Whitepaper. Einfach und sicher. Worauf es bei Enterprise File Sync and Share Lösungen für Unternehmen ankommt.

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1 Whitepaper Einfach und sicher Worauf es bei Enterprise File Sync and Share Lösungen für Unternehmen ankommt

2 Einfach und sicher: Worauf es bei Enterprise File Sync and Share Lösungen für Unternehmen ankommt Enterprise File Sync and Share ist heute Voraussetzung für jede dokumentenorientierte Zusammenarbeit. Dieses Whitepaper erklärt, wozu Unternehmen sichere Enterprise File Sync and Share (EFSS) Lösungen benötigen, wie Anwender damit umgehen und welche Fähigkeiten ein EFSS-Produkt aufweisen sollte. Last but not least geht es auch darum, inwieweit das neue EFSS-Produkt Brainloop Dox den Anwenderanforderungen entspricht. Enterprise File Sync and Share ist heute Voraussetzung für jede Art der Dokumenten/Datei orientierten Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen und über die Unternehmensgrenzen hinweg. Office-, Information- oder Knowledge-Worker arbeiten in aller Regel auf Basis von Informationen. Diese sind immer häufiger digitalisiert verfügbar, bisher allerdings für den Mitarbeiter leider nicht automatisch auf jedem seiner digitalen Endgeräte. Davon haben Information-Worker heute mindestens 2, häufig auch 3 oder 4: Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone. Analysten wie Forrester gehen davon aus, dass 29% (Stand 2013) aller Arbeitskräfte weltweit sogenannte Information- Worker sind, die mit 3 oder mehr unterschiedlichen Devices arbeiten und Informationszugriff zu jeder Zeit und an jedem Ort benötigen. Gleichzeitig steigt die Zahl der mobilen Devices (Smartphones, Tablets, Phablets) enorm an. Laut IDC stieg die Menge der abgesetzten Tablets weltweit zwischen dem 4. Quartal 2012 und den letzten drei Monaten 2013 um 28% auf 76,9 Millionen Stück. Die Zahl der verkauften Smartphones nahm von 2012 bis 2013 sogar um 38,4% auf über 1 Milliarde Stück zu. Zwar werden die Steigerungsraten in den kommenden Jahren abflachen, aber die Menge der mobilen Devices nimmt weiter deutlich zu und mit ihr die Notwendigkeit zum einfachen Synchronisieren und Teilen (Neudeutsch: share) von Dateien und Dokumenten. Nur um ein Beispiel zu geben: Die Nutzung eines einzigen populären Sync- and Share-Dienstes stieg zwischen November 2013 und März 2014 um rund 100 Millionen User an. Mit ähnlichen Zuwachsraten sollte im Unternehmensumfeld gerechnet werden. Aktuelle Dateien auf allen Endgeräten verfügbar Automatische Synchronisierung bedeutet, dass auf jedem Device, die aktuellste Datei verfügbar ist. Schon wenn Beschäftigte auf die 5 bis 10 Minuten pro Tag verzichten könnten, um Dokumente händisch mit ihren mobilen Devices zu synchronisieren, würde das Unternehmen bereits Produktivität gewinnen. Automatische Synchronisierung würde auch bedeuten, dass auf jedem Device, die aktuelle Version des jeweiligen Dokumentes verfügbar wäre ein weiterer, bedeutenderer Produktivitätsgewinn. Das erspart dem Mitarbeiter nicht nur die Überprüfung, sondern auch die gegebenenfalls längliche Suche nach der jeweils aktuellsten Version. Whitepaper - File Sync and Share 2 10

3 Der große Bedarf für Synchronisierung und Sharen von Dokumenten und Dateien lässt sich leicht belegen: Information-Worker müssen nicht nur ihre Files auf ihren mobilen Geräten im Zugriff haben, sondern sie tauschen sie auch ständig mit Kollegen im eigenen Unternehmen, bei Partnern, Lieferanten oder Kunden aus. Dieser Austausch verläuft sowohl bilateral als auch innerhalb von wechselnden Arbeitsgruppen, die innerhalb eines Unternehmens, aber auch unternehmensübergreifend tätig sind. Ohne Enterprise File Sync and Share Lösungen müssten die Dokumente per oder FTP transportiert werden. Alles andere wäre sehr viel aufwändiger, weil im Zweifelsfall unternehmensfremden Personen Zugang zu den Unternehmensnetzen gewährt werden müsste. Das wiederum zöge eine Menge von Administrations- und Sicherheitsaufgaben nach sich. Das Prinzip ist relativ einfach Das macht die Consumer orientierten Services wie Dropbox trotz aller Sicherheitsbedenken auch für professionelle Nutzer so attraktiv. Ohne großen Aufwand kann der Mitarbeiter an Jedermann Dateien versenden und empfangen. Dass das komplett an der IT-Abteilung vorbeigeht und wahrscheinlich die meisten Compliance-Regeln der Unternehmen verletzt, interessiert den betroffenen Mitarbeiter wenig. Es muss nichts eingerichtet, niemand muss gefragt werden und schnell und bequem ist es auch. Die Zahlen sprechen für sich. Im vergangenen Jahr benutzten laut Forrester 1 bereits 22% der Information-Worker File Sync and Share Dienste aus der Cloud. Und 70% der Dropbox-Nutzer gaben in der Forrester-Umfrage an, dass sie den Dienst sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen. Im Prinzip ist Synchronisierung nichts anderes als das gemanagte Ablegen von Dateien auf bestimmten Speichern. Dabei stellt die Sync-Software sicher, dass auf allen berechtigten Devices des Nutzers die jeweils aktuelle Version einer Datei verfügbar ist. Je nach Einrichtung bedeutet das, dass die aktuellen Dateien automatisch in den Ordner der berechtigten lokalen Devices gespeichert oder über einen Browser auf den zentral abgelegten Ordner zugegriffen, die Dateien online bearbeitet oder zur Bearbeitung heruntergeladen werden können. Nach der darauf folgenden Synchronisierung steht die aktualisierte Datei wieder auf allen Devices zur Verfügung Mobile Workforce Adoption Trends, by Ted Schadler, February 4, 2013, gefunden in byod-is-just-getting-started-so-prepare-forrester/ 3 Devices Information-Worker arbeiten meist mit 3 oder mehr unterschiedlichen Devices und benötigen Informationszugriff zu jeder Zeit und an jedem Ort. 29% Analysten wie Forrester gehen davon aus, dass 29% aller Arbeitskräfte weltweit sogenannte Information- Worker sind. 70% der Dropbox-Nutzer geben an, dass sie den Dienst sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen. 22% der Information-Worker nutzen bereits File Sync and Share Dienste aus der Cloud wie Dropbox, Sugar Sync und andere. Whitepaper - File Sync and Share 3 10

4 ist unpraktisch und unsicher Die Lösung muss regeln, welche Zugriffsberechtigung der Empfänger erhält. Um mit Kollegen, Partnern oder Lieferanten Dokumente zu teilen, muss die Lösung die zu teilenden Dokumente nicht nur auf den verschiedenen Devices einer Person, sondern auch mehreren berechtigten Personen auf deren unterschiedlichen Devices bereitstellen. Außerdem muss das Produkt regeln, was der Empfänger des Dokumentes damit tun darf Lesen, Kopieren, Drucken, Verändern, Kommentieren, Weiterleiten. Innerhalb von Unternehmen, hinter der Firewall sozusagen, lässt sich der Zugriff auf Dokumente und andere Dateien relativ problemlos regeln. Angefangen bei File-Servern, über Intranets, Collaboration-Anwendungen bis hin zu voll ausgebauten Document- oder Enterprise Content Management-Systemen. Letztere stellen allerdings keine einfachen Lösungen mehr dar, sondern dabei handelt es sich um komplexe und sehr teure Enterprise-Backend-Lösungen. Um Empfängern außerhalb der Unternehmen Dokumente zugänglich zu machen, mussten und müssen teilweise immer noch mobile Mitarbeiter, aber natürlich auch Partner, Lieferanten und Kunden eines Unternehmens auf (sehr häufig) ungesicherte -Anhänge zurückgreifen. Das führt gleich zu mehreren Problemen: Unverschlüsselte -Anhänge sind leicht auszuspähen Mails kommen nicht immer an oder landen versehentlich in Spam-Filtern Wenn mit mehreren Personen geteilt wird, entstehen sehr schnell -Kaskaden, an deren Ende niemand mehr weiß, welche Version eines Dokuments oder einer Datei die aktuellste ist Nach dem Absenden von Mails mit unverschlüsseltem Attachment können die Empfänger nach Gutdünken damit verfahren Größere Dateien sind aufgrund der Speicherbegrenzungen der meisten Postfächer per nicht austauschbar Warum die Consumer orientierten Dienste so populär sind Was sich in Unternehmen nach wie vor problematisch gestalten kann, haben findige Internet-Anbieter für den sicherheitstechnisch nicht so sensiblen Privatnutzer bereits seit mehreren Jahren gelöst. Diese Privatnutzer-orientierten Cloud-Services funktionieren alle ähnlich. Der Nutzer registriert sich häufig ohne weitere Authentifizierung. Das heruntergeladene Programm installiert sich nach Zustimmung des Nutzers automatisch. Nachdem der Registrierungsprozess erfolgreich durchlaufen ist, wird meist ein virtuelles Laufwerk installiert, in dem, wie auf einem normalen Laufwerk, Dateien gespeichert werden können. Whitepaper - File Sync and Share 4 10

5 Wird die Software beispielsweise auf den Laptop des Nutzers oder per App-Download auf Tablet und Smartphone installiert, stehen Dokumente und Dateien über jedes Device hinweg zur Verfügung. Von jedem Zugangsgerät aus, können nicht nur Dokumente angeschaut, verändert und wieder gespeichert, sondern auch komplett neue Dateien im virtuellen Laufwerk gespeichert werden. Zum Sharen kann der Nutzer den Zugriff auf das komplette virtuelle Laufwerk oder einzelne Ordner einer oder vielen Personen gewähren. Ist der Zugriff gestattet, kann der Freigebende in der Regel nicht mehr beeinflussen, was der Empfänger mit der Datei macht. Er kann sie speichern, kopieren, ausdrucken, weiterreichen oder verändern. Bei Installation der Software stehen Dokumente nach der Anmeldung über jedes Device hinweg zur Verfügung. Technisch bestehen die Lösungen aus verschiedenen Komponenten: Cloud-Server und -Speicher in der Privatkunden-Version kann der Kunde die für die Programmausführung notwendigen Serverfunktionen nutzen, aber keine Einstellungen vornehmen. Client-Software die Software wird auf den Desktop oder auf die mobilen Devices heruntergeladen und regelt den Zugang zu den Dokumenten. Entweder ist sie Plattform-spezifisch ausgestaltet (Windows, Android, ios) oder läuft im Browser (HTML 5). Web-Client eine HTML-5 in-browser-applikation, mit den gleichen Funktionen wie der Desktop-Client. Die Anbieter bemühen sich mehr oder weniger erfolgreich um einfach gestaltete Lösungen, damit jeder Nutzer sie ohne größere Schulung nutzen kann. In der Regel reicht es, die kurzen Bild- oder Videobasierten Tutorials anzuschauen, um loslegen zu können. Bei den meisten dieser Consumer orientierten Lösungen handelt es sich um sogenannte Stand-alone-Produkte, die nicht mit anderen Anwendungen integriert sind. Consumer-Dienste sind für Unternehmen ein No Go Doch was für Privatnutzer eine echte Erleichterung ist, verbietet sich für Unternehmen aus Sicherheits- und Compliance-Gründen. Die häufig kostenfreien File Sync und Share Services sind werbefinanziert und verlangen von Nutzern ihrer Apps beispielsweise den Zugriff auf Kalender- und Kontaktinformationen sowie auf Dateien und WLAN-Verbindungsinformationen. Darüber hinaus verlangen diese Dienste häufig nicht die Verschlüsselung der zu synchronisierenden Daten auf dem Weg zur Cloud und verschlüsseln standardmäßig die Nutzerinhalte auch dann nicht, wenn sie in ihrem Cloud-Speicher abgelegt sind. Was für Privatnutzer eine Erleichterung ist verbietet sich für Unternehmen aus Sicherheitsund Compliance-Gründen. Whitepaper - File Sync and Share 5 10

6 Der Nutzer weiß bei den meisten Diensten nicht, wo die Rechenzentren stehen. Darüber hinaus weiß der Nutzer bei den meisten Diensten nicht, in welchem Land das oder die Rechenzentren stehen, in denen seine Dokumente gespeichert sind. Das heißt, der Nutzer weiß nicht, welcher Gesetzgebung sein File Sync and Share Dienstleister unterliegt und ob er im Zweifelsfall den nationalen Behörden Einblick in die dort gespeicherten Daten geben muss (zum Beispiel Patriot-Act in den USA). Außerdem weiß das Unternehmen, bzw. die IT-Abteilung nicht, mit wem Mitarbeiter welche Dokumente und Dateien teilen. Gerade in regulierten Branchen wie Telekommunikation, Gesundheitswesen oder im Sicherheitsbereich ist das aus Compliance-Gründen ein No Go. Für Unternehmen geeignete Sync and Share Lösungen existieren in prinzipiell 3 unterschiedlichen Betriebsformen als Cloud-, On-Premise- und als Hybrid-Lösung: Bei der Cloud-Variante werden die Daten und Dokumente in der Cloud des Providers gespeichert, die entsprechende Server-Software, die den Zugang der Devices auf diese Dateien regelt, ist ebenfalls beim Provider angesiedelt. Bei der On-Premise-Variante sind Sync- and Share-Server und Speicher innerhalb der Firewall des Unternehmens und versorgen von dort die mobilen Endgeräte. Diese Ausprägung verwenden Unternehmen mit sehr harten Sicherheitsvorgaben (z.b. Verteidigungsindustrie). Bei der Hybrid-Variante befindet sich der Server in der Cloud des Providers und sorgt für die Zulassung der mobilen Geräte. Doch die Dateien und Dokumente sind innerhalb der Unternehmens-Firewall abgelegt. Diese Ausprägung sorgt auf der einen Seite für einfachen Zugriff der mobilen Devices, kommt aber ohne Datenkopien in der Cloud aus. Häufig verwenden Firmen aus regulierten Branchen diese Variante. Die Cloud-Variante ist für die Unternehmen sicher am schnellsten zu realisieren. Die Provider geben unterschiedlich starke Verschlüsselungs- und Sicherheitsgarantien. Unternehmen, die einen solchen reinen Cloud-Service in Anspruch nehmen, sollten darauf achten, welche Sicherheitszertifizierung das Rechenzentrum des Providers aufweist und wo dieses sich befindet. Darüber hinaus sollten die Garantien des Providers auf rückstandslose Löschung der Daten im Falle der Vertragsbeendigung geprüft werden. Whitepaper - File Sync and Share 6 10

7 Was professionelle EFSS-Dienste können müssen Trotz des Bemühens um einfache Bedienung, greifen einige Produkte in Sachen Integration zu kurz. Um tatsächlich unverschlüsselte -Anhänge zu vermeiden, sollten die Produkte in die Standard-Applikationen der Business- Nutzer integriert sein. So erleichtert den meisten Nutzern die Ausgestaltung der Client-Software als Windows Client den Umgang mit dem Cloud-Speicher erheblich. Das gleiche gilt für eine Integration mit Outlook. Nahtlos funktioniert eine Enterprise File Sync and Share Lösung dann, wenn der Nutzer sie aus dem -Client heraus anstoßen kann. Dann wird mit der kein unverschlüsseltes Attachment verschickt, sondern nur noch ein Link auf den verschlüsselten Inhalt in einem sicheren Rechenzentrum. Einen weiteren Sicherheitsvorsprung gewähren solche Lösungen, die auch die Mail verschlüsseln, die den Adressaten über ein zu teilendes Dokument informieren. Nahtlose Nutzung der File Sync and Share Lösung durch Integration in den -Client. Des Weiteren sollten professionelle File Sync and Share Lösungen folgende Eigenschaften aufweisen: Sicherheit Eines der wesentlichen Sicherheitsmerkmale ist Verschlüsselung. Dabei sollten die Daten nicht erst im Rechenzentrum des Service-Anbieters verschlüsselt werden, sondern bereits, bevor sie das Device des Nutzers verlassen, also sobald sie im virtuellen Laufwerk oder Ordner der EFSS-Software abgelegt werden. Außerdem muss eine ausreichende Zugriffskontrolle zum Beispiel über eine 2-Faktor-Authentifizierung vorhanden sein. Die Berechtigungen auf eine Datei sollten abgestuft werden können (Nur View, öffnender Zugriff, Bearbeitungszugriff). Darüber hinaus sollte eine Administrationskonsole lückenlos nachweisen können, welcher Nutzer was, mit welchen Daten getan hat und an wen und wann er, welche Dateien an welchen Adressaten mit welchen Berechtigungen verschickt hat. Kurz: Das einsetzende Unternehmen sollte sich lückenlos über die Aktivitäten der EFSS-Nutzer informieren können. Dabei sollte allerdings auch die Möglichkeit des Administrator-Shielding gegeben sein. Damit kann bei Bedarf technisch geregelt werden, dass zum Beispiel der Administrator nicht jederzeit Zugriff auf die Daten hat. Ein wesentliches Sicherheitsmerkmal ist Verschlüsselung. Whitepaper - File Sync and Share 7 10

8 Der Zugriff von Rechenzentrumsbetreiber und Anbieter muss jederzeit ausgeschlossen sein. Der Zugriff von Rechenzentrumsbetreiber und Anbieter muss jederzeit ausgeschlossen sein. Ebenfalls empfehlenswert ist eine Remote-Wipe-Funktion. Wenn die Berechtigung erlischt, ein Dokument einzusehen, muss dafür gesorgt werden können, dass der Nutzer darauf nicht mehr zugreifen kann. Erlischt eine Berechtigung, weil sie zeitlich befristet war oder vom Teilenden widerrufen wird, löscht der anschließende Synchronisationszyklus die betreffende Datei im virtuellen Laufwerk des jeweiligen Nutzers oder sperrt den Zugang zu der Datei auf dem EFSS- Server. Für Anwender ist es sehr wichtig, dass der Betrieb sowie das Rechenzentrum des Service-Anbieters sicherheitszertifiziert (ISO 27001) ist. Nur wenn das Rechenzentrum im jeweiligen Rechtsraum angesiedelt ist, kann die Anwendung der Gesetze insbesondere des Datenschutzes garantiert werden bzw. können ausländische Geheimdienste zumindest nicht legal auf die gespeicherten Daten zugreifen. Integrationsfähigkeit Es sollten Standard-API vorhanden sein, die es ermöglichen, die EFSS-Lösung in Backend-, Content-Management, Collaboration, ERP- oder Office-Lösungen zu integrieren. Hilfreich sind außerdem Integrationsoptionen in Mail- und Directory-Systeme. Der Teilende sollte festlegen können, was mit den empfangenen Dateien gemacht werden darf. Collaboration-Features EFSS ersetzt keine Collaboration-Lösung, ist aber die Basis für eine Dokumenten/Datei basierte Zusammenarbeit. Deshalb sollte eine Versionierungsmöglichkeit vorhanden sein und dem Nutzer die Chance gegeben werden, einfach Gruppen auszuwählen oder zusammenzustellen, die er mit einer Datei versorgen will. Außerdem sollte der Teilende unter Beachtung der Unternehmensregeln festlegen können, was die jeweiligen Adressaten mit den empfangenen Dateien machen dürfen also ob er ihnen nur Lesezugriff gibt oder ihnen sämtliche Rechte an einem Dokument einräumt. Einfachheit, Ease of Use EFSS-Produkte müssen sicher, aber auch einfach zu bedienen sein. Wenn Nutzer im Unternehmen erst im Umgang eines EFSS-Produktes geschult werden müssen oder bei jeder Nutzung komplizierte Prozeduren durchlaufen müssen, bleibt die Akzeptanz gering. Dann werden sie zum Leidwesen aller sicherheitssensiblen Verantwortlichen doch auf unsichere Consumer-Produkte zurückgreifen. Plattform-Unabhängigkeit Enterprise File Sync und Share Lösungen sollten unabhängig von den Devices sein, auf denen sie eingesetzt werden. Die Anbieter der Lösungen sollten also entweder für HTML-5-Browser Clients oder HTML-5-Apps bereitstellen oder die verschiedenen Plattformen mit nativen Apps unterstützen. Whitepaper - File Sync and Share 8 10

9 Einfaches und sicheres EFSS mit Brainloop Dox Nach der kurzen Marktbetrachtung, der Schilderung der Unzulänglichkeiten der Consumer orientierten FSS-Produkte sowie den produktunabhängigen Anforderungen der Anwenderunternehmen stellen wir hier kurz das EFSS-Produkt Brainloop-Dox vor. Brainloop Dox ist eine sichere, Cloud basierte EFSS-Lösung. Sie wird von der Brainloop AG in einem nach ISO (27001) zertifizierten hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland und wahlweise in anderen Ländern betrieben. Ihr durchgängiges Sicherheitssystem verhindert den Verlust und Missbrauch unternehmenskritischer Informationen. Die Lösung erfüllt die Compliance-Anforderungen von Unternehmen aller Branchen. Sie ist sehr einfach zu benutzen, lässt sich nahtlos in Microsoft Outlook integrieren und ist auf Desktops als virtuelles Laufwerk im Windows Client integriert. Mobile Clients greifen per (HTML 5) Browser auf die jedem Anwender zur Verfügung stehenden virtuellen Laufwerke bzw. Ordner in der Cloud zu. Beim Ablegen einer Datei auf dem Brainloop Dox Laufwerk wird diese sofort automatisch verschlüsselt. Es besteht keine Einschränkung der verwendeten Dateiformate. Zur sicheren und nachvollziehbaren Zusammenarbeit mit anderen wird ein Link verschickt, der dem Eingeladenen nach entsprechender 2-Wege-Authentifizierung zeitlich begrenzten Zugriff gewährt. Optional kann die den Link begleitende selbst verschlüsselt werden. Sie wird erst nach dem gesicherten Zugriff auf den Link lesbar. Nutzer können mit der Lösung: Dateien und Ordner lokal und im Web verwalten Dateien und Ordner mit anderen zur Zusammenarbeit oder sicheren Zustellung teilen Dateien durch erneutes Hochladen versionieren Dateien über Microsoft Outlook und optionaler Nachrichtenverschlüsselung, Angabe der Link-Gültigkeit (Zeitraum für den erlaubten Zugriff) oder auch einer zusätzlichen PIN- Anforderung versenden Dateien in verschiedenen Formaten bereitstellen (PDF mit Wasserzeichen, Original oder versionierbar). Die Lösung erfüllt die Compliance- Anforderungen von Unternehmen aller Branchen. Dateien und Ordner mit anderen sicher teilen. Whitepaper - File Sync and Share 9 10

10 Brainloop Dox besteht aus folgenden Komponenten: Dox Space der Speicherplatz in der Cloud pro Nutzerlizenz Dox Cockpit Webzugriff für Administratoren. Mit ihm kann nach vollzogen werden, welcher Nutzer, wann, welche Dateien mit wem und mit welcher Berechtigung geteilt hat. Alle Veränderungen und Zugriffe werden revisionssicher protokolliert. Über das Cockpit wird der zentrale Cloud-Speicher verwaltet und den Anwendern Kapazitäten zugeteilt. Außerdem lassen sich hier die unternehmensweiten Einstellungen vornehmen und Benutzer und Lizenzen verwalten. Dox Web Benutzerzugang zum Dox Space über HTML5-Browser. Dox Client für Windows Lokales Laufwerk, synchronisiert mit Dox Space sowie Microsoft Outlook-Integration. Die Lösung setzt Windows 7 als Betriebssystem und Microsoft Outlook als Mail-Client sowie einen HTML5 fähigen Browser voraus. Brainloop Dox ist auch als On-Premise-Lösung verfügbar. Mit Dox bietet Brainloop eine einfache, aber sichere EFSS-Lösung an, die den Bedürfnissen der meisten Information-Worker entspricht und dem Wunsch der Unternehmen nach Nachvollziehbarkeit und Compliance gerecht werden dürfte. Für hoch regulierte Branchen und Unternehmen, die neben sicherer File Synchronisation und Sharing Bedarf an weitergehenden Collaboration- Funktionen haben, bietet Brainloop den Secure Dataroom an. Mehr Informationen zu den Produkten und Services des Münchener Anbieters finden Sie hier: Brainloop. einfach sicher. Copyright 2014 Brainloop WP Whitepaper - File Sync and Share 10 10

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