Table of Contents. Introduction. Attachments. About The Security Kit

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3 1 English Table of Contents Introduction Security Kit Functions Security Kit Installation Procedures Error Messages Introduction Attachments This operation guide contains information about the proper use of the Data Security Kit (A) (hereinafter Security Kit ), as well as cautionary notes relating to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the Security Kit. The individual responsible for operating the copy machine and for copy machine security (hereinafter referred to as administrator ) should also read this guide. The administrator should store this guide in a secure place. The Security Kit comes with the following items: Security key (service personnel will attach to copy machine.) Operation guide (this manual) Installation guide (for use by service personnel) About The Security Kit The copy machine temporarily stores the original document read as electronic data onto an internal hard disk. Copies are made using this data. After a copy is made, the data is no longer recognized by the copy machine, yet remains stored on the copy machine's hard disk until it is overwritten by other data. Because of this process, specialized tools could be illicitly used to directly read the hard disk area and recover old data. The Security Kit overwrites old data, and rewrites the entire data storage area to ensure that data cannot be recovered. The Security Kit secures data on the copy machine s internal hard drive, but does not protect any other kind of data (data sent to the computer, etc.). Additionally, if even one of the conditions necessary for the operation of the Security Kit as described below is not met, the security of such an environment could be compromised. 1-1

4 Security Kit Operational Requirements The following conditions are required for the safe operation of the Security Kit. Safe Installation Environment Make sure that the copy machine is installed in a safe location where the machine cannot be damaged, where the hard disk cannot be removed while an operation is being executed, and where unauthorized personnel cannot easily enter. Network Safety The copy machine should be protected from unauthorized external network access through the installation of a proper network security system such as a firewall. Reliable Administrator The copy machine administrator should be reliable and thoroughly understand the content of this operation guide and how to properly operate the copy machine. Operating in Security Mode Always operate the copy machine in security mode. (See explanation of security mode below for further details.) 1-2

5 About Security Mode Security mode refers to the machine status in which the Security Kit has been installed on the copy machine and is functioning properly. A hard disk icon displays in the right upper corner of the copy machine touch panel when in security mode. (The hard disk icon displays on the screens of the copy, printer, scanner, and fax functions.) Ready to copy. Paper Size Set 11x8 1 /2" Hard disk icon 11x8 1 /2" Plain 8 1 /2x11" Color 11x8 1 /2" Plain 11x8 1 /2" Recycled APS Bypass Plain Auto Exposure Exposure mode AMS Reduce /Enlarge Sort:Off Sort:On Sort/ Finished Combine Orig.image quality Reduce /Enlarge Basic User choice Function Program Note You can determine the operational status of the automatic delete function by monitoring changes to the image of the hard disk icon. See page 1-6 Display during automatic delete for further details. 1-3

6 Security Kit Functions Copy Function Scanner Function Temporarily stores original document data Security Kit 1 Monitors the status of operations, deletes old image data. 2 Formats the hard disk. Sends to computer Hard Disk Printer Function Optional Hard Disk Output The fax function does not use the hard disk, so a Security Kit function does not delete fax data. Automatic Delete Function Function details Overwrites and deletes old document data when copy or print output completes. Deletion method NSA-recommended Method or Once-overwrite Method See page 1-10 Step 3: Hard Disk Delete Method Setting for further details. Execution timing Automatically deletes data when a job completes and old data exists. Data deleted See page 1-7 Data deleted through the automatic delete function for further details. Delete-in-Progress Screen The hard disk icon flashes (See page 1-6 Display during automatic delete for further details.) Deletion Time 1-4

7 Differs depending upon amount of data to delete. Format Function Function details Overwrites and deletes the entire hard disk. Deletion method NSA-recommended Method or Once-overwrite Method See page 1-10 Step 3: Hard Disk Delete Method Setting for further details. Execution timing Execution through the operation panel (See page 1-11 Step 4: Hard Disk Format for further details.) Data deleted See page 1-8 Data deleted through the format function for further details. Delete-in-Progress Screen Formatting Hard Disk displays. Deletion Time See page 1-8 Time needed to format for further details. 1-5

8 Hard Disk Delete Method You can select either of the following two ways to delete data: Once-overwrite Method Overwrites the entire area used to store old document data with zeroes to render recovery of the document data impossible. The entire hard disk is overwritten with zeroes during a format operation. NSA-recommended Method (Default) This is the NSA (US National Security Agency)-recommended Method. The area to be deleted is overwritten twice with a random pattern and then a third and final time with zeroes. This method takes longer to execute than the Once-overwrite Method, but because even highlysophisticated recovery methods is unable to recover the deleted data, this method provides higher security. Display during automatic delete Ready to copy. Paper Size Set 11x8 1 /2" Hard disk icon 11x8 1 /2" Plain 8 1 /2x11" Color 11x8 1 /2" Plain 11x8 1 /2" Recycled APS Bypass Plain Auto Exposure Exposure mode AMS Reduce /Enlarge Sort:Off Sort:On Sort/ Finished Combine Orig.image quality Reduce /Enlarge Basic User choice Function Program Icon display Details The hard disk contains old data. Alternating Deleting old data. Data old deleted. Important! To avoid damaging the hard disk, do not shut off power to the copy machine during an automatic delete (while the hard disk icon is flashing). 1-6

9 Data deleted through the automatic delete function Data deleted through the automatic delete function are as follows. Copy Function The original document data of a copy when output is complete. The original document data stored through a document management function, deleted by a user. Printer Function (when optional hard disk is installed) Print data when multiple copies are output. Print data in private print mode when output completes and print data from the virtual mailbox function. Print data after quick copy or proof and hold (deleted after power is shut off and turned on again). Data deleted by the user through quick copy, proof and hold, private print mode, job storage mode, virtual mailbox functions. Scanner Function Scanned original document data Note If copying or scanning is cancelled while underway, deletion of the original document data written to the hard disk starts immediately. 1-7

10 Data deleted through the format function Data deleted through the format function are as follows. Copy Function Department management data Original document data stored with the document management function Printer Function (when optional hard disk is installed) Data stored in job storage mode Program data Optional font Macro data Scanner Function Common book Time needed to format Time needed to format are as follows. Deletion method Once-overwrite Method NSA-recommended Method Formatting time (Hard Disk Capacity) Approx. 1 hour (20 GB) Approx. 3 hours [Copier function] (20 GB) Approx. 4 hours [Printer function] (20 GB) 1-8

11 Security Kit Installation Procedures Step 1: Operation preparation Security Kit installation The Security Kit is installed by service personnel. Precautions for Security Kit installation The re-copy function is now prohibited. The Delete Invalid Data menu is replaced by the Format Hard Disk menu. Precautions for installing the Security Kit on a pre-used copy machine The entire hard disk must be formatted. Step 2: Changing the Management Code The management code must be changed to use the security kit. This prevents everyone except the administrator from using the security kit. 1 Press the Default Setting/Counter key. 2 Press the Machine Default key. 3 Enter password using the numeric keypad. 4 Select Management Change Code from the left side setup field, and press the Change # key. 5 Input a new management code using the numeric keypad. Management code change Able to change management code.(# key) Back Close Default setting - Machine default 6 Press the Close key. 1-9

12 Step 3: Hard Disk Delete Method Setting Selects the hard disk delete method. See page 1-6 Hard Disk Delete Method for further details. Note This method is applied to both automatic delete and formatting simultaneously. 1 Press the Default Setting/Counter key. 2 Press the Machine Default key. 3 Enter password using the numeric keypad. 4 Select Hard Disk Delete Method from the left side setting field, and press the Change # key. 5 Press NSA-recommended Method or Once-overwrite Method. Hard Disk Delete Method Possible to set method for deleting data on the Hard Disk Back Close Once Overwrite NSA Recommend Default setting - Machine default 6 Press the Close key. 1-10

13 Step 4: Hard Disk Format Format the hard disk when disposing of the copy machine or the hard disk to completely erase the hard disk content. See page 1-5 Format Function for further details. Important! Note To avoid damaging the hard disk, do not shut off power to the copy machine while formatting the hard disk. Doing so could also cause erasure to be incomplete. If a printer hard disk is attached, its hard disk is also formatted. 1 Press the Default Setting/Counter key. 2 Press the Hard Disk Management key. 3 Enter password using the numeric keypad. 4 Press the On key under Format Hard Disk (on the right side of the touch panel). HDD management mode HDD management mode Close Check HDD capacity Able to check the free space and capacity of HDD. Format Hard Disk Delete data on the Hard Disk. Not possible to restore data once deleted On On Default setting 5 When you prompted to confirm formatting, press the Yes key. To cancel formatting, press the No key. Formatting begins. 6 Press the Close key once formatting finishes. 1-11

14 Error Messages Contact your service representative or authorized service center if any of the following messages display. Message Security key is not available Unable to use. [Security key is not available You cannot use] Printer firmware version does not match with Security Kit Fax firmware version does not match with Security Kit Details Security key is not available or is damaged. Printer Kit is not compatible with Security Kit. Fax Kit is not compatible with Security Kit. 1-12

15 2 Français Table des matières Introduction Fonctions du kit de sécurité Procédures d installation du kit de sécurité Messages d erreur Introduction Accessoires Ce manuel d utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l utilisation correcte du Data Security Kit (A) (ci-après Kit de sécurité ). Lisez attentivement ce manuel avant d utiliser le kit de sécurité. Le responsable individuel du fonctionnement et de la sécurisation de la photocopieuse (ci-après l administrateur ) doit également lire ce manuel. Il doit le ranger en lieu sûr. Le kit de sécurité est fourni avec les éléments suivants : Touche de sécurité (à fixer sur la photocopieuse par le personnel technique). Manuel d utilisation (ce manuel) Guide d installation (pour le personnel technique) A propos du kit de sécurité La photocopieuse enregistre provisoirement le document original sous forme de données électroniques sur un disque dur interne. Ces données permettent l exécution des copies. Une fois une copie effectuée, les données ne sont plus reconnues par la photocopieuse mais restent sur son disque dur avant d être remplacées par d autres données. Ce processus permet l utilisation illicite d outils spécialisés pour lire directement la zone du disque dur et récupérer d anciennes données. Le kit de sécurité recouvre les anciennes données et les écrase pour éviter toute récupération de celles-ci. Le kit de sécurité protège les données figurant sur le disque dur interne de la photocopieuse, mais ne sécurise aucun autre type de données (données envoyées à l ordinateur, etc.). En outre, la sécurité d un tel environnement pourrait être compromise si ne fut-ce qu une seule des conditions nécessaires au fonctionnement du kit de sécurité telles que décrites ci-dessous n est pas remplie. 2-1

16 Conditions requises pour le fonctionnement du kit de sécurité Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir un fonctionnement sûr du kit de sécurité. Sécurité de l environnement d installation Vérifiez que la photocopieuse est installée dans un endroit sûr où elle ne peut pas être endommagée, où le disque dur ne peut pas être retiré pendant l exécution d une opération et où du personnel non autorisé ne peut pas accéder facilement. Sécurité du réseau La photocopieuse doit être protégée contre tout accès externe non autorisé au réseau via l installation d un système de sécurité réseau adéquat tel qu un pare-feu. Fiabilité de l administrateur L administrateur de la photocopieuse doit être fiable et doit comprendre le contenu de ce manuel d installation et les méthodes de fonctionnement correct de la photocopieuse. Fonctionnement en mode de sécurité Faites toujours fonctionner la photocopieuse en mode de sécurité (pour plus d informations, reportez-vous aux explications correspondantes ci-dessous). 2-2

17 A propos du mode de sécurité Le mode de sécurité correspond à l état de la machine lors de l installation du kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier. Une icône du disque dur s affiche dans l angle supérieur droit de l écran tactile de la photocopieuse lorsque le mode de sécurité est activé (l icône du disque dur s affiche sur les écrans des fonctions de copie, d imprimante, de scanner et de télécopie). Prêt à copier. Format pap. Régl. 11x8 1 /2" l icône du disque dur s affiche 11x8 1 /2" Normal 8 1 /2x11" Couleur 11x8 1 /2" Normal 11x8 1 /2" Recyclé SPA Bypass Normal Auto Exposition Mode Exposition SMA Réduire/ Agrandir Tri:Non Tri:Oui Tri/ Terminer Combiner copie Qualité d'image Réduire/ Agrandir Basic Choix util. Fonction Programme Remarque Vous pouvez déterminer l état de fonctionnement de la fonction d effacement automatique en contrôlant les modifications apportées à l icône du disque dur. Pour plus d informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l effacement automatique de la page

18 Fonctions du kit de sécurité Fonction de copie Fonction de scanner Enregistre provisoirement les données du document original Kit de sécurité 1 Contrôle l état des opérations, efface les anciennes données image. 2 Formate le disque dur. Envoie vers l ordinateur Disque dur Fonction d imprimante Sortie Disque dur en option La fonction de télécopie n utilisant pas le disque dur, une fonction du kit de sécurité n efface donc pas de données de télécopie. Fonction d effacement automatique Détails des fonctions Écrase et efface les anciennes données de documents à la fin de la copie ou de l impression. Méthode d effacement Méthode NSA recommandée ou Méthode 1 fois Recomposer Pour plus d informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Réglage de la méthode d effacement du disque dur de la page Durée de l exécution Efface automatiquement des données lorsqu un travail est terminé et qu il existe d anciennes données. Données effacées Pour plus d informations, reportez-vous à la section Données effacées à l aide de la fonction d effacement automatique de la page

19 Écran de progression de l effacement L icône du disque dur clignote (pour plus d informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l effacement automatique de la page 2-6.) Durée de l effacement Varie en fonction de la quantité de données à effacer. Fonction de formatage Détails des fonctions Écrase et efface la totalité du disque dur. Méthode d effacement Méthode NSA recommandée ou Méthode 1 fois Recomposer (pour plus d informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Réglage de la méthode d effacement du disque dur de la page 2-10.) Durée de l exécution Exécution via le panneau de commande (pour plus d informations, reportez-vous à la section Étape 4 : Formatage du disque dur de la page 2-10.) Données effacées Pour plus d informations, reportez-vous à la section Données effacées à l aide de la fonction de formatage de la page 2-8. Écran de progression de l effacement Formatage de Disque dur s affiche. Durée de l effacement Pour plus d informations, reportez-vous à la section Temps nécessaire au formatage de la page

20 Méthode d effacement du disque dur Vous pouvez choisir entre deux méthodes d effacement des données : Méthode 1 fois Recomposer Écrase toute la zone d enregistrement d anciennes données de documents par endroits définis pour rendre toute récupération de ces données impossible. La totalité du disque dur est écrasé par endroits définis pendant une opération de formatage. Méthode NSA recommande (par défaut) Cette méthode est conforme aux normes de la NSA (US National Security Agency). La zone à effacer est écrasée deux fois de façon aléatoire, puis une troisième et dernière fois de façon définie. L exécution de cette méthode prend plus de temps que la Méthode 1 fois Recomposer, mais les méthodes de recouvrement, même hautement sophistiquées, étant incapables de récupérer les données effacées, elle garantit une sécurité supérieure. Affichage pendant l effacement automatique Prêt à copier. 11x8 1 /2" Normal 8 1 /2x11" Couleur 11x8 1 /2" Normal 11x8 1 /2" Recyclé SPA Bypass Normal Auto Exposition Mode Exposition SMA Réduire/ Agrandir Format pap. Régl. 11x8 1 /2" Tri:Non Tri:Oui Tri/ Terminer Combiner copie Qualité d'image Réduire/ Agrandir l icône du disque dur s affiche Basic Choix util. Fonction Programme Affichage des icônes Détails Le disque dur contient d anciennes données. Alternance Effacement d anciennes données. Anciennes données effacées. Important Pour éviter d endommager le disque dur, ne mettez pas la photocopieuse hors tension pendant un effacement automatique (pendant que l icône du disque dur clignote). 2-6

21 Données effacées à l aide de la fonction d effacement automatique Fonction de copie Données du document original d une copie à la fin de la sortie. Données du document original enregistrées à l aide d une fonction de gestion de document, effacées par un utilisateur. Fonction d imprimante (lorsque le disque dur en option est installé) Données d impression lors de la sortie de plusieurs copies. Données d impression en mode d exemplaire personnel une fois la sortie terminée et données d impression depuis la fonction de casier virtuel. Données d impression après un exemplaire rapide ou une vérification avant impression (effacée après mise hors, puis de nouveau sous tension). Données effacées par l utilisateur à l aide des fonctions d exemplaire rapide, de vérification avant impression, de mode d exemplaire personnel, de mode de mémoire de tâches et de casier virtuel. Fonction de scanner Données numérisées du document original Remarque Si une copie ou une numérisation en cours d exécution est annulée, l effacement des données du document original écrites sur le disque dur commence immédiatement. 2-7

22 Données effacées à l aide de la fonction de formatage Fonction de copie Données de gestion de département Données du document original enregistrées à l aide de la fonction de gestion de document Fonction d imprimante (lorsque le disque dur en option est installé) Données enregistrées en mode de mémoire de tâches Données de programme Police en option Données macro Fonction de scanner Carnet commun Temps nécessaire au formatage Méthode d effacement Méthode 1 fois Recomposer Méthode NSA recommandée Durée du formatage (capacité du disque dur) environ 1 heure (20 Go) environ 3 heures/4 heures (avec le système d impression en option et le disque dur installé) (20 Go) 2-8

23 Procédures d installation du kit de sécurité Étape 1 : préparation pour le fonctionnement Installation du kit de sécurité Le kit de sécurité est installé par le personnel technique. Précautions relatives à l installation du kit de sécurité La fonction de nouvelle copie n est pas disponible. Le menu d effacement de données non valides est remplacé par le menu de formatage de disque dur. Précautions relatives à l installation du kit de sécurité sur une photocopieuse qui a déjà été utilisée La totalité du disque dur doit être formatée. Étape 2 : Changement du code de gestion Le code de gestion doit être changé pour utiliser le kit de sécurité. Ce changement garantit que personne, à l exception de l administrateur, ne peut utiliser le kit de sécurité. 1 Appuyez sur la touche Default Setting/Counter. 2 Appuyez sur la touche Machine par défaut. 3 Entrez le mot de passe à l aide du clavier. 4 Sélectionnez Changer code gest dans le champ d installation de gauche, puis appuyez sur la touche Changer n. 5 Entrez un nouveau code de gestion à l aide du clavier à dix touches. Chang.de code:avec touch# Possibilité de changement de code gestion. (touche #) Reve Fermer Réglages défaut - Machine par défaut 2-9

24 6 Appuyez sur la touche Fermer. Étape 3 : Réglage de la méthode d effacement du disque dur Sélectionne la méthode d effacement du disque dur. Cette méthode s applique simultanément à l effacement automatique et au formatage. Pour plus d informations, reportez-vous à la section Méthode d effacement du disque dur de la page Appuyez sur la touche Default Setting/Counter. 2 Appuyez sur la touche Machine par défaut. 3 Entrez le mot de passe à l aide du clavier à dix touches. 4 Sélectionnez Méthode effac. Disque dur dans le champ de réglage de gauche, puis appuyez sur la touche Changer n. 5 Appuyez sur NSA recommande ou 1 fois Recomposer. Méthode effac. Disque dur Possible régler la méthode pour effacement des donné sur le disque dur Reve Fermer 1 fois Recomposer NSA recommande Réglages défaut - Machine par défaut 6 Appuyez sur la touche Fermer. Étape 4 : Formatage du disque dur Formatez le disque dur lors de la mise au rebut de la photocopieuse ou du disque dur pour effacer complètement son contenu. Pour plus d informations, reportez-vous à la section Fonction de formatage de la page 2-5. Important Remarque Pour éviter d endommager le disque dur, ne mettez pas la photocopieuse hors tension pendant le formatage du disque dur. L opération d effacement risque également de ne pas se terminer complètement. Si vous mettez accidentellement la photocopieuse hors tension pendant le formatage du disque dur, le formatage redémarre lorsque vous remettez de nouveau la machine sous tension. Si un disque dur d imprimante est connecté, celui-ci est également formaté. 2-10

25 1 Appuyez sur la touche Default Setting/Counter. 2 Appuyez sur la touche Disque dur Gestion. 3 Entrez le mot de passe à l aide du clavier à dix touches. 4 Appuyez sur la touche Oui sous Formatage Disque dur (sur le côté droit de l écran tactile). Le formatage commence. Mode de gestion du disque dur Mode de gestion du HDD Fermer Vérifiez la capacité du disque dur. Possible de vérifier l'espace libre et la capacité du disque dur. Formatage Disque dur Effacer données sur le disque dur Impos. restaurer données 1 fois effacées. Oui Oui Réglages défaut 5 Appuyez sur la touche Fermer une fois le formatage terminé. 2-11

26 Messages d erreur Contactez votre technicien ou centre technique agréé si l un des messages suivants s affiche : Message Touche de sécurité n est pas disponible. Impossible d utiliser. La version de microprogramme d imprimante est different de kit de sécurité La version de microprogramme de fax est different de kit de sécurité Détails Touche de sécurité n est pas disponible ou est endommagée. Le kit d imprimante n est pas compatible avec le kit de sécurité. Le kit de fax n est pas compatible avec le kit de sécurité. 2-12

27 3 Español Índice Introducción Funciones del kit de seguridad Procedimientos de instalación del kit de seguridad Mensajes de error Introducción Accesorios Esta manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del Data Security Kit (A) (en adelante kit de seguridad ), y notas de precaución en relación con dicho uso. Lea atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad. La persona responsable del manejo y seguridad de la copiadora (en adelante el administrador ) también debe leer esta guía. El administrador debe conservar esta guía en lugar seguro. El kit de seguridad incluye lo siguiente: Llave de seguridad (el personal del servicio técnico la montará en la copiadora) Manual de instrucciones (este manual) Guía de instalación (para uso del personal del servicio técnico) Acerca del kit de seguridad La copiadora almacena temporalmente en un disco duro interno el documento original leído, en forma de datos electrónicos. Las copias se hacen a partir de estos datos. Después de hacer una copia, la copiadora deja de reconocer los datos, pero éstos siguen almacenados en el disco duro de la copiadora hasta que son sobrescritos por otros datos. Debido a este proceso, se podrían utilizar herramientas especializadas para leer directamente la zona del disco duro y recuperar datos antiguos con fines ilícitos. El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos y reescribe la totalidad del área de almacenamiento de datos para garantizar la imposibilidad de recuperar los datos. El kit de seguridad protege los datos del disco duro interno de la copiadora, pero no protege ninguna otra clase de datos (datos transmitidos al ordenador, etc.). Además, con que se incumpla una sola de las condiciones necesarias para el funcionamiento del kit de seguridad descritas a continuación, la seguridad de este tipo de entorno se puede ver comprometida. 3-1

28 Requisitos de funcionamiento del kit de seguridad Son necesarias las siguientes condiciones para el funcionamiento seguro del kit de seguridad. Entorno de instalación seguro Compruebe que la copiadora esté instalada en un lugar seguro donde no pueda sufrir daños, donde no se pueda extraer el disco duro mientras se está ejecutando una operación y que no sea de fácil acceso para el personal no autorizado. Seguridad de red La copiadora debe estar protegida contra el acceso externo no autorizado a través de la red mediante la instalación de un sistema de seguridad de red adecuado, como un firewall. Administrador de confianza El administrador de la copiadora tiene que ser una persona de confianza y debe comprender enteramente el contenido de esta manual de instrucciones y el manejo correcto de la copiadora. Funcionamiento en modo de seguridad Utilice siempre la copiadora en modo de seguridad. (Vea más detalles en la siguiente explicación del modo de seguridad.) 3-2

29 Acerca del modo de seguridad El modo de seguridad se refiere al estado de la máquina en que se ha instalado el kit de seguridad en la copiadora, funcionando correctamente. Cuando está activado el modo de seguridad, aparece un icono de disco duro en el ángulo superior derecho del panel táctil de la copiadora. (El icono de disco duro aparece en las pantallas de las funciones de copiadora, impresora, escáner y fax.) Lista para copiar. Tamaño papel Fijar 11x8 1 /2" El icono de disco duro aparece 11x8 1 /2" Normal 8 1 /2x11" Color 11x8 1 /2" Normal 11x8 1 /2" Recicla APS Bypass Normal Automatico Exposicion Exposición Modo AMS Reducir/ Ampliar Basico Elec Usuario Funcion Programa Clasif:Off Clasif:On Clasific./ Finalizado Combinar copia Calidad Imagen. Reducir/ Ampliar Nota Puede determinar el estado operativo de la función de borrado automático vigilando los cambios de la imagen del icono de disco duro. Consulte Visualización durante el borrado automático en la página 3-6 para más detalles. 3-3

30 Funciones del kit de seguridad Función de copiadora Función de escáner Almacena temporalment e los datos del documento original Kit de seguridad 1 Supervisa el estado de las operaciones, borra los datos de imagen antiguos. 2 Formatea el disco duro. Transmisiones al ordenador Disco duro Función de impresora Salida Disco duro opcional La función de fax no usa el disco duro, de modo que la función del kit de seguridad no borra los datos de fax. Función de borrado automático Detalles de la función Sobrescribe y borra los datos de documentos antiguos cuando finaliza la salida de copia o impresión. Método de borrado NSA recomienda Método o 1 vez Sobreescr Método Consulte la página 3-10 Paso 3: Ajuste de Método Cancel. Disco Duro para más detalles. Temporización de ejecución Cuando finaliza un trabajo y existen datos antiguos, los borra automáticamente. Datos borrados Consulte Datos borrados mediante la función de borrado automático en la página 3-7 para más detalles. 3-4

31 Pantalla Borrado en curso El icono de disco duro parpadea (consulte Visualización durante el borrado automático en la página 3-6 para más detalles.) Tiempo de borrado Varía en función de la cantidad de datos a borrar. Función Formato Detalles de la función Sobrescribe y borra el disco duro en su totalidad. Método de borrado NSA recomienda Método o 1 vez Sobreescr Método Consulte la página 3-10 Paso 3: Ajuste de Método Cancel. Disco Duro para más detalles. Temporización de ejecución Ejecución mediante el panel de operaciones (consulte la página 3-11 Paso 4: Formato Disco duro para más detalles.) Datos borrados Consulte Datos borrados mediante la función de formato en la página 3-8 para más detalles. Pantalla Borrado en curso Aparece Formateando disco duro. Tiempo de borrado Consulte Tiempo necesario para formatear en la página 3-8 para más detalles. 3-5

32 Método Cancel. Disco Duro Puede seleccionar cualquiera de estas dos formas de borrar los datos: 1 vez Sobreescr Método Sobrescribe con ceros toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos a fin de hacer imposible la recuperación de los datos de documentos. Durante una operación de formato, se sobrescribe con ceros todo el disco duro. NSA recomienda Método (predeterminado) Este método se ajusta a las normas NSA (US National Security Agency). La zona a borrar se sobrescribe dos veces con un patrón aleatorio y finalmente una tercera vez con ceros. Este método lleva más tiempo que el 1 vez Sobreescr Método, pero, dado que ni siquiera los métodos de recuperación más avanzados son capaces de recuperar los datos borrados, ofrece mayor seguridad. Visualización durante el borrado automático Lista para copiar. 11x8 1 /2" Normal 8 1 /2x11" Color 11x8 1 /2" Normal 11x8 1 /2" Recicla APS Bypass Normal Automatico Exposicion Exposición Modo AMS Reducir/ Ampliar Basico Elec Usuario Funcion Programa Tamaño papel Fijar 11x8 1 /2" Clasif:Off Clasif:On Clasific./ Finalizado Combinar copia Calidad Imagen. Reducir/ Ampliar El icono de disco duro aparece Visualización de iconos Detalles El disco duro contiene datos antiguos. Alternando Borrando datos antiguos. Datos antiguos borrados. Importante Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora durante un borrado automático (mientras el icono de disco duro está parpadeando). 3-6

33 Datos borrados mediante la función de borrado automático Función de copiadora Los datos del documento original de una copia una vez que ha finalizado la salida. Los datos del documento original almacenados por medio de una función de la administración de documentos, borrados por un usuario. Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional) Datos de impresión cuando se producen varias copias. Datos de impresión en el modo de impresión privada cuando finaliza la salida, y datos de impresión desde la función de buzón virtual. Datos de impresión después de una función de copia rápida o revisión y retención (se borran después de apagar y volver a encender). Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida, revisión y retención, modo de impresión privada, modo de almacenamiento de trabajos, buzón virtual. Función de escáner Datos del documento original escaneados Nota Si se cancela la copia o el escaneado durante el proceso, el borrado de los datos del documento original escritos en el disco duro se inicia inmediatamente. 3-7

34 Datos borrados mediante la función de formato Función de copiadora Datos de administración de departamentos Datos del documento original almacenados con la función de la administración de documentos Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional) Datos almacenados en el modo de almacenamiento de trabajos Datos de programa Fuente opcional Datos de macro Función de escáner Libro común Tiempo necesario para formatear Método de borrado Tiempo de formateado (capacidad del disco duro) 1 vez Sobreescr Método 1 hora aprox. (20 GB) NSA recomienda Método 3 horas/4 horas aprox. (con el sistema de impresión y disco duro opcionales instalados) (20 GB) 3-8

35 Procedimientos de instalación del kit de seguridad Paso 1: Preparación para el funcionamiento Instalación del kit de seguridad El kit de seguridad lo instala el personal del servicio técnico. Precauciones para la instalación del kit de seguridad La función de repetición de copia queda prohibida. El menú Borrar datos no válidos es sustituido por el menú Formatear disco duro. Precauciones para la instalación del kit de seguridad en una copiadora usada previamente Se debe formatear el disco duro en su totalidad. Paso 2: Cambiar el código de supervisión Para poder usar el kit de seguridad, es necesario cambiar el código de supervisión. Esto impide el uso del kit de seguridad por cualquier persona distinta del administrador. 1 Presione la tecla Default Setting/Counter. 2 Presione la tecla Máquina omisión. 3 Introduzca la contraseña mediante el teclado. 4 Seleccione Cambiar el código de supervisión en el campo de configuración del lado izquierdo y presione la tecla Cambiar n. 5 Introduzca un nuevo código de supervisión mediante el teclado de diez teclas. Cambiar ID Supervision Cambiar codigo de supervision. (Teclas numericas) Volver Cerrar Ajustes por defecto - Maquina por defecto 3-9

36 6 Presione la tecla Cerrar. Paso 3: Ajuste de Método Cancel. Disco Duro Selecciona el método de borrado del disco duro. Este método se aplica simultáneamente al borrado automático y al formateado. Consulte Método Cancel. Disco Duro en la página 3-6 para más detalles. 1 Presione la tecla Default Setting/Counter. 2 Presione la tecla Máquina omisión. 3 Introduzca la contraseña mediante el teclado de diez teclas. 4 Seleccione Método Cancel. Disco Duro en el campo de configuración del lado izquierdo y presione la tecla Cambiar n. 5 Presione NSA recomienda o 1 vez Sobreescr. Método Cancel. Disco Duro Posible ajuste método para borrando datos en el disco duro Volver Cerrar 1 vez Sobreescr NSA recomienda Ajustes por defecto - Maquina por defecto 6 Presione la tecla Cerrar. 3-10

37 Paso 4: Formato Disco duro Cuando vaya a desechar la copiadora o el disco duro, formatee éste para borrar completamente su contenido. Consulte Función Formato en la página 3-5 para más detalles. Importante Nota Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora mientras formatea el disco duro. Si lo hace, puede dar lugar a que el borrado sea incompleto. Si la copiadora se apaga accidentalmente mientras se está formateando el disco duro, el formateado se reanudará cuando se vuelva a encender. Si está instalado un disco duro de impresora, también se formateará. 1 Presione la tecla Default Setting/Counter. 2 Presione la tecla Gestión Disco Duro. 3 Introduzca la contraseña mediante el teclado de diez teclas. 4 Presione la tecla On bajo Formato Disco duro (en el lado derecho del panel táctil). Se inicia el formateado. Modo adminis. HDD Modo adminis. HDD Cerrar Verifique la capacidad del disco duro. Puede verificar el espacio libre y la capacidad del disco duro. Formato Disco duro Borrar datos en el disco duro No posible restaurar datos una vez borr. On On Ajustes por defecto 5 Presione la tecla Cerrar cuando haya finalizado el formateado. 3-11

38 Mensajes de error Póngase en contacto con su representante del servicio técnico o con un centro de servicio técnico autorizado si aparece cualquiera de los siguientes mensajes. Mensaje Tecla de la seguridad no está disponible Imposible usar La versión de micro-instrucción de impresora no coincide con kit de Seguridad La versión de micro-instrucción de fax no coincide con kit de Seguridad Detalles La llave de seguridad no está disponible o está dañada. El kit de impresora no es compatible con el kit de seguridad. El kit de fax no es compatible con el kit de seguridad. 3-12

39 4 Deutsch Inhalt Einführung Sicherheit Bausatz-Funktionen Sicherheit Bausatz-Installationsanleitung Fehlermeldungen Einführung Zubehör In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen Verwendung des Data Security Kit (A) (in dieser Anleitung Sicherheit Bausatz genannt), und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheit Bausatz einsetzen. Die Person, die für den Betrieb und die Sicherheit des Kopierers verantwortlich ist (in dieser Anleitung Administrator genannt) sollte auch diese Anleitung lesen. Der Administrator sollte diese Anleitung an einem sicheren Ort aufbewahren. Der Sicherheit Bausatz wird mit folgenden Teilen ausgeliefert: Sicherheitstaste (das Sicherheitspersonal wird die Taste am Kopierer befestigen). Bedienungsanleitung (dieses Handbuch) Installationsanleitung (Verwendung durch das Kundendienstpersonal) Info zum Sicherheit Bausatz Der Kopierer speichert das Originaldokument temporär als gelesene elektronische Daten auf einer internen Festplatte. Kopien werden mit diesen Daten erstellt. Nach dem Erstellen einer Kopie werden die Daten nicht mehr vom Kopierer erkannt. Die Daten bleiben jedoch auf der Festplatte des Kopierers gespeichert, bis sie von anderen Daten überschrieben werden. Aus diesem Grund könnten Spezialtools zum unbefugten direkten Lesen des Festplattenbereichs und zur Wiederherstellung alter Daten eingesetzt werden. Der Sicherheit Bausatz überschreibt alte Daten und schreibt zum ganzen Datenspeicherbereich, um sicherzustellen, dass keine Daten wiederhergestellt werden können. Der Sicherheit Bausatz sichert die Daten, die auf der internen Festplatte des Kopierers gespeichert sind, schützt jedoch keine anderen Daten (z. B. an den Computer gesendete Daten usw.). Außerdem kann die Sicherheit einer solcher Umgebung schon gefährdet sein, wenn nur eine der unten aufgeführten Anforderungen, die für die Verwendung des Sicherheit Bausatzes erfüllt sein müssen, nicht erfüllt ist. 4-1

40 Betriebsanforderungen für den Sicherheit Bausatz Die folgenden Anforderungen müssen für den sicheren Einsatz des Sicherheit Bausatzes erfüllt sein. Sichere Installationumgebung Stellen Sie sicher, dass der Kopierer an einem sicheren Standort aufgestellt wird, an dem die Maschine nicht beschädigt werden kann, die Festplatte nicht während des Einsatzes der Maschine entfernt werden kann und Unbefugte keinen leichten Zugang erhalten. Netzwerksicherheit Der Kopierer sollte vor nicht autorisiertem Netzwerkzugriff durch Installation eines effektiven Netzwerksicherheitssystems, z. B. ein Firewall, geschützt werden. Zuverlässiger Administrator Der Administrator des Kopierers sollte zuverlässig und vollständig mit dem Inhalt dieser Anleitung und dem richtigen Einsatz des Kopierers vertraut sein. Betrieb im Sicherheitsmodus Verwenden Sie den Kopierer immer im Sicherheitsmodus. (Eine ausführliche Erklärung des Sicherheitsmodus finden Sie im Anschluss.) 4-2

41 Info zum Sicherheitsmodus Der Sicherheitsmodus bezieht sich auf einen Maschinenstatus, in dem der Sicherheit Bausatz auf dem Kopierer installiert wurde und funktioniert richtig. Ein Festplattensymbol wird oben rechts auf dem Bedienfeld des Kopierers angezeigt, wenn der Sicherheitsmodus aktiviert ist. (Das Symbol der Festplatte wird auf den Bildschirmen der Kopier-, Drucker-, Scanner- und Faxfunktion angezeigt.) Kopierbereit. Papierform. Satz Das Symbol der Festplatte Menge Kopie Normal Farbiges Normal APS Bypass Normal Automat. Belichtung AMS Sort: AUS Sort: AN Original- Qualität Verklein./ Vergröß. Recycl. Belicht. Modus Verklein./ Vergröß. Sortieren/ Finishen Basis Benutzerwahl Funktion Programm Hinweis Sie können den Betriebszustand der automatischen Löschfunktion ermitteln, wenn Sie auf Darstellungsänderungen des Festplattensymbols achten. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-6 Anzeige bei der automatischen Löschung. 4-3

42 Sicherheit Bausatz-Funktionen Kopierfunktion Temporäres Speichern der Originaldokumentdaten Sicherheit Bausatz 1 Überwachen des Betriebszustands und Löschen alter Bilddaten 2 Formatieren der Festplatte Sendet an Computer Festplatte Scannerfunktion Druckerfunktion Optionale Festplatte Ausgabe Bei der Faxfunktion wird die Festplatte nicht verwendet, eine Sicherheit Bausatz- Funktion löscht daher keine Faxdaten. Funktion zur automatischen Löschung Funktionsdetails Diese Funktion überschreibt und löscht alte Dokumentdaten, wenn der Kopier- oder Druckauftrag abgeschlossen ist. Löschmethode Von NSA empfohlene Methode oder Einmal Überschreiben- Methode. Weitere Informationen finden Sie auf 4-10 Schritt 3: Einstellung für Festplatte Lösch.-Methode. Zeitliches Planen der Ausführung Diese Funktion löscht die Daten, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, und alte Daten bestehen. Gelöschte Daten Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-7 Durch die automatische Löschfunktion gelöschte Daten. 4-4

43 Bildschirm Löschen wird ausgeführt Das Festplattensymbol blinkt (weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-6 Anzeige bei der automatischen Löschung.) Löschdauer Dieser Wert hängt von der Datenmenge ab, die gelöscht wird. Formatierungsfunktion Funktionsdetails Diese Funktion überschreibt und löscht die ganze Festplatte. Löschmethode Von NSA empfohlene Methode oder Einmal Überschreiben- Methode. Weitere Informationen finden Sie auf 4-10 Schritt 3: Einstellung für Festplatte Lösch.-Methode. Zeitliches Planen der Ausführung Ausführung über das Bedienfeld (weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-11 Schritt 4: Formatieren der Festplatte.) Gelöschte Daten Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-8 Durch die Formatierungsfunktion gelöschte Daten. Bildschirm Löschen wird ausgeführt Anzeige Formatierung der Festplatte. Löschdauer Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-8 Für die Formatierung benötigte Zeit. 4-5

44 Festplatte Lösch.-Methode Sie können Daten mit einer der beiden folgenden Methoden löschen: Einmal Überschreiben-Methode Bei dieser Methode wird der ganze Bereich, auf dem alte Dokumentdaten gespeichert werden, mit Nullen überschrieben, um eine Wiederherstellung der Daten unmöglich zu machen. Die ganze Festplatte wird bei der Formatierung mit Nullen überschrieben. Von NSA empfohlene Methode (Standard) Diese Methode entspricht den NSA-Standards (amerikanische National Security Agency). Der zu löschende Bereich wird zweimal mit einem willkürlichen Muster und beim dritten und letzten Mal mit Nullen überschrieben. Die Ausführung dieser Methode dauert länger als die Einmal Überschreiben-Methode, aber weil selbst sehr fortschrittliche Wiederherstellungsmethoden die gelöschten Daten nicht wiederherstellen können, bietet diese Methode ein höheres Sicherheitsniveau. Anzeige bei der automatischen Löschung Kopierbereit. Papierform. Satz Das Symbol der Festplatte Menge Kopie Normal Farbiges Normal APS Bypass Normal Automat. Belichtung AMS Sort: AUS Sort: AN Original- Qualität Verklein./ Vergröß. Recycl. Belicht. Modus Verklein./ Vergröß. Sortieren/ Finishen Basis Benutzerwahl Funktion Programm Symbolanzeige Details Die Festplatte enthält alte Daten. Wechselnde Anzeige Löschen alter Daten. Alte Daten gelöscht. Wichtig Zur Vermeidung einer Festplattenbeschädigung sollten Sie die Stromzufuhr zum Kopierer nicht abschalten, wenn eine automatische Löschung ausgeführt wird (d. h. während das Festplattensymbol blinkt). 4-6

45 Durch die automatische Löschfunktion gelöschte Daten Kopierfunktion Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag abgeschlossen ist. Die Originaldokumentdaten, die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert wurden, wurden von einem Benutzer gelöscht. Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte) Druckerdaten, wenn mehrere Kopien erstellt werden. Daten im privaten Druckmodus drucken, wenn der Auftrag abgeschlossen ist, und Daten von der virtuellen Mailbox-Funktion drucken. Daten nach Schnellkopie oder Prüfen und aufbewahren drucken (nach Abschalten und erneutem Einschalten der Stromzufuhr gelöscht). Vom Benutzer mit den Funktionen Schnellkopie, Prüfen und aufbewahren, privater Druckmodus, Auftragsspeichermodus und virtuelle Mailbox gelöschte Daten. Scannerfunktion Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten Hinweis Wenn ein bereits gestarteter Kopier- oder Scanvorgang abgebrochen wird, werden die Originaldokumentdaten, die zur Festplatte geschrieben wurden, sofort gelöscht. 4-7

46 Durch die Formatierungsfunktion gelöschte Daten Kopierfunktion Abteilungsverwaltungsdaten Die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeicherten Originaldokumentdaten Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte) Im Auftragsspeicherungsmodus gespeicherte Daten Programmdaten Optionale Schriftarten Makrodaten Scannerfunktion Allgemeines Buch Für die Formatierung benötigte Zeit Löschmethode Einmal Überschreiben- Methode Formatierungszeit der Festplatte (Festplattenkapazität) Ungefähr 1 Stunde (20 GB) Von NSA empfohlene Methode Ungefähr 3 Stunden/ungefähr 4 Stunden (mit dem optionalem Drucksystem und installierter Festplatte) (20 GB) 4-8

47 Sicherheit Bausatz-Installationsanleitung Schritt 1: Betriebsvorbereitung Sicherheit Bausatz-Installation Der Sicherheit Bausatz wird vom Kundendienstpersonal installiert. Vorsichtsmaßnahmen bei der Sicherheit Bausatz-Installation Die Funktion zum erneuten Kopieren ist jetzt nicht mehr verfügbar. Das Menü zum Löschen ungültiger Daten wird durch das Menü zum Formatieren der Festplatte ersetzt. Vorsichtsmaßnahmen für die Installation des Sicherheit Bausatzes auf einem gebrauchten Kopierer Die ganze Festplatte muss formatiert werden. Schritt 2: Ändern des Managementcodes Der Managementcode muss für die Verwendung des Sicherheit Bausatzes geändert werden. Nur der Administrator kann dann den Sicherheit Bausatz verwenden. 1 Drücken Sie die Taste Default Setting/Counter. 2 Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine. 3 Geben Sie das Passwort über die Tastatur ein. 4 Wählen Sie auf der linken Seite im Feld Setup Managementcode ändern und drücken Sie die Taste #ändern. 5 Geben Sie einen neuen Managementcode mit der aus 10 Tasten bestehenden Tastatur ein. Manag.-Code änd. mit #Ta. Managementcode ändern möglich. (#-Taste) Zurück Schließen Standardeinstellung - Standard f. Maschine 4-9

48 6 Drücken Sie die Taste Schließen. Schritt 3: Einstellung für Festplatte Lösch.-Methode Wählen Sie die Festplatte Lösch.-Methode. Diese Methode wird auf die automatische Löschung und gleichzeitige Formatierung angewendet. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-6 Festplatte Lösch.-Methode. 1 Drücken Sie die Taste Default Setting/Counter. 2 Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine. 3 Geben Sie das Password auf der Tastatur mit 10 Tasten ein. 4 Wählen Sie auf der linken Seite im Feld Setup Festplatte Lösch.- Methode und drücken Sie die Taste #ändern. 5 Drücken Sie NSA empfehlen oder Einmal Überschr. Festplatte Lösch.-Methode Es ist möglich Methode für Lö schdaten zu setzen Zurück Schließen Einmal Überschr. NSA empfehlen Standardeinstellung - Standard f. Maschine 6 Drücken Sie die Taste Schließen. 4-10

49 Schritt 4: Formatieren der Festplatte Formatieren Sie die Festplatte, wenn Sie den Kopierer oder die Festplatte entsorgen, um alle auf der Festplatte gespeicherten Daten zu löschen. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-5 Formatierungsfunktion. Vorsicht Hinweis Zur Vermeidung einer Festplattenbeschädigung sollten Sie die Stromzufuhr zum Kopierer nicht ausschalten, wenn Sie die Festplatte formatieren. Sonst könnte die Datenlöschung nicht komplett ausgeführt sein. Wenn die Stromzufuhr aus Versehen abgeschaltet wird, während die Festplatte formatiert wird, wird die Formatierung neu gestartet, nach dem die Stromzufuhr wieder hergestellt ist. Beim Anschluss einer Druckerfestplatte wird die Festplatte auch formatiert. 1 Drücken Sie die Taste Default Setting/Counter. 2 Drücken Sie die Taste HDD-Management. 3 Geben Sie das Password auf der Tastatur mit 10 Tasten ein. 4 Drücken Sie die Taste An unter Formatierung Festplatte (auf der rechten Seite des Bedienfelds). Die Formatierung wird startet. HDD Managmentmodus HDD Managmentmodus Festplattenkapazität prüfen. Festplattenkapazität prüfen möglich. Formatierung Festplatte Daten auf der Festplatte Löschen N möglich, einml gelös. Daten wiederherst. Schließen An An Standardeinstellung 5 Drücken Sie die Taste Schließen, wenn die Formatierung abgeschlossen ist. 4-11

50 Fehlermeldungen Kontaktieren Sie das Kundendienstpersonal oder ein offizielles Servicezentrum, wenn eine der folgenden Meldungen angezeigt wird. Meldung Sicherheitstaste ist nicht verfügbar kann nicht benutzt Drucker firmware Version Sicherheit Bausatz ist anders Fax firmware Version Sicherheit Bausatz ist anders Details Sicherheitstaste ist nicht verfügbar oder beschädigt. Drucker Bausatz ist nicht mit Sicherheitstaste kompatibel. Fax Bausatz ist nicht mit Sicherheitstaste kompatibel. 4-12