ein. Dieses Feld kann aber auch leer gelassen werden. 2. Im Feld Text arbeiten Sie im Riche Text Editor (grosses Textfeld) wie in einem normalen Textverarbeitungsprogramm. Es stehen Ihnen hier auch die notwendigen Formatierungswerkzeuge zur Verfügung. Gehen Sie damit aber bewusst sparsam um, und halten Sie sich an die für Ihre Website geltenden Normen. Wenn Sie kopierten Text einfügen, muss dieser von möglichen Formatierungen gesäubert werden

13 > Bild einfügen Wenn Sie als Inhaltselement Text & Bild gewählt haben, steht Ihnen nebst General auch das Register Images zur Verfügung. > Klicken Sie in die Schaltfläche Add image. 1. Falls sich das gewünschte Bild bereits im Ordner images befindet, klicken Sie es dort einfach an und es wird im Inhaltselement beigefügt. 2. Andernfalls können Sie Bilder und Dateien im Feld Upload Files in ihren Ordner images bzw. dokumente hochladen Bildergalerie Wenn Sie bei Enlarge on Click Enabled wählen, stehen dem Besucher die Bilder durch Anklicken in voller Grösse zur Verfügung

14 7 Inhalte pflegen Wir legen Wert darauf, dass alle Inhalte unserer Website für unser Zielpublikum sachlich richtig sind und den Besucher positiv ansprechen. Jeder/e Ressortleiter/in überprüft regelmässig die Inhalte; nicht mehr aktuelle Beiträge löschen und gegebenenfalls durch neue ersetzen. Eine Koordinationsstelle (Präsident, Vizepräsident, Leitung Tourismusbüro) überprüft monatlich den Gesamtinhalt der Webseiten und gibt Anregungen, Hinweise oder Aufträge an die Ressorts bzw. WolfsWeb weiter. Die Leitung Tourismusbüro betreut die Mailbox Spezifische Fragen werden an die Ressorts delegiert. 8 Verantwortlichkeit Die Erstellung und der Unterhalt eines Webangebots ist ein Gemeinschaftswerk. Die Zuständigen und Verantwortlichen müssen ihren Auftrag kennen und wahrnehmen. Jeder/e Ressortleiter/in ist für die Aktualität, den Inhalt und das Copyright verantwortlich. Persönliche Angaben (Mailadressen, Telefonnummern... ) dürfen nur mit dem Einverständnis des Eigentümers veröffentlicht werden. Die Bewirtschaftung der Mailbox muss geregelt und allen bekannt sein

15 9 Sicherheit In den Benutzereinstellungen können Sie Vorkehrungen zur Sicherheit ihres Webbereiches vornehmen. Nehmen Sie aber nur im Register Personal data selber Änderungen vor. Änderungen in den weiteren Registern können die Configuration Ihres Backendzugangs empfindlich beeinträchtigen. Personifizierung Tragen Sie Ihren Namen und Ihre adresse ein. Freiwillig: Wenn Sie das kleine Quadrat ankreuzen, werden Sie per Mail benachrichtigt, wenn sich jemand mit Ihrem Login einloggt. Passwort Ersetzen Sie das vorgegebene Passwort sofort und nach Bedarf durch ein persönliches. Copyright Achten Sie darauf, dass alle Inhalte, Texte und Bilder, die Sie einbringen, nicht durch ein Copyright geschützt sind, das Sie nicht erworben haben

16 10 Anhang Internetadressen Allgemeine Informationen über TYPO3 die sich vor allem an Entwickler, Programmierer und Grafiker richten. Ein Angebot der Universität für Bodenkultur Wien. Das Dokument TYPO3 Einführung für Web-Autor/innen Version 4.5 ermöglicht Vertiefungen für Interessierte. Vor allem die Ausführungen zum Rich Text Editor ergänzen das was in die obige Anleitung aufgenommen werden konnte sehr schön

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