Benutzerleitfaden Mitarbeiterregistrierung myhelios

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1 Benutzerleitfaden Mitarbeiterregistrierung myhelios 1. Allgemeines Die Einführung des neuen HELIOS Intranets myhelios ermöglicht es jedem HELIOS Mitarbeiter auf das Intranet zuzugreifen. Derzeit haben wir bei HELIOS nicht alle Mitarbeiter im ADS erfasst. Damit ein Mitarbeiter ohne Windows-Anmeldedaten auf das Intranet zugreifen kann, muss er sich zunächst einmalig registrieren. Dieser Leitfaden soll Schritt für Schritt den Registrierungsprozess für HELIOS Mitarbeiter ohne Windows-Anmeldedaten und die Prüfung seitens eines Accountmanagers, sowie die Deaktivierung eines ausscheidenden Mitarbeiters erläutern. 2. Registrierungsprozess 2.1. Tätigkeiten durch den Mitarbeiter Unter der Adresse kann der Mitarbeiter durch Auswahl des Navigationspunktes Registrierung den Registrierungsprozess anstossen. Nach Ausfüllen aller geforderten Felder bestätigt der Mitarbeiter durch Senden die Registrierung.

2 Wenn alle Daten korrekt übertragen wurden, erhält der Mitarbeiter folgende Bestätigung: Als nächstes wird eine generiert, die an den Accountmanager der betreffenden Klinik gesendet wird. Diese findet der Accountmanager im Outlook-Postfach in folgender Form: Hier beginnt die Tätigkeit für den Accountmanager Prüfung durch den Accountmanager Der Accountmanager findet in der zwei Links vor: einen Link zur Annahme der Registrierung und einen Link zum Ablehnen. Gegebenenfalls muss sich der Accountmanager vor Betätigung eines dieser Links persönlich in myhelios einloggen! Nach Identitätsprüfung durch den Accountmanager kann dieser die Registrierung ablehnen durch Betätigung des entsprechenden Links. Dies hat zur Folge, dass eine an den Mitarbeiter mit der Benachrichtigung zur Ablehnung versendet wird (wenn der Mitarbeiter bei Registrierung eine -adresse eingegeben hat) und der Prozess ist abgeschlossen.

3 Ergibt die Identitätsprüfung, dass der Mitarbeiter zu Recht Zugriff haben kann, dann betätigt der Accountmanager den Link für die Bestätigung. Hierauf folgend öffnet sich ein Browserfenster, das wie folgt gestaltet ist: Alle vom Mitarbeiter eingegebenen und in der enthaltenen Daten werden hier nochmals dargestellt, können geprüft, ergänzt oder verändert werden. Bei zeitlich befristeten Zugängen kann bei Gültig bis bereits ein Datum eingegeben werden, zu dem der Zugang dann automatisch deaktiviert werden soll.

4 Mit Betätigung des Buttons Freischalten wird ein Datensatz in der Intranet- Datenbank generiert und folgende Maske angezeigt: Es wurden ein Benutzername und ein Passwort automatisch generiert. Über Druckansicht und folgendem Ausdruck der Benutzerdaten kann der Accountmanager dem Mitarbeiter seine Zugangsdaten per Hauspost zukommen lassen. Damit ist der Registrierungsprozess abgeschlossen.

5 3. Deaktivierung eines ausscheidenden Mitarbeiters Ein Mitarbeiter, der sich mittels des beschriebenen Registrierungsprozesses für das Intranet angemeldet hat, muss nach dessen Ausscheiden aus dem Haus HELIOS in der Datenbank deaktiviert werden. Hierzu erhält der Accountmanager einen Zugang zur Datenbank unter der Adresse Im Folgenden wird der Deaktivierungsprozess beschrieben. Der Accountmanager loggt sich in die Datenbank über folgende Maske ein:

6 Bei erfolgreichem Login bekommen Sie folgende Maske angezeigt: (eventuell ist ein Klick auf Liste und Mitarbeiter nötig) Hier werden alle Mitarbeiter aufgeführt, die Zugriff auf das Intranet haben. Mit der Eingabe des Namens des zu deaktivierenden Mitarbeiters in das Feld neben Suchbegriff können Sie sich das Auffinden des Mitarbeiters erleichtern. Durch Klicken auf das -Symbol löschen Sie den Mitarbeiter aus der Datenbank, wodurch seine Benutzerdaten unbrauchbar werden. Möchten Sie einen Mitarbeiter nur zeitweise blockieren, so benutzen Sie das - Symbol. Mit einem Klick wird der Zugriff deaktiviert. Deaktivierte Zugänge werden wie folgt in der Liste der Mitarbeiter dargestellt: Mit einem klick auf die gelbe Glühbirne aktivieren Sie den Zugang wieder.

7 4. Notwendige Vorarbeiten Für jede Klinik muss zentral ein Accountmanager mit Zugriff auf die Datenbank angelegt werden. Dies sollte im Idealfall ein Mitarbeiter der Personalabteilung sein, der über Personalmanagement-Systeme oder ähnliches die Identität des Mitarbeiters prüfen kann. Hierfür teilen Sie mir bitte den Namen, die Klinik und die persönliche e- Mail-Adresse des Mitarbeiters mit, der als Accountmanager die Nutzerregistrierung bearbeiten wird. Um Datenredundanzen zu vermeiden, ist nur die Anlage eines Mitarbeiters als Accountmanager möglich. Für Urlaubsvertretungen kann eine Weiterleitungsregel in Outlook angelegt werden, damit die automatischen Registrierungs-Mails an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Hierfür muss die Vertretung des Accountmanagers über die persönlichen typo3-zugangsdaten des Accountmanagers verfügen. Berlin, Heiko Götz Manager Neue Medien ZD UKM Tel: 030/

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