Mahnliste, drucken, bearbeiten

Transkript

1 Mahnliste, drucken, bearbeiten Mahnliste drucken, bearbeiten Feldbeschreibung Mahnvorschlag erstellen / bearbeiten / drucken: (A,1,-) E = erstellen Mahnvorschlag B = bearbeiten Mahnvorschlag D = drucken Mahnvorschlag <F4> = Ende Erstellen + Druck Mahnvorschlag Druck mit welchem Fälligkeitsdatum: (N,6,-) TTMMJJ = Eingabe eines bestimmten Fälligkeitsdatums <CR> = Alle <F4> = zurück Druck ab Kundennummer: (N,9,1) Kundennr. = Kundennummer Möglichkeit der Eingrenzung über Kundennummer. <CR>= Ab Beginn Keine Eingrenzung nach Kundennummer Nr.+ F1=OP-Code Eingabe eines OP-Codes + <F1> : Es werden nur die OP's dieses Codes selektiert (OP-Codes aus ) <F4> = zurück Nr. +<F2>= Sachbearb Sind in den OP-Codes Sachbearbeiter (Verkäufer) und OP-Codes angelegt (unterschiedliche Code-Länge), kann hier durch Eingabe einer Sachbearbeiter-Nummer und <F2> eine Eingrenzungnach diesem Sachbearbeiter erfolgen. Nr. +<F3> = Filiale Eingabe der Filialnummer und <F3> wenn die Mahnliste für eine bestimmte Filiale ausgedruckt werden soll. Druck bis Kundennummer: (N,9,1) Kundennr. = Kundennummer Möglichkeit der Eingrenzung über Kundennummer. <CR> = bis zum Ende Keine Eingrenzung nach Kundennummer Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 1 von 8

2 Mahnliste, drucken, bearbeiten Bestimmte ZB-Schlüssel: (N,2,-,?) ZB-Schlüssel = Mahnliste wird für offene Posten mit dem hier angegebenen Zahlungsbedingungsschlüssel erstellt (aus ). Auswahl per?=anzeige möglich. Bestimmte Mahnstufe: (N,2,-,?) Möglichkeit zur Begrenzung auf eine bestimmte Mahnstufe. <CR> = Alle bzw. weiter <F4> = Zurück Druck ab Rechng.Nummer: (N,9,1) Rechnungsnr. =ab Rechnungsnummer (Möglichkeit der Eingrenzung). <CR> = ab Anfang Druck bis Rechng.Nummer: (N,9,1) Rechnungsnr. =bis Rechnungsnummer (Möglichkeit der Eingrenzung). <CR> = bis Ende Welcher Drucker: (a,6,1) Kurzbezeichnung =Drucker auf dem die Liste ausgedruckt werden soll <F4> = Programm ohne Druck beenden Bearbeiten Mahnvorschlag Hiermit können einzelne Kunden/ Positionen aus dem Mahnliste entfernt werden. Kundennummer: (N,9,1) Kundennr = Nummer des Kunden dessen Positionen bearbeitet werden sollen <CR> = Nächster Kunde aus Mahnvorschlag Name: wird automatisch angezeigt Beleg-Nummer: (N,10,-) Beleg-Nummer =Nummer des nicht zu mahnenden Belegs <CR> = Nächste: nächste Belegnummer wird übernommen <F3> = Alle: alle Belegnummern des Kunden aus der Mahnung nehmen Lösch-KZ: (A,1,-) T =Möglichkeit Mahnsperre, Text zur Mahnsperre und Ablaufdatum der Mahnsperre einzugeben <CR> =keine Mahnsperre Bei Eingabe von T : Sperre (A,1,-) <CR> = Nein J = Ja <F4> = zurück Text 1-3 (a,30,-) Möglichkeit einen Text zu hinterlegen, z.b. warum eine Mahnsperre gesetzt wird. Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 2 von 8

3 Mahnliste, drucken, bearbeiten Ablauf (TT.MM.JJ) TT.MM.JJ = Datum, zu dem die Mahnsperre aufgehoben wird. Das Datum muß mit Punkten angegeben werden. <CR> = kein Ablaufdatum i.o. : (A,1,-) <CR> = Sperre, Text und Ablaufdatum werden wie angegeben hinterlegt N = Sperre, Text und Ablaufdatum ändern <F4> = Ein Feld zurück : Eingaben können korrigiert werden Listen Mahnvorschlagsliste Mahnvorschlag Buchungsmonat Datum der Erstellung Betrieb Fälligkeitsdatum Uhrzeit der Erstellung Kontonummer Name Belegdatum Belegnummer Rechnungsbetrag Offener Betrag Fälligkeitsdatum Mahnstufe Bearbeitung Es wird von jedem Konto eine Summe des Rechnungsbetrages und des offenen Betrages gebildet. In der letzten Zeile des Mahnvorschlages wird die Gesamtsumme des Rechnungsbetrages und des offenen Betrages ausgewiesen. Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 3 von 8

4 Mahnungen drucken Allgemeines Dieses Programm druckt die Mahnungen der bearbeiteten Mahnvorschläge und im Anschluß daran eine Mahnliste der gemahnten Posten aus. Voraussetzungen Mahntexte anlegen Mahnparameter im FiBu-Firmenstamm definieren Es muß zuvor Mahnliste drucken / bearbeiten gelaufen sein. Wichtige Hinweise Bevor die Mahnung gestartet wird, sollten möglichst alle Ausgangsrechnungen an Kunden und alle Zahlungen von Kunden gebucht sein. Programmablaufbeschreibung Der Ausdruck der Mahnungen kann entweder auf vorgedruckten Formularen (Firmenbriefpapier) oder auf blanco Tabellierpapier 12"x240 mm erfolgen. Im letzteren Fall können der Firmenkopf bzw. die Bankverbindung vom Programm, wie in Mahntexte Kopf und Fuß oder mit dem im KFZ-Bereich hinterlegten KOPF/FUß- Programm, gedruckt werden. Welche Art herangezogen wird ist in FIBU- Firmenstamm gesteuert. Da der Stand der Buchhaltung meist nicht mit dem Datum des Mahnlaufes identisch ist, muß das Datum des letzten gebuchten Kontoauszuges eingegeben werden. Wenn möglich sollte dieses Datum nicht vor dem Fälligkeitsdatum der Mahnliste liegen. Es könnten sonst evtl. nicht gebuchte Zahlungen zu einer Mahnung führen. Dieses Datum wird auch in den Hinweis übernommen: "Zahlungseingänge nach dem TT.MM.JJ sind nicht berücksichtigt". Nach einem Probedruck, der beliebig oft wiederholt werden kann, beginnt der Ausdruck der Mahnungen. Pro Kunde werden alle festgestellten, fälligen offenen Posten mit ihrer Mahnstufe angedruckt. Dabei wird der Mahntext der jeweils höchsten Mahnstufe als "Kopftext" der Mahnung verwendet. Gutschriften und Stornorechnungen erhalten keine Mahnstufe, ihr Betrag wird negativ ausgewiesen. Ansonsten werden sie analog der normalen offenen Posten behandelt. Es besteht zudem die Möglichkeit, Mahngebühren und Verzugszinsen zu berechnen. Dies muß in entsprechend definiert werden. Beim Errechnen der Verzugszinsen werden die Überziehungstage vom Fälligkeitstag bis zum Mahntag gerechnet. Danach vom Tag der letzten Mahnung bis zum neuen Mahntag. Die Verzugszinsen und Mahngebühren werden nicht verbucht, dies muß bei Eingang der Bezahlung manuell erfolgen. Der Ausdruck der Mahnungen kann jederzeit wiederholt werden, da nach Beendigung des Ausdrucks die Frage erscheint: "Druck richtig? J/N". Nach Eingabe von J wird die Mahnliste ausgedruckt. Dabei erfolgt eine Summierung der einzelnen Mahnstufen und die Summe der nicht gemahnten offenen Beträge. Nach dem Ausdruck der Mahnliste erfolgt die Abfrage ob Ausdruck in Ordnung und ob die Mahnstufe erhöht werden soll. Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 4 von 8

5 Feldbeschreibung Zahlungen bis zu welchem Datum berücksichtigt: (TTMMJJ) TTMMJJ = Datum bis zu dem Zahlungen berücksichtigt sind. Es muß ein Datum eingegeben werden ( nur Datum kleiner als das Tagesdatum zulässig). <F4> = Ende Fristsetzungsdatum:... TTMMJJ Diese Abfrage erfolgt nur, wenn in einem der in hinterlegten Mahnstufentexten das Wort ">Frist<" (Schreibweise ohne ") enthalten ist. An dieser Stelle wird beim Druck der Mahnungen das jetzt hier zu erfassende Datum eingesetzt. Das einzugebende Datum muß größer als das Tagesdatum sein. <F4> = Ende Druck ab Konto: (N,9,-) Druck bis Konto: (N,9,-) Möglichkeit der Eingrenzung <CR> =Ab Beginn (ohne Eingrenzung) <CR> =Bis Ende (ohne Eingrenzung) <F4> =Zurück Welcher Drucker: (a,6,1) Kurzbezeichnung =Eingabe des gewünschten Druckers <F4> =Programm ohne Druck beenden Formular richtig eingestellt (N/J) (A,1,1) N = Es erfolgt ein Probedruck, danach erfolgt erneut die Abfrage, so dass mehrere Probedrucke möglich sind J = Der Ausdruck der Mahnungen wird gestartet. Druck in Ordnung (N/J) (A,1,1) N = Ausdruck ist nicht in Ordnung, das Programm geht zur 1. Eingabe zurück. J = Ausdruck ist in Ordnung. Druck Mahnprotokoll - welcher Drucker: Kurzbezeichnung =Eingabe des gewünschten Druckers <F4> =Programm ohne Druck beenden Druck richtig - Mahnstufen umstellen (N/J / F4 = Ende) (A,1,1) N = Der Ausdruck wird wiederholt. J = Die Mahnstufen werden umgestellt (um 1 erhöht), das Programm kehrt in den Verteiler zurück. <F4> = Ende, Sie verlassen das Programm ohne Umstellung der Mahnstufen. Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 5 von 8

6 Dadurch würden im nächsten Mahnlauf die gleichen Mahnstufen erneut verwendet!! Besondere Hinweise Zur Erstellung einzelner OP-Übersichten kann das Programm 11.5 OP-Anzeige / Druck verwendet werden. Die Anschriften der Kunden werden beim Druck aus dem 1.2 Kundenstamm gelesen, ebenso das Währungskennzeichen (sofern eingetragen). EURO-Kunden erhalten die Mahnung komplett in EURO-Währung. Bei Div.-Kunden erscheint keine Anschrift und pro offenen Posten eine Mahnung. Listen Bei den Mahnungen sind verschiedene Texte fest im Programm hinterlegt: Datum der Mahnung KD-Nr. Re-NR. vom fällig Re-Betrag Rest-Betrag Mahnstufe Mahngebühren und/od. Verzugszinsen (Nur wenn in Parametern eingetragen ( ) Gesamt-Rückstand: Danach kommt der hinterlegte Mahntext aus Der Abschluß ist fest hinterlegt: Zahlungseingänge nach dem TT.MM.JJ sind nicht berücksichtigt. Mit freundlichen Grüßen Firmenname - aus dem FiBu-Firmenstamm Auf der Mahnliste sind folgende Daten ausgedruckt: Betrieb Datum der Mahnliste Zahlungen bis Anzahl der gemahnten Kunden KD-Nummer Name Nicht gemahnt 1. Mahnung 2. Mahnung 3. Mahnung 4./5./6. Mahnung KZ Gesamtsummen Summe OP Berechnete Verzugszinsen Berechnete Mahngebühren Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 6 von 8

7 Beispiel Abstand "Adresse 1. Zeile" Abstand "Mahnung 1. Zeile" Abstand "Adresse linker Rand" Abstand "Mahnung, linke Position" Text der höchsten Mahnstufe (aus jeweiliger Mahnung) Herrn Rudi Blanco Auf dem Holzweg 17 D Irgendwo 2. M a h n u n g Kd-Nr Re.Nr. vom fällig Re.Betrag Rest-Betrag EUR EUR ,47 45,47 Erinnerung ,30 133,30 1. Mahnung ,60 345,60 2. Mahnung + 10,00 % p.a. Verzugszinsen ab der 2. Mahnung 8,53 + Mahngebühren 10,00 Gesamtrückstand 542,90 Automatisches Tagesdatum Währung lt. Kundenstamm Texte je Mahnstufe Obige Rechnungen sind immer noch offen! Glauben Sie denn, wir haben im Lotto gewonnen??? Wenn Sie bis zum nicht gezahlt haben, ist was los!! Zahlungseingänge nach dem sind nicht berücksichtigt. Mit freundlichen Grüßen Autohaus Ballermann Abstand "Mahnung letzte Zeile" 1 Hier steht der Text der höchsten Mahnstufe aus der jeweiligen Mahnung (im Beisp. Stufe 3). 2 Ist in einem der Text der Platzhalter >FRIST< enthalten, wird vor dem Druck der Mahnungen nach einem Fristdatum gefragt und diese dann eingesetzt. Beispiel erfaßt in Mahntext:Wenn Sie bis zum >FRIST< nicht gezahlt haben,... 3 Automatischer Text, Datum wird vor Druck abgefragt 4 Automatische Grußformel 5 Firmenname aus Firmenstamm Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 7 von 8

8 Text je Mahnstufe: Sind Texte in Sperrschrift hinterlegt (z.b. E r i n n e r u n g), wird dieser in der Überschrift gesperrt und in den Positionen automatisch "entsperrt" (Normalschrift, da ansonsten Platzprobleme). Abstand Mahnung letzte Zeile: Stellt die maximal bedruckbare Länge des Formulars dar. Reicht durch die Anzahl der Positionen eine Seite nicht aus, wird automatisch eine zweite Seite gedruckt (mit Seitennumerierung). Filialabfrage (Nur bei aktivem und aktiver Filialabwicklung) Vor der Eingabe eines Druckers erfolgt eine Abfrage, welches Druckformular gezogen werden soll. Hier kann die Filiale ausgewählt werden, die als Absender auf der Mahnung erscheinen soll. Finanzbuchhaltung Juli 2013 Seite 8 von 8