Content Management mit dem Open Source-CMS TYPO3. elixis für das UNIVERISTÄTSKLINIKUM DÜSSELDORF

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1 für die Redaktion von uniklinik-duesseldorf.de Content Management mit dem Open Source-CMS TYPO3 Version: 1.8 Stand: elixis für das UNIVERISTÄTSKLINIKUM DÜSSELDORF Autoren: Wai-Hung Man, Anna Manova, Dennis Pohl, Carsten Schmidt /elixis

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... II Einführung... 5 Ein einheitlicher Webauftritt... 5 Die Ziele der neuen Webpräsenz... 5 Wichtig für einen Webauftritt: die Barrierefreiheit... 6 Barrierefrei: Zugänglichkeit verbessern... 6 Elemente, um die Zugänglichkeit der Inhalte der Website des Universitätsklinikums Düsseldorf zu verbessern (wo immer möglich, nach WCAG 2.0) Zielgruppengerechte Ansprache... 7 Das Content Management System... 8 Was ist eigentlich ein CMS?... 8 Die technische Basis: Typo Begriff: Frontend (FE)... 8 Begriff: Backend (BE)... 9 Einfach zurechtfinden: Frontend vs. Backend Frontend-Ansicht Backend-Ansicht Die Arbeit mit TYPO3 Änderungen zum bisherigen System Rollen und Berechtigungen Sicherheitshinweise Systemvoraussetzungen Support UKD CMS Handbuch Seite 2

3 Online-Hilfe Telefonischer Support Redaktionelle Betreuung Über dieses Handbuch Erste Schritte Login/Logout Aufbau der Benutzeroberfläche Der Startbildschirm Die Elemente der Arbeitsoberfläche Die Modulleiste Der Strukturbaum Die Arbeitsfläche/ Detailansicht Die Benutzerleiste Module Welches Modul für welchen Zweck? Modulgruppe: Web Grundsätzliches: Wie man eine Seite gestaltet Anlegen einer neuen Seite Seitentypen Normale Seite in Typo Inhalte-Erstellung leicht gemacht Eine Seite braucht eine Überschrift Der Seitentitel EXKURS SEO IST Situation SOLL Situation UKD CMS Handbuch Seite 3

4 Call to Action Inhalte und Inhaltselemente Inhalt Anlegen: So einfach geht s Inhalts-Element: Überschriften HINWEIS: Textgestaltung Arbeiten mit dem Rich Text Editor (RTE) Alte Redakteursregel Die wichtigsten Icons im RTE HINWEIS: Text und Bilder einfügen und positionieren Tabellen anlegen, mit Inhalten füllen und verändern Wie sieht meine Seite aus? Die Vorschau Hyperlinks im Text Der Upload-Bereich Inhalte anzeigen Dateien umbenennen Dateien hochladen Dateien und Ordner neu erstellen Dateien zum Download anbieten Allgemeine Tipps zum Umgang mit Dateinamen Gute Dateinamen Probleme vermeiden So geht TYPO3 mit Dateinamen um Groß- und Kleinschreibung Lesbarkeit von Dateinamen UKD CMS Handbuch Seite 4

5 Ändern einer Seite Seiten löschen Erweiterte Content-Management-Möglichkeiten Zeitgesteuerte Anzeige von Seiten und Inhalten Sichtbarkeit von Seiten und Seiteninhalten Einschränkung auf einen bestimmten Zeitraum: Sichtbarkeit von Seiteninhalten Hyperlinks im Menü Externe URL (External URL) Link auf eine außerhalb von TYPO3 liegende Web-Seite Verweis Seiten oder Inhalte verschieben oder kopieren Verschieben und Kopieren Seite verschieben Inhalte kopieren oder verschieben über das Kontextmenü Inhalte verschieben über Buttons Seiten mit Inhalten kopieren und bearbeiten Newseinträge So erstellen Sie eine Nachricht Optionale Einstellungen So verwalten Sie Ihre Nachrichten Termine und Veranstaltungen So legen Sie einen neuen Termin an: So verwalten Sie Termine und Veranstaltungen Die Team/Kontakt-Seite so verwenden Sie Elemente aus der Personendatenbank68 Personendaten verwalten UKD CMS Handbuch Seite 5

6 Personen neu anlegen Personen auf der Seite anzeigen lassen Service-Funktionen auf einer Webseite Seite drucken Seite empfehlen Linktipp versenden Mehrsprachigkeit Mehrsprachige Webseiten in TYPO Seitenebene: Seitensprachen, Seiten und Inhalte übersetzen So gehen Sie vor, um eine Übersetzung anzulegen: Was kann das CMS noch? Schnell mal etwas ändern: Frontend Editing Videos auf einer Seite abspielen Einfache Web-Formulare erstellen mit Powermail Die Sitemap Eine einfache Übersicht über Ihre Webseiten Spezialanwendungen Stellenangebote So gehen Sie vor, um Stellenangebote anzulegen Seiten online schalten Kontrollen und Freigaben (statt Seiten zur Kontrolle weiterleiten ) Vorgehensweise beim Anlegen von neuen Seiten: Vorgehensweise bei Änderungen an bestehenden Seiten: Seiten verwalten Änderungen rückgängig machen Versionierung der Webseiten UKD CMS Handbuch Seite 6

7 Rechtliche Grundlagen Heilmittelwerbegesetz (HWG) Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) Standesrecht/ Berufsordnung Kammergesetz für die Heilberufe Urheberrecht Rundfunkstaatsvertrag (RStV) und Telemediengesetzes(TMG) Sicherheit in Typo3... XCII Welche Daten werden verarbeitet?... XCII Cookies... XCII Per Interaktion eingegebene Daten... XCII Registrierte Benutzer... XCII Registrierte Benutzer mit mehr als Lese-Rechten... XCII Abbildungsverzeichnis... III Abkürzungsverzeichnis... VIII Anmerkung... VIII Schlagwort-Index... IX UKD CMS Handbuch Seite 7

8 Einführung Einführung 5 Ein einheitlicher Webauftritt Das Universitätsklinikum Düsseldorf möchte mit einer neuen Webpräsenz die Möglichkeiten ihrer Benutzer vereinfachen und erweitern, Inhalte schnell und einfach an den dafür vorgesehenen Stellen innerhalb der in allen Bereichen (Inter- und Intranet) einheitlich gestalteten Webpräsenz zu platzieren und zugänglich zu machen. Dazu wurde das im Bereich Open Source als Standard für mittelgroße bis große Website geltenden CMS Typo3 implementiert, das nun das alte CMS ablöst. Eine je nach Vorkenntnissen geringe Lernkurve ermöglicht es Ihnen, in kurzer Zeit die Möglichkeiten des Systems zu nutzen und damit heute geltende Standards umzusetzen. Dazu gehören bspw. extrem einfaches Verlinken von Medien jedweder Art, die Implementierung und Strukturierung von mehreren Inhaltselementen, die Auszeichnung von Text im leicht zu bedienenden Rich-Text-Editor (ähnlich MS Word) oder das Einbinden von "Bild-vergrößern" mit einem einzigen Klick. Mehr Informationen zur Arbeitsweise mit TYPO3 finden Sie hier: XXX Die Ziele der neuen Webpräsenz Einheitliches und dennoch variables Layout für alle Einrichtungen des Universitätsklinikums Düsseldorf Vereinfachung und Flexibilisierung der Inhalte-Erstellung und -Pflege Steigerung des Wiedererkennungswertes durch die Möglichkeit, konsequent eine konsistente Inhaltepräsentation zu verwirklichen Zielgruppengerechte Darbietung Angehörige von Fachkreisen sollen die gesuchte Information ebenso schnell finden wie Patienten, denen ein Klinikaufenthalt bevorsteht. Mitarbeiter sollen sich über geplante Projekte, Studierende über Lehre und Forschung informieren können. Dezentrale Pflege der Inhalte Jede Einrichtung gibt selbst die Inhalte ein, die auf ihren Seiten erscheinen Vereinfachung der Erstellung von Spezial-Inhalten wie Veranstaltungshinweisen, Stellenangeboten u.v.m. Die Webpräsenz wurde und wird im Corporate Design umgesetzt. Hierbei finden bekannte Gestaltungselemente Verwendung. Die Struktur des Menüs wurde nach intensiven Vorüberlegungen nur leicht, dafür aber in Bezug auf Zugänglichkeit entscheidend verändert. UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 5

9 Einführung Wichtig für einen Webauftritt: die Barrierefreiheit 6 Das Internet ist für viele Menschen, auch und vor allem für Menschen mit Behinderung, eine der wichtigsten Möglichkeiten für Informationsbeschaffung und Interaktion/ Kommunikation. Menschen mit Behinderung müssen sich darauf verlassen, dass Inhalte für sie zugänglich - barrierefrei - sind; sind sie es nicht, bleiben sie unerreichbar. Chancengleichheit ist in diesem Zusammenhang das Stichwort: Haben Menschen mit Behinderungen einen gleichwertigen Zugang zum Web, können sie aktiver an der Gesellschaft teilhaben. Das Web bietet hier einzigartige Möglichkeiten, vorhandene Zugangsbarrieren in Print-, Audio- und optischen Medien zu überwinden, indem gleichwertige, zugängliche Alternativen angeboten werden. Ein Beispiel: Statt eine schicken Website in feinen Grautönen mit einer modern wirkenden, kleinen Pixelschrift, die es einem informationshungrigen, aber leider kontrastfehlsichtigen Besucher unmöglich macht, die Inhalte zu erfassen, lässt sich eine kontraststarke Website mit lesbaren und in der Größe variablen Schriften gestalten, die mindestens ebenso schick und modern wirken kann wie die erstgenannte Website. Neben dem reinen Aussehen bietet die um eine Barriere reduzierte Website einen echten Mehrwert: Chancengleichheit für normal - und fehlsichtige Menschen und damit die Möglichkeit, auch Personen einer potenziellen Zielgruppe mit Informationen zu versorgen, die durch eine Barriere im Bereich Kontraste schlicht nicht erreicht werden könnten. Barrierefrei: Zugänglichkeit verbessern Elemente, um die Zugänglichkeit der Inhalte der Website des Universitätsklinikums Düsseldorf zu verbessern (wo immer möglich, nach WCAG 2.0). 1 Ausreichende Kontraste Sprungmarken zu wichtigen Orten innerhalb einer Seite, bspw. direkt zum Inhalt Erkennbarkeit des momentanen Standorts im Menü (Farbigkeit) Pfadnavigation (Brotkrümel-Navigation, (engl.: breadcrumb trail)) semantisch korrekt aufgebaute Seiten sowie Inhalts-Elemente, bspw. Tabellen keine Inhalte-Fallen; Benutzer können jederzeit an einen anderen Ort innerhalb des Angebots gelangen Alternative Inhalte (Text) für Bild, Video und Audio, die den Sinn des Inhalts-Elements beleuchten 1 Die vollständige Liste (Techniques for WCAG 2.0/Editors' Draft 8 July 2010) des W3C zu den Techniken zur Erhöhung der Barrierefreiheit finden Sie hier: /. Es ist nahezu nicht leistbar, alle Punkte der Liste zu integrieren. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, kontaktieren Sie bitte Herrn Carsten Schmidt, schmidt@elixis.de UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 6

10 Einführung Unterschriften für Inhalts-Elemente wie Bilder, Tabellen erläuternde Definitionen für Abkürzungen etc. Vorhalten eines Glossars Sitemap Link zur Hilfe auf jeder Seite Beschreibende Titel zur Seite (erzeugt vom Autor) Möglichkeit der Tastatur-Navigation Linkbeschreibungen Bei Formularen: Möglichkeit der Korrektur vor dem endgültigen Absenden Bei Formularen: barrierearmes Captcha- Element (Antispam) Erfolgsmeldung bei erfolgreich abgesendetem Formular Suchfunktionalität u.v.m. Zielgruppengerechte Ansprache 7 Zielgruppen zielgerichtet anzusprechen ist eine Aufgabe, an der alle an der Ansprache Beteiligten ständig arbeiten müssen. Obwohl die Zielgruppen sicherlich erkennbar bleiben, befindet sich unsere Gesellschaft seit Web 2.0 in fortlaufendem Wandel Handlungsweisen und Erwartungshaltung der Zielgruppen verändern sich aufgrund sich entwickelnder Fähigkeiten und Fertigkeiten in Bezug auf den Umgang mit dem Medium Internet stetig. Im Prinzip lassen sich dabei zwei Strömungen ausmachen die eine steht für den modernen, lernbereiten User mit Affinität zu Sozialen Netzen, die andere für den traditionalistischen User, der auf keinen Fall aus eigenem Antrieb das immer schneller und mitunter hektisch wirkende Treiben im Internet befürworten würde und nur so viel davon antizipiert, wie unbedingt nötig. Für beide Gruppen gilt jedoch das gleiche Prinzip: der Nutzen eines Angebotes muss klar erkennbar sein und der Weg zur Erreichung dieses Nutzens muss leicht und ohne Hindernisse begehbar sein. Mit dem Content-Management System TYPO3 haben Sie als Editoren und Administratoren ein mächtiges Werkzeug an der Hand, das es Ihnen ermöglicht, sowohl einfach und schnell Inhalte online zu stellen als auch komplexe Strukturen, die einer Vorplanung bedürfen, zu realisieren. Darüber hinaus besitzt das System einen sehr hohen Grad an Erweiterungsmöglichkeiten es gibt theoretisch nichts, was nicht mit dem System umgesetzt werden könnte. Stellen Sie sich vor Ihre Einrichtung richtet eine Veranstaltung zu einem bestimmten Termin aus und Sie möchten diese Information gerne über die Startseite Ihrer Einrichtung, in der rechten Spalte mittig positioniert, mit Text und Bild sowie Download eines Info-Flyers publik machen. Einfach gesagt: das können Sie nun ohne Aufwand in wenigen Minuten erledigen! Wie, das erfahren Sie auf den folgenden Seiten. UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 7

11 Einführung Das Content Management System 8 Was ist eigentlich ein CMS? Ein CMS 2, (deutsch: Inhalte-Verwaltungs-System) ist eine Software zur Erstellung, Verwaltung und Publizierung von Inhalten (in Form von Webseiten) im WWW. Dabei sind die drei Bestandteile einer Webseite Inhalt Struktur Design strikt voneinander getrennt. Die technische Basis: Typo3 Das lizenzkostenfreie Open Source CMS TYPO3 bietet den kürzesten Weg, um ohne HTML- Kenntnisse Inhalte auf Ihrer Website einfach zu organisieren - unabhängig vom Web- Designer. TYPO3 schafft die Voraussetzung für effizientes Informations-Management: Selbständiges Erstellen, Formatieren und Pflegen von bei Bedarf mehrsprachigen Inhalten (Text und Bild, erweiterte Inhalte) von den inhaltlich zuständigen Personen der jeweiligen Einrichtungen über einen Web-Browser ohne besonderes technisches Know-how. Überwachen von Änderungen und Eintragungen Bearbeitung und Pflege von Dokumenten in einen definierten Arbeitsablauf (Workflow) Veröffentlichung im Internet und Intranet mit einem Mausklick Verwaltung und Archivierung der Inhalte aus Datenbanken oder File-Systemen Verwaltung mehrerer Domains Begriff: Frontend (FE) Das Frontend von TYPO3 - also die Vorderseite, welche die Besucher der Website sehen, ist der Web-Server, der die Webseiten den Besuchern anzeigt. Der Zugriff kann mit jedem beliebigen Web-Browser erfolgen, auch mit älteren Versionen und auch ohne spezielle Funktionen wie Cookies oder JavaScript. Im Allgemeinen ist auch kein Login notwendig (nur bei Passwort-geschützten Web-Seiten wie bspw. dem Intranet). 2 CMS: Content Management System UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 8

12 Einführung Der Zugriff auf die Website der Uniklinik Düsseldorf erfolgt im Allgemeinen über einen URL der Form 9 Abbildung 1: Frontend - Die Startseite des Uniklinikums Düsseldorf Begriff: Backend (BE) Das Backend von TYPO3, die "Rückseite" der Website, ist das CMS, mit dem die Webseiten erstellt und bearbeitet werden. Der Zugriff ist nur für berechtigte Personen (Editoren, Administratoren) möglich (Login, siehe XXX). Sie benötigen dazu einen Benutzernamen und ein Passwort mit einer entsprechenden Berechtigung. Der Zugriff auf das Backend und die Verwendung des Rich Text Editors (RTE) (siehe hier) kann mit allen gängigen neueren Web- Browsern erfolgen. Zum Backend gelangen Sie über den URL cmstest/typo3/. UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 9

13 Einführung Einfach zurechtfinden: Frontend vs. Backend 10 Frontend-Ansicht Backend-Ansicht Abbildung 2: Ansicht des Frontends (Beispiel: Startseite einer Klinik) Abbildung 3: Ansicht des Backends (gleiche Seite wie links abgebildet) Menü (links) Inhalte Contentspalte (mittlere Spalte) Inhalte Marginalspalte (rechte Spalte): Datensatz aus der Personendatenbank Weitere Inhalte Marginalspalte; hier Inhalts-Element Text UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 10

14 Einführung Die Arbeit mit TYPO3 Änderungen zum bisherigen System 11 Wie Sie bereits unter dem Punkt Zielgruppengerechte Ansprache erfahren haben, haben Sie mit TYPO3 ein Werkzeug zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, sowohl einfach und schnell Inhalte online zu stellen als auch komplexe Strukturen, die einer Vorplanung bedürfen, zu realisieren. TYPO3 ist ein Inhalte-fokussiertes System. D.h., Sie können mit einer einzigen Seitenvorlage die unterschiedlichsten Inhalte präsentieren, da Sie nun nicht mehr Ihre Inhalte mit nur einem Inhalts-Container gestalten müssen, sondern die Wahl haben zwischen den verschiedensten Kombinationsmöglichkeiten aus Inhalts-Containern (Elementen) wie z.b.: Überschrift Text Text mit Bild(ern) Das bedeutet, dass Ihre Arbeitsweise als Editor bzw. Administrator sich in einigen Punkten ändert - und in vielerlei Hinsicht vereinfacht. Im Einzelnen: Die Arbeit mit TYPO3 Bisheriges System Ergebnis Einfache Inhalte-Strukturierung und Gestaltung mit so vielen Elementen, wie Sie wünschen. Bilder automatisch in der Größe berechnen lassen. Einstellen von Spezial-Inhalten wie Flash, Video, News, Terminen, Personeneinträgen über einfach zu bedienende Tools. Tabellen sinnvoll gestalten im Corporate Design der UKD für die ansprechende Präsentation von Daten. Mehr gestalterische Freiheit insgesamt unter Einhaltung der Vorgaben bzgl. einer semantisch korrekten Inhalte-Strukturierung. Kompliziertes Einstellen von Inhalten mit nur einem Element. Bilder nur in bestimmter Größe verwendbar. Teilweise gar nicht oder nur schwierig möglich. Tabellen wurden oft als Tool zur Gestaltung von Inhalten zweckentfremdet. Eingeschränkte Möglichkeiten in Bezug auf Gestaltung und v.a. Barrierefreiheit. Unkompliziertes Arbeiten. Keine Vorarbeiten mehr nötig. Größere Inhalte-Vielfalt. Nutzen von Tools und Möglichkeiten ihrem Zweck entsprechend. Vielfalt in der Arbeit und im Ergebnis bei weniger Zeiteinsatz und der Sicherheit, alles richtig gemacht zu haben. UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 11

15 Einführung Rollen und Berechtigungen 12 Das System der Rollen und Berechtigungen wurde zunächst vereinfacht. Es existieren daher momentan die Rollen Editor und Administrator 3. Die Berechtigungen, die Sie bisher hatten, haben sich also entweder nicht geändert (wenn Sie Editor bzw. Administrator sind), oder Sie haben nun mehr Möglichkeiten, sich im System zu bewegen (wenn Sie bisher Autor/in waren, haben Sie nun die Rechte, aber auch die Pflichten eines Editors). Da TYPO3 aber in der Lage ist, wesentlich komplexere Rollen- und Berechtigungsszenarien abzubilden, ist eine Wiedereinführung einer bzw. weiterer, feiner abgestufter Rollen und Berechtigungen nicht ausgeschlossen. Die Vereinfachung des Systems wurde vorgegeben, da der im alten System postulierte Workflow mit abgestuften Rollen sich vielfach (noch) nicht bewährt hat. Der Workflow ist nun ebenfalls leichter zu handeln: Die Editoren arbeiten grundsätzlich an Seiten, die nicht live sind. Dies wird durch eine Trennung in CMS-Server und Live-Server erreicht. Das heißt: Die Neuerstellung von Seiten und Inhalten, Änderungen und sonstige Arbeiten an Inhalten werden auf dem CMS-Server durchgeführt. Um die neuen/ geänderten Inhalte der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, müssen diese mittels Veröffentlichen auf den Live-Server überspielt werden. Änderungen und/ oder Neuerungen an der Struktur und dem Inhalt der Seiten sind für Besucher der Website also erst sichtbar, nachdem diese veröffentlicht wurden. Der Live-Server ist ein eigenes System, auf dem nie direkt Aktionen ausgeführt werden damit ist ausgeschlossen, dass versehentlich Unbeabsichtigtes geschieht. Um trotz der Vereinfachung des Rollensystems eine Möglichkeit zu haben, eine gewünschte 4-Augen-Kontrolle durchführen zu können, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Backend auf die Schaltfläche Ansehen. Je nach Browser öffnet sich nun ein weiterer Tab/ ein weiteres Browserfenster mit der Voransicht Ihrer Seite. Markieren Sie die URL in der Adresszeile des Browsers und kopieren Sie sie. Nun können Sie diese URL per zur Kontrolle weiterleiten. 3 Die Berechtigungsgruppe Editoren beinhaltet einige Untergruppen, die die Gesamtberechtigungen eines Editors definieren (News, Termine u. Veranstaltungen, Personendatenbank). Zusätzlich sind noch einige Spezial-Berechtigungen vorhanden (bspw. Mitfahrbörse). UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 12

16 Einführung Sicherheitshinweise 13 Die Pflege des Webauftritts des Universitätsklinikums Düsseldorf muss in einem geschützten Bereich stattfinden, in dem größtmöglicher Schutz vor Missbrauch gewährleistet ist. Daraus ergibt sich für Sie folgende Regel: Sie dürfen nur von Rechnern, die sich im Universitätsklinikum Düsseldorf oder in der Heinrich-Heine-Universität befinden, auf das System zugreifen. Sollte in dringenden Fällen ein Zugriff auf das System von außerhalb nötig sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Support. Zur Benutzung des Systems ist eine Anmeldung mit Nutzerkennung und dazugehörigem Passwort nötig. Als Administrator erhalten Sie Ihre Kennung vom Support-Team (s. Seite XXX), nachdem Ihre Einrichtung der Redaktion des Universitätsklinikums Düsseldorf mitgeteilt hat, dass Sie diese Rolle übernehmen dürfen. Hatten Sie bereits im alten CMS die Rolle als Administrator inne, entfällt dieser Vorgang. Das für eine Anmeldung notwendige Formular finden Sie im Netz unter zum Herunterladen und Ausdrucken. Als Editor erhalten Sie von dem für Ihre Einrichtung zuständigen Administrator eine Kennung und ein Passwort für das Content-Management-System, es sei denn, Sie waren bereits im alten CMS als Benutzer Editor angemeldet. Ihre Kennung und das damit verbundene Passwort - das Sie im übrigen auch ändern können und sollen - sind an Ihre Person gebundene Daten, für deren Nutzung Sie verantwortlich sind. Die Daten kommen aus dem Uniklinik-ActiveDirectory. Geben Sie daher Ihre Kennung und das Passwort an niemanden weiter. Jeder Nutzungsberechtigte des Content- Management-System erhält eine eigene Kombination aus Kennung und Passwort. Eine Kennung ist einzigartig - sie darf unter keinen Umständen von mehreren Personen genutzt werden. Auch an die Administratoren dürfen Sie Ihr Passwort nicht weitergeben - die Administratoren brauchen es auch gar nicht. Systemvoraussetzungen TYPO3 stellt keine großen Anforderungen an Ihren Client-Computer. Cookies und JavaScript Ihres Browser müssen erlaubt bzw. eingeschaltet sein und Popup-Fenster müssen für diesen Server erlaubt sein dies sind für die Anmeldung am System die einzigen Voraussetzungen. UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 13

17 Support Einführung 14 Wenn etwas nicht so funktioniert, wie es im Handbuch beschrieben ist, haben Sie folgende Möglichkeiten: Online-Hilfe Wenn Sie sich bereits im Arbeitsbereich des Content-Management-Systems befinden, können Sie die Online-Hilfefunktion aufrufen. Klicken Sie dazu im Modulmenü auf Hilfe. Außerdem gibt Ihnen TYPO3 bei nahezu jeder Aktion Hilfestellung, bevor Sie die Aktion ausführen: indem Sie mit der Maus über ein Icon fahren, aktivieren Sie die kontextsensitive Hilfe. Diese gibt Ihnen über einen Maus- Hinweis Informationen zu der Aktion, die nach einem Klick auf den jeweiligen Button/ Icon ausgeführt wird. Zusätzlich finden Sie unter der Adresse Informationen, die Ihnen das Supportteam vom Multimediazentrum zur Verfügung stellt, unter anderem die jeweils aktuelle Version dieses Dokuments im PDF-Format. Telefonischer Support Bei Fragen und Problemen stehen Ihnen die Mitarbeiter des Multimediazentrums Frau Dr. Günther und Michael Gutmann unter der Telefonnummer und der zur Verfügung. Redaktionelle Betreuung Wenn Sie redaktionelle Fragen oder Fragen zu rechtlichen Voraussetzungen haben, wenden Sie sich bitte an die Redaktion des UKD unter der Telefonnummer oder der UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 14

18 Einführung Über dieses Handbuch 15 Mit diesem Handbuch werden die Möglichkeiten, die TYPO3 den Editoren sowie den Administratoren bietet, gezeigt. Anhand von Beispielen begleiten wir Sie auf den ersten Schritten mit Typo3. Es wird die Benutzeroberfläche vorgestellt, gezeigt welche Module zu Verfügung stehen, wie Sie Seiten anlegen und mit Leben füllen, und natürlich welche Inhaltstypen von Ihnen eingegeben werden können neben Text und Bild haben Sie bspw. die Möglichkeit, Dateien zum Download anzubieten oder Ihre Seite mit multimedialen Inhalten aufzuwerten. Kurz, Sie erhalten einen Überblick über die Funktionsweise von TYPO3. Mit diesen Informationen können Sie als Editor / Administrator mit TYPO3 effektiv arbeiten. Handbuch-Zusammenstellung: 2011 Multimediazentrum, elixis design creator. Dieses Anwenderhandbuch ist für den internen Gebrauch innerhalb der Heinrich-Heine-Universität und des Universitätsklinikums Düsseldorf zusammengestellt worden. Das Anfertigen von Kopien dieses Dokuments und deren Weitergabe ist nur an Mitarbeiter der Heinrich-Heine- Universität und des Universitätsklinikums Düsseldorf im Zusammenhang mit der Nutzung des hier beschriebenen Content-Management-Systems TYPO3 zulässig. Jegliche Nutzung außerhalb des oben genannten Verwertungszusammenhangs bedarf der schriftlichen Genehmigung von elixis design creator, Carsten Schmidt und des Multimediazentrums. TYPO3 CMS: Copyright Kasper Skårhøj. Erweiterungen sind Eigentum ihrer jeweiligen Autoren. Weitere Informationen erhalten Sie unter Die Nutzung von TYPO3 ist ohne Gewährleistung seitens des Copyright-Inhabers. TYPO3 ist freie Software und steht unter der GPL-Lizenz, die sie unter im vollen (englischen) Wortlaut bzw. unter (Deutsche Übersetzung der Version 3, 29. Juni 2007 ) finden. Änderungen und Weiterentwicklungen behält sich das Multimediazentrum vor. Die jeweils aktuellste Version ist unter der Adresse zu finden. Ältere Versionen verlieren mit dem Erscheinen einer neuen Version ihre Gültigkeit und dürfen nicht weitergegeben werden. UKD CMS Handbuch: Einführung Seite 15

19 Erste Schritte 16 Erste Schritte Login/Logout Das CMS TYPO3 ermöglicht eine standardkonforme Erzeugung der UKD-Webseiten. Für die Arbeit im Backend empfehlen wir den Web-Browser Mozilla Firefox. Wenn Sie den Windows Internet Explorer nutzen, können aufgrund einiger technischer Unzulänglichkeiten dieses Webbrowsers möglicherweise Probleme in der Darstellung der Frontend- und Backend-Ansicht auftreten. Zum Backend von TYPO3 gelangen Sie, indem Sie in der Adresszeile des Browsers medware/typo3 eingeben. Browser- Fragen Wenn Ihr Browser so eingerichtet ist, daß er standardmäßig keine Cookies akzeptiert, können Sie diese Einstellung spezifisch für Ihre Website ändern: {Browser Mozilla Firefox - Extras: Einstellungen / Datenschutz / Cookies / Ausnahmen}. Tragen Sie bei [Adresse der Website] medware/ ein, klicken Sie auf [Erlauben] und schließen Sie das Fenster wieder. Somit wird Ihnen stets ein schneller Zugang zum Backend Ihrer Website ermöglicht. Um Popups von Ihrer Website zuzulassen, klicken Sie im Firefox auf Extras: Einstellungen / Inhalt / Popup- Fenster blockieren - [Ausnahmen] und geben ebenfalls medware/ ein. Klicken Sie [Erlauben], [Schließen] und [Ok], um alle Fenster zu schließen. Abbildung 4 Login-Screen Dies ist der Login-Bildschirm. Hier können Sie sich anmelden. Geben Sie dazu in die Eingabemaske Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Log in. Stellen Sie beim Anmelden sicher, dass Ihr Browser Cookies und Popups dieser Seite akzeptiert. Anderenfalls ist eine Anmeldung im Backend nicht möglich. Über Ihren Benutzernamen und Passwort sind auch Ihre Rechte im System definiert. UKD CMS Handbuch: Erste Schritte Seite 16

20 Erste Schritte 17 Abbildung 5 - Login-Screen: Eingabe der Benutzerdaten Nach Eingabe Ihres Benutzernamens und Passwortes und Bestätigung durch Klick auf den Button [Log In] werden Ihre Angaben überprüft. Abbildung 6 - Login-Screen: Das System prüft die Angaben Das System überprüft nun Ihre Angaben. Sind diese korrekt, werden Sie zum Backend von TYPO3 weitergeleitet. Sind Ihre Daten nicht korrekt, erfolgt ein Hinweis mit der Aufforderung, es erneut zu versuchen. Bitte beachten Sie: die Eingabe ist case-sensitive, d.h., Ihre Eingabe muss genau den hinterlegten Daten entsprechen. Sind Ihre Daten nicht im System vorhanden, bzw. Ihre Log-In-Versuche scheitern, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. UKD CMS Handbuch: Erste Schritte Seite 17

21 Erste Schritte 18 Aufbau der Benutzeroberfläche Der Startbildschirm Abbildung 7 - Benutzeroberfläche/Startbildschirm Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie das Backend von TYPO3 mit Modulleiste (links) und Startbildschirm mit Taskcenter (rechts). Hier können Sie direkt mit der Ausführung von Aufgaben beginnen. UKD CMS Handbuch: Erste Schritte Seite 18

22 Erste Schritte 19 Die Elemente der Arbeitsoberfläche Abbildung 8 - Benutzeroberfläche / Aufbau Die Arbeitsoberfläche von TYPO3 ist in drei Hauptbereiche und eine Benutzerleiste unterteilt. Links sehen Sie die Modulleiste. Hier wählen Sie aus, welche Art von Arbeiten Sie durchführen wollen, bzw. welches Modul Sie nutzen möchten. In der Mitte sehen Sie den Seiten- oder Dateienbaum. Hier wählen Sie aus, welche Web-Seite oder welchen Dateien-Folder Sie bearbeiten wollen. Rechts sehen Sie die Arbeitsfläche. Hier führen Sie Ihre Arbeiten durch. Oben sehen Sie die Benutzerleiste. Hier finden Sie benutzerspezifische Informationen / Funktionen. UKD CMS Handbuch: Erste Schritte Seite 19

23 Erste Schritte 20 Die Modulleiste Jeder Benutzer sieht nur die Module, zu deren Verwendung er berechtigt ist. Durch Klicken auf die Gruppenbezeichnungen mit den Dreieck-Symbolen können die Modulgruppen zu- und aufgeklappt werden. Durch Klicken auf die Modulbezeichnungen gelangen Sie in den entsprechenden Arbeitsbereich. Die wichtigsten Module sind: Web / Seite Web / Liste Web / Veröffentlichen Datei / Liste Abbildung 9 - Benutzeroberfläche/ Modulleiste mit aufgeklappten Modulen UKD CMS Handbuch: Erste Schritte Seite 20

24 Erste Schritte 21 Der Strukturbaum Der Strukturbaum (Seitenbaum) steht Ihnen für alle Module der Modulgruppe Web zur Verfügung. Er stellt die Struktur der Website baumartig dar. In der Modulgruppe Datei wird stattdessen der Dateienbaum angezeigt. Er stellt die Struktur der Folder für den Upload von Dateien baumartig dar. In beiden Fällen können Sie Teilbäume durch Klicken auf die Pfeilsymbole aufund zuklappen. Abbildung 10 Benutzeroberfläche / Seiten-Strukturbaum Abbildung 11 - Benutzeroberfläche / Datei-Strukturbaum Mit dem über dem Seitenbaum befindlichen Suchfeld (leicht erreichbar durch Klick auf das Icon ) können Sie Seiten schnell finden, indem alle Seiten, die den eingegebenen Begriff nicht im Titel enthalten ausgegraut werden. Mit einem Klick auf das X-Symbol können Sie den Filter wieder deaktivieren. Mit einem Klick auf das Icon laden Sie den Strukturbaum neu. Jeder Benutzer sieht nur den Seitenbaum bzw. die Seiten- oder Dateienbäume, für die er eine Zugriffsberechtigung hat. In den meisten Fällen ist dies Ihr Web- Bereich, auf den Sie vollen Zugriff zur Bearbeitung haben. Eventuell sehen Sie aber auch noch einen oder mehrere andere Bereiche oder die gesamte Web-Site, auf die Sie nur Lese- Zugriff haben. Dort können Sie dann zwar alle Inhalte anzeigen lassen und auch in Ihren eigenen Bereich kopieren, jedoch nicht verändern oder löschen. UKD CMS Handbuch: Erste Schritte Seite 21