Prozessbeschreibung Durchführung der Inventur

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1 Prozessbeschreibung Durchführung der Inventur Zweck Der Gesetzgeber stellt strenge Maßstäbe an die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur. Sachliche Mängel in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Genauigkeit und Nachprüfbarkeit können Anlaß dazu geben, die sachliche Richtigkeit des gesamten Inventars in Frage zu stellen. In Anbetracht dieser Auswirkungen bitten wir, die Bestandsaufnahmen sehr sorgfältig nach den aufgestellten Richtlinien durchzuführen. Die nachfolgenden Richtlinien sind die Grundlage für die Erfassung und Bewertung der Vermögensgegenstände des Unternehmens. Sie sollen sicherstellen, dass die Erfassung und Bewertung des Vermögens einheitlich, vollständig und nach gleichen Kriterien erfolgt. Sie richtet sich an die mit der Organisation und Durchführung der Inventur betrauten Personen. Grundlagen Die Inventur ist die Tätigkeit zu Erfassung aller Bestände. Durch die Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt. Dabei werden sowohl Gegenstände des Anlagevermögens wie Gegenstände des Material-, Halbfabrikate- und des Produktbestandes erfasst. Jeder Kaufmann ist gemäß HGB im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung zur Inventur verpflichtet. Inventurleitung Für die Bestandsaufnahme in der Produktion und den Lagern ist Herr Andreas Krauskopf verantwortlich. Aufnahmezeitpunkt Der Aufnahmebeginn in den einzelnen Bereichen ist entsprechend frühzeitig anzukündigen. Für die Inventur per ist folgender Zeitraum vereinbart: Kleinteilelager bis

2 Blechle/Profile/Rohre bis Trägerlager bis Lager Högmoos Halbfertige Projekte Stichtag Aufnahmepersonal Das Aufnahmepersonal ist rechtzeitig von der Inventurleitung auszuwählen. Lagervorbereitung Die Lagermitarbeiter veranlassen, dass die Warenvorräte übersichtlich gelagert sind und eventuell notwendige Hilfsmittel (Stapler, Waagen oder ähnliche Messinstrumente) zur Verfügung stehen. Aufnahmekontrolle Die Inventurleitung bestimmt Mitarbeiter zur Stichprobenkontrolle. Dabei werden bereits durchgeführte Aufnahmen kontrolliert bzw. ist die Kontrollperson bei der Aufnahme zugegen. Inventurbeobachtung durch den Wirtschaftsprüfer Der Wirtschaftsprüfer wird die Inventur beobachten. Datum: Inventur Lager Für die Erfassung der Lagerbestände im Kleinteilelager, Blech- und Trägerlager werden durch den Inventurleiter entsprechende Zähllisten aus dem ERP- Programm vorbereitet. Die Bestände werden durch eine körperliche Bestandsaufnahme ermittelt. Die Zählung erfolgt mit Vorinventurbelegen, die auf den jeweiligen Behältnissen angebracht werden. Es ist darauf zu achten, dass die inventierten Materialien exakt gekennzeichnet werden. Jeder Aufnahmevorgang erfolgt grundsätzlich durch zwei Personen: Ansager und Zähler. Die physisch festgestellten Lagerbestände sind in der Lagerverwaltung der Betriebssoftware Ulysses zu erfassen.

3 Die Lagerbestände am Betriebsstandort in Högmoos werden in eine Excel-Liste übertragen. Verantwortlich: Kleinteilelager: Blechle/Profile/Rohre: Trägerlager: Lager Högmoos: Günther Schrott Stefan Herzog/Markus Koch Sepp und Günther Harlander Sepp und Günther Harlander Inventur und Bewertung laufender Projekte Die Bewertung der laufenden Projekte erfolgt über die Betriebssoftware Ulysses sowie über die dazugehörigen Kostenträger in der FiBu. Personalzeit Die Produktionsmitarbeiter, Montagemitarbeiter, Techniker und Projektleiter erfassen die geleisteten Stunden auf den laufenden Aufträgen. Es ist darauf zu achten, dass alle Personalstunden gebucht und kontrolliert worden sind. Die Bewertung der Personenstunden erfolgt mit dem internen Stundensatz von EUR 46,14. Quelle: Ulysses Verantwortlich: Projektleiter Materialverbrauch Der Materialverbrauch wird auf Kostenträgern in der FiBU (RZL) erfasst. Es ist zu prüfen, ob alle projektbezogenen Rechnungen auf den jeweiligen Kostenträgern erfasst worden sind. Werden Materialien vom Lager entnommen und für ein Projekt verwendet werden, so erfolgt eine Kommissionierung im Ulysses. Die tatsächlichen Netto-Materialkosten werden mit einem Bezugskostenaufschlag in der Höhe von 2% beaufschlagt. Es wird eine Gewinnspanne in Höhe von 10% in Abzug gebracht. Dabei dürfen die halbfertigen Projekte die jeweiligen Selbstkosten des Auftrages nicht übersteigen. Für alle Projekte ist der Fertigstellungsgrad zu ermitteln. Verantwortlich: Martin Seer Andreas Krauskopf hinsichtlich Bewertungspreise Horst Brennsteiner, Christoph Höllwerth, Andreas Krauskopf hinsichtlich Projekte

4 Inventur Bauteile/Materialien bei externen Dienstleistern Bauteile oder Materialien, welche zum Inventurstichtag bei externen Dienstleistern (Verzinker, Beschichter, ) lagern, müssen ebenfalls inventiert werden. Die Dienstleister werden dazu in geeigneter Form ( , Vordruck Inventur) kontaktiert. Dokumentenlenkung Diese Unterlage gilt verbindlich für alle Mitarbeiter, die an diesem Prozess beteiligt sind. Jede Führungskraft ist dafür verantwortlich, dass die direkt unterstellten Mitarbeiter diese Prozessbeschreibung kennen und danach handeln.

5 1: vor jedem Arbeitsschritt (abwiegen) kontrollieren, ob die Waage im Lot ist. Dieses System ähnelt einer Wasserwaage. Bei Abweichung müssen die Stifte am Waagenboden angepasst werden (Schraubverschluss) 2: ON/OFF: Hier wird die Waage ein-/ bzw. ausgeschaltet. 3: MODE / CAL: Diese Taste gilt als Schlüsseltaste. Nachdem die Waage eingeschaltet wurde, müssen 5,10,20,25 oder 50 Stück in den Behälter eingefüllt werden. Durch drücken der MODE/CAL-Taste,