FACHARTIKEL. Interoperabilität zwischen SAP und Microsoft: Duet Enterprise integriert jetzt beide Software-Welten. Alegri International Group

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1 FACHARTIKEL Interoperabilität zwischen SAP und Microsoft: Duet Enterprise integriert jetzt beide Software-Welten Alegri International Group Aus alt mach neu? Wem klingt noch der verheißungsvolle Titel Mendocino im Ohr, der Name des gemeinsamen Projektes von SAP und Microsoft im Jahr 2005: das Universum der SAP Business Objekte sollte mit dem Windows-Kosmos in Microsoft Office enger verbunden werden, um den Zugriff auf Unternehmensanwendungen vom Desktop aus zu erleichtern. Das Produkt trug den Namen Duet, der Durchbruch blieb aus wohl aus mangelnder Flexibilität der Plattform. Laut Aussagen aus Unternehmenskreisen hat es aber eine kontinuierlich steigende Kundennachfrage für Integrations- und SOA-Technologien gegeben, so dass SAP und Microsoft die Zusammenarbeit weiterentwickelten, zum wurde Duet Enterprise for Microsoft SharePoint and SAP offiziell gelauncht. Beide Unternehmen betonen, dass es sich nicht um ein Release der Vorgängerversionen handelt, sondern um ein völlig überarbeitetes Produkt mit neuen Technologien. Und erste Reaktionen klingen begeistert: Auf der SAP TechEd im Oktober 2010 in Las Vegas waren die Sessions zu Duet Enterprise so gut besucht, dass Teilnehmer auf dem Boden sitzen mussten. Fachleute sprechen von einem Quantensprung. Neue Technologien echte Verbesserungen SAP-Software und Microsoft SharePoint wurden in den letzten Jahren intensiv weiterentwickelt und bieten nun einen Funktionsumfang, der jetzt auch das Zusammenspiel rund laufen lässt. So lassen sich auch Systeme auf älteren SAP Releaseständen über die SAP Gateway-Technologie sinnvoll ansprechen und ermöglichen externen Anwendungen einen einfacheren Zugriff auf SAP-Ressourcen bis zurück zu R/3 4.6c. Die S. 1 von 7

2 SharePoint-Verbindung geht jetzt nicht mehr zum Client, sondern ist webbasiert und integriert neben den Kollaborationsmöglichkeiten auch Web-2.0-Funktionalitäten wie Wikis und Blogs. Dadurch stehen die Geschäftsprozesse und die Interoperabilität beider Systemwelten im Mittelpunkt, statt Austausch von Datensätzen und peer-to-peer-integration. Jetzt sind zwei Software-Systeme (SharePoint Server und SAP) als eine Plattform mit einander verbunden, statt der Einbindung fixer Szenarien wie zuvor. Die Orchestrierung ist technisch ausgereift, die Stärken beider Systeme können genutzt und ineinander verschränkt werden. Der Vision der ersten Mendocino-Projektierung ist man nun deutlich näher gekommen. Sichere Rollen / Rechte aus SAP heraus mit Single Sign-on Heute erwartet der Anwender, dass er sich nicht mehr in unterschiedlichsten Applikationen anmelden muss. Seine Rollen und Berechtigungen sollen in den jeweiligen Systemen vorgehalten und synchronisiert werden, damit ein prozessorientiertes Arbeiten über Systemgrenzen hinweg möglich ist. Als Transfertechnologie möchte SAP Project Gateway Anwender außerhalb des SAP-Umfeldes erreichen, so dass sich SAP-Daten über Standard-Technologien beziehen lassen und dies wird in Duet Enterprise für SharePoint bereits produktiv genutzt. Es aggregiert die Daten aus unterschiedlichen SAP-Systemen und unterstützt die Themen Security, Authentifizierung, Autorisierung und Rollen, inklusive Single Sign-on. Durch den sog. Service Consumption Layer, einem Add-on zu NetWeaver 7.0 und SharePoint 2010, gehen die Informationen auch zurück an SAP. Damit sind die User-Rechte SAP-seitig aus dem SAP-Business Prozess gesteuert und werden an SharePoint weitergegeben womit die Übernahme der Informationen der Business Objekte aus SAP an SharePoint und die Verarbeitung dort in gewohnter Anwender-Umgebung unter Wahrung von Sicherheit und Compliance einfach realisierbar ist. SharePoint-seitig geschieht dies über den Einsatz der Active Directory Federation Services 2.0 (ADFS), die durch den Aufbau einer Vertrauensstellung zum SAP NetWeaver Server das Mapping der Active S. 2 von 7

3 Directory-Benutzer auf die SAP-User ermöglicht. Damit funktioniert das Single Sign-on ebenfalls für alle dahinter liegenden SAP-Systeme. Abbildung 1: Einfaches Sigle Sign-On durch Vertrauensstellung zwischen SharePoint Server und SAP NetWeaver Informationsgeber ist SAP, produktiver Verteiler ist SharePoint Der Mitarbeiter erhält die wesentlichen Daten eines vordefinierten Business-Prozesses via SharePoint verknüpft und kann dort oder in den Office-Anwendungen direkt sämtliche Arbeitsabläufe starten, angereichert mit Zusatzinformationen wie Angeboten, Kalkulationen, Verträgen, Analyse und Reporting, Teamdiskussionen, Kalender - ohne weitere Anmeldung und ohne Wechsel in SAP-Programme. Für jeden Vorgang lassen sich S. 3 von 7

4 Team-Arbeitsbereiche vom Mitarbeiter (nach Recht/Rolle) einrichten, so dass Projektkollegen ebenso wie Lieferanten und/oder Kunden im gleichen Portal arbeiten können. Hier sind die Zugriffsrechte via SharePoint- Rechtevergabe gesichert, aus den dahinterliegenden SAP-Daten ist nur sichtbar, was rollenseitig erlaubt ist. Umgekehrt kann der Benutzer aber ebenso aus dem Business-Objekt in SAP einen Vorgang starten und sich die Daten und Tasks in SharePoint repräsentieren lassen. Ein Beispiel: Bei der Angebotserstellung entsteht aus der Zusammenarbeit mehrerer Fachabteilungen und dem Vertrieb mit verschiedenen Entwurfsstufen, dazugehörender Diskussion, Mitbewerbsvergleich, Erinnerungen usw. ein Dokument, dessen Preiskalkulation den Zugriff auf SAP-Daten erfordert. Die kollaborationbasierten Vorgänge aus der gängigen MS-Office-Welt sind in SAP jedoch schwer abzubilden und so holt sich der Mitarbeiter integriert via SharePoint die strukturierten Business-Daten/Geschäftsobjekte der SAP-Systeme (Kundennummer, evtl. Metadaten, Preise, Budgets usw.) in die gemeinsame Kunden-Seite im SharePoint-Portal/Intranet. Die so befüllten Dokumente/Auswertungen/ Reports werden dann für Fristen, Kalkulation, Verträge, Freigabe, Unterzeichnung usw. weiter im SharePoint gesteuert. Die Anwendersicht: praxisnahe, flexible Ready-to-use-Szenarien Zugegebenermaßen waren die bisherigen Erfahrungen mit den ehemaligen Duet-Szenarien nicht besonders gut. Diese ließen sich nur unzureichend an den Kundenbedarf anpassen und waren zudem abhängig von bestimmten Systemversionen. Die neuen Szenarien bieten eine schnell und gut erweiterbare Basis für gängige unternehmensspezifische Abläufe, wie z.b. die Abbildung von Genehmigungsworkflows, die Bereitstellung von Reports direkt aus SAP in SharePoint, den durchgängigen Echtzeit-Zugriff (lesend und schreibend) auf SAP-Daten via SharePoint/MS Office, HR- Informationen aus SAP und das Einrichten personalisierter Seiten/Teamsites sowie die Offline-Fähigkeit durch SharePoint Eine unternehmensspezifische Weiterentwicklung kann mit den gängigen Tools, z.b. SharePoint Designer und Visual Studio, unter projektspezifischem Aufwand erfolgen. S. 4 von 7

5 Der Name ready-to-use ist natürlich typisch Microsoft und suggeriert lässige Einfachheit was aus Sicht des Anwenders nicht abwegig ist. Die Szenarien vereinfachen dem Mitarbeiter klassische Arbeitsschritte, z.b. die My Site mit Daten aus SAP HR automatisch aktualisiert anzureichern, Fachdiskussionen in Intranet-Wikis und Blogs bzw. die komfortable Suche/das unternehmensweite Wissensmanagement. Dies geht soweit, dass bei einem Projekt auf der Projektseite neben den Dokumenten u.a. auch der gesamte Informationsaustausch geführt werden kann, statt via - also in ein einem anderen System - Kommentare, Anweisungen und Abgleiche abzuwickeln. So wäre bestenfalls alle Kommunikation rund um ein Projekt auf dessen Projektseite zu finden: transparent und komplett, on- wie offline, sachorientiert, effizient und gut archivierbar. Die -Funktion würde dann nur noch den Prozess anstoßen, weil ein Task gesendet wird. Aber das setzt final ein Umdenken in der Arbeitsroutine der Anwender voraus. Kompletter Product Lifecycle durchgängig abbildbar Im Mittelpunkt der Duet Enterprise-Konzeption steht also die Interaktion der Benutzer, business- und projektbezogen, mit Primärdaten aus verschiedenen SAP-Systemen und -Generationen. So lässt sich auch der gesamte Lebenszyklus eines Produktes unterstützen, z.b. beim Dokumentenmanagement im regulierten Umfeld der Pharmaindustrie: auf Basis der SAP-Stammdaten (Produktnummer, Chargenkennung usw.) samt Dokumenten aus den verschiedensten Produktphasen (Produktentwicklung, -design, -beschreibung, Verträge usw.), Excel-Listen (Kalkulationen u.a.) und Team-Diskussion. Das sich über die Zeit ändernde Produkt macht es notwendig, dass auch Dokumente/Inhalte in einem kontrollierten Prozess angepasst werden müssen. Hier zeigt sich die Stärke der beiden Applikationen: SAP mit seinem ausgefeilten Änderungswesen und SharePoint, das den Teams ein Arbeiten an gebündelter Information ermöglicht. S. 5 von 7

6 Abbildung 2: Beispiel für ein integriertes Dokumenten Management mit SharePoint und SAP Interoperabilität gut umgesetzt Duet Enterprise bietet also eine Standard-Schnittstelle zwischen SAP und Microsoft, die durchgehende Prozesse in einer neuen Qualität ermöglicht. So kann man den SAP-Landschaften in SharePoint eine Kollaborationsplattform sowie ein Dokumenten Management System zur Verfügung stellen, was eine Vielzahl von Anwendungsbeispielen zulässt. Und hier kommt die Beratung durch Partner ins Spiel: Die wenigen Unternehmen, die das Produkt bereits in der Praxis einsetzen können, berichten, dass die Out-of-the-box-Funktionen gut sind, aber das Produkt durchaus kein Selbstläufer ist. Die Definition und Konzeption des Anwendungsdesigns benötigt Zeit, ebenso das Sich-vertraut-machen mit dem Entwicklungsansatz und den Tools aber nicht über das Maß gängiger Software-Projekte hinaus. Die dadurch erzielte Durchgängigkeit der Prozesse, Arbeitsvereinfachung, Zeiteinsparung und Fehlervermeidung sind überzeugend und werden sich längerfristig auch auf die Kosteneffizienz auswirken. S. 6 von 7

7 Über Alegri International Group Alegri International ist ein führendes IT-Beratungsunternehmen im Bereich aller Microsoft-Produkte. Durch diese Spezialisierung ist Alegri einer der wenigen Consulting-Partner von Microsoft, der das Zusammenspiel der Applikationen beherrscht: von der Strategischen Planung, Einführung u. Installation bis zum Betrieb der Umgebungen: SharePoint, Search, Dynamics CRM, Lync, Duet Enterprise, System Center, Cloud Services,.Net, etc. Alegri International beschäftigt rund 150 Mitarbeiter in den Hauptgeschäftsstellen München, Stuttgart, Frankfurt/M., Köln, London, Zürich und Wien. Ihr Ansprechpartner Alegri International Service GmbH Dr. Susanne Knabe Innsbrucker Ring 15 D München T.: +49 (0) F.: +49 (0) E: susanne.knabe@alegri.de S. 7 von 7