Reisekosten Steuer- und Gestaltungstipps für Arbeitnehmer

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1 Reisekosten 2014 Steuer- und Gestaltungstipps für Arbeitnehmer

2 Das steuerliche Reisekostenrecht für Arbeitnehmer hat sich seit 1. Januar 2014 im Vergleich zum Jahr 2013 grundlegend geändert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben es durch gezielte Strategien seither selbst in der Hand, wie hoch der Werbungskostenabzug für Fahrten des Arbeitnehmers zur Arbeit ausfällt und wann Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden dürfen. Diese neuen Strategien rufen natürlich auch das Finanzamt auf den Plan. Insbesondere bei angestellten Familienangehörigen und bei GmbH- Gesellschafter-Geschäftsführern sieht das Finanzamt ganz genau hin und stellt sicher, dass kein steuerlicher Gestaltungsmissbrauch vorliegt. In den folgenden Passagen stellen wir Ihnen die Grundzüge des neuen Reiskostenrechts 2014 für Arbeitnehmer vor, verraten Ihnen, welchen legalen Gestaltungsspielraum Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben und welche Besonderheiten die steuerlichen Reisekosten 2014 mit sich bringen. 2 Reisekosten

3 Reisekostenrecht 2014: Enorme Steuervorteile möglich Bevor wir die einzelnen Neuregelung zum steuerlichen Reiskostenrecht 2014 für Arbeitnehmer dazu gehören auch angestellte GmbH-Gesellschafter- Geschäftsführer näher vorstellen, hier ein typisches Praxisbeispiel, das verdeutlicht, wie hoch die Steuervorteile bei einer geschickten Gestaltung seit sein können. Beispiel: Arbeitnehmerin Müller ist in zwei Filialen eines Lebensmitteldiscounters an der Kasse tätig. Filiale A ist 10 km von zu Hause entfernt. Dort ist Frau Müller 1 mal pro Woche eingesetzt (45 x pro Jahr). An Filiale B (Entfernung von zu Hause 40 km) ist Arbeitnehmerin Müller an 170 Tagen tätig. Der Arbeitgeber weist Frau Müller ab a) keine erste Tätigkeitsstätte zu oder b) die Filiale A als erste Tätigkeitsstätte zu. Frau Müller fährt mit ihrem eigenen Pkw zur Arbeit. Folgen Fahrtkosten zu Filiale A Fahrtkosten zu Filiale B Verpflegungsmehraufwand Höhe des Werbungskostenabzugs Variante a: Keine Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte Filiale B wird zu ersten Tätigkeitsstätte; Filiale A wird im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit aufgesucht 270 Euro (45 Fahrten x 10 km x 0,30 Euro/km x 2) Euro (170 Fahrten x 40 km x 0,30 Euro/km) 36 Euro (3 Tage in den ersten drei Monaten x 12 Euro) Werbungskosten 2014 gesamt Euro Euro Variante b: Zuordnung der Filiale A als erste Tätigkeitsstätte Filiale B wird im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit aufgesucht. 135 Euro (45 Fahrten x 10 km x 0,30 Euro/km) Euro (170 Fahrten x 40 km x 0,30 Euro/km x 2) 720 Euro (60 Tage in den ersten drei Monaten x 12) Praxis Tipp Die Reiskostenreform 2014 betrifft ausnahmslos Arbeitnehmer und angestellte GmbH-Gesellschafter- Geschäftsführer, nicht dagegen die Reisekosten eines Einzelunternehmers. Dieses typische Praxisbeispiel zeigt Ihnen, wie wichtig es seit ist, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer an einen Tisch setzen und estlegen, ob und wo ein Arbeitnehmer einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet werden soll. Bei Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zur Arbeit, winkt seit bei cleveren Strategien zusätzlich erhebliches Steuersparpotential. 3 Reisekosten

4 Folgen bei Vorliegen einer oder keiner ersten Tätigkeitsstätte Je nachdem, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder nicht, ergeben sich für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers folgende völlig unterschiedliche Folgewirkungen: Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwand Es liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit 0,30 Euro/km für die einfache Strecke Kein Abzug möglich Es ist keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden Auswärtstätigkeit: Tatsächliche Kosten oder bei Nutzung eines Pkws 0,30 Euro/km für die Hin- und Rückfahrt Begrenzt auf die ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit an einem Ort. 12 Euro pro Tag bei einer Abwesenheit von zu Hause von mehr als 8 Stunden; 24 Euro pro Tag bei einer mehrtätigen Abwesenheit. Alternativ zum Werbungskostenabzug kommt bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit auch die steuer- und abgabenfreie Erstattung der Fahrtkosten und der Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber in Betracht. 4 Reisekosten

5 Definition des Begriffs der ersten Tätigkeitsstätte Eine erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers liegt 2014 nach 9 Abs. 4 EStG unter folgenden Voraussetzungen vor:» Zuordnung durch Arbeitgeber: Der Arbeitgeber ordnet den Arbeitnehmer auf Grundlage dienst- oder arbeitsrechtlicher Bestimmungen einer ersten Tätigkeitsstätte zu.» Quantitative Bestimmungen: Ohne Zuordnung lässt sich die Frage, ob und wo ein Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat, anhand von qualitativen Kriterien bestimmen. Praxis Tipp Eine Regelung hat sich im Vergleich zu 2013 nicht verändert. Es gilt nach wie vor der Grundsatz, dass ein Arbeitnehmer entweder eine einzige erste Tätigkeitsstätte hat oder gar keine. Sonderfälle: Für Fahrten zu einem Sammelpunkt, den ein Arbeitnehmer auf Anweisung seines Arbeitgebers arbeitstäglich aufsuchen muss, darf nur die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Dasselbe gilt grundsätzlich, wenn ein Arbeitnehmer in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet eingesetzt wird. Neu ist seit , dass ein Arbeitnehmer nicht nur in Räumlichkeiten seines Arbeitgebers eine erste Tätigkeitsstätte haben kann, sondern auch in Räumlichkeiten von Kunden oder von verbundenen Unternehmen. 5 Reisekosten

6 Variante 1: Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeiter seit aufgrund dienst- oder arbeitsrechtlicher Bestimmungen einer ersten Tätigkeitsstätte zu ordnen, muss er aber nicht. Eine Zuordnung ist möglich, wenn es bei der Tätigkeitsstätte um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung handelt, in der der Arbeitnehmer» unbefristet» für die Dauer des gesamten Dienstverhältnisses oder» über einen geplanten Zeitraum von mehr als 48 Monaten tätig wird. Nicht ortsfest und damit keine erste Tätigkeitsstätte sind also Fahrzeuge, Flugzeuge oder Schiffe. Auch das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers wird nie zu einer ersten Tätigkeitsstätte (BMF, Schreiben v , Az. IV C 5 S 2353/13/10004; Rz. 3). Welche Tätigkeiten ein Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte ausübt, ist völlig egal. Es müssen also nicht die qualitativ prägenden Arbeiten dort ausgeübt werden. Für die Zuordnung reicht es, wenn in der ersten Tätigkeitsstätte Hilfs- und Nebentätigkeiten erledigt werden. Beispiel: Arbeitnehmer Hubers Arbeitgeber hat zwei Filialen. In Filiale A (Entfernung von der Wohnung des Arbeitnehmers 5 km) muss Huber einmal im Monat erscheinen, um seine Arbeitsaufträge abzuholen und an einer Lagebesprechung teilzunehmen (= Hilfstätigkeit). Die restlichen 20 Tage im Monat ist Huber in Filiale B (Entfernung zur Wohnung 30 km) beschäftigt (=Haupttätigkeit). Folge: Der Arbeitgeber kann Arbeitnehmer Huber der Filiale A als erste Tätigkeitsstätte zuordnen, obwohl Huber dort kaum eingesetzt wird und nur Hilfstätigkeiten ausübt. Dadurch greifen für die Fahrten zur Filiale B steuerlich die günstigeren Abzugsregeln für die berufliche Auswärtstätigkeit. Zukunftsprognose entscheidet über erste Tätigkeitsstätte Werden Arbeitnehmer in einer Einrichtung des Arbeitgebers, eines Kunden oder eines verbundenen Unternehmens tätig, kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine erste Tätigkeitsstätte nur dann zuordnen, wenn der Arbeitnehmer dort für mehr als 48 Monate tätig werden soll. Hier handelt es sich um einen Prognosezeitraum. Prognostizieren Sie, dass die Tätigkeit in einer Einrichtung nicht mehr als 48 Monate beträgt, hat der Arbeitnehmer dort keine erste Tätigkeitsstätte. 6 Reisekosten

7 Beispiel: Arbeitnehmerin Maier ist IT-Expertin und soll bei einem Kunden vor Ort ein IT-Projekt betreuen. Die Einsatzdauer beim Kunden wird voraussichtlich a) 60 Monate oder b) 46 Monate dauern. Folge: Aufgrund des prognostizierten Zeitraums für das Tätigwerden der Arbeitnehmerin Maier in der Einrichtung des Kunden gilt für das steuerliche Reisekostenrecht seit Folgendes: Variante a) Tätigkeit beim Kunden vor Ort: Voraussichtlich 60 Monate Die Einrichtung des Kunden kann Arbeitnehmerin Maier als erste Tätigkeitsstätte zugeordnet werden. Variante b) Tätigkeit beim Kunden vor Ort: Voraussichtlich 46 Monate Die Einrichtung des Kunden kann nicht als erste Tätigkeitsstätte eingestuft werden. Arbeitnehmerin Maier befindet sich dauerhaft auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die Tätigkeitsdauer beim Kunden den Zeitraum von 48 Monaten überschreitet, hat das keine Auswirkung auf die bisherige Zuordnung. Das bedeutet im Klartext: Nach Ablauf der ersten 48 Monate beginnt ein neuer Prognosezeitraum. 7 Reisekosten

8 Nachweis der Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte Die dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte kann sowohl in schriftlicher als auch in mündlicher Form erfolgen. Da die Zuordnung oder die Nicht-Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte enorme steuerliche Auswirkungen auf den Werbungskostenabzug bzw. auf die Möglichkeit der steuerfreien Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber hat, empfiehlt sich in der Praxis eine klare, schriftliche Vereinbarung. Die Schriftform ist insbesondere dann dringend empfehlenswert, wenn es um die steuerliche Beurteilung der Reisekosten für» angestellte Familienangehörige oder» für einen GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer handelt. Bei angestellten Familienangehörigen oder bei GmbH-Gesellschafter- Geschäftsführern überprüft das Finanzamt ganz genau, ob die Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte nur auf dem Papier besteht und einziges Ziel die Erzielung möglichst hoher Steuervorteile ist (BMF, Schreiben v , Rz. 9). Beispiel: Einzelunternehmer Becker hat seine Ehefrau im Betrieb angestellt. Er betreibt zwei Filialen. Filiale A ist von zu Hause 5 km entfernt, Filiale B 40 km. Beckers Ehefrau wird nur in Filiale B tätig. Folge: Ordnet Becker die Frau der Filiale A zu, obwohl sie dort keinen einzigen Tag tätig ist, liegt ein Gestaltungsmissbrauch vor. Die Zuordnung zur Filiale A wird deshalb steuerlich ignoriert. Variante: Bestimmt Becker, dass seine Frau an einem Monat in Filiale A tätig werden muss, kann er sie dieser Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte zuordnen. Folge: Neben der schriftlichen Vereinbarung empfiehlt sich hier die Aufbewahrung weiterer Nachweise, dass die Ehefrau tatsächlich in Filiale A eingesetzt war (z.b. Aufbewahrung der Tankquittungen für den Tankstopp auf der Fahrt von der Wohnung zu Filiale A). 8 Reisekosten

9 Variante 2: Erste Tätigkeitsstätte nach quantitativen Merkmalen Praxis Tipp Ohne Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitnehmer reichen Hilfstätigkeiten nicht aus, um eine erste Tätigkeitsstätte nach quantitativen Kriterien zu begründen. Wurde einem Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte von seinem Arbeitgeber zugeordnet, bestimmt sich das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstäte nach quantitativen Kriterien. Danach ist eine Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte einzustufen wenn der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung» typischerweise arbeitstäglich oder» je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder» mindestens zu einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Beispiel: Arbeitnehmer Heinz Wohlgemut arbeitet 4 Tage in der Woche in Filiale A und einen Tag in Filiale B. Der Arbeitgeber hat ihm keine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet. In beiden Filialen werden Haupttätigkeiten ausgeübt. Folge: Heinz hat in Filiale A nach quantitativen Kriterien seine erste Tätigkeitsstätte. Variante: Praxis Tipp Arbeitnehmerin Frida Beck fährt jeden Tag in die Einrichtung ihres Arbeitgebers, um sich ihre Arbeitsaufträge abzuholen. Ihre berufliche Tätigkeit übt sie im Außendienst aus. Folge: Frida hat nach quantitativen Kriterien keine erste Tätigkeitsstätte, weil sie in der Einrichtung des Arbeitgebers nur Hilfsund Nebentätigkeiten ausübt. Ergibt die quantitative Überprüfung, dass ein Arbeitnehmer mehrere erste Tätigkeitsstätten hätte, gilt als erste Tätigkeitsstätte nur die Einrichtung, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten ist (BMF, Schreiben v , Rz. 31) Beispiel: Arbeitnehmer Maier ist an drei Tagen in der Woche in Filiale A (30 km Entfernung zur Wohnung) und zwei Tage in der Woche in Filiale B (15 km Entfernung zur Wohnung) eingesetzt. Da beide Einrichtungen die quantitativen Kriterien erfüllen (je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage), wird Filiale B als erste Tätigkeitsstätte festgelegt, weil die Entfernung zur Wohnung kürzer ist. 9 Reisekosten

10 Variante 3: Sonderfälle, bei denen die Entfernungspauschale greift Hat der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte für den Arbeitnehmer festgelegt und liegt auch nach quantitativen Kriterien keine erste Tätigkeitsstätte vor, kann es trotzdem vorkommen, dass für die Fahrtkosten nur die Entfernungspauschale berücksichtigt werden darf. Das passiert immer dann, wenn» der Arbeitnehmer sich auf Weisung seines Arbeitgebers täglich an einem Sammelpunkt einfinden muss, um beispielsweise seinen Bus oder Lkw entgegenzunehmen oder um von diesem Sammelpunkt aus zu den Einsatzorten chauffiert zu werden oder Praxis Tipp Bei den Sonderfällen gilt die steuerliche Einschränkung nur für die Fahrtkosten. Der Arbeitnehmer befindet sich dennoch auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit und kann Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten geltend machen (BMF, Schreiben v , Rz. 39).» wenn Arbeitnehmer ihre berufliche Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben. In diesen beiden Sonderfällen gilt für die Fahrten zum Sammelpunkt bzw. zum Zugang des weiträumigen Tätigkeitsgebiets die Entfernungspauschale mit 0,30 Euro/km für die einfache Strecke. Beispiel: Bauarbeiter Huber muss sich täglich an einem Sammelpunkt einfinden. Sein Arbeitgeber lässt ihn dort von einem Transporter abholen, der ihn zu den verschiedenen Einsatzorten bringt. Die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzort beträgt 20 km und wird im Jahr an 200 Tagen angefahren. Die Abwesenheit von zu Hause beträgt jeden Tag zehn Stunden. Folge: Huber kann folgende Werbungskosten geltend machen: Fahrtkosten mit Entfernungspauschale Verpflegungsmehraufwendungen, wenn die Dauer auf den Einsatzorten jeweils weniger als 3 Monate dauerte Werbungskosten gesamt Euro (200 Tage x 20 km x 0,30 Euro/km) Euro (200 Tage x 12 Euro) Euro 10 Reisekosten

11 Diese Besonderheiten sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei den Sonderfällen beachten Bei Fahrten zum Sammelpunkt gewährt das Finanzamt nur die Entfernungspauschale, wenn der Arbeitgeber seine Mitarbeiter anweist, sich jeden Tag an diesem Ort einzufinden. Vereinbaren dagegen mehrere Mitarbeiter einen Treffpunkt und fahren von dort im Rahmen einer Fahrgemeinschaft an die Einsatzorte, dürfen für die Fahrtkosten zum Sammelpunkt entweder die tatsächlichen Kosten oder bei Benutzung eines Pkw 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) berücksichtigt werden. Wird ein Arbeitnehmer in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet eingesetzt, sind die folgenden Besonderheiten zu beachten:» Betreuung von Personen in deren Wohnung: Betreut der Arbeitnehmer Personen in der Wohnung, greift die Sonderregelung nicht. Mobile Pflegekräfte, Schornsteinfeger und Handwerker können ihre Fahrtkosten also nach den Grundsätzen der Auswärtstätigkeit ermitteln.» Betreuung von Niederlassungen: Pendelt ein Arbeitnehmer ständig zwischen mehreren Niederlassungen hin und her, die er in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet betreut, greift bei den Fahrtkosten die Entfernungspauschale-Regelung nicht (Vertriebsmitarbeiter, Bezirksleiter). 11 Reisekosten

12 Gestaltungstipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Mit dem Grundwissen, das Sie nun zur ersten Tätigkeitsstätte haben, lassen sich gezielt Steuern sparen. Hier zwei ausgewählte, besonders effektive Gestaltungstipps: Gestaltung 1: Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer Heinz Wohlgemut ist ausschließlich in einer Einrichtung seines Arbeitgebers tätig, die von seiner Wohnung 50 km entfernt liegt. Es gibt noch eine weitere Filiale, die nur 5 km von Heinz Wohlgemuts Wohnung entfernt liegt. Gestaltung: Hier sollte der Arbeitgeber Heinz dazu verdonnern, einmal im Monat in der nur 5 Kilometer entfernten Filiale an Besprechungen teilzunehmen. Das reicht aus, um Heinz dieser Filiale als erste Tätigkeitsstätte zuordnen zu können. Folge: Die Fahrten zur weiter entfernten Filiale finden dann im Rahmen einer Auswärtstätigkeit statt. Gestaltungstipp 2: Besteuerung des geldwerten Vorteils für Dienstwagen minimieren Arbeitnehmerin Frida Müller ist ausschließlich in Filiale A (Entfernung von zu Hause 30 km) tätig. Es gäbe da auch noch die Filiale B, die nur 10 km entfernt von Fridas Wohnung liegt. Frida nutzt einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis in Höhe von Euro. Gestaltung: Ordnet der Arbeitgeber an, das Frida einmal im Monat Filiale B zu Nebentätigkeiten aufsuchen muss und ordnet Frida Filiale B als erste Tätigkeitsstätte zu, hat das für die Besteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte folgende steuerliche Auswirkung: Geldwerter Vorteil monatlich Zuordnung Filiale B als erste Tätigkeitsstätte 8 Euro pro Monat ( Euro x 0,002% x 10 km x 1 Tag) Keine Zuordnung einer Tätigkeitsstätte 360 Euro pro Monat ( Euro x 0,03% x 30 km x 1 Monat) Diese enorme Ersparnis bei der Besteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem Dienstwagen liegt daran, dass die 0,002%-Regelung zur Anwendung kommt, sobald ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte maximal 15 x im Monat aufsucht (BMF, Schreiben v , Az. IV C 5 S 2334/08/10010). 12 Reisekosten

13 Neuerungen 2014 zur Verpflegungspauschale Im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit stehen einem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zu. Bei einer Inlandsreise gelten seit folgende Pauschalen, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen oder sich von seinem Arbeitgeber steuer- und abgabenfrei erstatten lassen kann: Eintägige Auswärtstätigkeit im Inland Mehrtägige Auswärtstätigkeit im Inland Abwesenheit von mehr als 8 Stunden An- und Abreisetag Zwischentage 12 Euro 24 Euro Praxis Tipp Bei Reisen vom Inland ins Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Übt ein Arbeitnehmer seine berufliche Auswärtstätigkeit in der Nacht aus und kommt damit an keinem der beiden Tage auf mehr als acht Stunden, wird die Abwesenheit von der Wohnung insgesamt ermittelt. Für Auslandsreisen gelten besondere Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium je nach Reiseland festgelegt hat (BMF, Schreiben v , Az. IV C 5 S 2353/08/10006:004). 13 Reisekosten

14 Besonderheiten bei Ermittlung der Drei-Monatsfrist Findet eine berufliche Auswärtstätigkeit am selben Ort statt, gibt es die Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate. Wird die berufliche Auswärtstätigkeit um mindestens vier Wochen unterbrochen und neu aufgenommen, beginnt die Drei-Monatsfrist erneut zu laufen. Das ist im Vergleich zu 2013 ab eine deutliche Erleichterung. Rechtslage bis zu Verpflegungsmehraufwendungen Unterbrechungen der Auswärtstätigkeit wegen Urlaub oder Krankheit führen nicht zum Neubeginn der Drei-Monatsfrist, selbst wenn die Unterbrechung 4 Wochen dauerte. Rechtslage ab zu Verpflegungsmehraufwendungen Wird eine berufliche Auswärtstätigkeit nachweislich um mindestens 4 Wochen unterbrochen, beginnt ohne Wenn und Aber eine neue Drei-Monatsfrist. Die Gründe für die Unterbrechung interessieren dabei nicht mehr ( 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Beispiel: Ein Bauleiter ist für drei Monate einer Baustellung zugeteilt. In den ersten drei Monaten erhält er täglich 12 Euro Verpflegungsmehraufwendungen von seinem Arbeitgeber steuer- und abgabenfrei ausbezahlt. Nach Ablauf der drei Monate nimmt er zwei Wochen Urlaub und wird zwei Wochen auf einer anderen Baustelle eingesetzt. Nach Ablauf dieser mindestens 4-wöchigen Unterbrechung kehrt er wieder zur ursprünglichen Baustelle zurück. Folge: Da die Drei-Monatsfrist erneut zu laufen beginnt, bekommt der Bauleiter nun erneut die nächsten drei Monate 12 Euro Verpflegungsmehraufwendungen pro Tag. Pauschalversteuerung der Verpflegungspauschalen Übersteigen die vom Arbeitgeber gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100%, kann die Lohnsteuer pauschal mit 25% erhoben werden ( 9 Abs. 4a Sätze 3 bis 6 EStG). Zahlt der Arbeitgeber einem Mitarbeiter nach Ablauf der Drei-Monatsfrist einem auswärtigen Tätigkeitsort weiterhin Verpflegungspauschalen, ist weder eine steuerfreie Auszahlung möglich, noch eine Pauschalbesteuerung bei der Lohnsteuer ( 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). 14 Reisekosten

15 Neuregelung 2014 zur doppelten Haushaltsführung Mit der Reform des steuerlichen Reisekostenrechts zum wurden auch die Voraussetzungen und die Abzugsmöglichkeiten im Zusammenhang mit einer doppelten Haushaltsführung verschärft. Eine steuerlich begünstigte doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen am Beschäftigungsort eine Zweitwohnung anmietet oder kauft und seinen Erstwohnsitz am bisherigen Wohnort beibehält. Erstmalige Definition des eigenen Haushalts ab Praxis Tipp Wer am Wohnort noch bei seinen Eltern lebt oder zusammen mit einem Partner, sollte für Nachweise sorgen, dass er sich finanziell an der Haushaltsführung beteiligt hat (Quittung, Überweisung). Damit die Kosten für eine beruflich angemietete oder gekaufte Zweitwohnung am Beschäftigungsort geltend gemacht werden können, muss der Arbeitnehmer nachweisen, dass er am Wohnort einen eigenen Haushalt unterhält. Lebt ein lediger Arbeitnehmer noch bei seinen Eltern, muss er seit zwingend nachweisen, dass er sich finanziell an der Haushaltsführung beteiligt. Die Barleistungen müssen mehr als 10% der laufenden Kosten betragen. Erstmalige Vorgaben an den Ort der Zweitwohnung ab Seit 2014 führt eine beruflich angemietete Zweitwohnung nur noch dann zu Steuervergünstigungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, wenn der Weg von der Zweitwohnung zu ersten Tätigkeitsstätte weniger als halb so lang ist wie die kürzeste Straßenverbindung zwischen Erstwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Beispiel: Arbeitnehmer Müller hat am Wohnort einen eigenen Haushalt. Seine erste Tätigkeitsstätte am Beschäftigungsort ist von der Erstwohnung 210 km entfernt. Müller mietet eine Zweitwohnung an, die 50 km von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt ist. Folge: Es liegt eine doppelte Haushaltsführung vor, weil die Entfernung von der Zweitwohnung (50 km) weniger beträgt als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung zur Tätigkeitsstätte (210 km : 2 = 105 km). Ausnahmeregelung: Führt diese Faustformel dazu, dass keine doppelte Haushaltsführung vorliegt, können Arbeitnehmer die Kosten für die Zweitwohnung ausnahmsweise dennoch als Werbungskosten geltend machen, wenn nachgewiesen werden kann, dass die erste Tätigkeitsstätte in zumutbarer Zeit von der Zweitwohnung erreicht werden kann (BFH, Urteil v , Az. VI R 59/11). Deckelung der abziehbaren Unterkunftskosten ab Seit 2014 sind die abziehbaren Werbungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung auf durchschnittlich Euro pro Monat begrenzt (BMF, Schreiben v , Rz. 96). 15 Reisekosten

16 Impressum Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Small Business & Consumer M. Reinert Munzinger Straße Freiburg Web: verantwortlich für den redaktionellen Inhalt: CONTENTmanufaktur GmbH, München Elisabeth Matejka, Eric Kubitz Web: 16 Reisekosten

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