VARIAN MEDICAL SYSTEMS, INC. Lieferanten Verhaltenskodex

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1 VARIAN MEDICAL SYSTEMS, INC. Lieferanten Verhaltenskodex

2 VARIAN MEDICAL SYSTEMS, INC. Lieferanten Verhaltenskodex Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten in Verbindung mit dem Varian Verhaltenskodex erläutert die Anforderungen und Erwartungen für Lieferanten, die Varian Medical Systems, Inc. und ihre weltweiten Tochtergesellschaften ( Varian ) mit Werken und Diensleistungen beliefern. Wir erwarten von jedem Varian Lieferanten, dass dieser die rechtlichen und ethischen Standards des Varian Verhaltenskodexes für Lieferanten befolgt und sich in Einklang mit den geltenden Gesetzen und Regelungen derjenigen Staaten, in denen wir Geschäfte betreiben, verhält. Verstösse gegen diesen Verhaltenskodex für Lieferanten werden als erhebliche Vertragsverletzungen gehandhabt und können Anlass für rechliche Massnahmen bis zu einer Vertragskündigung sein. INHALTE TÄTIGKEIT...2 GESUNDHEIT und SICHERHEIT...3 UMWELT...3 KONFLIKTMINERALIEN...3 EINHALTUNG ETHISCHER STANDARDS...4 ERFÜLLUNG DER VORAUSSETZUNGEN DES VERHALTENSKODEXES IM HANDELSVERKEHR...4 DATENSCHUTZ & GEISTIGES EIGENTUM...5 PRÜFUNG DER EINHALTUNG DES VERHALTENSKODEXES...5 SCHULUNGEN; MELDUNG VON VERSTÖSSEN; HOTLINE...5 KONTAKTINFORMATIONEN VARIAN MEDICAL SYSTEMS VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN EC00017 V. 01, gültig ab 16. JUNI 2017

3 TÄTIGKEIT Faire Behandlung In Einklang mit den geltenden Arbeitsgesetzen sind Mitarbeiter mit Würde und Respekt zu behandeln. Sie dürfen weder unmenschlich behandelt noch verunglimpft werden. Dies beinhaltet u.a. auch das Verbot einer sexuellen Belästigung, des sexuellen Missbrauchs, körperlicher Züchtigung, mentalen, psychischen oder körperlichen Zwangs oder Beleidigungen. Diskriminierungsverbot Zu unterlassen sind Diskriminierungen auf Grund der Rasse oder der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität oder anderer gesetzlich geschützter Eigenschaften. Freiwilliges Arbeitsverhältnis Nicht zulässig ist die Beschäftigung von Zwangsarbeitern oder anderer unfreiwilligen Arbeiter, u.a. Schuldknechtschaft, unfreiwilliger Gefängnisarbeiter, Sklaven oder von durch Menschenhandel erlangten Arbeitskräften. Das Arbeitnehmerverhältnis muss stets auf freiwilliger Basis beruhen. Verbot von Kinderarbeit Alle geltenden Gesetze bezüglich des Mindestalters für eine Erwerbstätigkeit sind einzuhalten. Kinderarbeit ist verboten. Das Mindestalter für Erwerbstätige muss a) über dem gesetzlich zulässigen Mindestalter in dem betreffenden Staat liegen oder b) über dem für die Erfüllung der Schulpflicht vorgeschriebenen Alter in diesem Staat liegen, je nachdem, welches das höhere Alter ist. Arbeitsstunden, Löhne und Sozialleistungen Arbeitnehmer dürfen nicht mehr als die gesetzmässig zulässigen Arbeitsstunden arbeiten. Es sind alle geltenden Gesetze und Regelungen bzgl. Löhne und Arbeitsstunden einzuhalten und alle rechtlich vorgeschriebenen Sozialleistungen anzubieten und auch zu leisten. Wenn Unterkünfte angboten werden, muss sichergestellt sein, dass diese Unterkünfte den Bauvorschriften entsprechen, sauber sind, ausreichende Ausgänge besitzen, sowie Zugang zu sauberem Trinkwasser und Sanitäranlagen bieten. EC00017 V. 01, gültig ab 16. JUNI 2017 VARIAN MEDICAL SYSTEMS VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN 2

4 GESUNDHEIT und SICHERHEIT Als Arbeitsplatz ist eine saubere, sichere und gesunde Arbeitsumgebung bereitstellen, die Arbeitsunfälle ausschliesst und die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Sicherheit aller Arbeitnehmer fördert. Es sind ausreichende Massnahmen zu ergreifen, um Gefahrenlagen abzuwenden und die Arbeitnehmer vor Unfällen und Berufskrankheiten zu schützen. Es müssen Verfahren zur Handhabung von Notfällen bereitstehen, u.a. gegen Feuer, Störfälle oder Naturkatastrophen. Es müssen Schulungen durchgeführt werden um zu gewährleisten, dass die Arbeitnehmer mit den Gesundheits- und Sicherheitsmassnahmen vertraut sind. UMWELT Die geltenden gesetzlichen und internationalen Standards bzgl. des Umweltschutzes sind einzuhalten. Mit Rohstoffen und Energie ist sparsam umzugehen. Abfall und die Nutzung gefährlicher Substanzen ist zu reduzieren und schädliche Umwelteinflüsse sind zu minimieren. Es ist zu gewährleisten, dass die erschaffenen Werke allen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen, u.a.: der Beschränkung gefährlicher Stoffe (RoHS); REACH-Verordnung (Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe); gesetzliche Vorschriften zur Kennzeichnung für Recycling und Entsorgung. KONFLIKTMINERALIEN Für Produkte, die z.b. Zinn, Tantal, Wolfram und Gold enthalten (sogenannte potentielle Konfliktmineralien) ist aufzuzeigen, wenn diese Mineralien aus Bergwerken der Domokratischen Republik Kongo oder umliegenden Regionen stammen. Wir erwarten von den Zulieferern, dass sie Richtlinien, Sorgfaltspflichtstandards und Managementsysteme festlegen und einhalten, die im Einklang mit den Sorgfaltspflichtsnormen für eine verantwortungsvolle Lieferketten für Mineralien aus Kriegsgebieten und Gebieten mit hohem Risiko der OECD (Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung) stehen, die den Kauf und die Nutzung von Konfliktmineralien untersagen, und verlangen, dass deren Lieferanten sich ebenfalls an diese Regelungen halten. 3 VARIAN MEDICAL SYSTEMS VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN EC00017 V. 01, gültig ab 16. JUNI 2017

5 EINHALTUNG ETHISCHER STANDARDS Lieferanten müssen sich in ihren Geschäftsgebahren an die höchsten ethischen Standards sowie alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Verordnungen halten. Diese Normen gelten für Geschäftsaktivitäten auf der ganzen Welt, selbst dort, wo Verstösse durch Dritte an der Tagesordnung sind. Lieferanten müssen sich an die für sie geltenden Antikorruptionsgesetze in denjenigen Staaten halten, in denen sie Geschäfte betreiben, u.a. an das Strassburger Strafrechtsübereinkommen über Korruption vom 27. Januar 1999 (ETS No.173) und seiner Implementierung in den Einzelstaaten der Europäischen Union. Ausserdem dürfen Lieferanten den Organen, Mitarbeitern oder Vertretern von Varian weder Bestechungs- und Schmiergelder noch andere unzulässige Zahlungen oder Geschenke in welcher Form auch immer anbieten. Die Buchhaltung der Lieferanten muss dem geltenden Gesetz entsprechen und in angemessenem Detail geführt werden, die Transaktionen, das Vermögen, Verbindlichkeiten, Umsätze und Ausgaben genau und transparent darstellen und keine unrichtigen oder irreführenden Informationen enthalten. Jedwede Transaktionen und Beziehungen sind zu vermeiden, die einen Interessenkonflikt darstellen könnten. Ein Interessenkonflikt liegt regelmässig dann vor, wenn ein Lieferant, seine Mitarbeiter oder Vertreter an der Transaktion ein persönliches Interesse haben oder, aus der Sicht eines Dritten haben könnten. Gleiches gilt, wenn ein Lieferant seine Beziehung zu Varian zu seinem eigenen persönlichen Vorteil zu nutzt. ERFÜLLUNG DER VORAUSSETZUNGEN DES VERHALTENSKODEXES IM HANDELSVERKEHR Alle geltenden Aus- und Einfuhrgesetze sowie sonstige im Handelsverkehr geltenden Verhaltenskodex -Voraussetzungen der Vereinigten Staaten und aller anderen Staaten, in denen Varian Geschäfte betreibt sind beim grenzüberschreitenden Warenverkehr zu befolgen. Bei der internationalen Ausführung von Geschäften müssen Lieferanten mit allen geltenden Gesetzen sowie den Handelserfüllungsrichtlinien und -verfahren von Varian vertraut sein und sich daran halten. EC00017 V. 01, gültig ab 16. JUNI 2017 VARIAN MEDICAL SYSTEMS VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN 4

6 DATENSCHUTZ & GEISTIGES EIGENTUM Es ist zu gewährleisten, dass die vertraulichen und geschützten Informationen aller Mitarbeiter und Geschäftspartner vor unauthorisierter Weitergabe oder Löschung geschützt sind. Vertrauliche Informationen von Varian sind nur für die mit Varian vereinbarten und genehmigten Zwecke zu nutzen. PRÜFUNG DER EINHALTUNG DES VERHALTENSKODEXES Es sind regelmässig interne Prüfungen durchzuführen um die Einhaltung dieses Verhaltenskodexes sicherzustellen. Varian ist ein angemessener Zugang zur Prüfung und Inspektion der Einrichtungen und Programme zu gewähren. Im Falle von Mängeln ist ein Plan zu ihrer fristgerechten Behebung zu erstellen und auszuführen. SCHULUNGEN; MELDUNG VON VERSTÖSSEN; HOTLINE Die eigenen Arbeitnehmer und eigenen Vertragspartner sind bezüglich der Anforderungen dieses Verhaltenskodexes für Lieferanten entsprechend zu schulen. Dem Personal ist jederzeit die Möglichkeit zu geben ihre Bedenken bezüglich angenommener Verstöße gegen die Ethikregeln, sonstigen Richtlinien oder Gesetzen ohne für sie nachteilige Konsequenzen zu melden. Sämtliche Verstösse gegen den Varian Verhaltenskodex für Lieferanten, gegen die Ethikrichtlinien, oder sonstige Richtlinien oder Gesetze sind unverzüglich Varian zu melden. Sie können sich dabei an das Varian Ethik und Compliance Programm oder an die Varian Rechtsabteilung oder an die vertrauliche Varian Hotline wenden. Untenstehend finden Sie die Kontaktinformationen dazu. 5 VARIAN MEDICAL SYSTEMS VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN EC00017 V. 01, gültig ab 16. JUNI 2017

7 KONTAKTINFORMATIONEN Varian Ethik und Compliance Programm Senden Sie Fragen über Varian Ethik und Compliance Anliegen per an: Downloaden Sie den Varian Verhaltenskodex von: Varian Rechtsabteilung Senden Sie alle Angelegenheiten rechtlicher Natur in Verbindung mit Varian per an: Vertrauliche Hotline Wählen Sie oder finden Sie die örtliche, gebührenfreie Nummer auf Die vertrauliche Varian Ethik und Finanzberatungsstelle ( Hotline ) ist ein Online- und Telefonservice, der von einem unabhängigen, privaten Unternehmen betrieben wird. WICHTIGER HINWEIS: Auf Grund örtlicher rechtlicher Gegebenheiten ist die Hotline in manchen Ländern nur für Angelegenheiten der Rechnungslegung und Wirtschaftsprüfung verfügbar. Für Varian Rückfragen und Anfragen Varian Medical Systems, Inc Hansen Way Palo Alto, CA Tel: EC00017 V. 01, gültig ab 16. JUNI 2017 VARIAN MEDICAL SYSTEMS VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN 6

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