Office Integration. M. Friedrichs, DEVWARE GmbH

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1 Projekt SharePoint Toolbox 2010 Office Integration Dokumententyp Dokumentation Autor Version M. Friedrichs, DEVWARE GmbH Vom Letzte Bearbeitung

2 Seite 2 1. EINLEITUNG INSTALLATION ERSTINSTALLATION UPDATE-INSTALLATION VERSIONSKONTROLLE FEATURES ADMINISTRATIVES Eingabe der Seriennummer Feature aktivieren Word Serienbriefe konfigurieren PowerPoint Templates konfigurieren VERWENDUNG DES FEATURES Word Serienbriefe PowerPoint Templates... 15

3 Seite 3 Dokument-Historie Datum Version Bearbeiter Kommentar MF Erstellt

4 Seite 4 1. Einleitung Die SharePoint Toolbox 2010 der DEVWARE GmbH ist eine Ansammlung von diversen Features für die SharePoint-Infrastruktur. In dieser Erweiterung ist die Anbindung diverser Office-Produkte an SharePoint-Listen enthalten In dieser Dokumentation werden die Administration des Produkts sowie die Funktionen der diversen Features beschrieben.

5 Seite 5 2. Installation Die SharePoint Toolbox OfficeIntegration besteht aus einem Feature, zu dem ein einzelnes WSP- Package existiert. Je nachdem, welche Version Sie erworben haben, wird dieses Feature einzeln oder mithilfe eines Toolbox-Suite-Packages installiert. Die Installation und ein Update sind sorgfältig zu planen, da während der Installation der Internet Information Service neu gestartet werden muss, und somit die SharePoint Farm für einen kurzen Moment nicht verfügbar sein wird Erstinstallation Für die Erstinstallation sind keine Vorbereitungen zu treffen. Das Deployment der SharePoint Toolbox OfficeIntegration, bestehend aus einer WSP-Datei und einem Powershell Script, ist auf einen Frontend SharePoint Server zu kopieren. Hierzu führen Sie folgende Schritte durch: o Starten Sie über Start/Microsoft SharePoint 2010 Products die Verwaltungsshell des SharePoint. o Navigieren Sie vom aktuellen Benutzerprofil zum Ordner des Installationspaketes o Geben sie den Befehl setup.bat ein. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen versuchen Sie es stattdessen mit.\setup.bat 2.2. Update-Installation Bei der Update-Installation ist im Vorfeld auf einer Staging-Umgebung die Kompatibilität der Version zu prüfen. Führen Sie dazu entsprechende Update- Installationen zuerst auf Ihrer Staging-Umgebung aus. o Starten Sie über Start/Microsoft SharePoint 2010 Products die Verwaltungsshell des SharePoint. o Geben sie den Befehl setup.bat ein. (s.o.) o Starten Sie den IIS neu. o Starten Sie den Dienst SharePoint 2010 Timer Dienst neu.

6 Seite Versionskontrolle Da in der SharePoint Toolbox WebSite, WebSiteCollection und Farm Features enthalten sind, existieren für das Produkt zwei Versionsnummernkreise: - Frontend-Version Alle WebParts und Applikationsseiten werden mit dieser Versionsnummer kontrolliert. - Backend-Version Timer-Jobs und Logiken auf Farm-Ebene werden mit dieser Versionsnummer kontrolliert. Zur Kontrolle der Versionsnummer gehen Sie bitte wie folgt vor: o Starten Sie die SharePoint Zentraladministration. o Klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. Es erscheint ein neuer Menübereich DEVWARE SharePoint Toolbox Configuration. o Klicken Sie auf den Menüpunkt Sharepoint Toolbox License.

7 Seite 7 o Auf dieser Seite befindet sich die Versionsnummer unter Aktuelle Server- Version.

8 Seite 8 3. Features Im Folgenden wird das Feature der SharePoint Toolbox OfficeIntegration erklärt und deren Konfiguration beschrieben Administratives Nach der Installation ist das Feature noch nicht aktiviert. Es muss für jede WebSite separat aktiviert und konfiguriert werden. dadurch ist es möglich die entsprechende Funktionalität besser an die jeweilige Anforderung der WebSite anzupassen, da pro WebSite andere Serienbriefe oder Templates verwendet werden können Eingabe der Seriennummer Damit Sie das Feature nutzen können müssen Sie zuerst in der Zentraladministration in der Anwendungsverwaltung die Ihnen mit dem Produkt zur Verfügung gestellte Seriennummer bei den SharePoint Toolbox Lizenzen eintragen. Wenn es sich um einen gültigen Key handelt wird dieser hinter dem entsprechenden Feature angezeigt (Siehe Abbildung im Kapitel 2.3) Feature aktivieren Wechsel Sie auf ihrer Sharepoint-Farm auf die entsprechende WebSite, in der Sie das Feature zur Verfügung stellen wollen. Navigieren Sie dann zur Seite der Websiteeinstellungen und öffnen dort die Seite Websitefeatures verwalten

9 Seite 9 Aktivieren Sie hier das Feature Devware SharePoint Toolbox 2010 Office Integration Das Feature ist nun aktiv und die einzelnen Komponenten können konfiguriert werden. Dazu erscheinen jetzt zusätzliche Einträge in den Websiteeinstellungen unter Websiteaktionen. Die Konfiguration wird im Folgenden exemplarisch beschrieben.

10 Seite Word Serienbriefe konfigurieren Wählen Sie in den Websiteeinstellungen den Menüpunkt Word Serienbrief Konfiguration. Beim ersten Aufruf erscheint eine Seite mit einer leeren Liste von Serienbriefvorlagen. Hier können Sie jetzt die benötigten Vorlagen hochladen (einzeln oder als Mehrfach- Upload).

11 Seite 11 Zur besseren Verständlichkeit für den Anwender sollten Sie zu jeder Datei auch das Feld Titel ausfüllen, da dies der Anzeige auf der WebSite dient. Ansonsten wird Ihnen der Dateiname angezeigt PowerPoint Templates konfigurieren Analog zu den Word Serienbriefen können dem Anwender auch PowerPoint- Templates zur Verfügung gestellt werden. Wählen Sie dazu in den Websiteeinstellungen den Menüeintrag PowerPoint Vorlagen Konfiguration

12 Seite Verwendung des Features Auf der Website, für die Sie das Feature aktiviert haben, erscheinen nun bei benutzerdefinierten Listen zusätzliche Buttons im Kontextmenü des Ribbons auf dem Reiter Elemente im Bereich Aktionen. Solange keine Einträge in der Liste ausgewählt sind können Sie keinen der Buttons anklicken Word Serienbriefe Wählen Sie die entsprechenden Datensätze mit denen der Serienbrief erstellt werden soll. Der Button für die Auswahl der Serienbriefvorlage ist jetzt aktiv.

13 Seite 13 Klicken Sie auf den passenden Serienbrief und die Generierung des Briefes wird gestartet. Je nach Einstellung des Browsers wird Ihnen der Serienbrief direkt angezeigt oder es erscheint eine Anfrage (siehe nächstes Bild), ob die Datei angezeigt oder gespeichert werden soll.

14 Seite 14 Schließen Sie das Popup falls mit den ausgewählten Datensätzen keine weiteren Serienbriefe erstellt werden sollen. Anschließend wird die Selektion der Listeneinträge aufgehoben.

15 Seite PowerPoint Templates Wählen Sie die entsprechenden Datensätze mit denen das PowerPoint Template gefüllt werden soll. Der Button für die Auswahl des Templates ist jetzt aktiv. Wählen Sie das gewünschte Template und lassen sich die PowerPoint Präsentation erstellen.

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