DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Output-Management für Dokumente und epost

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1 Komponenten zur Büro-Automation Dokument-Automation DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Output-Management für Dokumente und epost DOCUMENT FACTORY Installationsanleitung Mai 2004

2 Impressum Software- und Organisations-Service GmbH Giesebrechtstr. 15 D Berlin Telefon (030) Telefax (030) Mail Web Letzte Aktualisierung: Mai 2004

3 Inhaltsverzeichnis 1 Überblick Systemvoraussetzungen FTP-Client in der Kunden-Installation FTP-Server beim Service-Zentrum Mail-Client der Kunden-Installation Mail-Server der Kunden-Installation Browser der Kunden-Installation Web-Server IIS der Kunden-Installation Verzeichnissstruktur DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Web-Oberfläche Installation ActivePerl ab Version Build 623 und Perl-Module Installation von Perl Installation von Perl DBI Installation von DBD für Oracle Installation von libnet Installation von Date-Calc FLAM SOSeDocsFlam Betrieb mit Datenbanken Datenbank Einrichtung der Tabellen Beschreibung der Tabellen Tabelle ed_documents Tabelle ed_deliveries Tabelle ed_settings Tabelle ed_users Tabelle ed_blobs Installation der DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Web-Oberfläche PHP Version Virtuelles Verzeichnis...13

4 1 Überblick DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER ist das zentrale Modul des epost-verfahrens, das die Einlieferung von Dokumenten an ein Service-Zentrum übernimmt. Service-Zentren können im eigenen Haus eingerichtet sein, wenn Druck und Versand von Dokumenten von einer zentralen Abteilung vorgenommen werden; alternativ werden die Dokumente von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER an ein externes Service-Zentrum (z.b. Druckdienstleister) übertragen, das diese Aufgaben übernimmt. Diese Dokumentation beschreibt die Einsatzvoraussetzungen von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER und die Installation der erforderlichen Software-Komponenten. Die Dokumentation wird ergänzt durch die Technische Dokumentation DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT und die Technische Dokumentation DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT Programmschnittstelle. 2 Systemvoraussetzungen Die aktuelle Version von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER ist für Windows NT Server 4.0 ab Service Pack 3 und Windows 2000 Server ab Service Pack 1 konzipiert und setzt die folgenden Komponenten voraus: 2.1 FTP-Client in der Kunden-Installation Die Einlieferungen von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER werden per FTP (File Transfer Protocol) zu einem Service-Zentrum übertragen. Als Transportweg dient üblicherweise das Internet, andere Transportwege müssen mit dem Service-Zentrum individuell verabredet werden. Zur Übertragung der Einlieferungen wird ein FTP Client-Programm benötigt, das im Lieferumfang von Windows NT bzw. Windows 2000 enthalten ist. Der Verbindungsaufbau zum Service-Zentrum muss automatisch erfolgen können; alternativ muss eine individuelle Einwahl, z.b. bei Verwendung von FTP über direkte Wählverbindungen zum Service-Zentrum, vom Kunden bereitgestellt werden. 2.2 FTP-Server beim Service-Zentrum Ein FTP-Server im Service-Zentrum (z.b. Druckdienstleister) wird vorausgesetzt, um die Einlieferungen entegegenzunehmen bzw. die Protokolle von bereits verarbeiteten Einlieferungen beim Service-Zentrum abzuholen. Die Zugangsdaten für die FTP-Sitzung unter dem Menüpunkt Einstellungen Server FTP in der Web- Oberfläche von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER eingetragen. ftp_host IP-Adresse bzw. Host-Name des FTP-Servers des Service-Zentrums; ftp_port Port des FTP-Servers im Service-Zentrum (üblicherweise 21); ftp_user ftp_passwd ftp_dir Benutzername im FTP-Server des Service-Zetrums (wird individuell vereinbart); Kennwort im FTP-Server des Service-Zetrums (wird individuell vereinbart); Verzeichnis im FTP-Server des Service-Zetrums (wird individuell vereinbart);; ftp_passive 1 für den sog. Passive-Mode im FTP-Server, andernfalls 0; ftp_trans_typ ftp_timeout Übertragungsmodus: ASCI(I) oder (B)inary; Frist für Verbindungsaufbau zum FTP-Server in Sekunden;

5 2.3 Mail-Client der Kunden-Installation Zum Versand von Statusnachrichten, z.b. Protokollen, über den Verarbeitungsstatus von Einlieferungen muss kein besonderer Mail-Client wie z.b. Outlook vorhanden sein: DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER liefert Mails direkt an einen Mail-Server. Voraussetzung ist eine Netzwerkverbindung des Rechners, auf dem DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER abläuft, zum Mail-Server der Kunden-Installation. 2.4 Mail-Server der Kunden-Installation Zum Versand von Mails mit Protokollen über den Verarbeitungsstatus von Einlieferungen muss ein Mail- Server eingerichtet sein. Die Einstellungen werden unter dem Menüpunkt Einstellungen Server Mail in der Web-Oberfläche von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER eingetragen. smtp_host to from timeout IP-Adresse bzw. Host-Name des Mail-Servers beim Kunden; Mail-Adresse des Empfängers von Meldungen des DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER; Mail-Adresse des DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER (frei wählbar, da rein informativen Charakters); Frist für den Verbindungsaufbau zum Mail-Server in Sekunden. 2.5 Browser der Kunden-Installation DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER enthält eine Web-Komponente zur Überwachung der Verarbeitungsprozesse. Diese Oberfläche kann mit den Browsern Internet Explorer ab Version 5.0 und Netscape Navigator ab Version 4.5 verwendet werden. Die Ausführung von JavaScript muss für beide Browser aktiviert sein. Der Einsatz von Cookies wird von der Anwendung nicht vorausgesetzt. 2.6 Web-Server IIS der Kunden-Installation Der Web-Server IIS (Internet Information Server ab Version 4.0) wird vorausgesetzt. Der Web-Server kann auf einem anderen Rechner-System betrieben werden als die anderen Komponenten von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER. Die Installation der Web-Komponenten von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER ist im Kapitel: Installation der DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Web-Oberfläche beschrieben. 3 Verzeichnissstruktur 3.1 DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Die DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Anwendung weist generell folgende Verzeichnisstruktur auf: \printout\db Verzeichnis für eine Datenbank bei Einsatz von MS-Access \ printout\doc Verzeichnis aller Dokumentationen der DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Module \ printout\server Verzeichnis für Programme zur Verarbeitung von Einlieferungen \ printout\server\archive Archivverzeichnis der Einlieferungen. \ printout\server\custom Verzeichnis für die kundenspezifische Einstellungsdatei.

6 \ printout\server\doc Verzeichnis der Dokumentationen für DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER \ printout\server\install Installationsdateien \ printout\server\logs Protokoll-Dateien für den Prozessablauf \ printout\server\report Verzeichnis für die Reports des Service-Zentrums 3.2 DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Web-Oberfläche Die Web-Oberfläche von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER weist folgende Verzeichnisstruktur auf: \ printout\web PHP-Seiten der Web-Oberfläche \ printout\web\chart Java-Klassen zur Darstellung von Auswertungen \ printout\web\custom Verzeichnis für die kundenspezifische Einstellungsdatei. \ printout\web\doc Verzeichnis der Dokumentationen der DOCUMENT FACTORY OFFICE Web-Oberfläche \ printout\web\images Verzeichnis der Web-Graphiken \ printout\web\inc Verzeichnis der verwendeten PHP-Klassen \ printout\web\install Installationsdateien 4 Installation 4.1 ActivePerl ab Version Build 623 und Perl-Module DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER ist z.t. in Perl implementiert und läuft unter Windows NT Server bzw. Windows 2000 Server mit ActivePerl Version Build 623. Um ActivePerl unter Windows zu installieren, muss der Windows Installer 1.1 vorhanden sein. Die Installation von Windows Installer 1.1 und ActivePerl kann über das Setup-Programm von Windows Installer 1.1 und ActivePerl durchgeführt werden Installation von Perl ActivePerl kann über das Internet von der Adresse bezogen werden. Das für DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER gültige Release ist auf der Installations-CD in folgendem Verzeichnis vorhanden: \printout\server\install\perl\activeperl mswin32-x86-multi-thread.msi Das Programm kann mit den gültigen Voreinstellungen installiert werden. Ein paar notwendige Perl-Module bzw. Pakete müssen noch vorhanden sein, um die Funktionalität des DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER zu gewährleisten. Die Perl-Module lassen sich mit Hilfe von PPM (Perl Package Manager) leicht installieren.

7 4.1.2 Installation von Perl DBI Um Perl DBI installieren zu können, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie in der Konsole ppm auf, z.b. c:\ppm An der Eingabeaufforderung von ppm, geben Sie das Install-Kommando mit Paketnamen ein: Install --location=c:\printout\server\install\perl\dbi dbi Installation von DBD für Oracle Rufen Sie in der Konsole ppm auf, z.b. c:\ppm An der Eingabeaufforderung von ppm, geben Sie das Install-Kommando mit Paketnamen ein: Install --location= c:\printout\server\install\perl\dbd\dbd-oracle8 dbd-oracle Installation von libnet Rufen Sie in der Konsole ppm auf, z.b. c:\ppm An der Eingabeaufforderung von ppm, geben Sie das Install-Kommando mit Paketnamen ein: Install --location= c:\printout\server\install\perl\net libnet tar.gz Für den Betrieb des Pakets sollte die Umgebungsvariable HOME auf einen beliebigen Pfad gesetzt werden, andernfalls treten beim Dialog-Betrieb der Perl-Skripte Warnungen auf. Dies geht auf einen Fehler des Pakets libnet zurück, der ohne Auswirkungen auf den Betrieb der Anwendung ist Installation von Date-Calc Rufen Sie in der Konsole ppm auf, z.b. c:\ppm An der Eingabeaufforderung von ppm, geben Sie das Install-Kommando mit Paketnamen ein: Install --location= c:\printout\server\install\perl\date-calc Date-Calc Für weitere Informationen über die Installation von ActivePerl und Perl-Modulen bzw. -Paketen, lesen Sie bitte die Installationsanweisungen unter 4.2 FLAM Für die Komprimierung und die Verschlüsselung der Einlieferungen durch DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER wird die Software FLAM der Firma limes GmbH eingesetzt (ab Version 3.05). Der Server verwendet die DLL-Schnittstelle (flamup.dll und precomp.dll) von FLAM. Die beiden Dateien befinden sich in der Regel im Installationsverzeichnis von FLAM z.b. c:\programme\flam305). Installieren Sie FLAM mit dem Setup-Programm. Anschließend fügen Sie bitte das FLAM-Verzeichnis dem Systempfad hinzu (Umgebungsvariable Path).

8 4.3 SOSeDocsFlam SOSeDocsFlam ist die Schnittstelle, über die DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER mit FLAM kommuniziert. SOSeDocsFlam ist als COM-Server implementiert und in folgendem Verzeichnis der Installations-CD vorhanden: \printout\server\sosedocsflam.dll SOSeDocsFlam wird unter Windows NT wie folgt installiert: regsvr32 SOSeDocsFlam.dll 5 Betrieb mit Datenbanken 5.1 Datenbank Die Informationen zur Steuerung der gesamten Verarbeitung werden in einer Datenbank (MS-Access, SQL- Server oder Oracle, andere auf Anfrage) gehalten. Der Pfad zur eingesetzten Datenbank muss in der Datei xdocs_custom.inc eingetragen sein. Diese Datei befindet sich in den kundenspezifischen Verzeichnisssen \printout\server\custom (Verarbeitung) und \printout\web\custom (Web-Oberfläche). if(!defined('app_connection_auth')) { define ( 'APP_CONNECTION_AUTH', ' -db=printout - user=printout -password=geheim' ); } 5.2 Einrichtung der Tabellen Die Einrichtung unterscheidet sich je nach verwendetem Datenbanksystem. Für MS-Access ist eine weitere Einrichtung nicht erforderlich, es genügt aus der Installations-CD folgende Datei zu kopieren: \ printout\db\msaccess\xdocs.mdb Für Oracle ist auf der Installations-CD folgendes Einrichtungs-Skript vorhanden: \ printout\db\oracle\create_tables_oracle.sql Zum Importieren von Voreinstellungen verwenden Sie folgendes Skript: \ printout\db\oracle\xdocs_settings.sql Für SQL-Server ist auf der Installations-CD folgendes Einrichtungs-Skript vorhanden: \ printout\db\mssql\create_tables_mssql.sql Zum Importieren von Voreinstellungen verwenden Sie folgendes Skript: \ printout\db\mssql\xdocs_settings.sql

9 5.3 Beschreibung der Tabellen Diese Datenbank besteht aus einer Reihe von Tabellen, deren Namen mit dem Präfix ed_ beginnt Tabelle ed_documents Die Metadaten pro Dokument werden in dieser Tabelle gespeichert. Die Daten werden vom DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT erzeugt und in Form einer Meta-Datei zusammen mit dem Original-Dokument per FTP zum DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER übertragen. Dort werden die Informationen der Meta-Datei entnommen und in diese Tabelle aufgenommen. Die Tabelle ed_documents besitzt folgende Struktur:

10 EINLIEFER_NR Feld Typ Beschreibung NOT NULL NUMBER(10) eindeutige Nr. einer Einlieferung VERSION VARCHAR2(50) derzeit immer 1 JOBID VARCHAR2(250) Dateiname ohne Erweiterung, wird als eindeutige JobID verwendet EINLIEFER_TYP NUMBER(3) 0=Dokument, 1=Mailing, 2= FILENAME VARCHAR2(250) Dateiname ORIGINALFILENAME VARCHAR2(250) Dateiname am Client-System LKZ VARCHAR2(3) Landkennzeichen PLZ VARCHAR2(10) Postleitzahl DRUCKART VARCHAR2(1) (S)implex oder (D)uplex BEILAGEN VARCHAR2(50) Code für die Art der Beilagen PAPIERARTSEITE1 PAPIERARTSEITE2 VARCHAR2(50) VARCHAR2(50) PAPIERARTLETZTESEITE VARCHAR2(50) PAPIERARTSTANDARD VARCHAR2(50) DATUM VARCHAR2(10) Erstellungsdatum durch DOCUMENT FACTORY OFFICE CLIENT ZEIT VARCHAR2(30) Uhrzeit der Erstellung USERID VARCHAR2(30) Benutzername aus der Anmeldung unter Windows KOSTENSTELLE VARCHAR2(30)... oder Abteilung des Benutzers VORLAGE VARCHAR2(250) Name der Vorlage, z.b. bei MS-Word SEITENZAHL NUMBER(10) Anzahl Seiten im Dokument ANZAHLSIMPLEX NUMBER(10) Blattzahl einfach bedruckter Seiten ANZAHLDUPLEX NUMBER(10) Blattzahl einfach bedruckter Seiten ANZAHLBEILAGEN NUMBER(10) Anzahl der verwendete Beilagen KENNZEICHEN VARCHAR2(50) Index-Feld für Suchfunktion "Betreff" VARCHAR2(250) -Adresse des Anwenders SEITEN_EIGENSCHAFTEN VARCHAR(250) Formatstring für Drucksteuerung STATUS_TEXT VARCHAR2(250) Text beschreibt den aktuellen Zustand des Dokumentes STATUS NUMBER(10) Code, der den aktuellen Zustand des Dokuments repräsentiert CREATED DATE Aufnahmedatum eines Dokuments CREATED_BY NUMBER(10) nicht verwendet CREATED_NAME VARCHAR2(50) Name der Anwendung MODIFIED DATE Letzte Änderungsdatum MODIFIED_BY NUMBER(10) nicht verwendet MODIFIED_NAME VARCHAR2(50) Name des Benutzers, der die letzte Änderung durchgeführt hat

11 5.3.2 Tabelle ed_deliveries In der Tabelle werden die relevanten Daten über die einzelnen Einlieferungen abgespeichert. Feld Typ Beschreibung EINLIEFER_NR NUMBER(10) eindeutige Nr. einer Einlieferung EINLIEFER_DATUM DATE Datum der Einlieferung EINLIEFER_TAG NUMBER(10) Tag im Jahr EINLIEFER_WOCHENTAG NUMBER(10) Wochentag, Sonntag = 1 EINLIEFER_WOCHE NUMBER(10) Kalenderwoche EINLIEFER_MONAT NUMBER(10) Monat 1-12 EINLIEFER_JAHR NUMBER(10) Jahr EINLIEFER_TYP NUMBER(3) 0=Dokument, 1=Mailing, 2= SENDE_STATUS_CODE NUMBER(10) Code für Versandstatus 555 = versandfertig 5555 = versendet = erledigt = fehlerhaft SENDE_STATUS EMPFANGS_STATUS VARCHAR2(250) Übersetzung des sende_status_code VARCHAR2(250) "ok" oder "fehlerhaft" SENDUNGEN NUMBER(10) Anzahl Dokumente der Einlieferung SEITEN NUMBER(10) Anzahl Seiten der Einlieferung CREATED DATE Erstellungsdatum der Einlieferung CREATED_BY NUMBER(10) nicht verwendet CREATED_NAME MODIFIED MODIFIED_BY MODIFIED_NAME Name der Anwendung Datum der letzten Änderung nicht verwendet Name der Anwendung

12 5.3.3 Tabelle ed_settings Dient zur Verwaltung von Einstellungen. Feld Typ Beschreibung APPLICATION NOT NULL VARCHAR2(30) Anwendungsbereich: web bzw. server" SECTION NOT NULL VARCHAR(60) Sektion im Anwendungsbereich NAME VARCHAR2(100) Name der Einstellung TITLE VARCHAR2(250) des Administrators VALUE VARCHAR2(250) Wert der Einstellung LONG_VALUE LONG VARCHAR Binärer Wert Tabelle ed_users Dient zur Verwaltung von Benutzern. Feld Typ Beschreibung NAME NOT NULL VARCHAR2(30) Benutzername PASSWORD VARCHAR2(30) Kennwort Der Benutzer mit dem Namen admin ist bei Auslieferung mit dem Kennwort admin voreingestellt. Ändern Sie bitte dieses Kennwort nach der Installation durch den Link Ändern in der Web-Oberfläche von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Tabelle ed_blobs Die Tabelle dient der Speicherung von Protokoll-Dateien. Feld Typ Beschreibung EINLIEFER_NR NOT NULL NUMBER(10) Nr. der Einlieferung OBJECT NOT NULL NUMBER(1) immer "1" LOG LONG VARCHAR Logdatei protokoliert alle Ereignisse im DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER

13 6 Installation der DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER Web-Oberfläche Für die Installation und Einrichtung der Web-Komponente von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER wird ein Web-Server benötigt. Für die Installation unter Windows NT-Server und Windows 2000 mit IIS (Internet InformationServer ab Version 4.0) gehen Sie wie folgt vor: 6.1 PHP Version PHP kann direkt aus dem Internet bezogen werden (http://www.php.net). Die aktuelle, für DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER freigegebene Version ist PHP 4.3.4, die sich auf der Installations-CD befindet: \printout\server\install\php\php win32.zip Andere PHP-Versionen sollen erst nach Absprache mit SOS GmbH installiert werden, da andernfalls die Funktionsfähigkeit der Web-Oberfläche nicht gewährleistet werden kann. Entpacken Sie das Archiv und folgen Sie den Installationsanleitung von PHP. Die Installations-CD enthält im gleichen Verzeichnis die Konfigurationsdatei php.ini, die Sie bitte ins Windows-Verzeichnis kopieren bzw. deren Inhalt Sie mit einer dort vorhandenen Datei php.ini abgleichen. Für den Betrieb von DOCUMENT FACTORY OFFICE SERVER sind die Einstellungen in der Sektion [session] relevant: session.save_handler = files session.save_path = /tmp/session session.auto_start = 0 session.use_trans_sid = 0 ; erforderlich ; Pfad für Session-Files: muss mit dem Eintrag tmp_path im Menü Einstellungen Web Verzeichniseinstellungen übereinstimmen. ; sollte beibehalten werden, um nicht unnötig viele Session-Files zu erzeugen ; kann 0 oder 1 enthalten Die Umgebungsvariable Path muss noch um die Einträge c:\php;c:\php\dlls; ergänzt werden. 6.2 Virtuelles Verzeichnis Ein virtuelles Verzeichnis ist für den Zugriff auf die DOCUMENT FACTORY OFFICE Anwendung (Web) erforderlich. Diesen Verweis richten Sie mit der Management-Konsole unter Windows ein. Geben Sie dort den Installationspfad \printout\web als Basisverzeichnis, z.b. unter dem Namen document_factory_office an. Ist das Basisverzeichnis in dieser Weise konfiguriert, dann können Sie mit Ihrem Browser die Web- Oberfläche unter der Adresse abrufen, server steht für den Namen des Rechners, auf dem die Web-Oberfläche installiert ist. Weitere virtuelle Einträge: Alias /printout/documents c:/printout/server/archive Alisa /printout_logs c:/printout/scheduler/logs

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