Innovatives Antragsmanagement

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1 Innovatives Antragsmanagement Medienbruchfreies E-Government am Beispiel der Stadt Weißenfels Referent Christopher Sipp, Projektleiter brain-scc GmbH Münster,

2 Agenda Firmendarstellung Aktuell: Onlinegang Stadt Weißenfels Prozessmanagement - nutzerfreundlich & nachhaltig Praxisbeispiel - Stadt Weißenfels Sachsen-Anhalt-Connect - bürgerfreundlicher Einstieg in E- Services unter Nutzung von eid und D - ikfz Ziele: Stadt Weißenfels Seite 2

3 Firmendarstellung TÜV zertifizierter IT- und Mediendienstleister seit 1999 bundesweit tätig, 30 Mitarbeiter, kontinuierlich über 1 Mio. EUR Jahresumsatz spezialisiert auf Geografische Informationssysteme Internetportale Mobile Lösungen E-Governmentlösungen intensive Betreuung von Ländern (ST, NI..) enge Kooperation mit den Hochschulen Merseburg, Harz und Anhalt Mitglied Kommune 2.0 e.v. Seite 3

4 Kooperationspartner PICTURE GmbH Prozessanalyse im Bereich Geodaten Form-Solutions e.k. elektronische + medienbruchfreie Formulare Mentana Claimsoft GmbH Erstellung der D App für Android und ios, Betreuung von Kommunen im Bereich D Seite 4

5 Firmenbereiche Seite 5

6 brain-geocms getestetes Produkt Seite 6

7 Unser Konzept Kommunalportal als einheitlicher Zugangspunkt für Bürger, Unternehmen, Verbände und Politiker Ausgabe Suche brain-geocms 5 Eingabe Admin 1x Ausgabe (Desktop + mobil) 1x Suche 1x Eingabe 1x Admin 1x Datenhaltung zur Information, Kommunikation und Transaktion mit der Verwaltung Seite 7

8 Aktuell: Onlinegang Stadt Weißenfels Onlinegang am Projektdauer: März Juni 2015 Neugestaltung Webseite als responsives Webdesign Komplette Integration Bürgerservice Integration Wirtschaftsdatenbank (Standort-Datenbank, Branchenbuch) Einbindung Veranstaltungskalender Weitere Schritte: Intranet mit brain-geocms Einführung Antragsassistenten mittels Prozessanalysen Seite 8

9 Referent: Christopher Sipp Seite 9

10 Prozessmanagement nutzerfreundlich & nachhaltig Methode, Software und Beratung aus einer Hand Wie Sie mit PICTURE das Arbeitsleben von Führungskräften und Mitarbeitern einfacher und erfolgreicher machen. Seite 10

11 Verbesserte Abläufe mit der PICTURE-Methode 24 Bausteine mit einleuchtenden Symbolen für die Beschreibung fachlicher Aufgaben (was wird getan) Individuell & zielgerichtet anwendbar für die Beschreibung der fachlichen Durchführung (Wie wird es getan) Schnelle und leicht verständliche Dokumentation dort wo die Prozesse entstehen mehr Transparenz & Vergleichbarkeit durch eine einheitliche, organisationsweite Beschreibung Ihrer Prozesse Erfassen Sie Ihre gesamte Organisation mit 24 intuitiven Bausteinen Seite 11

12 Prozesse Einfach. Online modellieren mit der PICTURE-Software Die passende Software zur PICTURE-Methode erlaubt Ihnen die intuitive und online-basierte Dokumentation und Modellierung aller Geschäftsprozesse. Wartungsfrei, keine Installation, keine Hardware. Mit 24 standardisierten Bausteinen klicken Sie sich jeden Prozess einfach zusammen. Jetzt 30 Tage kostenlos testen! Seite 12

13 Einfach. Gut beraten mit dem PICTURE Dank des PICTURE-Beratungsansatzes gestalten Ihre Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit selbst Prozesse. Unser modulares Beratungs-Konzept setzt genau dort an, wo Sie stehen. Vom QuickCheck oder einem Workshop bis zum umfangreichen Beratungsprojekt mit Software-Einführung. Wir beraten Sie zu Ihren Prozessen auf Basis der erfolgreichen PICTURE- Methode. Seite 13

14 Praxisbeispiel - Stadt Weißenfels Betrachtung der Prozesse in der Verwaltung Ansatz: IST-Betrachtung der bestehenden Abläufe mit anschließender SOLL-Modellierung Ziel: Umsetzung neu gestalteter medienbruchfreien Prozessen mit nur leicht gestiegenen Personalressourcen und optimierten technischen Verfahrensabläufen auf Basis eines Stadtportals Zeitraum Prozesserhebung Juli 2015 bis Januar 2016 Seite 14

15 Optimierung von Verwaltungsabläufen Ansatz abgeleitet aus 9 EGovG: [ ]Verwaltungsabläufe die erstmals zu wesentlichen Teilen elektronisch unterstützt werden, vor Einführung der Informationstechnischen Systeme unter Nutzung gängiger Methoden dokumentieren, analysieren und optimieren. Auch wenn für Sachsen-Anhalt noch kein Landes E- Government-Gesetz verabschiedet wurde, ist dies unserer Ansicht nach das richtige Vorgehen 1. Prozesse betrachten 2. optimieren 3. elektronisch umsetzen Seite 15

16 Prozessdokumentation - SOLL Aufgrund der geänderten gesetzlichen Grundlage ist kein 1:1 Vergleich möglich SOLL-Prozesse beschreiben den Idealzustand, welcher durch die Optimierung erreicht werden soll eine Konsolidierung der verwendeten Fachverfahren, Anwendungen und Schnittstellen (techn. Aspekt) Verbesserung der Bearbeitungs-, Durchlauf- und Liegezeiten sowie Transparenz für die Akteure im Spannungsdreieck (Träger, Eltern und öffentliche Verwaltung) Zeigen ein mögliches Optimierungspotenzial von bis zu 50% (Kosten pro Prozess, Zeiten, etc.) Seite 16

17 Nachnutzung der Prozesse und Vorteile Erkenntnisse und Anforderungen fließen in ein technisches Lastenheft ein Ausschreibungsgrundlage Gesamtüberblick der Fachverfahren und Standardsoftware und Hardware Daraus lässt sich ableiten, wo techn. Schnittstellen geschaffen werden müssen Dauerhafte Wissensspeicherung innerhalb der Verwaltung Transparenz nach innen und außen Konsolidierung der Softwarelandschaft und der Ablauforganisation Seite 17

18 Fazit: Prozessmodellierung unterstützt Einführung elektronischer Antragsassistenten Stadt Weißenfels Vor der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen steht die Prozessbetrachtung inkl. Dokumentation und Analyse Die einzelnen Prozesse in einem Gesamtkontext (Sichten) betrachten und speziell im Ziel (Antragsassistenten) Unter Einbeziehung der organisatorischen, rechtlichen und technischen Anforderungen und Möglichkeiten ganzheitliche Lösungen schaffen Insellösungen vermeiden Beispiel: Verwendung einheitlichen Formularserver Formularserver - Elektronische Formulare und Assistenten im Land Sachsen-Anhalt KITU Projekt (Kommunale IT-Union EG) Seite 18

19 extern Stadt- und Verwaltungs- App Responsives Internetportal Formularserver Antragsassisten, D , , eid Querschnitt Prozessmanagement Mitarbeiter/ Mitarbeiterin der Verwaltung BUS, Leika, Geodaten und Services intern Virtuelle Poststelle, eid, D , DMS, Archivierung Fachverfahren Ziel: Durchgängige elektronische Verwaltungsprozesse Seite 19

20 Sachsen-Anhalt-Connect bürgerfreundlicher Einstieg in E-Services unter Nutzung von eid und D -ikfz Gemeinsame Initiative der KITU und brain-scc, um Online-Services nachhaltig und nachnutzbar in Sachsen-Anhalt einzuführen vorhandene Internetportal werden um Basiskomponenten wie eid, D und Antragsassistent ausgebaut Fachverfahren werden sukzessive angeschlossen Prozessmanagement und dokumentation wird eingeführt Hosting und Betrieb erfolgt bei der KID in ISO zertifiziertem Rechenzentrum in Sachsen-Anhalt Seite 20

21 Sachsen-Anhalt-Connect bürgerfreundlicher Einstieg in E-Services Formulare in kommunalen Internetauftritten: verteilt im Internetportal eingebunden unterschiedliche Versionsstände Aktualisierung redaktionell aufwendig nicht barrierearm (Papierscan) aufwendig selbstgebaut schlecht auffindbar häufig nur im Kontext mit Artikeln eingebunden Fachverfahren getriebene E-Services, (z.b. Wunschkennzeichen, ikfz, etc.) Seite 21

22 Die Basis-Technologie Intelligente Ausfüllassistenten Mit den intelligenten Ausfüllassistenten sieht der Bürger nicht mehr das komplette Formular / PDF-Formular in einem, sondern wird Stück für Stück durch den Antrag geleitet. So ist es auch möglich, dass je nachdem was der Bürger in seiner individuellen Situation angibt, Fragen erscheinen bzw. bestimmte Fragen, die er nicht benötigt entfallen. So werden ihm nur die für ihn relevanten Fragen gestellt Seite 22

23 Besonderheiten Format html 5 Responsive Layout Standardmäßig ist ein "Responsive Layout" hinterlegt, sodass jeder Assistent sich automatisch der Bildschirmgröße anpasst und somit auch problemlos auf jedem Smartphone oder Tablet ausgefüllt werden kann. Anpassung des CI/ Einbindbar mit iframe / Komplettes CSS kann hinterlegt werden Ausfüllhilfen Auto-Completion-Funktionen Seite 23

24 Sicherer, universeller Kommunikationskanal mit dem Bürger oder Seite 24

25 Ziele Stadt Weißenfels Saubere Einführung Antragsassistenten in den Fachbereichen: Welche Formulare sind zu Beginn zu berücksichtigen? Welche Prozesse in den Fachbereichen werden am meisten aktiviert? (welche Leistungen?) Ansprechpartner in der Verwaltung? (Zentral, persönlich) Ausbau Schritt für Schritt Formular für Formular in einem Zeitraum von 6 Monaten Seite 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt brain-scc GmbH Tel Seite 26