MailStore Server ist das führende -Archiv für kleine und mittelständische Unternehmen

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1 MailStore Server ist das führende -Archiv für kleine und mittelständische Unternehmen Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten Dauerhafte Entlastung des -Servers Reduzierung von Speicherkosten und Verwaltungsaufwand Unabhängigkeit von PST-Dateien Einfaches und schnelles Backup Effektiver Schutz vor Datenverlusten Schneller und intuitiver Zugriff für alle Anwender Mit MailStore Server erhalten Sie eine zertifizierte Lösung, die eine revisionssichere Archivierung aller s ermöglicht. Ausgezeichnet mit dem Innovationspreis 2008 der Initiative Mittelstand in der Kategorie "DMS und Datenmanagement".

2 Archivierungsmethoden s können aus den Postfächern von -Servern wie Microsoft Exchange Server, aber auch aus den lokal installierten -Clients und PST-Dateien der Anwender heraus archiviert werden. Zusätzlich können auch alle ein- und ausgehenden s automatisch archiviert werden. Archivierung von Microsoft Exchange Server 2003/2007 Archivierung bestehender Postfächer, öffentlicher Ordner und automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden s möglich Vom Anwender angelegte Ordnerstrukturen werden bei der Archivierung übernommen s können auf Wunsch nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern gelöscht werden Die Installation und der Betrieb von MailStore Server nehmen keine Änderungen an der Konfiguration des Microsoft Exchange Servers vor Kompatibel mit Hosted Exchange-Postfächern Archivierung von verteilten -Clients und PST-Dateien Kompatibel mit Outlook 2000, XP, 2003, 2007, Outlook Express 6.0, Windows Mail, Windows Live Mail und Mozilla Thunderbird Archivierung beliebiger -Server über IMAP/POP3 Beispiele: AVM KEN! 4.0, Tobit David, Novell GroupWise, Kerio MailServer Import von -Dateien PST MSG EML MBOX Zugriff auf das Archiv Jeder Anwender kann auf die für ihn archivierten s selbst zugreifen und diese in bis dahin nicht gekannter Geschwindigkeit durchsuchen. Der Zugriff kann z.b. direkt über Microsoft Outlook oder über einen beliebigen Internet-Browser erfolgen. Zugriff über intuitive MailStore Client-Software Zugriff über Microsoft Outlook Add-in Zugriff über den Internet-Browser s über die ursprüngliche Ordnerstruktur finden MailStore Server übernimmt bei der Archivierung die ursprüngliche Ordnerstruktur der Quelle. Das heißt in der Praxis, dass beispielsweise in Microsoft Outlook oder im Exchange Postfach angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert im Archiv wiedergefunden werden können. Volltextsuche über s und Dateianhänge Jeder Anwender kann seine s und beliebige Dateianhänge innerhalb von Sekundenbruchteilen durchsuchen. Komplexe Suchabfragen können gespeichert und wiederverwendet werden. Teamwork Je nach Rechtevergabe ist es möglich, dass einzelne Anwender auch auf die Archivbereiche anderer Anwender zugreifen können. Wiederherstellung von s per 1-Klick-Restore Einzelne s oder ganze Postfächer können per Mausklick aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Archivierte s exportieren und wiederherstellen MailStore Server bietet zahlreiche Funktionen zum Export der archivierten s. Dies macht Ihr Unternehmen auch über viele Jahre hinweg unabhängig von spezifischen Formaten und Technologien und ermöglicht eine vielseitige Nutzung der archivierten Daten. Copyright deepinvent Software GmbH

3 Technische Vorteile Unbegrenzte Kapazitäten Eine hochoptimierte Speichertechnologie ermöglicht die Archivierung beliebig großer Datenmengen. Keine Lizenzkosten für Microsoft SQL Server Mit MailStore Server können Sie hohe Ausgaben für Microsoft SQL Server-Lizenzen oder andere Datenbankserver vermeiden. MailStore verwendet eine 100% integrierte Speichertechnologie. Hohe Performance und Skalierbarkeit MailStore Server ermöglicht die Anlage beliebig vieler neuer Datenbanken im laufenden Betrieb. Auf diese Weise kann das gesamte Archiv grenzenlos skaliert werden. Mit der Anlage einer neuen Datenbank werden automatisch auch neue Suchindexe angelegt. Dies garantiert eine konstant hohe Suchgeschwindigkeit. Reduzierung des Speicherbedarfs Durch Single-Instance-Speicherung und eine intelligente Komprimierung von Dateianhängen kann der Speicherbedarf deutlich reduziert werden. Unabhängigkeit von PST-Dateien Fehleranfällige, verteilte und schwer kontrollierbare PST- Dateien können einfach und zentral archiviert werden. Wirtschaftliche Vorteile Reduzierung von Speicher- und Verwaltungskosten Der Einsatz von MailStore führt zu einer deutlichen Entlastung der IT-Verantwortlichen und senkt die Kosten für Datenhaltung, Sicherung und Wiederherstellung. Abschaffung von Postfachbegrenzungen Anwender werden nicht länger gezwungen, wertvolle Zeit für die Verwaltung ihrer Postfächer verwenden zu müssen. Steigerung der Produktivität Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen sind in s gespeichert. Der schnelle und komfortable Zugriff auf die archivierten s steigert die Mitarbeiterproduktivität. Vollständige und sichere Archivierung Alle s im Unternehmen können vollständig, langfristig und ohne Informationsverlust archiviert werden. Datenverluste verhindern Das absichtliche oder unbeabsichtigte Löschen von s durch Mitarbeiter kann vollständig unterbunden werden. Einfache und flexible Datensicherung Das Backup des gesamten Archivs kann zum Beispiel problemlos über eine bereits vorhandene Backup- Software erfolgen. Im Schadensfall kann eine vorhandene Datensicherung innerhalb kürzester Zeit wiederhergestellt werden. Rechtliche Vorteile MailStore Server ermöglicht die vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung ihrer s Der MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgreich geprüft und zertifiziert. Auf diese Weise können Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sicherstellen, dass mit MailStore Server die Einhaltung der rechtlich relevanten Vorschriften möglich, und eine zuverlässige Unterstützung bei der Realisierung der IT-Compliance gegeben ist. Die Prüfung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigte alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), welche die Archivierung betreffen. Zu den bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit von MailStore Server einbezogenen Anforderungen zählen unter anderem die Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ( 238 ff. und 257 HGB sowie 140 ff. AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). MailStore Server ist das führende -Archiv für kleine und mittelständische Unternehmen.

4 Leistung und Markterprobung Systemanforderungen Der MailStore Server ist die ideale Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. In über Unternehmen mit 10 bis weit über Postfächern bzw. Benutzern wird die in Deutschland entwickelte Software bereits eingesetzt. Der MailStore Server verfügt über ein grenzenlos skalierbares Speichersystem, das beliebige Datenmengen aufnehmen kann. s werden dabei nicht in einer einzigen Datenbank abgelegt, die mit der Zeit ihre Leistungsgrenzen erreichen würde. Das MailStore Server Archiv kann aus einzelnen Archiveinheiten mit jeweils eigenen Datenbanken und Suchindexen zusammengesetzt werden. Diese Einheiten können vom Administrator (oder auch automatisch) in beliebiger Anzahl und im laufenden Betrieb aus- bzw. eingehängt werden. Aufgrund dieser Architektur wird die Archivgröße lediglich durch den zur Verfügung stehenden Festplattenspeicher begrenzt, welcher preisgünstig und beliebig erweiterbar ist. Kontakt und Beratung Installation auf bereits vorhandenem Server möglich Installation parallel zum Microsoft Exchange Server möglich (aber keine Voraussetzung) Microsoft SQL Server ist nicht erforderlich Microsoft Internet Information Server (IIS) ist nicht erforderlich Alle für den Betrieb erforderlichen Komponenten sind im Setup bereits integriert Installation in VMware-, Virtual Server- und Terminal Server-Umgebungen möglich Unterstützte Betriebssysteme Windows 2000 Service Pack 3 oder höher Windows XP Service Pack 2 oder höher Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Vista Windows Vista 64-bit Edition Windows Small Business Server 2003 Windows Small Business Server 2003 R2 Windows Small Business Server 2008 Windows Essential Business Server 2003 Unterstützte Internet-Browser Apple Safari 3 oder höher Google Chrome Microsoft Internet Explorer 6 oder höher Mozilla Firefox 3 oder höher Opera 9 oder höher Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Windows Mail, Microsoft Exchange Server und Microsoft Internet Explorer sind registrierte Marken und Markenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Mozilla Thunderbird, Mozilla Seamonkey und Mozilla Firefox sind registrierte Marken bzw. Markenzeichen der Mozilla Foundation, USA. Google, Google Mail und Google Chrome sind Markenzeichen der Google Inc, USA. Apple, iphone, ipod und Safari sind registrierte Marken bzw. Markenzeichen der Apple Inc. in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Markenzeichen oder registrierte Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. MailStore Server und MailStore Home sind registrierte Marken der deepinvent Software GmbH in den USA. MailStore -Archivierung ist ein Markenzeichen der deepinvent Software GmbH, Deutschland.

5 Warum -Archivierung? Sieben gute Gründe kurz vorgestellt. 1. Erfüllen Sie rechtliche Vorschriften und vermeiden Sie Sanktionen Der Gesetzgeber hat der praktisch die gleiche rechtliche Bedeutung zugeschrieben, wie sie Dokumente in Papierform besitzen. Dies trifft auf alle Handels- und Geschäftsbriefe sowie auf alle Dokumente mit steuerrechtlich relevantem Inhalt zu. Die Notwendigkeit zur -Archivierung ergibt sich unter anderem aus den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ( 238 ff. und 257 HGB sowie 140 ff. AO), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und aus den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten s bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können. Werden diese Archivierungspflichten nicht beachtet, drohen empfindliche Strafen bis hin zur persönlichen Haftung durch die Unternehmensleitung. 2. Steigern Sie die Produktivität und Informationsverfügbarkeit Viele Informationen wie Angebote, Preisabsprachen und Verträge liegen oft nur noch in Form von s und deren Anhängen vor. Aus diesem Grund ist es für die Sicherheit und Produktivität eines Unternehmens entscheidend, dass diese Informationen zu jeder Zeit vollständig und schnell abgerufen werden können. Mit Hilfe von MailStore Server können Sie allen Anwendern einen komfortablen Suchzugriff in bis dahin nicht gekannter Geschwindigkeit zur Verfügung stellen. Der MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgreich geprüft und zertifiziert. Auf diese Weise können Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sicherstellen, dass mit MailStore Server die Einhaltung der rechtlich relevanten Vorschriften möglich, und eine zuverlässige Unterstützung bei der Realisierung der IT-Compliance gegeben ist. 3. Führen Sie zusammen, was zusammen gehört Oft verteilen sich die s in einem Unternehmen über zahlreiche Rechner, Softwaresysteme und Dateien. Dies erschwert die Verwaltung, aber auch die Nutzung der E- Mails durch die Mitarbeiter. Mit MailStore Server können Sie alle s in einem zentralen Archiv zusammenführen. Copyright deepinvent Software GmbH

6 4. Verhindern Sie das Löschen von s durch Mitarbeiter Mitarbeiter können für das Unternehmen wichtige s jederzeit löschen. Dies kann aus Versehen oder gezielt erfolgen. Nicht selten werden auch ganze Postfächer beim Verlassen des Unternehmens durch einen Mitarbeiter unwiederbringlich gelöscht. 6. Schützen Sie sich vor Datenverlusten Neben dem Löschen von s durch Mitarbeiter können diese auch durch technische Probleme oder Fehler verloren gehen. Dazu zählen zum Beispiel defekte Microsoft Outlook PST-Dateien und unvollständige Datensicherungen. Durch die -Archivierung mit MailStore Server können Sie das Löschen von s durch Mitarbeiter vollständig unterbinden. Die s stehen dem Unternehmen so zuverlässig und langfristig zur Verfügung. Mit MailStore Server können Sie beliebig große Datenmengen sicher und risikofrei aufbewahren. So werden Sie auch in Zukunft auf das steigende - Aufkommen vorbereitet sein. Zudem ermöglicht MailStore eine einfache und schnelle Datensicherung. 5. Reduzieren Sie IT-Kosten und Aufwand Die Wartung überlasteter -Server, die Verwaltung unsicherer PST-Dateien und die Durchführung von aufwändigen Datensicherungs- und Wiederherstellungsvorgängen kosten Zeit und Geld. Durch den Einsatz von MailStore Server können diese Kosten vermieden oder deutlich reduziert werden. 7. Schaffen Sie Postfachbegrenzungen ab Nicht selten soll durch die Begrenzung von Postfachgrößen die Überlastung des -Servers reduziert werden. In der Praxis zwingt dies die Anwender jedoch zur zeitaufwändigen Verwaltung ihrer Postfächer und zum Löschen von s. Durch MailStore Server machen Sie die Begrenzung von Postfachgrößen überflüssig. Über MailStore Server Der in Deutschland entwickelte MailStore Server zählt zu den beliebtesten -Archivierungslösungen. Bereits tausendfach im Einsatz, teilweise mit weit über Benutzern und Postfächern, zeichnet sich die Software durch einen geringen Einstiegspreis und geringe Systemanforderungen aus. Nicht zuletzt macht auch die einfache Installation den MailStore Server zur idealen Lösung für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen. Copyright deepinvent Software GmbH

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