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1 -Seminar: Datenschutz an Schulen Autorin: Veronika Höller Lektion 3: Datenübermittlung/-austausch In dieser Lektion erfahren Sie alles über das Thema Datenübermittlung und -austausch. Es werden u. a. folgende Themenschwerpunkte behandelt: Welche Rechtsvorschriften müssen bei der Datenübermittlung eingehalten werden? Welche Pflichten hat die Schule bei der Weitergabe von Daten an Dritte (Behörden, Privatpersonen)? Welche Einrichtungen/Personen dürfen Daten von der Schule erhalten? Kann eine Schülerakte beim Schulwechsel an die neue Schule weitergegeben werden? Ich freue mich sehr, Sie auch diese Woche als Seminarteilnehmer/in begrüßen zu dürfen! Die Übungsaufgaben zu dieser Lektion finden Sie auf Seite 26, die Antworten aus Lek- tion 2 auf Seite 27. Mit freundlichen Grüßen Veronika Höller Veronika Höller Lektion 3/

2 Gliederung dieser Lektion Inhaltsverzeichnis Seite Einleitung... 3 Datenübermittlung/Datenaustausch... 5 Welche Rechtsvorschriften müssen bei der Datenübermittlung eingehalten werden?... 5 Welche Pflichten hat die Schule bei der Weitergabe von Daten an Dritte... 5 (Behörden, Privatpersonen)?... 5 Welche Daten der Lehrkräfte dürfen weitergegeben werden?... 6 Welche Einrichtungen/Personen dürfen Daten von der Schule erhalten?... 7 Kann eine Schülerakte beim Schulwechsel an die neue Schule weitergegeben werden?... 7 Über was dürfen Eltern von volljährigen Schülerinnen/Schülern von der Schule informiert werden?... 8 Dürfen Noten vor der Klasse öffentlich gemacht werden?... 8 Zusammenfassung... 9 Gesetzliche Regelungen zur Datenübermittlung bzw. zum Datenaustausch Baden-Württemberg Bayern Berlin Brandenburg Bremen Hamburg Hessen Mecklenburg-Vorpommern Niedersachsen Nordrhein-Westfalen Rheinland-Pfalz Saarland Sachsen Sachsen-Anhalt Schleswig-Holstein Thüringen Zusammenfassung Übungsaufgaben Lektion Antworten Lektion Veronika Höller Lektion 3/

3 Einleitung Datenübermittlung bzw. -austausch ist die Weitergabe von Daten an Dritte, z. B. an Behörden oder auch Privatpersonen. Für die Datenübermittlung gelten, ebenso wie für die Datenerhebung, bestimmte Rechtsvorschriften. Die Übermittlung personenbezogener Daten von Schulen an Behörden oder Privatpersonen wird grundlegend von den folgenden Paragrafen geregelt: 15 BDSG Datenübermittlung an öffentliche Stellen (1) Die Übermittlung personenbezogener Daten an öffentliche Stellen ist zulässig, wenn 1. sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der übermittelnden Stelle oder des Dritten, an den die Daten übermittelt werden, liegenden Aufgaben erforderlich ist und 2. die Voraussetzungen vorliegen, die eine Nutzung nach 14 zulassen würden. (2) Die Verantwortung für die Zulässigkeit der Übermittlung trägt die übermittelnde Stelle. Erfolgt die Übermittlung auf Ersuchen des Dritten, an den die Daten übermittelt werden, trägt dieser die Verantwortung. In diesem Fall prüft die übermittelnde Stelle nur, ob das Übermittlungsersuchen im Rahmen der Aufgaben des Dritten, an den die Daten übermittelt werden, liegt, es sei denn, dass besonderer Anlass zur Prüfung der Zulässigkeit der Übermittlung besteht. 10 Abs. 4 bleibt unberührt. (3) Der Dritte, an den die Daten übermittelt werden, darf diese für den Zweck verarbeiten oder nutzen, zu dessen Erfüllung sie ihm übermittelt werden. Eine Verarbeitung oder Nutzung für andere Zwecke ist nur unter den Voraussetzungen des 14 Abs. 2 zulässig. (4) Für die Übermittlung personenbezogener Daten an Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaften gelten die Absätze 1 bis 3 entsprechend, sofern sichergestellt ist, dass bei diesen ausreichende Datenschutzmaßnahmen getroffen werden. (5) Sind mit personenbezogenen Daten, die nach Absatz 1 übermittelt werden dürfen, weitere personenbezogene Daten des Betroffenen oder eines Dritten so verbunden, dass eine Trennung nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist, so ist die Übermittlung auch dieser Daten zulässig, soweit nicht berechtigte Interessen des Betroffenen oder eines Dritten an deren Geheimhaltung offensichtlich überwiegen; eine Nutzung dieser Daten ist unzulässig. (6) Absatz 5 gilt entsprechend, wenn personenbezogene Daten innerhalb einer öffentlichen Stelle weitergegeben werden. 16 BDSG Datenübermittlung an nicht-öffentliche Stellen (1) Die Übermittlung personenbezogener Daten an nicht-öffentliche Stellen ist zulässig, wenn 1. sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der übermittelnden Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist und die Voraussetzungen vorliegen, die eine Nutzung nach 14 zulassen würden, oder 2. der Dritte, an den die Daten übermittelt werden, ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der zu übermittelnden Daten glaubhaft darlegt und der Betroffene kein schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Übermittlung hat. Das Übermitteln von besonderen Arten personenbezogener Daten ( 3 Abs. 9) ist abweichend von Satz 1 Nr. 2 nur zulässig, wenn die Voraussetzungen vorliegen, die eine Nutzung nach 14 Abs. 5 und 6 zulassen würden oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist. (2) Die Verantwortung für die Zulässigkeit der Übermittlung trägt die übermittelnde Stelle. (3) In den Fällen der Übermittlung nach Absatz 1 Nr. 2 unterrichtet die übermittelnde Stelle den Betroffenen von der Übermittlung seiner Daten. Dies gilt nicht, wenn damit zu rechnen ist, dass er davon auf andere Weise Kenntnis erlangt, oder wenn die Unterrichtung die öffentliche Sicherheit gefährden oder sonst dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde. Veronika Höller Lektion 3/

4 (4) Der Dritte, an den die Daten übermittelt werden, darf diese nur für den Zweck verarbeiten oder nutzen, zu dessen Erfüllung sie ihm übermittelt werden. Die übermittelnde Stelle hat ihn darauf hinzuweisen. Eine Verarbeitung oder Nutzung für andere Zwecke ist zulässig, wenn eine Übermittlung nach Absatz 1 zulässig wäre und die übermittelnde Stelle zugestimmt hat. Neben dem BDSG greift zudem 64 SGB. 64 Datenübermittlung und -nutzung (1) Sozialdaten dürfen zu dem Zweck übermittelt oder genutzt werden, zu dem sie erhoben worden sind. (2) Eine Übermittlung für die Erfüllung von Aufgaben nach 69 des Zehnten Buches ist abweichend von Absatz 1 nur zulässig, soweit dadurch der Erfolg einer zu gewährenden Leistung nicht in Frage gestellt wird. (2a) Vor einer Übermittlung an eine Fachkraft, die der verantwortlichen Stelle nicht angehört, sind die Sozialdaten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit die Aufgabenerfüllung dies zulässt. (3) Sozialdaten dürfen beim Träger der öffentlichen Jugendhilfe zum Zwecke der Planung im Sinne des 80 gespeichert oder genutzt werden; sie sind unverzüglich zu anonymisieren. Die übermittelnde Stelle trägt die Verantwortung für die Zulässigkeit der Übermittlung. Derjenige, an den die Daten übermittelt werden, darf diese ausschließlich für den Zweck verarbeiten oder nutzen, zu dem sie ihm übermittelt wurden. Die genannten Paragrafen bilden das Grundgerüst für die einzelnen Landesdatenschutzgesetze sowie für die Schulgesetze und speziellen Verordnungen. Jedes Bundesland hat seine eigene gesetzliche Regelung zum Thema Datenübermittlung bzw. Datenaustausch. Auf den folgenden Seiten wird gezielt auf alle Regelungen in den einzelnen Bundesländern eingegangen. Veronika Höller Lektion 3/

5 Datenübermittlung/Datenaustausch Welche Rechtsvorschriften müssen bei der Datenübermittlung eingehalten werden? Bei der Datenübermittlung bzw. dem Datenaustausch müssen Schulen ihr länderspezifisches Datenschutzgesetz sowie das jeweilige Schulgesetz beachten. Das BDSG und 64 SGB bilden das Grundgerüst der einzelnen Datenschutz- und Schulgesetze. Des Weiteren kann es sein, dass jede Schule noch eigene, interne Regelungen zum Thema Datenübermittlung bzw. Datenaustausch beschlossen hat. Jede Weitergabe von personenbezogenen Daten bedarf der schriftlichen Genehmigung der Erziehungsberechtigten oder der volljährigen Schüler/innen. Eine besondere Ausnahme liegt bei der Datenübermittlung an die Polizei und das Jugendamt vor, wenn es sich um einen dringenden Tatverdacht handelt (Kindeswohlgefährdung oder Tätersuche). In diesen Verdachtsfällen darf die Schule ohne vorheriges schriftliches Einverständnis personenbezogene Daten übermitteln. Welche Pflichten hat die Schule bei der Weitergabe von Daten an Dritte (Behörden, Privatpersonen)? Die oberste Pflicht der Schulen ist es, die personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler zu schützen. Sollte es dennoch im Rahmen der gesetzlichen Regelungen zu einer Datenübermittlung bzw. einem Datenaustausch kommen, sind nur die Daten freizugeben, die für die weitere Bearbeitung benötigt werden. In den meisten Fällen bezieht sich der Datenaustausch auf Stammdaten: Name, Vorname Anschrift Geburtsdatum Einschulungsdatum Geschlecht Staatsangehörigkeit Konfession Namen und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten Veronika Höller Lektion 3/

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