Umstellung der KIT-Teamseiten von SharePoint 2007 nach 2013

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1 Umstellung der KIT-Teamseiten von SharePoint 2007 nach 2013 Hinweise für Teamseiten-Administratoren (SCC) KIT University of the State of Baden-Wuerttemberg and National Research Center of the Helmholtz Association

2 Neue Features - eine Auswahl Browserkompatibilität alle gängigen Browser Office WebApps Vorschau verfügbar direkte Bearbeitung von Dokumenten im Browser Drag & Drop Dokumente per Drag & Drop einfach in SharePoint ablegen Sync & Share Synchronisieren von SharePointbibliotheken mit lokalen Ordnern

3 Neue Features - eine Auswahl - 2 Vergleich neuer Funktionalitäten mit Office 2010 und 2013 Funktion Office 2010 Office 2013 Sync & Share - x Drag & Drop IE 10 / Firefox, Chrome x Web-Vorschau IE 32 Bit, Firefox x

4 Umstellung ab URL der bisherigen KIT-Teamseiten ändert sich https://team-alt.kit.edu/sites/ihre-seite Die bisherige URL wird automatisch umgeleitet. Neue Teamseiten und migrierte Teamseiten erreichbar über. https://team.kit.edu/sites/ihre-seite Über eine Ticketvorlage können Sie als IT-Beauftragter Ihrer Organisationseinheit einen Termin für die Umstellung vorschlagen

5 Umstellung ab Neue Teamseiten werden mit SharePoint 2013 veröffentlicht Vorteile: Bestehende Verlinkungen, Lesezeichen/Bookmarks bleiben erhalten. Sobald Ihre Teamseite umgestellt ist, wird diese wieder unter der URL https://team.kit.edu/ zur Verfügung stehen. Einschränkungen: Ab dem 02. Mai 2013 ist zu beachten, dass Office-Verknüpfungen (z.b. SharePoint- Kalender mit Outlook) nicht mehr funktionieren, da diese nicht mit einer automatischen URL Umleitung umgehen können. Abhilfe: Löschen Sie bestehende Verknüpfungen und richten diese nach dem 02. Mai 2013 neu ein. Eine Anleitung hierzu finden Sie im Intranet: Handbuch KIT-Teamseiten

6 Office Integration - 1 vor und nach der Umstellung von KIT-Teamseiten bestehende Verknüpfungen von SharePoint-Listen in Outlook entfernen Outlook Version

7 Office Integration - 2 Bestehende Verknüpfungen von SharePoint-Listen in Outlook entfernen. Outlook Version

8 Office Integration - 3 Verknüpfung einer 2013 SharePoint-Liste (Kalender) mit Outlook Bitte beachten Sie: diese Verbindung muss initial mit dem Internet Explorer eingerichtet werden

9 Verknüpfung einer 2013 SharePoint-Liste (Kalender) mit Outlook

10 Anmeldung / Abmeldung Anmeldung Der Zugriff auf die KIT-Teamseiten https://team.kit.edu erfolgt mit dem KIT-Benutzerkonto, welches Sie auch für den Zugriff auf das KIT- Mitarbeiterportal (https://intra.kit.edu) verwenden. Sie können sich mit dem Windows-Anmeldenamen kit\ab1234 oder mit Ihrer vollständigen adresse anmelden

11 Zahlen und Fakten Speicherplatz pro Teamseite: 0,5 GB Bei Überschreitung der Warngrenze wird der Websitesammlungsadministrator per benachrichtigt. Der IT-Beauftragte ihrer Organisationseinheit kann eine Erweiterung des Speicherplatzes über das ITB-Portal mit Ticketvorlage KIT Teamseitenkontingent erweitern oder über SCC-Servicedesk beantragen. Upload-Limit pro Dokument / Vorgang: 100 MB Dies gilt auch, wenn Sie mehrere Dokumente hochladen, z.b. über WebDAV. Dokumenttypen Sie können alle gängigen Dokumenttypen hochladen. Gesperrte Dokumenttypen: alle ausführbaren Dateien, z.b. *.cmd, *.exe

12 Suche Starten Sie die Suche über die gesamte Webseite Oder direkt in der Liste z.b. Dokumentenbibliothek

13 Automatisches Anmelden im Intranet Anmeldeinformationen für automatisches Anmelden an Teamseiten speichern

14 Berechtigungen Zugriffsberechtigungen hinzufügen Der Besitzer mit der Funktion Websitesammlungsadministrator der Teamseite kann weitere Benutzer eintragen. Dazu finden Sie über die Schaltfläche Einstellungen das Menü Benutzer und Gruppen

15 Neue Mitglieder hinzufügen

16 Neue Mitglieder hinzufügen - 2 Über das Menü NEU können Sie weitere Personen eintragen. Bitte verwenden Sie beim Hinzufügen von neuen Mitgliedern, sofern die Namen nicht eindeutig sind, am besten die adresse, z.b. Die Option Willkommens- an neue Benutzer senden empfehlen wir (vor allem bei Externen Konten) zu deaktivieren

17 Benachrichtigungen Über das Menü Meine Einstellungen können Sie sich für alle SharePoint-Listen eine -Benachrichtigung aktivieren

18 Benachrichtigungen 2 In allen SharePoint-Listen finden Sie im Menüband die Option Benachrichtigen

19 Zugriff aus externen Netzen KIT-Mitarbeiter sowie Gäste und Partner mit GuP-Konten verwenden für den Zugriff aus externen Netzen eine VPN-Verbindung: https://vpn.kit.edu Externe Nutzer (ohne KIT-Konto) nach vorheriger Freischaltung durch Webseitenadministratoren und SCC: https://team-extern.kit.edu

20 Anmeldeseite für externe Partner Nach der ersten Anmeldung an Teamseiten sollten externe Personen über das Menü Benutzeranmeldung im Internetbrowser ein neues Kennwort setzen. Kennwortrichtlinien: mindestens 8 Zeichen, Verwendung von 2 nicht alpha-numerischen Zeichen

21 Online Hilfen Im Intranet:

22 Vorankündigung Abschaltung der SharePoint 2007 Infrastruktur:

23 Ergänzende Information Informationen und Handbuch für KIT-Teamseiten im Intranet Anschreiben an alle IT-Beauftragten wird in der nächsten Woche versendet. Aktuelle Informationen werden über die SCC-Servicenews veröffentlicht. Ihre Anfragen können Sie an das SCC weiterleiten: SCC Servicedesk, Tel SCC Ticketsystem Kategorie und Groupware Service KIT-Teamportale Wir sind Ihre Ansprechpartner: Susanne Volk Sabine Grindler Ronny Wörl Tobias Zuber

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