Stellungnahme der Finanzkommission zum Voranschlag 2013

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1 Finanzkommission der Gemeinde Kaiseraugst Stellungnahme der Finanzkommission zum Voranschlag 2013 Basisunterlagen und Erläuterungen Die mit dem Voranschlag gelieferten Basisunterlagen (Budgetjournal) wurden zu spät und unvollständig zur Verfügung gestellt. Die Erläuterungen sowie Detailinformationen zum Budget waren wiederum nicht ausreichend. Diese sind für Dritte teilweise nur sehr schwer verständlich, nicht nachvollziehbar und plausibel. Zudem wurden sie für unsere Prüfungsarbeiten zu spät vorgelegt und haben den Prüfungsprozess dadurch massiv verzögert. Damit durch die Finanzkommission eine sinnvolle Prüfung vorgenommen werden kann, benötigen wir sämtliche Unterlagen rechtzeitig, das heisst 2 Monate vor der Einwohnergemeindeversammlung. Wir akzeptieren nur noch Erläuterungen die einfach, verständlich, aussagekräftig formuliert sind und bei Prüfungsbeginn vollständig vorliegen. Laufende Rechnung EWG Insgesamt sind im Voranschlag 2013 Aufwendungen von rund CHF 27.9 Mio. geplant. Dies entspricht einer Abnahme gegenüber dem Vorjahr von CHF 0.9 Mio. oder 3.1%. Gleichzeitig werden Erträge in der Höhe von CHF 27.9 Mio. erwartet. Dies entspricht einer Zunahme gegenüber dem Vorjahr von CHF 0.5 Mio. resp. 1.8%. Der Voranschlag 2013 schliesst ohne Aufwand- oder Ertragsüberschuss ab.

2 Finanzkommission Kaiseraugst Zeitliche Entwicklung Gemeinde Kaiseraugst Auswertung >>> Kopieren Referenz exkl.gem Gemeinden im Bezirk Gewichtung der Referenz mit den Einwohnerzahlen Kaiseraugst 2'556 2'594 2'978 3'285 2'910 Auswertung: Ze_Ka_NAEW_Bz Referenz 1'959 1'958 2'050 2'049 2'215 8'000 7'000 6'000 5'000 4'000 3'000 2'000 1'000 G-NA / Einw R-NA / Einw G-Nettoinvestitionen / Einw R-Nettoinvestitionen / Einw G-Steuerkraft / Einw R-Steuerkraft / Einw G-Einwohner R-Einwohner G-Schüler R-Schüler Die Grafik zeigt für die Periode von 2007 bis 2011, dass der Nettoaufwand pro Einwohner in der Gemeinde Kaiseraugst bis 2010 stark zugenommen hat (gelb) während dieser sich bei den übrigen Gemeinden des Bezirks (hellgelb) nur leicht erhöht hat. Für das Jahr 2011 zeigt sich, dass der Nettoaufwand aufgrund von Einsparungen und tieferen gebundenen Ausgaben deutlich gesunken ist, während in den Referenzgemeinden erneut ein leichter Anstieg zu verzeichnen ist. Seite 2

3 Nachstehende Grafik zeigt die Nettoausgaben pro Einwohner (Durchschnitt der Jahre 2007 bis 2011) für ausgewählte Abteilungen / Funktionen: Dienststelle 940 Kapitaldienst In den Erläuterungen zu Konto Verpflichtungsverzinsung Abwasserversorgung werden Investitionsausgaben Voranschlag 2013 von CHF ausgewiesen; korrekt wären CHF Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Laufende Rechnung oder die Investitionsrechnung. Dienststelle 990 Abschreibungen Abschreibungen des Verwaltungsvermögens Die Berechnung berücksichtigt den Aufwandsüberschuss des Voranschlags 2012, was vom Kanton so nicht vorgesehen ist. Dadurch sind die budgetierten Abschreibungen um CHF zu hoch. Weiter wurden nach der Erstellung des Voranschlags zwei Verpflichtungskredite zurückgezogen oder geändert. Die tieferen Inves- Seite 3

4 titionsausgaben wurden in der Investitionsrechnung berücksichtigt, nicht aber in der Berechnung der Abschreibungen. Welche nun um CHF zu hoch ausfallen Abschreibung des Bilanzfehlbetrags Gemäss Rechnung 2011 und Voranschlag 2012 ist für 2013 ein Bilanzfehlbetrag von CHF zu erwarten. Somit müsste der Bilanzfehlbetrag mit 20% abgeschrieben werden. Aufgrund der vorliegenden Zahlen ergäbe dies zusätzliche Abschreibungen von CHF , was jedoch durch die zu hohen Abschreibungen des Verwaltungsvermögens kompensiert werden kann. Steuerertrag Im Voranschlag 2013 werden Quellensteuern-Einnahmen von CHF erwartet. Aufgrund der Im Jahre 2012 erhaltenen Quellensteuern sowie den vom Kanton erwarteten Wachstumsraten erscheint dies eher zu optimistisch. Die in der Rechnung der letzten zwölf Jahre erzielten Aktiensteuern schwankten zwischen CHF (2002) und CHF (2009). In dieser Situation ist es nicht einfach, die für 2013 erwarteten Aktiensteuern zu schätzen. Der langfristige Durchschnitt liegt bei CHF Werden die beiden Extremwerte ausgeklammert sinkt der Durchschnitt auf CHF In Anbetracht des geglätteten Durchschnitts sowie den gemäss Kanton zu erwartenden Aktiensteuern 2012 und den Steuerprognosen für juristische Personen erscheinen die budgetierten Aktiensteuern von CHF ebenfalls eher zu optimistisch. An dieser Stelle sei erwähnt, dass der Gemeinderat die massgeblichen Unternehmen kontaktiert hat und nun weiss, mit welchem Einzelbetrag die Gemeinde in etwa für 2013 rechnen kann. Wir hoffen, dass damit die Abweichungen der Rechnung zum Voranschlag verringert werden können. Seite 4

5 Investitionsrechnung Insgesamt sind für 2013 Nettoinvestitionen von CHF 3.3 Mio. geplant. Dies entspricht einer Abnahme gegenüber dem Voranschlag 2012 von CHF 0.4 Mio. oder 11%. In Anbetracht der zu erwartenden Finanz- und Ertragslage ist diese Entwicklung zu begrüssen. Es gilt zu beachten, dass in den geplanten Investitionen Ausgaben für die Ausfinanzierung der Pensionskasse von CHF 2.7 Mio. und die Auflösung der entsprechenden Rückstellung von CHF 3.0 Mio. enthalten sind. Verpflichtungskreditkontrolle Wir haben festgestellt, dass die Queradditionen in der Verpflichtungskontrolle nicht korrekt sind. Dies hat damit zu tun, dass gemäss Verwaltung, lediglich die geplanten Ausgaben / -einnahmen gezeigt werden sollen und nicht die mathematisch korrekten Differenzen zwischen Kreditbeträgen und bisher aufgelaufenen sowie noch geplanten Ausgaben. Kreditüber- oder -unterschreitungen sind somit nicht auf einen Blick aus der Verpflichtungskreditkontrolle ersichtlich. Im Sinne einer Verbesserung der Kostenkontrolle empfehlen wir dringendst auf die manuellen Korrekturen zu verzichten, so dass diese Auswertung wieder als Kontrollinstrument für die Einhaltung der Verpflichtungskredite verwendet werden kann, insbesondere, da die geplanten Ausgaben und Einnahmen in der separaten Auswertung Investitionsplan gezeigt werden. Seite 5

6 Projektcontrolling Wir empfehlen dringend ein einfaches, wirksames Projektcontrolling zu implementieren, so dass periodisch überprüft werden kann wie stark ein Verpflichtungskredit bereits beansprucht wurde und ob ein Zusatzkredit eingeholt werden muss, respektive rechtzeitig eingeholt werden kann. Alte Verpflichtungskredite Gemäss Handbuch Rechnungswesen sind Verpflichtungskredite unverzüglich abzurechnen, nachdem das Vorhaben abgeschlossen ist. Der Eingang ausstehender Subventionen und Beiträge ist nur dann abzuwarten, wenn die Auszahlung innert 6 Monaten verbindlich feststeht. Ausstehende Rechnungen sind unverzüglich einzufordern, gegebenenfalls sind sie als Rückstellungen (Rechnungsabgrenzungen) zu verbuchen, damit die Kreditabrechnung erstellt werden kann. Da die Verpflichtungskreditkontrolle mehrere ältere Verpflichtungskredite enthält, empfehlen wir diese baldmöglichst abzurechnen und der Gemeindeversammlung zur Genehmigung vorzulegen. Fehlende Rechtsgrundlagen In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass bevor der gesamte Voranschlag genehmigt werden kann, die einzelnen Verpflichtungskredite als Rechtsgrundlage vorliegen müssen. Konkret kann der Voranschlag 2013 erst nach Genehmigung aller Verpflichtungskredite zur Abstimmung gebracht werden. Wir bitten den Gemeinderat dies zukünftig bei der Traktandierung der Gemeindeversammlung zu beachten, da sonst mit dem Voranschlag Ausgaben ohne Rechtsgrundlagen bewilligt werden, was eine Verletzung des Haushaltsprinzips der Gesetzmässigkeit darstellt. Seite 6

7 Kreditabrechnungen Folgende Kreditabrechnungen wurden vorgelegt: Trinkwasserleitung / Stufenpumpwerk Kredit CHF (GV vom ) Bruttoanlagekosten CHF Unterschreitung CHF (- 24,6%) Keine Bemerkungen EDV-Infrastruktur Aktualisierung Kredit CHF (GV vom ) Bruttoanlagekosten CHF Unterschreitung CHF (- 9,7%) Hier handelt es sich nicht um eine Kreditunterschreitung, sondern um eine Kreditüberschreitung von rund CHF Begründung: Im Projekt nicht realisiert wurde die Betreibungssoftware (rund CHF 22'000.00) und die Kosten für die Schulung (CHF 10'000.00) wurden nicht benötigt. Somit reduziert sich der Kredit auf rund CHF 200' Abgeschlossen wurde das Projekt mit Kosten von CHF 209' Weiter kommen Mehrkosten für Bildschirme anstelle von Beamern von CHF 17' dazu sowie Arbeiten für technische Voraussetzungen, welche der laufenden Rechnung 2010 belastet wurden von CHF 26' Erweiterung Werkhof Kredit CHF (GV vom ) Bruttoanlagekosten CHF Unterschreitung CHF (- 1,4%) Keine Bemerkungen Seite 7

8 Sportanlage Im Liner Kredit CHF (GV vom ) Bruttoanlagekosten CHF ,75 Ueberschreitung CHF (+ 11,0%) Die Begründung für die Überschreitung vermag nicht vollständig zu überzeugen. Es stellt sich einmal mehr die Frage nach der Projektgenauigkeit resp. Projekttiefe (Kosten für Baubewilligung inkl. Wasser- und Kanalisationsgebühren von gesamthaft CHF nicht berücksichtigt) vor der Einholung des Kredites an der Einwohnergemeindeversammlung. Die Projektänderung infolge Einwendungsverhandlungen (Trottoir entlang des Römerwegs) verursachte Mehrkosten von CHF Hier stellt sich die Frage, ob nicht bei bekannt werden dieser Mehrkosten ein Nachtragskredit hätte eingeholt werden müssen. Die Mehrkosten für den Rasenmäher von CHF hätten entweder von Anfang an in die Projektkosten gehört oder hätten ordentlich in einem Voranschlag der laufenden Rechnung genehmigt gehört. Weiter stellt sich die Frage, ob die Kosten für das Einweihungsfest (CHF ) dem Projekt belastet werden können. Erweiterung Feuerwehrlokal Kredit CHF (GV vom ) Bruttoanlagekosten CHF Ueberschreitung CHF (+ 9,2%) Die Kreditüberschreitung entstand aufgrund mangelnder Projektgenauigkeit resp. Projekttiefe: neue Verordnung für Elektroanlagen gemäss SEV gültig ab => + CHF ; Richtung der Türöffnung => + CHF ; Wasser- und Kanalisationsanschlussgebühren => + CHF Verkehrserschliessung Junkholz Kredit CHF (GV vom ) Bruttoanlagekosten CHF Ueberschreitung CHF (+ 0,9%) Keine Bemerkungen Seite 8

9 Bahnhofstrasse Bei der seinerzeitigen Kreditvorlage wurde von Nettokosten (Teil Gemeindestrassen) von CHF gesprochen (CHF abzgl. CHF Anteil Thommen). In den Bruttoanlagekosten von CHF sind die CHF für Tank- und Toranlagen nicht berücksichtigt, da diese direkt durch die Thommen AG bezahlt wurden. Korrekterweise hätten diese aber über die Gemeinde bezahlt werden sollen. Somit wären die Bruttoanlagekosten CHF gewesen, was natürlich auch zu einer höheren Rückerstattung seitens der Thommen AG von neu CHF geführt hätte. Dies als kosmetischer Hinweis und auch unter Berücksichtigung des Bruttoprinzips. Nicht nachvollziehbar ist aber die tiefere Rückerstattung von brutto CHF (oder netto CHF ) anstatt der CHF In den Bruttoanlagekosten werden die CHF (Anteil Thommen) voll berechnet, es werden aber nur CHF zurückerstattet. Aus diesen Gründen ergibt sich nicht eine Unterschreitung von CHF sondern eine Überschreitung von CHF : CHF Nettoinvestitionen effektiv CHF Nettoinvestitionen geplant Nach einer Anfrage zu obigem Sachverhalt hat dann der Gemeinderat entschieden, diese Abrechnung von der Traktandenliste zu streichen. Internes Kontrollsystem Seit 2008 ist für Gemeinden ein Internes Kontrollsystem vorgeschrieben. Dieses beinhaltet u. a. ein Risikomanagement sowie die Dokumentation von Prozessen und den entsprechenden Kontrollen. Obwohl durchaus Prozesse und Kontrollen vorhanden sind, fehlt die umfassende Dokumentation sowie eine allgemeine Analyse der Prozesse und Kontrollen. Der Gemeinderat ist sich dessen bewusst, hat aber be- Seite 9

10 schlossen, die vorhandenen personellen Ressourcen auf die Einführung des neuen Rechnungslegungsmodells HRM 2 zu konzentrieren. Wir empfehlen baldmöglichst, mit der Implementierung eines umfassenden internen Kontrollsystems zu beginnen. Kurzfristig sollten sofort in den Teilbereichen Kreditüberwachung, Einkaufsprozess (Auslösung von Projekten und Bestellungen) Verbesserungen in Angriff genommen werden. Kaiseraugst, 13. November 2012 Finanzkommission Kaiseraugst Der Präsident: Der Aktuar: Patrick Schmid Kurt Lengweiler Seite 10

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