Einführung in das Literaturverwaltungsprogramm EndNote, Version X.5. Kurzfassung des Kurses

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1 Einführung in das Literaturverwaltungsprogramm EndNote, Version X.5 Kurzfassung des Kurses Bibliothek der Medizinischen Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, 2011

2 Inhaltsverzeichnis Kurzfassung des Kurses Allgemeines Installation von EndNote EndNote Library erstellen und Desktop-Ansicht Gruppieren von Referenzen Recherche in eigenen Libraries Online-Recherche in Datenbanken Importieren und Löschen von Referenzen und Gruppen Suche nach verfügbaren Online-Artikeln Einfügen und Verwalten von Dateien Thematisches Literaturverzeichnis Einfügen von Referenzen in Textverarbeitungsprogramme Bearbeiten von Referenzen in WORD Anpassung von Zitierstilen (Output Styles) Erstellung einer Compressed Library Hilfe und Unterstützung

3 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Erstellen einer neuen EndNote Library... 4 Abb. 2: Desktop-Ansicht der Library (mit Programmfenster)... 5 Abb. 3: Übersicht der Aktivitäten... 6 Abb. 4: Referenz-Detailfenster... 6 Abb. 5: Gruppen erstellen - Group... 7 Abb. 6: Gruppen erstellen - Smart Group... 8 Abb. 7: Group Set anlegen... 8 Abb. 8: Create from Groups... 9 Abb. 9: Quick Search und Library Search... 9 Abb. 10: Options, Match Case, Match Words Abb. 11: Connection Manager Abb. 12: Online Search-Fenster Abb. 13: Ergebnisfenster der Online Search Abb. 14: Temporäre Ergebnisanzeige der PubMed Online Search Abb. 15: Preview-Ansicht mit Show All Fields Abb. 16: Verschiedene Modi, Symbol zum Verschieben von Referenzen im Online-Modus Abb. 17: Anzeige eines Treffers in HEIDI (Online-Katalog der UB Heidelberg) Abb. 18: Importfenster bei EndNote Abb. 19: Importierte Referenzen werden in der Gruppe Imported References angezeigt Abb. 20: PDF-Dateien importieren über die Import-Funktion Abb. 21: EndNote Export aus PubMed Abb. 22: Automatischer Import beim geöffneten EndNote-Programm Abb. 23: Find References Updates Abb. 24: Wahlmöglichkeit, welche Felder aktualisiert werden sollen Abb. 25: Find Full Text-Funktion Abb. 26: Datei einfügen per Verschiebung und Büroklammer als Symbol für Dateianhang Abb. 27: Datei einfügen mit der Funktion File Attachments Abb. 28: Data.Verzeichnis Abb. 29: Erzeugung eines relativen Links zum Dateianhang Abb. 30: Kommentarfunktion bei gespeicherten PDF-Dateien Abb. 31: Markierungsfunktion bei gespeicherten PDF-Dateien Abb. 32: Möglichkeit, weitere PDF-Dokumente zur Referenz hinzuzufügen Abb. 33: Subject Fields bei der Erstellung einer Subject Bibliography Abb. 34: Vorschau des thematischen Literaturverzeichnisses Abb. 35: Layout-Fenster bei der Subject Bibliography-Erstellung Abb. 36: Find Citation Abb. 37: Insert Citation Abb. 38: Edit Citation-Fenster Abb. 39: Literaturverzeichnisse für jeden Abschnitt einstellen Abb. 40: Ansicht Output Style Manager Abb. 41: Ansicht Download-Seite bei EndNote.com Abb. 42: Kategorien zum Ändern von Output Styles Abb. 43: Festlegung der Angaben bei Zitierungen im Text Abb. 44: Festlegungen der Zitierungen im Literaturverzeichnis Abb. 45: Einstellungen für Abbildungen Abb. 46: Auswahl eines Zitierstils in WORD Abb. 47: Compressed Library erstellen

4 1 Allgemeines Ein Literaturverwaltungsprogramm hilft Ihnen, Ihre Literaturangaben zu sammeln, zu organisieren, diese zu modifizieren und Literaturverzeichnisse zu erstellen. Die englischsprachige Literaturverwaltungssoftware EndNote bietet Ihnen vor allem die Möglichkeit, Ihre Literaturdaten einschließlich Abbildungen, PDF-Dokumenten und andere Datenformaten zu organisieren und zu verwalten, Rechercheergebnisse aus Datenbanken wie z.b. PubMed und Bibliothekskatalogen automatisch zu übernehmen, Zitate, Abbildungen und Literaturverzeichnisse automatisch in Ihr Dokument einzufügen, Ihre Literaturdaten mit anderen Personen zu teilen und zu tauschen. Mittlerweile wird standardmäßig eine Online-Version von EndNote ( EndNote Web ) über die Datenbank Web of Science angeboten, die vor allem der kollaborativen Bearbeitung von Bibliografien innerhalb von Arbeitsgruppen dient und im Wesentlichen auch die Funktionen der Desktop-Version bietet. Ein Datenaustausch zwischen der Desktop- und der Online-Version von EndNote ist möglich. Auch das Einfügen von Literaturangaben in WORD ist von der Desktopwie auch der Online-Version gegeben. 2 Installation von EndNote Systemvoraussetzungen für Windows und Macintosh: automatische Installation: Installation der 100 wichtigsten Styles manuelle Installation: Installation von Life Sciences Styles auswählen (Additional Styles) kann auch nachträglich geladen werden über Software / EndNote / Modify für die Funktionen Find Full Text und OpenURL Link, die Sie kennenlernen werden, tragen Sie bitte die auf dieser Webseite angegebenen Links in EndNote ein 3 EndNote Library erstellen und Desktop-Ansicht Sobald Sie das Programm starten, legen Sie eine EndNote Library über File / New an (Abb. 1). Sie erstellen dabei eine Datei mit dem Format,.enl, was für EndNote Library steht. Über File / Open können Sie eine bereits vorhandene EndNote Library öffnen. Abb. 1: Erstellen einer neuen EndNote Library 4

5 In unserem Beispiel ist die Library mit dem Namen beispieldatenbank2.enl geöffnet (Abb. 2). Der Name steht oben im Fensterrahmen der Library sowie im Programmfenster selbst. Sobald mehrere Libraries gleichzeitig geöffnet sind, steht dort jeweils der Titel der gerade aktiven EndNote Library. Abb. 2: Desktop-Ansicht der Library (mit Programmfenster) Die wesentlichen Bereiche der Desktop-Ansicht: Oben: Symbolleiste für die häufigsten Befehle, die per Mausklick abgerufen werden können, z.b. der Import von Literaturangaben, die Online-Suche oder das Einfügen einer Literaturangabe in WORD Rechts/Mitte: Ansicht Ihrer Literaturangaben (Display Fields) Links: Gruppenübersicht und Aktivitätsanzeige Unten: Voransicht (Preview) auf die Ausgabe Ihrer Literaturangaben und die Suchfenster (Search) für Ihre eigene Library bzw. diversen Online-Libraries In den Display Fields sehen Sie mehrere Spalten, nach denen Sie Ihre Literaturangaben sortieren können, z.b. nach Autor, Jahr oder Titel eines Artikels. Die beiden ersten Spalten in unserer Desktop-Ansicht (Abb. 2) zeigen mittels Haken (Grafik, Tabelle) und Büroklammer (Dokument) an, ob die Literaturangabe einen Dateianhang enthält. Sie können bis zu acht Spalten bearbeiten (Edit / Preferences/ Display Fields). Über die Spaltenköpfe können Sie sich die gewünschte Anzeige flexibel einstellen (bspw. die aktuellen Artikel anzeigen lassen, sobald Sie auf Year klicken). Innerhalb des Fensters können Sie sich entweder mit der Maus oder den üblichen Tasten bewegen (Bildlauf, Cursor, Pos 1, Ende). In der Gruppenübersicht können Sie Ihre Literatur in verschiedenen Gruppen verwalten (Abb. 2). Gruppen dienen der Strukturierung von EndNote Libraries bzw. der Untergliederung der Referenzen nach vorgegebenen oder individuell festgelegten Kriterien: 5

6 Permanente Gruppen All References und Trash stehen permanent zur Verfügung Temporäre Gruppen an bestimmte Aktionen in der Library gebundene, automatisch erzeugte Gruppen, die bei Schließen der Anwendung oder der Library gelöscht werden Groups - benutzerdefinierte Gruppen Smart Groups - benutzerdefinierte Gruppen mit Ergebnissen von Recherchen in eigenen Libraries, die dynamisch ergänzt werden Online Search Ergebnisse von Online- Recherchen (z.b. in PubMed) werden hier angezeigt. Bei jeder neuen Recherche werden die neuen Ergebnisse angezeigt und die älteren überschrieben. EndNote verfügt bereits über die notwendigen Connection Files für die Online- Recherche bei vielen Datenbankanbietern. EndNote Web Referenzen, die von der lokalen EndNote-Version in EndNote Web oder umgekehrt importiert wurden Abb. 3: Übersicht der Aktivitäten Sobald Sie auf eine Referenz klicken, kommen Sie in die Detailansicht (Abb. 4). Hier werden Ihnen der Referenztyp (bspw. Journal Article, Book, Edited Book), die bibliografischen Angaben (also Autor, Jahr, Titel usw.) angezeigt. Über Hide Empty Fields können Sie die leeren Felder nicht anzeigen lassen, sodass Sie eine kompakte Ansicht erhalten. Mit den Pfeilen können Sie zur vorherigen oder nächsten Referenz springen. Mit dem Klick auf dem Pin fügen Sie Abbildungen hinzu. Bei Bedarf können Sie Schriftart u. ä. einstellen. Abb. 4: Referenz-Detailfenster 6

7 Die zur Verfügung stehenden Felder wie Author, Title, Type of Article etc. hängen generell vom Referenztyp ab. Bspw. gibt es beim Typ Journal Article andere Felder als bei Book oder Figure. Darüber hinaus gibt es aber auch einige Felder, die bei allen Typen gleich sind, wie die Keywords. Es ist empfehlenswert, sich inhaltliche Schwerpunkte zu verschlagworten, um so später z.b. eine Übersicht der Literatur zu einem bestimmten Thema generieren zu können (häufig werden Ihnen die Keywords aber auch von Datenbanken geliefert). Weiterhin kann dieses Feld auch zur Bewertung von Referenzen (sehr wichtig, wichtig, weniger wichtig u.ä.) genutzt werden. So können Sie sich später auf einen Blick z.b. alle vielversprechenden Referenzen anzeigen lassen. Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, einzelne Referenzen mit Dateien oder Dateipfaden zu verknüpfen. Sie können z.b. den Artikel in PDF-Format als Anhang an die Referenz anfügen oder ein Bild, eine PowerPoint- oder Excel-Datei, ein Diagramm, eine URL usw. Dafür gibt es die Felder File Attachment, Figure und URL. 4 Gruppieren von Referenzen Die einzelnen Gruppen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Literaturangaben zu strukturieren. So können bspw. für die Dissertation thematische Gruppen angelegt werden oder Gruppen, in denen jeweils nur Referenzen eines Autors gesammelt werden. Groups sind individuell von Ihnen erstellte Gruppen. Wie alle Gruppen bilden auch die Groups nur einen Ausschnitt der Gesamtmenge aller Referenzen ab, sodass Sie unter All References stets alle Literaturangaben finden. In EndNote können Sie benutzerdefinierte Gruppen anlegen: Groups und Smart Groups. Groups können verschieden erstellt werden: Sie erstellen entweder mit der rechten Maustaste im Bereich My Groups eine neue Gruppe und geben den entsprechenden Namen an, z.b. Einleitung. Über All References wählen Sie die entsprechenden Referenzen aus und schieben diese einfach mit der linken Maustaste in die Gruppe. Oder Sie wählen zuerst die Referenzen aus, die Sie in einer Gruppe organisieren möchten, klicken dann mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Referenzen und wählen die Add References To / Create Group aus (Abb. 5). Somit sind alle ausgewählten Referenzen in der neuen Gruppe, die Sie nur noch benennen müssen. Abb. 5: Gruppen erstellen - Group Smart Groups sind im Gegensatz zu den Groups dynamische Gruppen, die die von Ihnen nach bestimmten Kriterien definierten Gruppen automatisch verwalten. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.b. alle Referenzen nach sehr_wichtig, wichtig, weniger_wichtig unterteilen wollen. In diesem Fall würden Sie im Feld Keywords der jeweiligen Referenz die entsprechende Bewertung schreiben und bei der Erstellung einer Smart Group im Suchfenster über Keywords nach der jeweiligen Bewertung suchen. Smart Groups legen Sie auch auf verschiedenen Wegen an. Im ersten Fall klicken Sie rechts auf den Bereich My Groups und wählen Create Smart Group, dann erscheint ein Suchfenster, indem die entsprechenden Felder definiert werden können, bspw. nach Keywords (Abb. 6). Über den Button Create können Sie die Gruppe anlegen. 7

8 Abb. 6: Gruppen erstellen - Smart Group Eine weitere Art, eine dynamische Gruppe zu erstellen, können Sie über die normale Suche in ihrer Library durchführen. Klicken Sie dann im Suchbereich auf Options / Convert to Smart Group. Dann können Sie einen entsprechenden Namen vergeben. Sobald Sie eine Referenz dieser Gruppe an anderer Stelle löschen oder neue Referenzen hinzufügen, auf die die Filterkriterien passen, ändert sich Ihre Smart Group automatisch. Abb. 7: Group Set anlegen Sie können auch Group Sets anlegen, also zu einem Thema passende Untergruppen erstellen, die sowohl aus Groups als auch aus Smart Groups bestehen können (Abb. 7). Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste z.b. auf My Groups und wählen Sie Create Group Set. Gehen Sie anschließend bei der Erstellung von Untergruppen genauso vor wie oben beschrieben. Mit Hilfe Boolescher Operatoren (AND, OR, NOT) können Sie Referenzen bestehender Gruppen auch zu neuen Gruppen kombinieren. Diese Funktion heißt Create from Groups (Abb. 8). Um diese Funktion aufzurufen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf My Groups und wählen Create from Groups aus; dabei öffnet sich das nebenstehende Fenster. 8

9 Abb. 8: Create from Groups 5 Recherche in eigenen Libraries Für die Recherche in eigenen EndNote Libraries können Sie die Quick Search (oben rechts in EndNote) oder die Library Search (unten im EndNote-Fenster) nutzen (Abb. 9). Mit der Quick Search suchen Sie in jedem Feld (also Autor, Titel usw.) nach dem Vorkommnis des Wortes oder Wortteiles. Dies ist bei großen Libraries mit vielen Referenzen jedoch nachteilig, weshalb Sie hierfür die Library Search verwenden sollten. Abb. 9: Quick Search und Library Search 9

10 Mit der Funktion Match Case haben Sie die Möglichkeit, nach Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden. Die Funktion Match Words zeigt eine Referenz nur dann an, wenn die gesuchte Zeichenkette ein eigenes Wort bildet. Beispiel: Mit der Eingabe metas erhalten Sie auch Suchergebnisse zu metastatic, metastases, metastasis, wenn Sie die entsprechenden Häkchen nicht setzen. Abb. 10: Options, Match Case, Match Words Über Options können Sie Suchtreffer aus eigenen Libraries speichern oder die gefundene Literatur als Smart Group anlegen. Die nach den Kriterien der zugrunde liegenden Suchanfrage angelegten Smart Groups werden dynamisch um neue Referenzen ergänzt, wenn diese die festgelegten Suchkriterien bei nächsten Suchanfragen erfüllen. 6 Online-Recherche in Datenbanken Mit EndNote können Sie neben der Recherche in eigenen Libraries auch direkt in einer Vielzahl von Online-Datenbanken suchen. Standardmäßig stehen Ihnen in EndNote bereits die notwendigen Verknüpfungen (Connection Files) für sehr viele Datenbanken, bspw. PubMed oder Web of Science zur Verfügung. Über Tools/ Online Search / PubMed (NLM) können Sie sich bspw. PubMed aufrufen (Abb. 11), diese wird dann immer unter der Gruppe Online Search angezeigt. Sobald Sie auf PubMed klicken, werden Sie verbunden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Filtermöglichkeiten für die Suche nach relevanter Literatur in der Regel auf der Website des Datenbankanbieters noch umfangreicher sind als in EndNote. Das Programm ermöglicht Ihnen nur die Recherche in bestimmten Feldern. Abb. 11: Connection Manager 10

11 Das Suchfenster, in dem Sie Ihre Online Search - PubMed MEDLINE at PubMed (NLM) durchführen können, ermöglicht Ihnen die Suche über mehrere Felder. Abb. 12: Online Search-Fenster Das Ergebnis der Suche wird in einem neuen Fenster angezeigt (Abb. 13). Indem Sie auf OK klicken, werden die Treffer in EndNote importiert. Abb. 13: Ergebnisfenster der Online Search Die Suchergebnisse werden automatisch in der Gruppe All References gespeichert und als zuletzt gefundene Rechercheergebnisse temporär in der Gruppe Online Search / PubMed (NLM) abgelegt (Abb. 14). Datensätze, die Sie nicht in Ihrer Library speichern möchten, können Sie entweder mit der rechten Maustaste löschen oder Sie markieren in der Gruppe PubMed (NLM) die entsprechende Referenz und schieben ihn in den Papierkorb (Trash). Beim nächsten Schließen des Programms wird nachgefragt, ob die Referenzen im Papierkorb (Trash) tatsächlich gelöscht werden können. Abb. 14: Temporäre Ergebnisanzeige der PubMed Online Search Tipp für die Sichtung Ihrer Ergebnisse: Um sie möglichst schnell auswerten zu können, wählen Sie oben aus der Drop Down-Liste den Output Style Show All Fields. Gleichzeitig wechseln Sie unten von der Suchmaske (Online Search) zur Vorschau (Preview). So haben Sie alle Informa- 11

12 tionen zu den einzelnen Datensätzen auf einem Blick (Abb. 15). Die Größe des Vorschaufensters können Sie beliebig anpassen, indem Sie mit der gedrückten linken Maustaste den oberen Rahmen des Suchfensters nach oben bzw. unten ziehen. Wählen Sie nun einfach die Referenzen aus, die Sie übernehmen möchten, indem Sie z.b. die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie die gewünschten Referenzen anklicken. Abb. 15: Preview-Ansicht mit Show All Fields Hinweis: Für die Suchumgebung können Sie verschiedene Modi wählen: In der Symbolleiste des Programmfensters oben links finden Sie drei Symbole für Integrated Library & Online Search Mode (Eigene Library mit Online Suche), Local Library Mode (nur Eigene Library), Online Search Mode (nur Online Suche). Standardmäßig ausgewählt ist der Integrated Mode. Dieser hat den Nachteil, dass alle Suchergebnisse in All References zu Ihrer vorhandenen Library hinzugefügt werden, obwohl Sie möglicherweise nur drei von 100 Ergebnissen benötigen. Im Online Modus hingegen bleiben die Ergebnisse isoliert von Ihrer eigentlichen Library. Mit dem Symbol in Abb. 16 können Sie die gewünschten Referenzen in Ihre Library einfügen. Abb. 16: Verschiedene Modi, Symbol zum Verschieben von Referenzen im Online-Modus 7 Importieren und Löschen von Referenzen und Gruppen Im vorigen Kapitel haben Sie erfahren, wie Sie Referenzen aus Online-Datenbanken direkt aus EndNote einfügen können. Allerdings ist dies nicht immer möglich oder sinnvoll, daher können Sie die einfache Import-Funktion von EndNote nutzen. Grundsätzlich gibt es zwei Wege: Die meisten Datenbanken und Online-Kataloge bieten bereits die Möglichkeit, die gewünschten Referenzen im EndNote-Format herunterzuladen. So werden beim Import alle Daten in die richtigen Feldern einer Referenz gesetzt. EndNote versteht aber auch einige andere Textdateien, also Dateien mit bestimmten Codes, die die Inhalte den richtigen Feldern zuordnen. Da jede Datenbank das Sammeln und Exportieren von Datensätzen unterschiedlich handhabt, sehen wir uns exemplarisch zwei Beispiele an: 12

13 Im HEIDI-Katalog können Sie nach Büchern der Universität Heidelberg recherchieren, so finden Sie also auch alle Bücher unserer Bibliothek. Wenn Sie bei der Recherche für Sie relevante Treffer erhalten, dann haken Sie das Kästchen neben dem entsprechenden Treffer an. Damit haben Sie Referenzen ausgewählt zum Ablegen auf der Merkliste (Abb. 17). Abb. 17: Anzeige eines Treffers in HEIDI (Online-Katalog der UB Heidelberg) Bei Bedarf können Sie weiter recherchieren und in Frage kommende Referenzen mit derselben Methode zur Merkliste hinzufügen. Zum Importieren gehen Sie dann zur Merkliste, wählen dort unter Format Endnote, gehen auf Speichern, wählen Sie einen Speicherort und speichern Sie die Datei ab. Anschließend gehen Sie zurück zu EndNote und klicken im Menü File auf Import. Im Fenster, das sich neu öffnet, können Sie über Choose die Datei und bei Import Option aus der Liste EndNote Import auswählen. Bestimmen Sie den Umgang mit Duplikaten, also doppelten Referenzen. Klicken Sie dann auf Import (Abb. 18). Abb. 18: Importfenster bei EndNote Die importierten Referenzen aus HEIDI werden in eine neue temporäre Gruppe Imported References geladen (Abb. 19). Dort werden die Importe so angezeigt, wie Sie in EndNote angekommen sind, gleichzeitig wurden Sie der Gruppe All References hinzugefügt. Prüfen Sie am besten zu diesem Zeitpunkt, ob alles richtig importiert wurde und schieben Sie entsprechende Referenzen ggf. in eine von Ihnen erstellte Gruppe. 13

14 Abb. 19: Importierte Referenzen werden in der Gruppe Imported References angezeigt Es können auch einzelne PDF-Dateien oder ganze Ordner mit PDF-Dateien in EndNote importiert werden (Abb. 20). EndNote übernimmt automatisch die bibliografischen Angaben der importierten Volltexte und speichert die Referenz zusammen mit dem Volltext in EndNote ab. Vorausgesetzt wird für diese Funktion, dass eine sogenannte DOI, eine eindeutige Identifikationsnummer für einen Online-Artikel, im PDF hinterlegt ist, erkennbar an der entsprechenden Bezeichnung des PDFs mit einer DOI. Anschließend können auch die PDF-Dateien über die Search-Box durchsucht werden. Abb. 20: PDF-Dateien importieren über die Import-Funktion Ein weiteres Beispiel können Sie mit PubMed nachverfolgen: Auch hier verfahren Sie wieder wie zuvor, d.h. Sie recherchieren nach für Ihr Thema relevanten Artikeln und klicken links neben dem Titel des gewünschten Artikels in das Kästchen. Anschließend klicken Sie auf die Send to und wählen Clipboard, das die dieselbe Funktion wie die Merkliste in HEIDI erfüllt. Bei Bedarf recherchieren Sie weiter in PubMed und fügen dem Clipboard immer wieder relevante Ergebnisse hinzu (max. 500 Referenzen). Wenn Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, gehen Sie zum Clipboard. Dort wählen Sie über Send to / Citation Manager / Create File aus. Somit laden Sie eine nbib.datei herunter (Abb. 21). 14

15 Abb. 21: EndNote Export aus PubMed Wiederholen Sie die Importschritte wie vorher. Wählen Sie jedoch wie in Abbildung 18 bei Import Option den Eintrag Other Filters. Im folgenden Fenster wählen Sie PubMed (NLM) aus und drücken Enter. Auch hier sollten Sie wieder überprüfen, ob die Referenzen richtig importiert werden, sonst müssen Sie vor Abgabe Ihrer Arbeit noch Zusatzstunden für die Richtigstellung von Referenzen leisten. Tipp: In beiden Beispielen können Sie auch einfach beim Speicher-Dialogfenster auf Öffnen klicken, dabei muss logischerweise bei Öffnen mit EndNote eingestellt werden, und Ihre ausgewählten Referenzen werden automatisch in Ihre EndNote Library eingefügt ohne dass Sie den Importbutton verwenden müssen (Abb. 22). Erscheint dieses Fenster nicht, muss der von Ihnen verwendete Browser entsprechend eingestellt werden. Abb. 22: Automatischer Import beim geöffneten EndNote-Programm Auch das Löschen von Referenzen oder Gruppen ist mit EndNote problemlos möglich. Gelöschte Referenzen werden in den Papierkorb (Trash) verschoben und sind so zumindest während des geöffneten Programms noch wiederherstellbar. Schließen Sie EndNote, werden Sie gefragt, ob Sie die gelöschten Angaben endgültig entfernen wollen. Eine oder mehrere Referenzen löschen Sie, indem Sie diese wie gewohnt markieren und sie per Drag & Drop in die Gruppe Trash verschieben. Alternativ benutzen Sie einfach die rechte Maustaste und klicken auf Move References to Trash. Sie können die gelöschten Literaturangaben problemlos wiederherstellen, solange Sie noch nicht endgültig aus Trash entfernt sind. Dazu verfahren Sie analog zum Löschen, d.h. Sie ziehen die Referenzen wieder in die Gruppe All References oder bedienen sich der rechten Maustaste mit der entsprechenden Option. 15

16 Sobald Sie eine Group oder Smart Group löschen, ist sie unwiederbringlich gelöscht. Darauf weist Sie EndNote beim Löschvorgang noch einmal hin. Zum Löschen einer Gruppe klicken Sie rechts auf die entsprechende Gruppe. Sie können die Gruppe nun umbenennen oder löschen. Hinweis: Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden nicht auch die enthaltenen Referenzen gelöscht. Es geht lediglich Ihre Zuordnung dieser Referenzen zur besagten Gruppe verloren. Löschen Sie jedoch einzelne Referenzen aus einer Smart Group, werden diese auch aus Ihrer Grundgesamtheit (All References) gelöscht! Mit der Funktion Update References können Sie nach neuen verfügbaren Angaben Ihrer Referenzen suchen lassen. Hierfür markieren Sie gewünschte/n Referenz/en und rufen über References/ Find Reference Update auf. (Abb. 23) EndNote durchsucht Quellen wie PubMed und zeigt ihnen Unterschiede zwischen Ihrem bisherigen Datensatz einer Referenz und den online gefundenen Angaben an. Die aktualisierte Referenz ( Available Updates ) und die bisherige Referenz ( My Reference ) werden gegenüber gestellt und die Unterschiede farblich markiert. Sie haben die Wahl, alle Felder oder nur die bisher leeren Felder zu aktualisieren (Abb. 24). Dabei kann es sich bspw. um die ergänzten Keywords handeln, die erst in PubMed bei einem Artikel angegeben werden, wenn der Status [PubMed - indexed for MEDLINE] hergestellt wurde. Abb. 23: Find References Updates Abb. 24: Wahlmöglichkeit, welche Felder aktualisiert werden sollen 16

17 8 Suche nach verfügbaren Online-Artikeln Eine sehr praktische Funktion ist die Suche nach den vollständigen Texten Ihrer Literaturangaben mittels der Funktion Find Full Text. EndNote kann für Sie automatisch nach verfügbaren Online-Artikeln suchen, diese herunterladen und der entsprechenden Referenz hinzufügen. Viele Artikel stehen jedoch nur im Fakultäts- bzw. Universitätsnetz oder per Weblogin zur Verfügung, da die Bibliothek entsprechende Lizenzen mit den Anbietern geschlossen hat, die ihren Mitgliedern den kostenlosen Zugriff auf Artikel gestatten. Mit der Funktion Find Full Text können bis zu Referenzen gleichzeitig nach verfügbaren Online-Artikeln durchsucht werden. Markieren Sie einfach die Referenzen, für die Sie einen Artikel als PDF suchen wollen. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und klicken auf Find Full Text / Find full text (Abb. 23). EndNote sucht dann für Sie anhand bestimmter Daten wie Autor, Titel, Jahr etc. nach verfügbaren Texten. Sie können die Präzision noch erhöhen, wenn Sie eindeutige Daten wie die ISBN, ISSN oder DOI in Ihren Referenzen haben. Abb. 25: Find Full Text-Funktion Gibt es den Artikel online für eine Referenz, wird dieser als PDF der Referenz angefügt und erhält eine Büroklammer als Hinweis (bekannt von s). Auch hier wird Ihnen eine temporäre Gruppe Full Text found links im EndNote-Fenster angezeigt, in der sie alle gefundenen Referenzen mit PDFs gebündelt sehen. Sie öffnen das PDF genauso wie jeden anderen Anhang: per Doppelklick die Referenz öffnen, zum Feld File Attachments scrollen und auf das Dateisymbol doppelklicken. Sollte ein Artikel auf diese Weise nicht hinzugefügt worden sein, können Sie mit der Funktion OpenURL Link aus EndNote heraus direkt den Check full text-service der Bibliothek nutzen. Dieser Service ermöglicht die Verknüpfung von Rechercheergebnissen (Artikel) mit den gedruckten und elektronischen Zeitschriftenbeständen der Bibliothek. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie eine URL über Preferences eintragen, diese können Sie unserer Webseite entnehmen. Nun können Sie die entsprechende Referenz markieren, um zu prüfen, ob ein Online-Artikel als PDF vorhanden ist. Dann klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen über URL / OpenURL 17

18 Link aus. EndNote sendet eine Anfrage an den "Check full text"-service. Die Ergebnisse der Anfrage werden in Ihrem Browser (z.b. Mozilla Firefox, Internet Explorer) dargestellt. 9 Einfügen und Verwalten von Dateien Dateien können Sie über verschiedene Arten einfügen. Sie kennen bereits die Funktionen Find Full Text und OpenURL Link (Abschnitt 8). Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Datei bspw. auf dem Desktop zu speichern und diese dann der entsprechenden Referenz per Verschiebung mit der Maus hinzuzufügen (Abb. 25). Oder Sie markieren die Referenz und fügen die Datei über References / File Attachments / Attach File hinzu (Abb. 26). Die Büroklammer in der Library-Ansicht kennzeichnet die Referenz als Referenz mit Anhang. Sie können bis zu 45 Dateien, allerdings nur eine Abbildung, pro Referenz hinzufügen. Wenn Sie auf das Dateisymbol klicken, öffnen sich die entsprechenden Anhänge. Abb. 26: Datei einfügen per Verschiebung und Büroklammer als Symbol für Dateianhang Abb. 27: Datei einfügen mit der Funktion File Attachments Beim Einfügen einer Abbildung in eine EndNote-Referenz wird diese automatisch im Data- Verzeichnis abgelegt; es wird kein spezieller Ordner von EndNote dafür angelegt. 18

19 Wo aber finden Sie das Data-Verzeichnis und die Dateien auf Ihrem Rechner? Beim Anlegen einer neuen EndNote Library erzeugt EndNote automatisch ein Data-Verzeichnis gleichen Namens. Dieses wiederum enthält auch ein rdb-unterverzeichnis mit Dateien, die für die internen Programmabläufe benötigt werden. Eingefügte Dateien, PDF-Dateien oder andere Dateitypen wie bspw. WORD oder EXCEL, werden im Normalfall von EndNote in einem Unterverzeichnis PDF abgelegt (Abb. 27) und es wird ein relativer Link erstellt. Abb. 28: Data.Verzeichnis Diese Standardeinstellung lässt sich durch Löschen des Hakens in der Checkbox Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link beim Einfügen von Dateien über Attach File ändern (Abb. 28) deaktivieren. Statt des relativen wird dann ein absoluter Link erzeugt, Dateien werden dann nicht im Data-Verzeichnis gespeichert. Abb. 29: Erzeugung eines relativen Links zum Dateianhang Bei der Version X.5 wurde im Quick-Edit-Fenster die Funktion Annotated PDF integriert. Damit können Sie PDF-Dokumente bearbeiten und sogar darin suchen. Sie können sich bspw. Notizen machen (Abb.30) Textstellen markieren (Abb. 31) und auch weitere Dokumente hinzufügen (Abb. 32). Die Quick&Edit-Funktion bleibt auf der rechten Seite stets erhalten. Somit können Sie gleichzeitig die Referenzdaten sowie das Dokument zum Artikel bearbeiten. Abb. 30: Kommentarfunktion bei gespeicherten PDF-Dateien Abb. 31: Markierungsfunktion bei gespeicherten PDF-Dateien Abb. 32: Möglichkeit, weitere PDF-Dokumente zur Referenz hinzuzufügen 19

20 Wenn Sie diese Funktion nicht nutzen möchten, können Sie diese deaktivieren: EDIT / PREFE- RENCES... / PDF / Häkchen entfernen bei Display PDFs in the PDF & Quick Edit tab. 10 Thematisches Literaturverzeichnis Ihre Referenzen können Sie mit EndNote nach bestimmten Kriterien sortiert ausgeben. So ist es möglich, Literaturverzeichnisse bspw. nach Thema, Autor etc. geordnet zu erzeugen, die entweder ausgedruckt oder als Datei gespeichert werden können. Dafür lassen Sie sich im Programmfenster die entsprechenden Referenzen anzeigen, von denen Sie ein thematisches Literaturverzeichnis (Subject Bibliography) erstellen wollen, anzeigen. Das können Sie z.b. über Groups oder Smart Groups tun oder über eine Suche. Dann wählen Sie Tools / Subject Bibliography. Im neuen Fenster wählen Sie das Kriterium aus, nach dem Sie sortieren möchten (Abb. 33). Abb. 33: Subject Fields bei der Erstellung einer Subject Bibliography In unserem Beispiel wählen wir Keywords. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, um eine Auswahl der Häufigkeit pro Einheit (Titel pro Keyword) zu erhalten. Klicken Sie dann Select All, um alle Ergebnisse in das Literaturverzeichnis aufzunehmen. Das folgende Fenster zeigt Ihnen dann eine Vorschau, wie das Literaturverzeichnis aussehen wird. Hier können Sie den Output Style anpassen und über Layout eine ganze Reihe von Anpassungen vornehmen sowie das Ergebnis drucken oder speichern (Abb. 34). Abb. 34: Vorschau des thematischen Literaturverzeichnisses 20

21 Über Layout öffnet sich ein neues Fenster (Abb. 35), mithilfe dessen Sie bspw. den Titel ändern oder das jüngste Jahr zuerst anzeigen lassen können. Oder Sie legen fest, ob auf- oder abwärts sortiert werden soll (Term). Weiterhin ist es möglich Schriftart und Seitenränder festzulegen (Page Layout) oder bestimmte Zusatzinformationen oder Leerzeilen etc. einzufügen (Bibliography Layout). Abb. 35: Layout-Fenster bei der Subject Bibliography-Erstellung 11 Einfügen von Referenzen in Textverarbeitungsprogramme WORD Mit der Cite While You Write - Funktion (CWYW) ermöglicht EndNote ein komfortables Arbeiten. Damit fügen Sie schnell und beinahe in beliebiger Formatierung Literaturhinweise in WORD und andere Textverarbeitungsprogramme ein. Gleichzeitig erstellt EndNote beim Einfügen der Referenzen am Ende des Dokuments ein Literaturverzeichnis mit den ausführlichen Angaben der Referenzen. Das Einfügen von Verweisen geht sowohl aus WORD wie auch aus EndNote heraus. In jedem Fall sollten immer das WORD-Dokument und die entsprechende EndNote Library geöffnet sein. EndNote fügt nach der Installation in WORD eine weitere Symbolleiste unter Extras (WORD 2003) bzw. eine eigene Registerkarte (WORD 2007, 2010) namens EndNote X5 ein. In WORD 2003 können Sie die Symbolleiste über Ansicht/ Symbolleisten aktivieren. Cite While You Write-Funktion Windows WORD 2003, 2007, 2010 (32-bit/64-bit) Open Office Writer 03, Mathematica 8 Macintosh WORD 2008, 2011 Apple Pages Wenn Sie aus WORD heraus eine Quelle einfügen möchten, setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Text und wählen Insert Citation / Find Citation. Dann öffnet sich ein Fenster, über das Sie den Eintrag in Ihrer Library suchen können (Abb. 36). Sie werden wahrscheinlich meistens nach dem gewünschten Autor suchen, aber Sie können grundsätzlich den Inhalt aller Felder durchsuchen, also bspw. Keywords, Journal Title, etc. Falls mehrere Ergebnisse auf Ihre Suche zutreffen, werden sie alle im oberen Bereich des Fensters 21

22 angezeigt. Sie markieren dann einfach den passenden Eintrag und klicken auf Insert. EndNote fügt dann im Text den Verweis ein und erstellt automatisch ein Literaturverzeichnis mit ausführlichen Angaben am Ende des Dokuments. Abb. 36: Find Citation Dies funktioniert auch für Fußnoten. Dafür legen Sie zuerst in WORD eine Fußnote an, der Cursor steht dann automatisch in der Fußzeile. Anschließend gehen Sie genauso vor wie oben beschrieben. Auch aus EndNote heraus können Sie Referenzen einfügen. Sie setzen erst in WORD wieder den Cursor an die gewünschte Position im Text und wechseln dann zu EndNote, z.b. über Go to EndNote. Dort markieren Sie die gewünschte Referenz und klicken dann auf die Schaltfläche mit dem roten Pfeil (Abb. 37). Abb. 37: Insert Citation 22

23 12 Bearbeiten von Referenzen in WORD Je nach WORD-Einstellung sind die Referenzen im Text und im Literaturverzeichnis grau hinterlegt, wenn Sie mit Ihrer Maus darauf klicken. Die graue Unterlegung kennzeichnet damit ein Feld, das automatisch von EndNote verwaltet wird. Bei jeder Aktualisierung der Felder werden Ihre Änderungen daher wieder überschrieben. Einzelne Referenzen im Text können Sie problemlos bearbeiten, z.b. um Seitenzahlen hinzuzufügen oder ein Wort voranzustellen. Wenn Sie etwas ändern oder hinzufügen möchten, klicken Sie in die Referenz im Text und wählen dann per rechte Maustaste die Edit Citation(s) / More aus. In dem neu geöffneten Fenster können Sie links die Literaturangabe und rechts Prefix, Suffix oder Pages auswählen und die Nennung von Autor oder Jahr entfernen (Abb. 38). Im Prefix können Sie bspw. vgl., siehe dazu einfügen und im Suffix die entsprechend zu zitierende Seitenzahl eines Artikels. Vergessen Sie hierbei nicht, das Komma und ein Leerzeichen zu setzen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Abb. 38: Edit Citation-Fenster Tipp: Literaturverzeichnisse können auch in verschiedene Abschnitte geteilt werden (Abb. 39). Abb. 39: Literaturverzeichnisse für jeden Abschnitt einstellen 13 Anpassung von Zitierstilen (Output Styles) Zur Formatierung der In-text-citations sowie des Literaturverzeichnisses stehen im Output Style Manager mehr als Formate zur Verfügung, die nach Fachgebieten sortiert angeboten werden (Abb. 40). Diese Formate heißen EndNote Styles, erkennbar an der Endung: *.ens. Sollte ein Output Style nicht im Output Style Manager angeboten werden, können Sie sich über 23

24 den Button Get More on the Web von der EndNote-Website den Style herunterladen ( bzw. auch Updates des Styles können hier heruntergeladen werden (Abb. 41). Wird der Output Style, den Sie benötigen, auch nicht in der Liste angeboten, ist es empfehlenswert auf der Website der Zeitschrift, in der Sie publizieren wollen, bei den Autoreninformationen nach der Möglichkeit zu suchen, den Style herunterzuladen. Dies ist häufig der Fall. Abb. 40: Ansicht Output Style Manager Abb. 41: Ansicht Download-Seite bei EndNote.com Sie können auch neue erstellen bzw. einen Zitierstil an Ihren Wünschen anpassen. Am einfachsten ist es, wenn Sie einen bereits vorhandenen Stil wählen, der Ihrem Bedarf am ehesten entspricht. Dies können Sie ganz einfach feststellen, wenn Sie in EndNote eine Referenz markieren, die Preview-Ansicht im unteren Fenster einstellen und im Drop Down-Menü die einzelnen Output Styles auswählen. Wählen Sie Ihren Zitierstil in EndNote im Drop Down-Menü aus und gehen Sie dann auf Edit / Output Styles / Edit, wobei für den Namen des gerade aktiven Zitierstils steht. Output Styles können im Wesentlichen über vier Kategorien geändert werden: Citations, Bibliography, Footnotes und Figures & Tables. Sie legen fest, wie die in EndNote hinterlegten Informationen zu den verschiedenen Feldern wie Author, Title, Year etc. jeweils ausgegeben werden. Sie sollten sich bei der Stelle (Promotionsbüro, Zeitschriftenredaktion etc.) informieren, welche Zitiervorgaben es gibt. Die Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg bspw. schreibt folgende Output Styles vor: Dissertationen zur Erlangung des Grades Dr. med & Dr. sc. hum. (verbindlich): Cell oder Journal of the American Society of Nephrology (J Amer Soc Nephrology); Dissertationen die am ZI (Zentralinstitut für Seelische Gesundheit) vorgelegt werden, müssen den aktuellen APA Style verwenden. Cell und APA Style sind in EndNote bereits vorhanden, den Output Style Journal of the American Society of Nephrology können Sie sich über EndNote.com herunterladen. Abb. 42: Kategorien zum Ändern von Output Styles Tipp: EndNote bringt bereits einige WORD-Vorlagen mit, die ein komplettes Layout bereitstellen. Sie finden die Vorlagen in EndNote unter Tools / Manuscript Templates. 24

25 In den vier Kategorien Citations, Bibliography, Footnotes und Figures & Tables treffen Sie immer auf dieselbe Syntax für die Formatierung der Referenzen und sie funktioniert für alle gleich. Die Felder aus den Datensätzen werden als eine Art Variable für die Formatierung benutzt. Die Grundeinstellungen können Sie bei dem jeweiligen Abschnitt Templates vornehmen. Bei Citations wird das Muster für das Zitieren im Text festgelegt. Über Insert Field können die entsprechenden Felder hinzugefügt werden, in der Regel besteht eine Zitierung im Text aus (Autor, Jahr). Die Eintragung der Satzzeichen wie Semikolon oder Komma erfolgt von Hand (Abb. 43). Abb. 43: Festlegung der Angaben bei Zitierungen im Text Für die Festlegung des Musters der Angaben der Referenzen im Literaturverzeichnis klicken Sie auf Bibliography / Templates (Abb. 44). Hier können Sie bei Bedarf weitere Referenztypen über den Button Reference Types hinzufügen. Im vorliegenden Bsp. würde es sich anbieten, den Referenztyp Webpage hinzuzufügen, da das Zitieren von Webquellen zunehmend steigt. Über Layout können Sie bestimmen, dass hinter jedem Referenztyp eine Leerzeile hinzugefügt wird, damit zwischen den Referenzen im Literaturverzeichnis eine Leerzeile entsteht und das Literaturverzeichnis dadurch übersichtlicher und lesefreundlicher gestaltet ist. Abb. 44: Festlegungen der Zitierungen im Literaturverzeichnis 25

26 Für die Footnotes sind ebenfalls individuelle Einstellungen möglich. Über Figures & Tables lässt sich z.b. die Platzierung der Abbildungen festlegen, entweder direkt im Text kontextnah oder am Ende des Dokuments hintereinander aufgelistet (Abb. 45), gleiches gilt für Tabellen. Abb. 45: Einstellungen für Abbildungen Tipp: Wenn Sie eine bestimmte Einstellung haben möchten, die Ihr gewählter Stil nicht bietet, dann suchen Sie nach einem Output Style, der diese Einstellung hat und schauen sich an, wie es dort gemacht wurde. Mit Copy und Paste können Sie die Einstellungen in Ihrem individuellen Style übernehmen. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen gemacht haben, schließen Sie die Output Style Ansicht über das untere Kreuz im EndNote-Fenster. EndNote fragt, ob Sie die Änderungen speichern wollen, was Sie annehmen und dabei einen neuen Namen für den bearbeiteten Stil angeben, bspw. Cell Copy. EndNote speichert automatisch die eigenen bzw. editierten Styles, i. d. R. unter C:/Dokumente, Einstellungen/Benutzername/Eigene Dateien/EndNote/Styles/. Sie können Ihren editierten Output Style auch über File / Save as speichern. Der Zitierstil, den Sie neu bearbeitet und als Cell Copy in EndNote gespeichert haben, muss in WORD auch eingestellt werden, damit Sie die Änderungen in Ihrem Dokument anpassen. Über das Style-Drop-Down-Menü (in WORD 2003 über die Symbolleiste EndNote / Format Bibliography) stellen Sie sich den veränderten Style ein (Abb. 42). Die Änderungen werden dann automatisch für das gesamte Dokument übernommen. Abb. 46: Auswahl eines Zitierstils in WORD

27 14 Erstellung einer Compressed Library Abb. 47: Compressed Library erstellen Wie Ihr Dokument sollten Sie auch Ihre EndNote Library immer sichern. Es empfiehlt sich dafür eine Kopie in Form einer Compressed Library. Diese führt sowohl die.enl-datei als auch den dazugehörigen Datenordner (.data) in eine einzelne Datei zusammen, die gegenüber den Originalen eine kleinere Speichergröße aufweist. Klicken Sie dazu auf File / Compressed Library (.enlx). Hier wählen Sie aus, ob die Dateianhänge mitgespeichert werden sollen und welche Referenzen Sie sichern wollen: alle, nur diejenigen, die Sie vorher ausgewählt haben, oder solche, die Sie in eine bestimmte Gruppe einsortiert haben (Abb. 47). Klicken Sie auf Next, um einen Speicherort auszuwählen. Speichern Sie die Datei am besten auf einem externen Laufwerk oder auf einem anderen Speichermedium, bspw. USB-Stick. 27

28 15 Hilfe und Unterstützung Kurse und Sprechstunde: Es finden regelmäßig EndNote-Kurse statt, die eine umfassende Einführung in das Arbeiten mit EndNote geben. Ergänzend dazu ist online ein Selbstlerntutorial in via Moodle verfügbar. Außerdem bietet die Bibliothek jeden 1. und 3. Mittwoch im Monat von Uhr eine EndNote-Sprechstunde an der Auskunft an. Ansprechpartnerinnen: Dr. Martina Semmler-Schmetz, Manuela Schulz M.A. Weiterführende Seiten: Selbstlerntutorial in Moodle: Informationen der Bibliothek und EndNote Homepage EndNote Technical Support & Services EndNote User Forum EndNote X5 Basics (Online Tutorial - Englisch) Hilfe des EndNote Vertreibers in Dtl. (dt.) Anmerkung: Dieses Skript basiert auf Ausführungen zu EndNote von Dennis Bock für das ZDV der Universität Tübingen. Anleitungen_Walter/Anwendungssoftware/endnote.pdf 28