Antikorruption der A.T.U Gruppe

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1 Erstellt: Geschäftsführung & Compliance Herausgeber: Organisation Seite 1 von 6 der A.T.U Gruppe RL V1_3.docRL V1_3.doc

2 Erstellt: Geschäftsführung & Compliance Herausgeber: Organisation Seite 2 von 6 GÜLTIGKEIT Wir, die Gesellschaften der A.T.U-Gruppe beachten das Recht der Bundesrepublik Deutschland und aller anderen Staaten, in denen wir tätig sind. Um als Unternehmen erfolgreich zu sein, setzen wir auf Integrität, Seriosität und Zuverlässigkeit sowie auf die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen, nicht aber auf rechtswidrige oder ethisch fragwürdige Verhaltensweisen. Die A.T.U-Gruppe lehnt daher korruptives und in anderer Weise rechtswidriges Verhalten ab und duldet solches Verhalten nicht. Wir erwarten von Ihnen, den Führungskräften 1 2 und Mitarbeitern, dass Sie sich keiner wie auch immer gearteter korruptiver Praktiken bedienen, unabhängig davon, in welchen Staaten Sie tätig sind. Gleiches erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern (z. B. Lieferanten, Kunden, Beratern). VERANTWORTLICHKEITEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN Wofür Abteilung Zuständigkeit Ansprechpartner Kontakt Rückfragen Compliance Office Christian Sailer Ramona Woppmann DURCHFÜHRUNG Inhaltsverzeichnis 1. Mögliche Folgen korruptiven Verhaltens Vorgaben zur Verhinderung passiver Korruption / Bestechlichkeit; Wertgrenzen Vorgaben zur Verhinderung aktiver Korruption / Bestechung Einladungen, Geschenke und andere Vorteile; Wertgrenzen Strengere Vorschriften für Kontakte mit Amtsträgern Beschleunigungszahlungen / Facilitation Payments Beziehungen zu Dienstleistern Zahlungen an Kunden, Mitarbeiter oder Vertreter anderer Unternehmen Spenden Befolgung strengerer Regeln Folgen von Verstößen Fragen und Zweifelsfälle Gemeint sind Organmitglieder und andere Personen in Leitungsfunktionen der A.T.U-Gruppe. 2 Zur besseren Lesbarkeit werden im nachfolgenden Text nur die Begriffe Führungskräfte und Mitarbeiter verwendet. Mit den Begriffen Führungskräfte und Mitarbeiter werden Frauen und Männer gleichzeitig angesprochen. Die jeweils verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung. RL V1_3.docRL V1_3.doc

3 Erstellt: Geschäftsführung & Compliance Herausgeber: Organisation Seite 3 von 6 1. Mögliche Folgen korruptiven Verhaltens Passive und aktive Korruption (Bestechlichkeit, Vorteilsannahme, Bestechung, Vorteilsgewährung) sind schwere Straftaten. Personen, die an solchem Verhalten beteiligt sind, können schwer bestraft werden. Korruptives Verhalten kann der A.T.U-Gruppe massiven Schaden zufügen. Behörden verfolgen Korruptionsfälle mit zunehmender Intensität. Die Risiken der Entdeckung und Bestrafung sind hoch. Schon der Verdacht korruptiven Verhaltens kann gravierende Folgen für die A.T.U-Gruppe haben. Um die Führungskräfte, die Mitarbeiter und die A.T.U-Gruppe vor diesen Folgen zu schützen, genügt die Vermeidung tatsächlich korruptiven Verhaltens alleine nicht. Vielmehr müssen zur Vermeidung bereits des Verdachts von Korruption und der damit verbundenen Nachteile die Vorschriften dieser Richtlinie gewissenhaft beachtet werden. 2. Vorgaben zur Verhinderung passiver Korruption / Bestechlichkeit; Wertgrenzen Als Führungskräfte und Mitarbeiter der A.T.U-Gruppe dürfen Sie von derzeitigen oder möglichen Geschäftspartnern für sich oder für Ihnen nahestehende Personen (z. B. Lebenspartner, Verwandte, Freunde) persönliche Vorteile (z. B. Einladungen in Restaurants oder zu Events, Geschenke, Essen und Getränke bei Veranstaltungen, persönliche Rabatte oder andere Vergünstigungen) nur annehmen, wenn nicht der Eindruck entstehen kann, von Ihnen werde eine Gegenleistung erwartet. Dies gilt selbst dann, wenn Sie Ihr Verhalten gegenüber einem Geschäftspartner nicht ändern werden, d.h. wenn der Vorteil keinen Einfluss auf Ihr Verhalten hat. Zu Ihrer eigenen Sicherheit hat die A.T.U-Gruppe ferner folgende Genehmigungs- und Prüfungspflichten eingeführt: 2.1 Die Annahme persönlicher Vorteile (z. B. Einladungen in Restaurants oder zu Events, Geschenke, Essen und Getränke bei Veranstaltungen, persönliche Rabatte oder andere Vergünstigungen) durch einen Mitarbeiter oder eine Führungskraft ist nur nach vorheriger Zustimmung eines Geschäftsführers der A.T.U-Gruppe zulässig. 2.2 Ferner ist die Annahme persönlicher Vorteile ab einem Wert von EUR 100 nur zulässig, wenn sie zusätzlich vorab durch den Chief Compliance Officer geprüft wurde. 2.3 Werbematerial oder andere Artikel im Wert von höchstens EUR 30 dürfen angenommen werden, wenn sie freiwillig gewährt werden und ausgeschlossen ist, dass dadurch Entscheidungen des Mitarbeiters beeinflusst werden. Geschenke, die den oben genannten Wert überschreiten, fallen unter die Zustimmungspflicht gemäß Punkt 2.1. Falls hierzu Fragen bestehen, sollten diese mit dem Vorgesetzten besprochen und dokumentiert werden. 2.4 Abweichend von Ziffern 2.1 und 2.2 gilt für die Annahme persönlicher Vorteile durch einen Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe Folgendes: Der jeweilige Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe entscheidet eigenverantwortlich über die Annahme eines solchen Vorteils. Ferner wird die Zulässigkeit der Annahme persönlicher Vorteile durch einen Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe ab einem Wert von EUR 100 zusätzlich durch den Chief Compliance Officer geprüft. Diese Prüfung soll in der Regel vor der Annahme des Vorteils durchgeführt werden, kann in begründeten Ausnahmefällen aber auch nachträglich erfolgen. RL V1_3.docRL V1_3.doc

4 Erstellt: Geschäftsführung & Compliance Herausgeber: Organisation Seite 4 von Die Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe / der Chief Compliance Officer haben bei ihren Entscheidungen und Prüfungen gemäß Ziffern 2.1 bis 2.3 jeweils stets sicherzustellen, dass sämtliche Vorgaben dieser Richtlinie beachtet werden. Darüber hinaus ist zu beachten: Vorteile dürfen niemals heimlich angenommen werden. Sie dürfen keine Geschenke oder anderen Vorteile annehmen, die an Ihre Privatanschrift oder an Ihnen nahestehende Personen gesandt werden. Bargeld oder Bargeldäquivalente (z. B. Gutscheine) dürfen in keinem Fall angenommen werden. Wenn Sie von Lieferanten, Kunden oder anderen Geschäftspartnern Waren oder Dienstleistungen für private Zwecke beziehen, müssen Sie dafür den marktüblichen Preis entrichten und die Zahlung dokumentieren. Für die Übernahme von Reisekosten durch Geschäftspartner gelten die Regelungen in Ziffer 2 entsprechend. Bitte beachten Sie auch in diesem Zusammenhang die Vorgaben in Ziffer 5 dieser Richtlinie. Wenn unklar ist, ob ein Vorteil angenommen werden darf, ist vor der Annahme der Compliance- Beauftragte anzusprechen. 3. Vorgaben zur Verhinderung aktiver Korruption / Bestechung 3.1 Einladungen, Geschenke und andere Vorteile; Wertgrenzen Das Anbieten, Versprechen oder Gewähren persönlicher Vorteile (z. B. Einladungen in Restaurants oder zu Events, Geschenke, Essen und Getränke bei Veranstaltungen, persönliche Rabatte oder Vergünstigungen) an Mitarbeiter oder Vertreter anderer Unternehmen oder an diesen nahestehende Personen (z. B. Lebenspartner, Verwandte, Freunde) ist nur zulässig, wenn der Gesamtwert des Vorteils und die konkreten Umstände des Einzelfalles nicht den Eindruck erwecken, von dem Empfänger des Vorteils werde ein bestimmtes Verhalten als Gegenleistung erwartet. Zu Ihrer eigenen Sicherheit hat die A.T.U-Gruppe ferner folgende Genehmigungs- und Prüfungspflichten eingeführt: Das Anbieten, Versprechen oder Gewähren persönlicher Vorteile (z. B. Einladungen in Restaurants oder zu Events, Geschenke, Essen und Getränke bei Veranstaltungen, persönliche Rabatte oder andere Vergünstigungen) durch einen Mitarbeiter oder eine Führungskraft ist nur nach vorheriger Zustimmung eines Geschäftsführers der A.T.U-Gruppe zulässig Ferner ist das Anbieten, Versprechen oder Gewähren persönlicher Vorteile ab einem Wert von EUR 100 nur zulässig, wenn es zusätzlich vorab durch den Chief Compliance Officer geprüft wurde Abweichend von Ziffern und gilt für das Anbieten, Versprechen oder Gewähren persönlicher Vorteile durch einen Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe Folgendes: Der jeweilige Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe entscheidet eigenverantwortlich über das Anbieten, Versprechen oder Gewähren eines solchen Vorteils. Ferner wird die Zulässigkeit des Anbietens, Versprechens oder Gewährens persönlicher Vorteile durch einen Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe ab einem Wert von EUR 100 zusätzlich durch RL V1_3.docRL V1_3.doc

5 Erstellt: Geschäftsführung & Compliance Herausgeber: Organisation Seite 5 von 6 den Chief Compliance Officer geprüft. Diese Prüfung soll in der Regel vor dem Anbieten, Versprechen oder Gewähren des Vorteils durchgeführt werden, kann in begründeten Ausnahmefällen aber auch nachträglich erfolgen Die Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe / der Chief Compliance Officer haben bei ihren Entscheidungen und Prüfungen gemäß Ziffern bis jeweils stets sicherzustellen, dass sämtliche Vorgaben dieser Richtlinie beachtet werden. Bitte beachten Sie auch: Vorteile dürfen niemals heimlich gewährt werden. Einladungen, Geschenke oder andere Vorteile sind stets an die offizielle Geschäftsanschrift des Empfängers zu senden, nicht an die Privatanschrift. In keinem Fall dürfen Bargeld oder Bargeldäquivalente (z. B. Gutscheine) verschenkt werden. Bitte beachten Sie auch in diesem Zusammenhang die Vorgaben in Ziffer 5 dieser Richtlinie. Wenn unklar ist, ob ein Vorteil gewährt werden darf, ist zuvor der Compliance-Beauftragte anzusprechen. 3.2 Strengere Vorschriften für Kontakte mit Amtsträgern Das srecht zahlreicher Staaten ist sehr streng im Hinblick auf in- und ausländische Amtsträger (Beamte, gewählte Mandatsträger, Soldaten oder andere Inhaber öffentlicher Ämter). Einige Länder (z. B. Deutschland) verbieten die Gewährung persönlicher Vorteile, selbst wenn die Vorteile nur einen geringen Wert haben und akzeptabel wären, wenn sie Mitarbeitern eines Unternehmens gewährt würden. Als allgemeine Regel gilt deshalb, dass jedes Geschenk, jede Einladung und jeder sonstige Vorteil an einen Amtsträger der vorherigen Prüfung des Chief Compliance und der vorherigen Genehmigung eines weiteren Geschäftsführers der A.T.U-Gruppe bedürfen. 3.3 Beschleunigungszahlungen / Facilitation Payments In manchen Staaten sind Zahlungen an öffentliche Amtsträger auf der Arbeitsebene üblich, durch die die beschleunigte Vornahme von Amtshandlungen, auf die ein rechtlicher Anspruch besteht (z. B. auf die Zollfreigabe rechtmäßig eingeführter Verbrauchsgüter), erreicht werden soll. Diese sogenannten Beschleunigungszahlungen oder Facilitation Payments sind in den meisten Fällen unter anderem in Deutschland rechtswidrig. Die A.T.U-Gruppe leistet daher keine Beschleunigungszahlungen / Facilitation Payments. 3.4 Beziehungen zu Dienstleistern Im Zusammenhang mit Dienstleistungen von Dritten an die A.T.U-Gruppe besteht die Gefahr, dass unerlaubte Zahlungen durch solche Personen/Gesellschaften weitergeleitet werden. Deshalb erwartet die A.T.U-Gruppe von Ihnen, den Führungskräften und Mitarbeitern, dass bei der Auswahl von Dienstleistern sorgfältig bewertet wird, ob der Verdacht von aktiver oder passiver Korruption auszuschließen ist. Insbesondere muss eine schriftliche Vereinbarung mit dem jeweiligen Dienstleister (z. B. Berater- oder Service) unterzeichnet werden, bevor dieser für und/oder im Namen der A.T.U-Gruppe tätig zu werden beginnt. Die schriftliche Vereinbarung muss im Zeitpunkt des Abschlusses in eindeutiger Weise die Gegenleistung (z. B. eine Kommission) bestimmen, die der Dienstleister erhalten soll. Die Leistungen des Dienstleisters sind bei der jeweiligen Abrechnung durch aussagekräftige Unterlagen zu dokumentieren. RL V1_3.docRL V1_3.doc

6 Erstellt: Geschäftsführung & Compliance Herausgeber: Organisation Seite 6 von Zahlungen an Kunden, Mitarbeiter oder Vertreter anderer Unternehmen Die A.T.U-Gruppe leistet keine unberechtigten Zahlungen an Kunden, Mitarbeiter oder Vertreter anderer Unternehmen, weder unmittelbar noch durch Dienstleister. Zahlungen, Wertgegenstände und sonstigen Leistungen, die unmittelbar oder mittelbar durch eine Führungskraft, einen Mitarbeiter oder einen Mittler zu dem Zweck gewährt werden, im Rahmen einer Geschäfts- oder Vertragsbeziehung einen nicht ordnungsgemäßen Vorteil zu erhalten oder zu vergüten, sind verboten. Solche Leistungen werden gelegentlich als Zahlungen an den Kunden oder an Dritte verschleiert, die jedoch auf persönliche Konten von Mitarbeitern des Kunden geleistet werden (Kick- Backs). Um solche und ähnliche Praktiken zu verhindern, sind Zahlungen an Kunden (und deren Führungskräfte, Mitarbeiter und Vermittler) stets so zu dokumentieren, dass die A.T.U-Gruppe immer den Nachweis führen kann, dass es sich um legitime Zahlungen handelte. 3.6 Spenden Geld- und Sachspenden etwa zur Förderung von Wissenschaft und Forschung, für Kunst, Kultur und Sport oder für soziale und karitative Aufgaben sind stets vorab von dem Chief Compliance Officer zu prüfen und von einem weiteren Geschäftsführer der A.T.U-Gruppe zu genehmigen. Jede Spende muss so verbucht werden, dass Empfänger der Spende und der Verwendungszweck zweifelsfrei erkennbar sind. 4. Befolgung strengerer Regeln Korruptives Verhalten ist in den meisten Staaten verboten. Es ist möglich, dass die Gesetze einzelner Länder einschließlich Österreich, Schweiz, Tschechien, Italien und Niederlande strengere Regeln vorsehen. In solchen Fällen sind die strengeren Regeln zu befolgen. Ebenso gilt: Wenn diese Richtlinie strenger ist als das jeweils anwendbare Recht, ist diese Richtlinie zu befolgen. 5. Folgen von Verstößen Verstöße gegen diese Richtlinie, zu denen auch die Mitwirkung bei der Verschleierung von Verstößen gehört, können unter anderem dienst- bzw. arbeitsrechtliche Folgen haben, z. B. Abmahnungen, im Fall schwerer Verstöße fristlose Kündigungen und Schadenersatzforderungen. Die A.T.U-Gruppe erwartet von ihren Führungskräften und Mitarbeitern, dass sie Verstöße melden, und berücksichtigt diese Informationen zugunsten der Meldenden, selbst wenn sie an Verstößen mitgewirkt haben sollten. 6. Fragen und Zweifelsfälle Wenn Sie Fragen haben, die diese Richtlinie nicht beantwortet, oder wenn Sie sich unsicher sind, ob ein Verhalten rechtmäßig ist, wenden Sie sich bitte an den Chief Compliance Officer. Weiden, Juli 2015 Die Geschäftsführung der A.T.U-Gruppe Christian Sailer RL V1_3.docRL V1_3.doc