TYPO User Dokumentation Version: 01_2010

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2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis TYPO3 Benutzeroberfläche Was ist ein TYPO3 CMS? 4 Das Login zur Benutzeroberfläche 5 Die Benutzeroberfläche 6 Das CSM Logout 7 Weitere Informationen zum Modul TYPO3 Übersicht Newsletter Video Anleitung 8 ToDo vorgemerkt für nächste Version 8 Übersicht TYPO3 Newsletter Erweiterung Was ist ein Newsletter 9 Ablauf zur Versendung eines Newsletters mit direct_mail 9 Einen Newsletter erstellen 10 Empfängerliste des Newsletters erstellen Erstellen der Empfängerliste 11 Erstellen der Empfängerliste 2 11 Erstellen einer Versandgruppe 11 Erstellen einer Versandgruppe 2 11 Importieren der Adressen 11 Einfügen der CSV Informationen 12 Konfiguration des CSV Imports 12 Zuordnung der CSV Bezeichnungen 12 CSV Import abschließen 12 Anzeigen der Empfänger 13 Anzeigen der Empfänger 2 13 Übersicht der Empfänger einer Versanggruppe 13 Export als CSV Datei 13 Einen Newsletter mit Direkt Mail versenden Versand Modul auswählen 14 Unterschiedliche Newsletter Arten 14 Interner Newsletter 14 Interner Newsletter Einstellungsübersicht 14 Interner Newsletter Kategorien 15 Interner Newsletter Testseite senden 15 Interner Newsletter versenden 15 Versand-Status Modul auswählen 16 Newsletter Versand anstossen 16 Newsletter Versand abgeschlossen 16 Weitere Informationen zum Modul Newsletter Newsletter Video Anleitung 17 TYPO3 Extencion Info 17 TYPO3 Extension Repository 17 Benötigte TYPO3 Erweiterungen für direct_mail 17 ToDo vorgemerkt für nächste Version 17 Index Übersicht

3 kapitel 3 Was ist ein TYPO3 CMS? Seite 3 TYPO3 Benutzeroberfläche Was ist ein TYPO3 CMS? Ein Content Management System CMS 1 ist eine Software bzw. eine auf einem WebServer laufende Applikation, die es Personen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse ermöglicht, Websites zu verwalten, zu erweitern und für das Internet relevanten Publikationsformate zu präsentieren. Mit Hilfe einer sogenannten grafischen Benutzeroberfläche können Redakteure Texte schreiben, Bilder und Multimedia-Daten einfügen, Inhalte zeitlich steuern und mehr. Die TYPO3 Benutzeroberfläche läuft gänzlich in Ihrem Internet Browser ab. Aus diesem Grund ist es nicht weiters nötig, zusätzliche Software auf Ihrem Computer zu installieren. TYPO3 ist eines der bekanntesten, einfach zu bedienensten und dabei trotzdem leistungsfähigsten CMS die zur Zeit in Gebrauch sind. TYPO3 ist OpenSource 2 d.h. es gibt neben einer großen Anzahl an freien Entwicklern auch den Vorteil, dass TYPO3 keine Lizenzierungkosten verlangt. Weitere Informationen über TYPO3 finden Sie unter der URL Bitte beachten Sie jedoch, dass aus Gründen der Sicherheit und aufgrund neuer Internet-Entwicklungen ein moderner Browser eingesetzt werden sollte. Unsere Empfehlungen immer in der aktuellsten Version lautet (für Windows, Apple Macintosh und Linux Systeme): Mozilla Firefox Apple Safari Opera Software Sofern Sie den Microsoft Internet Explorer in Ihrem Windows System einsetzten, achten Sie darauf nur die aktuelleste Version einzusetzten! Benutzen Sie keine Versionen unter folgender Versionsnummer: Benutzen Sie keine Internet Explorer 5, 5.5 oder 6 Versionen! Bitte setzten Sie keine Test oder Beta Versionen ein! 1 Abkürzung für Content Management System. 2 Software die von der Community erstellt wird und deren Quellen offen und für jeden zugänglich sind.

4 kapitel 3 Das Login zur Benutzeroberfläche Seite 4 Das Login zur Benutzeroberfläche Geben Sie die von Ihrem Webmaster oder Admin erhaltene URL in einen Webbrowser ein. Für gewöhnlich ist das die Domain Adresse plus dem Anhang typo3. Die genauen Bezeichnungen und Benutzerdaten entnehmen Sie bitte dem Infoblatt auf Seite 2 Ihrer TYPO3 Unterlagen oder dem separaten Infoblatt. Nach der Eingabe der URL und der Betätigung der Return bzw. Zeilenschaltung erscheint die TYPO3 Eingabemaske. Geben Sie nun Ihre Benutzerdaten ein und klicken Sie dann auf die Login Schaltfläche oder Betätigen Sie die Return bzw. Zeilenschaltung. Abb. 1 TYPO3 Login Maske Halten Sie Ihre Benutzerdaten immer verschlossen und geben Sie diese nicht an Dritte weiter. Für sensible Inhalte und Daten besteht die Möglichkeit die Benutzeroberfläche mit Hilfe einer SSL Verschlüsselung abzusichern. Ihr Admin kann Ihnen dazu weitere Informationen liefern. (A) Geben Sie hier Ihre URL mit dem Anhang typo3 ein. (B) Geben Sie hier Ihre Benutzerdaten ein.

5 kapitel 3 Die Benutzeroberfläche Seite 5 Die Benutzeroberfläche Hier eine kurze Übersicht der TYPO3 Benutzeroberfläche der zurzeit aktuellen Version Abb. 2 TYPO3 Benutzeroberfläche eines Redakteurs. (A) Die Werkzeuge bzw. die unterschiedlichen Module von TYPO3. (B) Die hierarchische Struktur der Webseite. Klicken Sie auf ein + Symbol um die Unterseiten zu sehen. (C) Der Inhalt (Text, Bilder usw.) der ausgewählten Seite.

6 kapitel 3 Das CSM Logout Seite 6 Das CSM Logout Um sich wieder sicher aus dem CMS abzumelden klicken Sie bitte auch die Schaltfläche Abmelden. Danach gelangen Sie wieder zur Loginansicht. Abb. 3 TYPO3 Benutzeroberfläche eines Redakteurs. (A) Logout Schaltfäche.

7 kapitel 3 ToDo vorgemerkt für nächste Version Seite 7 Weitere Informationen zum Modul TYPO3 Übersicht ToDo vorgemerkt für nächste Version Weiteres Bildmaterial Weitere Features und Inhalte

8 kapitel 4 Was ist ein Newsletter Seite 8 Übersicht TYPO3 Newsletter Erweiterung Was ist ein Newsletter Als Newsletter (engl. für Mitteilungsblatt, Verteilernachricht oder Infobrief) wird ein (meist elektronisches) Rundschreiben oder Rundsenden, bezeichnet welches von einem Herausgeber an Empfänger gesendet wird. Empfänger können Mitglieder, Kunden oder Mitarbeiter sein die über interessante Neuigkeiten, Aktionen und ähnliches informiert werden. Im TYPO3 CMS 1 wird für diese Anwendung die Erweiterung direct_mail 2 verwendet. Neben einer komfortablen Erstellung der Newsletter Inhalte (Ansicht Seite) die in gewohnter TYPO3 Art erstellt werden bietet direct_mail eine Vielzahl von weiteren nützlichen Funktionen. Mehrere Empfangslisten, Zeitgesteuerter Versand, HTML und/oder Text s, Testversand, Kategorien anhängige Inhalte, Versand-Status und Auswertung. Abb. 4 Direct_mail Mail Ansicht im TYPO3 BE mit den einzelnen Tools. Direct Mail: Senden von Newslettern an ausgewählte Empfänger. Empfängerliste: Anzeigen und Import der Empfängern aus einer CSV Datei. Statistiken: Zeigt Statistiken eines Newsletters an. Versand-Status: Zeigt der Versandstatus eines Newsletters an. Konfiguration: Ermöglicht die Bearbeitung der Konfiguration der Erweiterung. Ablauf zur Versendung eines Newsletters mit direct_mail 1. Erstellung und Kontrolle der Newsletter-Inhalte 2. Empfängerliste erstellen bzw. pflegen 3. Vorbereitungen für Versand des Newsletters an Personen der Empfängerliste 4. Testversand des Newsletters an einzelne Empfänger 5. Anstossen des Newsletter-Versands 1 Abkürzung für Content Management System. 2 Direct_mail ist die bekannteste TYPO3 Erweiterung für Newsletter.

9 kapitel 4 Einen Newsletter erstellen Seite 9 Einen Newsletter erstellen Zur Erstellung eines Newsletter gehen Sie in den Seiten Modus, wählen Sie den Systemordner mit der Bezeichnung Newsletter aus und erstellen Sie eine neue Inhaltsseite. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den Systemorder 3, im Pulldown Menü 4 wählen Sie den Menüpunkt Neu und legen Sie im Systemorder eine neue Seite an. Abb. 5 Systemorder Abb. 6 Pulldown Menü Abb. 7 Seite anlegen Abb. 8 Test Newsletter im Systemordner Abb. 9 Newsletter Überschrift Abb. 10 Newsletter Inhalt (A) Im Seitenmodus den Systemordner Newsletter anwählen. (B) Mit linker Maustaste das Menü aktivieren und den Menüpunkt Neu klicken. (C) Eine neue Seite Seite (in) erstellen. (D) Seite anwählen und Inhalte bearbeiten. (E) Seitentyp wählen, Überschrift eingeben. (F) Textinhalt und/oder andere Inhalte (Bilder, Links) eingeben. Nach dem Befüllen der Seite mit Ihren Newsletter Inhalten speichern Sie die Seite ab und schließen Sie die Seitenansicht. Somit ist der Newsletter inhaltlich erstellt. Damit die Newsletter Erweiterung direct_mail an Ihre Empfänger senden kann benötigen wir noch die entsprechenden Empfänger. Dazu müssen wir eine CSV 5 Textdatei in das CMS importieren. Bearbeiten Sie Ihre Empfänger in einer Tabellenkalkulation, programm oder einer ähnlichen Applikation - viele Office Applikationen bieten den Text Export über eine CSV Datei an. 3 Der Systemorder wird in diesem Beispiel durch ein graues Ordner Icon mit der Bezeichnung Newsletter dargestellt. 4 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Ordnersymbol um das Pulldown Menü anzuzeigen. 5 Eine CSV Datei ist eine Textdatei zum Austauch einfach strukturierter Daten.

10 kapitel 4 Erstellen der Empfängerliste Seite 10 Empfängerliste des Newsletters erstellen Erstellen der Empfängerliste Klicken Sie im Direct Mail Menü auf den Menüpunkt Empfängerliste. Darauf wird der Systemordner Newsletter angezeigt Im Systemorder Newsletter sind alle benötigten Informationen (Newsletter Inhalte, Newsletter Abonnenten und alle weiteren Einstellungen für die Erweiterung direct_mail enthalten). Klicken Sie den Ordner Newsletter an. Abb. 11 Direct Mail Menü Erstellen der Empfängerliste 2 Durch klicken auf den Systemordner Newsletter wird der Inhalt der Empfängerliste angezeigt. Haben Sie noch keine Empfängerliste erstellt, dann werden keine weiteren Informationen angezeigt. Haben Sie schon Versandgruppen erstellt - sehen Sie diese in der Übersicht. Erstellen Sie nun eine neue Versandgruppe. Abb. 12 Systemorder Newsletter Erstellen einer Versandgruppe Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Versandgruppe erstellen um eine neue Gruppe zu erstellen. In dieser Versandgruppe werden Ihre zukünftigen Empfänger Adressen gespeichert sein. Mit der Schaltfläche Import: CSV-Datei können Sie später die Adressen schnell importieren. Abb. 13 Versandgruppe Erstellen einer Versandgruppe 2 Füllen Sie die Eingabefelder Bezeichnung und Beschreibung nach Ihren Vorstellungen aus. Im Feld Ausgangspunkt wählen Sie den Systemordner Abbonenten aus. Speicher Sie nun die Einstellungen und schließen Sie die Seite. Abb. 14 Versandgruppen Informationen Importieren der Adressen Durch einen komfortablen CSV Import können Sie die Newsletter Empfänger ins System abspeichern. Klicken Sie dazu in der Empfängerliste Ansicht auf die Schaltfläche Import: CSV-Datei. Entweder laden sie die CSV Datei von Ihrem Computer auf den Server oder Sie kopieren die CSV Daten in das Feld. Abb. 15 CSV Import

11 kapitel 4 Einfügen der CSV Informationen Seite 11 Einfügen der CSV Informationen In dieser Ansicht sind die CSV Informationen schon eingefügt. Klicken Sie weiter (Schaltfläche unter dem Eingabefeld). Abb. 16 CSV Import mit Inhalt Abb. 17 CSV Import Konfiguration Konfiguration des CSV Imports Wählen Sie zuerst den Systemordner Abonnements aus. Aktivieren Sie folgende Felder: - Erste Datenreihe des CSV Importfiles enthält Feldnamen. - Nur aktualisieren... wenn ein gültiges Format besitzt. - -Dubletten... herausfiltern. - Vorhandene Benutzer... umzubenennen. Feld, das die Einzigartigkeit... feststellt: auf stellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter. Zuordnung der CSV Bezeichnungen Die in der CSV enthaltenen Informationen müssen un nochzugeordnet werden. Die Pulldown Liste Zuordnung muss mit dem Wert (rechts daneben) übereinstimmen. D.h. Die Zuordnung Name muss mit dem Wert Namen übereinstimmen. Daselbe gilt für die . Aktivieren Sie unbedingt das Kästchen Alle Empfängern bekommen HTML Newsletter. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter. Abb. 18 CSV Zuordnung CSV Import abschließen Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren um den Import mit diesen Einstellungen abzuschließen. Abb. 19 CSV Import abschließen CSV Import abgeschlossen Der Importvorgang ist damit abgeschlossen. Sie sehen welche Daten importiert wurden und welche z.b. aktualisiert oder welche doppelt vorhanden sind. Abb. 20 CSV Import abgeschlossen

12 kapitel 4 Anzeigen der Empfänger Seite 12 Anzeigen der Empfänger Um die Empfänger einer Versandgruppe anzuzeigen klicken Sie auf den Namen der Versandgruppe z.b. Test Newsletter. Abb. 21 Versandgruppe anzeigen Anzeigen der Empfänger 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfänger anzeigen oder klicken Sie auf die Schaltfläche Download CSV-Datei um die Versandgruppen Empfänger als CSV Textdatei auf Ihren Computer zu laden. Abb. 22 Versandgruppe Info Übersicht der Empfänger einer Versanggruppe Diese ist die Übersicht aller Empfänger in der ausgewählten Versandgruppe. Hier können Sie Informationen der einzelnen Personen z.b. Name, Adresse ändern oder auch die betreffende Person löschen. Abb. 23 Empfänger der Versandgruppe Export als CSV Datei Nach dem Klick auf die Schaltfläche Download CSV-Datei wird die CSV Datei auf Ihren Computer geladen. Mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation können Sie diese Datei weiter bearbeiten. Abb. 24 CSV Export

13 kapitel 4 Versand Modul auswählen Seite 13 Einen Newsletter mit Direkt Mail versenden Nachdem Sie die Newsletter Inhalte in die Newsletter Seite eingegeben haben und eine oder mehrere Versandgruppen erstellt haben, ist es nun für Sie möglich den Newsletter an eine dieser Gruppen zu versenden. Gehen Sie folgendermaßen vor. Versand Modul auswählen Klicken Sie im Direct Mail Menü auf den Menüpunkt Direct Mail. Darauf wird der Systemordner Newsletter angezeigt. Klicken Sie auf den Systemordner Newsletter. Nun erscheint das Versende Modul auf der rechten Seite. Abb. 25 Direct Mail Menü Unterschiedliche Newsletter Arten In dieser Ansicht sehen Sie eine Auswahl an unterschiedlichen Newsletter Arten. Wir senden die schon zuvor erstellte Newsletter Seite, eine Interne Seite. Klicken Sie die Schaltfläche Interner Newsletter an. Eine Externe Seite ist eine sonstige Webseite aus dem Internet. Eine Quickmail ist ähnlich wie eine gewöhnliche . Abb. 26 Newsletter Art Interner Newsletter Die zuvor angelegte Seite Testnewsletter 01 erscheint und kann ausgewählt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Testnewsletter 01. Sie haben hier nochmals die Möglichkeit den Inhalt der Seite zu ändern - klicken Sie dazu auf den Schreibstift. Ebenfalls habe Sie hier die Möglichkeit mit dem Lupensymbol die Seite als HTML oder reine Text Ansicht zu betrachten. Abb. 27 Newsletter Interne Seite Interner Newsletter Einstellungsübersicht In dieser Ansicht sehen Sie die Haupteinstallungen für den Newsletter Versand. Für gewöhnlich müssen Sie hier keine Einstellungen oder Änderungen vornehmen. Bitten Sie Ihren Admin dies korrekt einzustellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter. Abb. 28 Newsletter Versand Einstellungen

14 kapitel 4 Interner Newsletter Kategorien Seite 14 Interner Newsletter Kategorien In dieser Ansicht ist es möglich bestimmte Seiteninhalten anhand von Kategorien Einstellungen auszuschleissen. Für gewöhnlich müssen Sie hier keine Einstellungen vornehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter. Abb. 29 Newsletter Kategorien Interner Newsletter Testseite senden Geben Sie eine Adresse zum Versand einer Test ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Die sollte in wenigen Augenblicken beim Empfänger angekommen sein. Bitte prüfen Sie den Newsletter auf Fehler. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter. Abb. 30 Testversand an adresse Bitte prüfen Sie den Newsletter in Ihrem Programm auf Fehler. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter. Abb. 31 Testversand durchgeführt Interner Newsletter versenden Wählen Sie zuerst eine Ihrer Empfängerlisten aus. Geben Sie den Versandzeitpunkt an, sofern die Möglichkeit eines zeitgesteuerten Versandes besteht. Für gewöhnlich klicken Sie auf die Schaltfläche An alle... versenden. Der Newsletter wird dadurch für den Versand vorbereitet. Abb. 32 Auswahl Versandgruppe Der Newsletter wurde für den Versand freigegeben und benötigt eine letzte Bestätigung. Wechseln Sie dazu in den Versandstatus. Abb. 33 Newsletter für Versand freigegeben

15 kapitel 4 Versand-Status Modul auswählen Seite 15 Versand-Status Modul auswählen Klicken Sie im Direct Mail Menü auf den Menüpunkt Versand-Status. Darauf wird der Systemordner Newsletter angezeigt. Klicken Sie auf den Systemordner Newsletter. Nun erscheint das Versand-Status Modul auf der rechten Seite. Abb. 34 Direct Mail Menü Newsletter Versand anstossen Für gewöhnlich müssen Sie die Schaltfläche Versand anstoßen anklicken. Damit wird der Newsletter versendet. Mit dieser Aktivierung wird der Newsletter versendet dieser Vorgang kann nicht mehr unterbrochen werden! Sein Sie sich daher sicher die Inhalte geprüft zu haben. Falls Ihre TYPO3 Installation einen Cron Job bietet können Sie diesen Punkt überspringen - der Versand sollte selbstständig ablaufen. Abb. 35 Versand anstossen Newsletter Versand abgeschlossen Je nach Empfängeranzahl und Server Leistung kann der Versand wenige Sekunden bis einige Minuten lange dauern. Klicken Sie nach einiger Zeit nochmals im Direct Mail Menü auf den Menüpunkt Versand-Status - dadurch wird die Versandanzeige aktualisiert. Der Newsletterversand ist somit abgeschlossen. Abb. 36 Versand abgeschlossen

16 kapitel 4 TYPO3 Extencion Info Seite 16 Weitere Informationen zum Modul Newsletter TYPO3 Extencion Info TYPO3 Extension Key: direct_mail Version: TYPO3 Extension Repository Benötigte TYPO3 Erweiterungen für direct_mail TYPO3 Extension Key: tt_address Version: direct_mail_subscription Version: ToDo vorgemerkt für nächste Version Aktuelles Bildmaterial Newsletters Auswertung Newsletter Einstellungen

17 Seite 17 Index Übersicht B Benutzeroberfläche 3, 5 Browser 3 E Erweiterungen direct_mail 8 L Login 4 Logout 6 N Newsletter CSV 11 Empfängerliste 10 Extencion Info 7, 16 HTML 8 Importieren 10 Konfiguration CSV Imports 11, 13 Text 8 Versand 12 Versandgruppe 10 Zuordnung CSV Bezeichnungen 11, 13 O OpenSource 3

18 Contact us: Phone: + 43 (0) Net: BÜRO FÜR VISUELLE GESTALTUNG. All rights reserved. Specifications subject to change without notice. BÜRO FÜR VISUELLE GESTALTUNG is a full service digital media agency providing our customers with corporate design, brand development and digital solutions. TYPO3 logo by the TYPO3 Association. Apple, Mac, and Macintosh are registered trademarks of Apple Inc. Windows and Windows NT are registered trademarks of Microsoft Corporation. All other trademarks mentioned herein are the property of their respective owners. Please visit us at or learn how to use TYPO3 at D

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