Rollende Inventur. Bedienungsanleitung Galileo und Symbol-Scanner mit Windows CE 5.x. Version 2.0 August 2007

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1 Rollende Inventur mit Galileo Bedienungsanleitung Galileo und Symbol-Scanner mit Windows CE 5.x Version 2.0 August 2007 Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 1/

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ausganslage/Ziel WLAN-Inventur Online-Inventur-Funktionen Galileo Bedienung Symbol-Scanner Sonderfälle Konzept Inventur Galileo mit WLAN Scanner Störungsbehebung Symbol Scanner Test Inventur-Applikation im Browser IIS-Probleme WLAN-Probleme Weitere Kontrollen/Prüfungen Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 2/

3 1 Ausganslage/Ziel WLAN-Inventur Ziel der rollenden Inventur Das Ziel der WLAN-/rollenden Inventur (mit Funkscanner) ist, dass während des Jahres das Lager nach und nach inventiert werden kann und so Ende Jahr der Grossteil des Lagers inventiert ist. Eine Stichtaginventur ist somit nicht mehr nötig. Die rollende Inventur kann während den normalen Betriebszeiten der Buchhandlung durchgeführt werden, da die Mengen-Verbuchungen online, also sofort erfolgen. Verwendete Begriffe Permanente Inventur Die permanente Inventur ermöglicht zu jedem Zeitpunkt den Wert des Lagers zu ermitteln (logischer Lagerwert in der Datenbank), da Galileo (mit Warenwirtschaft) alle Zu- und Abgänge verwaltet. Stichtaginventur/Erstinventur Bei der Stichtaginventur wird an einem Tag im Jahr, meist anfangs des Jahres, der gesamte Bestand im Lager gezählt und wert- und mengenmässig erfasst, inkl. der Berücksichtigung des Alters der Ware (Abschreibung). Die Stichtaginventur erfolgt bei Galileo mittels den Axiome-Offline-Scannern. Die Auswertung der erfassten Ware erfolgt mit dem Inventurprogramm von Galileo. Inventur am Wareneingang/Reiseauftrag/GALCD Wird ein neuer Titel ins Lager aufgenommen, dann gilt dieser automatisch als inventiert, da er den Wareneingang durchlaufen hat und somit mengenmässig kontrolliert worden ist. Nulldurchgang eines Artikels Eine weitere Optimierung der Inventur wäre, den Nulldurchgang und die nachfolgende Neueinlagerung eines Artikels (wird ja am WE wieder kontrolliert und beim einordnen sollten Abweichungen erkannt werden) ebenfalls als inventiert gelten zu lassen. Diese Optimierung muss aber noch in der Praxis getestet/überprüft werden. Regalliste Die Funktion Regalliste in Galileo soll dazu dienen, die verschiedenen Bereiche im Laden zu erfassen (Regale, Schaufenster, Keller, usw.), in denen für die Inventur relevante Ware gelagert wird und während des Jahres soll die Liste einen schnellen Überblick, über die bereits inventierten Bereiche geben. Weiterführende Literatur Folgende Anleitungen und Dokumente sind verfügbar: Installation IIS 5 Net2x AP Symbol Inventur (normal) von Comelivres Diverse Beschreibungen von Symbol zum verwendeten Gerät MC3090 Diverse Artikel im Internet zur rollenden Inventur Dokumente von Zyxel zum verwendeten Access-Point (Funk) Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 3/

4 2 Online-Inventur-Funktionen Galileo Inventur-Kennzeichen zurücksetzen Am Jahresanfang müssen die Inventurflags (Artikel inventiert) wieder zurückgesetzt werden. Damit dies Funktion nicht zufällig ausgeführt wird ist sie mit einem Passwort gesichert. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 4/

5 Regal-Liste Die Regal-Liste ist ein Hilfsmittel, um die Übersicht bei der Online-Inventur zu behalten. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 5/

6 Liste nicht invertierter Titel Diese Liste gibt Ende Jahr eine Übersicht, welche Titel noch nicht inventiert worden sind. Diese Liste soll helfen Artikel, die vergessen worden sind zu identifizieren. Die Liste sollte möglichst kurz sein. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 6/

7 Inventurdatum für markierten Titel auf heute setzen Mit dieser Funktion kann bei Bedarf für einen Titel das Inventurflag/Inventurdatum gesetzt werden. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 7/

8 Checkbox Inventur-Flag bei WE und Bestand = 0 setzen Da diese Optimierung der Inventur noch in einem Praxistest nachgewiesen werden muss, lässt sich diese Option ein- oder ausschalten. Weitere Listen und Funktionen Bei Bedarf (Kundenwunsch) können noch weitere Listen und Funktionen, analog der normalen Inventur ergänzt werden. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 8/

9 3 Bedienung Symbol-Scanner Der für die rollende Inventur verwendete WLAN-Inventurscanner vom Hersteller Symbol ist ein robuster und ergonomischer Funkscanner, der in Handel und Industrie weltweit eingesetzt wird. Auf dem Gerät läuft das Betriebssystem Windows CE 5.x, welches mit einem Betriebssystem eines normalen Computers (z.b. XP) vergleichbar ist. Anstelle der Maus hat das Gerät einen Touch-Screen-Bildschirm, der aber wegen seiner Grösse normalerweise mit einem Stift bedient wird. Die Eingabe von Zahlen oder Buchstaben erfolgt über die Tastatur am Gerät, Am oberen Teil des Geräts ist ein leistungsfähiger Laserscanner integriert, mit dem man die Barcodes (EAN13/C128) der zu inventierenden Artikel scannen kann. Der Scanner wird mit den gelben Tasten am Gerät aktiviert. Achtung Der Symbol-Scanner sollte bei Nichtgebrauch in die Ladestation eingesetzt werden, da nach einer vollständigen Entladung die Einstellungen und Programme verschwunden sind, was eine Neukonfiguration (bei Comelivres) nötig macht. Ansicht Gerät und Gerät in Ladestation Scanner in Ladestation eingesteckt. Ein-/Ausschalten des Symbol-Scanners Der Scanner kann mit dem kleinen roten Knopf rechts unten am Gerät ein- /ausgeschalten werden. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 9/

10 Desktop (Oberfläche) Nach dem Einschalten des Geräts zeigt sich der Desktop des Symbol-Scanners etwas so wie in diesem Bild. Im unteren rechten Teil der Anzeige befindet sich der SysTray. In diesem Bereich wird angezeigt, ob die WLAN-Verbindung aufgebaut ist (muss grün sein), wie viel Batteriereserve (Batterie-Symbol) noch vorhanden ist und ob ScannWedge (Barcode-Symbol mit rotem Strich) eingeschalten ist. Anmerkung Status WLAN-Verbindung (hier zweites Symbol von links) Es kann sein, dass es nach dem Einschalten des Geräts einige Sekunden dauert bis die Anzeige von rot auf grün wechselt. Sollte das WLAN-Symbol auch nach einiger Zeit nicht auf grün wechseln, dann müsst man mit der Hotline von Comelivres Kontakt aufnehmen, oder im Kapitel Störungsbehebung nachschlagen. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 10/

11 Inventur-Applikation starten Mit dem Stift am Gerät oder mit dem Finger (mit kleinen Fingern sollte dies auch gehen) einen Doppelclick auf das Internet-Symbol ausführen die Inventurapplikation von Galileo wird gestartet. Die IE ist bereits so vorkonfiguriert, dass die Inventurseite als Startseite angezeigt wird. Als erstes meldet man sich am Inventurprogramm mit seinem Kürzel an. Dazu muss man die Eingabe auf Buchstaben umstellen. Dies erreicht man durch drücken der orangen Taste, die sich in der untersten Reihe der Tasten befindet, und mit ALPHA angeschrieben ist. Die Eingabe von Buchstaben erfolgt wie beim Handy/SMS. Ist die ALPHA-Taste gedrückt, dann erscheint ein Symbol ALP im SysTray. Löschen kann man Fehleingaben mit der Taste BKSP in zwei untersten Tasten-Reihe. Nach der Eingabe des Tastenkürzel wird dies mit der ENT-Taste bestätigt. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 11/

12 Eingabefenster Inventur Nun sollte der Eingabecursor im Feld Barcode/Titel-Nr. stehen. Mit den gelben Scanntasten (oder auch den beiden schwarzen Scanntasten link und rechts des Geräts) kann der Scannvorgang gestartet werden (roter Scannerstrahl erscheint). Wurde der Barcode korrekt eingelesen, dann erscheinen die Daten des gescannten Artikels in der Maske: Der Cursor steht nun im Feld Vorhandene Menge und die effektiv vorhandene Menge des Artikel wird eingegeben und mit der ENT-Taste bestätigt. Danach kann der nächste Artikel gescannt werden, usw. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 12/

13 3.1 Sonderfälle Artikel nicht gefunden Wir ein Artikel nicht in der Datenbank von Galileo gefunden, dann muss der Artikel herausgenommen und manuell in der Datenbank von Galileo erfasst werden. Danach kann der Artikel wieder inventiert werden oder er wird direkt in Galileo inventiert. Menge falsch eingegeben Wir die Menge falsch eingegeben, dann kann der Artikel einfach nochmals gescannt werden und die richtige Menge eingegeben und gespeichert werden. Achtung Die Mengen werden ohne Rückfrage geändert. Einzig die Mengeneingabe von Mengen grösser 99 sind nicht möglich und werden nicht akzeptiert. Beenden der rollenden Inventur Der Dialog wird durch clicken des Kreuzes beendet und das Gerät sollte danach in die Ladestation zurückgelegt werden. Dort kann die Anzeige mit dem roten Powerbutten rechts unten ausgeschalten werden. Das Gerät wird nun wieder geladen, was mit der blinkenden Lampe auf der Frontseite des Geräts angezeigt wird. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 13/

14 4 Konzept Inventur Galileo mit WLAN Scanner Neben der normalen Stichtaginventur mit den Offline-Scannern für Galileo mit Warenwirtschaft, wollen wir eine Online-Lösung mit einem WLAN-Scanner anbieten. Rechtliche Grundlagen Obligationenrecht OR Einmal pro Jahr muss das Lager physisch gezählt werden Konzept Inventur Galileo mit WLAN Scanner Grundlage OR: ein mal pro Jahr muss Lager physisch gezählt werden Was gilt als für das aktuelle Jahr als inventiert: Ersteinlagerung (inventiert für aktuelles Jahr, da Ware kontrolliert/gezählt) manuelle Inventur Titelstamm (Bestand korrigiert) Übersicht in Galileo, über die bereits inventierten Bereiche: Bereich Inv. Wer Wann Bemerkung Regal1 OK MER keine Inventur mit WLAN-Scanner / Offline-Scanner diese Titel müssen im aktuellen Jahr nicht mehr inventiert werden Alle Artikel im inventierten Bereich (Regal, Tisch, Schaufenster, usw.) gelten für das aktuelle Jahr als inventiert Ende Jahr: Liste was noch nicht inventiert ist nachinventieren Anfang neues Jahr: Inventurflag löschen Ziele: WLAN- Scanner Inventur über das ganze Jahr verteilen (wenn wenig am Lager, wenn wenig los im Geschäft. usw.) Inventur soll bei geöffnetem Geschäft erfolgen können Inventur soll bei Bedarf mehrfach für einen Bereich (Regal, Warengruppe, usw.) erfolgen können Ziele Inventur Galileo mit WLAN-Scanner Die Inventur sollte über das ganze Jahr verteilt werden. Ein grosse Stichtaginventur mit vielen Leuten, geschlossenem Geschäft und somit grossen Kosten sollte so vermieden werden können. Die Inventur sollte ohne Beeinträchtigung des Betriebs bei geöffnetem Geschäft erfolgen können Die Inventur sollte bei Bedarf mehrfach für einzelne Warengruppen, Regale, usw. erfolgen können Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 14/

15 Voraussetzungen Pro Buchhandlung muss mindestens ein WLAN-Scanner vorhanden und die nötige Infrastruktur (Access point) installiert sein. Da in der Online-Inventur die Bestände direkt verändert werden, sollte die Online-Inventur nur durch geschulte Mitarbeiter durchgeführt werden (keine Nachkontrolle durch Chef) Was gilt als für das aktuelle Jahr inventiert Folgende Fälle können unterschieden werden: Ersteinlagerung (Ware inventiert für das aktuell Jahr, da Ware am Wareneingang kontrolliert/gezählt wurde) Manuelle Inventur im Titelstamm (Bestand korrigiert) Inventur mit WLAN-Scanner / Offline-Scanner diese Titel müssen im aktuellen Jahr nicht mehr inventiert werden Benötige neue Funktionen in Galileo Folgende neuen Funktionen müssten in Galileo implementiert werden: Eine Liste, die Ende Jahr ausgedruckt werden kann und alle noch nicht für das aktuelle Jahr inventierten Artikel auflistet Ein Funktion, die es anfangs Jahr ermöglicht die Inventurflags zurückzusetzen Eine Tabelle, in der man die Regale, Tische, Schaufenster, usw. der Buchhandlung eintragen kann und das einem helfen soll die Übersicht über die inventierten Bereiche zu behalten Eine Übersichtsmöglichkeit mit den erfolgten Bestandeskorrekturen (gesamt, pro Mitarbeiter, pro Lagerbereich), dies zusätzlich zu denen Informationen in der Historie eine Artikels Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 15/

16 Ablauf Inventur mit WLAN-Scanner Man definiert die Bereich, die man inventieren möchte (Inventur- Übersichtstabelle) Man inventiert bei Gelegenheit oder mit System (täglich einen Bereich oder wöchentlich) eine definierten Bereich Gegen Ende des Jahres schaut man sich noch die Liste mit den noch nicht inventierten Artikeln an und inventiert diese noch Am Ende des Jahres druckt man dann die Inventurliste Am Anfang des neuen Jahres setzt man die Inventurflags zurück und das Ganz beginnt von vorne Anmerkung Wenn man Regal-/Bereichsweise inventiert, dann erwischt man die alten Artikel und teilweise auch die bereits als inventiert definierten Artikel (siehe oben was gilt als für das aktuelle Jahr inventiert), was aber nicht nachteilig ist. Vorteile WLAN-Scanner Die Bestände können bei geöffnetem Geschäft kontrolliert/korrigiert werden Artikel, die nicht im Titelstamm oder auf der CDROM gefunden werden können sofort identifiziert und entsprechend korrigiert werden (bei der Offline- Inventur erkennt man diese Titel erst beim Verarbeiten der Inventurdaten, dann findet man diese Titel aber nicht mehr) Ruhige Zeiten können spontan für die Inventur genutzt werden Keine zusätzlichen Arbeiten für den Soll/Ist-Vergleich nach der Inventur (Bestandesdifferenzen abklären/bestätigen) Kosten WLAN-Lösung im Vergleich zur Offlinelösung Investition Hard- und Software Hardware Online-Scanner und Accesspoint ca Einmalige Installation und Schulung ca Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 16/

17 Kosten Stichtaginventur in einer Buchhandlung Wenn man davon ausgeht, dass die Buchhandlung einen ganzen Tag geschlossen werden muss und 8 MitarbeiterInnen (CHF pro Stunde und MA) mit 6 Offline- Scannern (Miete Geräte mit Support CLA ca. 1'000) ca. 8 Stunden arbeiten, dann kommt man pro Stichtaginventur in die Grössenordung von CHF 2' Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 17/

18 5 Störungsbehebung 5.1 Symbol Scanner ScanWedge (erstes Symbol von links) Sollte das Symbol für ScanWedge nicht im SysTray vorhanden sein, dann muss diese Applikation via Pfad: MyDevice/Application/ScanWedge mit Doppelclick gestartet werden. Diese Hilfsapplikation ermöglicht es, dass die gelben Scanntasten aktiviert werden und somit gesannt werden kann. Starten und Konfiguration von ScanWedge Mit der Scollbar die Icons herunterscrollen, bis das Symbol für SCANW erscheint und dann Doppelclick auf das Icon Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 18/

19 Damit nach dem Scannen eines Barcodes automatisch ein Enter (Abschluss) ausgeführt wird, muss dies in ScanWedge entsprechend konfiguriert werden. In die Konfiguration kommt man mit click auf das Symbol im Systray und danach wählt man den Meüpunkt Config/Setup. Config/Setup Im ScanWedge-Setup aktiviert man den Punkt Send ENTER key after suffix, dann wir automatisch nach dem Scannen eines Barcodes die weitere Verarbeitung gestartet. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 19/

20 5.2 Test Inventur-Applikation im Browser Grundtest mit Browser Gibt man im Browser auf dem Rechner, auf dem der IIS installiert ist (normalerweise auf dem Server) die folgende URL ein dann sollte die Startmaske der Inventur auch auf dem Browser erscheinen: Nach der Eingabe mit Mitarbeiterkürzels scannt man einen Titel und sollte dann die Daten für den Titel erhalten. Sollte dies nicht passieren, oder eine Fehlermeldung angezeigt werden, so können die Punkte Störungsbehebung IIS-Probleme versucht werden. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 20/

21 5.3 IIS-Probleme Stop und Start IIS Wenn mal die rollende Inventur auch lokal nicht mehr funktioniert (z.b. nach dem scannen des Barcodes wird die Anzeige nicht mehr neu aufgebaut und der Fortschritsbalken bleibt stehen), dann sollte mal der IIS neu gestartet werden. Dies wird über: Nach einiger Zeit (sollte das) kommt dieses Bild: Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 21/

22 Vorgang/IIS erneut starten... anklicken dann kommt noch dieses Bild: wenn es danach nicht geht, dann Comelivres anrufen. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 22/

23 5.3.2 Temporäre IIS-Dateien löschen Dieser Tipp ist nur für Mitarbeiter von Comelivres gedacht ;-)) Ausgangslage Beim scannen im Barcodefeld stürzt das Programm ab, diverse Fehlermeldungen mit falschen Pfaden usw. werden ausgegeben. Nachdem ich alle Einstellungen kontrolliert hatte, habe ich mich zum löschen der.net-tempdateien entschieden. Beim ersten Starten einer ASP.NET-Applikation (z.b. unser Inventurprogramm) wird eine Art EXE vom Programm erstellt. Macht man nun eine Änderung (z.b. Pfade), so wird das nicht erkannt das EXE muss neu erstellt werden. Die wird automatisch gemacht, wenn man vorher die Temp- Dateien löscht. C:\winnt\microsoft.net\framework\v \temporary asp.net files\ Damit man diese Files löschen kann muss der IIS-Dienst gestoppt werden. Nach dem Stoppen von diesem Dienst konnte ich das Verzeichnis inventur löschen und danach ging auch die Inventur wieder. Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 23/

24 5.4 WLAN-Probleme Der Inventurscanner (Symbol WLAN-Scanner) ist über eine Funkstrecke mit dem IIS (Internet Information Server) auf dem Server-Rechner verbunden. Damit diese Funkstrecke aufgebaut werden kann, hat Comelivres einen Accesspoint installiert, mit dem der Inventurscanner nach dem einschalten Verbindung aufnimmt. Kommt diese Verbindung zu Stande, dann wird das Funksymbol im Systray des Geräts grün. Sollte es nicht grün werden, dann sollte der Accesspoint überprüft werden. Einfache Überprüfung des Accesspoints Der Access-Point von Zyxel sieht so aus und ist in der Buchhandlung meist erhöht installiert. Zum Access-Point führt ein Stromkabel/Netzgerät und ein Netzwerkkabel (RJ45). Funktioniert der Access-Point ordnungsgemäss, dann Leuchten die Leds PWR und ETHN sowie zweitweise die grosse blaue Leuchte oben am Gerät. Leuchtet keine der Leds, dann hat das Gerät keinen Strom und der Strom muss wieder eingeschalten/zugeführt werden. Leuchtet die Led ETHN nicht, dann hat das Gerät keine Ver- Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 24/

25 bindung zum Netzwerk das Netzwerkkabel muss überprüft werden. Ist alles soweit korrekt und es funktioniert nicht, dann sollte das Gerät einmal aus- und wieder eingeschalten werden. Weitere Tests (eventuell mit Comelivres) Ist soweit alles in Ordnung (Leds leuchten korrekt) aber die Anzeige im Sys-Tray des Symbol wird nicht grün, dann kann getestet werden, ob der Access-Point mit einem Ping angesprochen werden kann oder der Zugriff via http auf den Access-Point möglich ist. Die IP-Adresse des Access-Points sollte auf dem Gerät vermerkt sein. Sicherheit WLAN Die WLAN-Geräte wurden mit folgenden Sicherheiten konfiguriert: MAC-Filter Verschlüsselung 128Bit Wird ein Ersatzgerät oder ein weiteres Gerät via WLAN-Angeschlossen (sollte eigentlich nicht sein), dann müssten die entsprechenden Einstellungen in den Geräten vorgenommen werden. 5.5 Weitere Kontrollen/Prüfungen Konnte mit den oben beschriebenen Tests und Kontrollen die rollende Inventur nicht wieder in Betrieb genommen werden, dann muss mit Comelivres Kontakt aufgenommen werden. Checkliste Für Comelivres: Geräte defekt oder Konfiguration verloren (z.b. längerer Stromausfall, Blitzschlag) IIS auf dem Server falsch konfiguriert oder nach einem Update verändert Firewall auf dem Server aktiviert oder sonstige neue Sicherheitsfunktionen Konfiguration der Galileo-Datenbank verändert INI-File für den Lagerserver anpassen und Temp-Dateien löschen Funkverbindung durch andere Gerät gestört Neue Versionen von Galileo/COM-Server, usw. installiert Viele andere Möglichkeiten Galileo Konzept und Anleitung rollende Inventur.doc 25/