ACCESS Arbeiten mit. Datenbanken mit Tabellen Abfragen Formularen Berichten Makros Datenaustausch Projekten. Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm.

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1 Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers Arbeiten mit ACCESS 2003 Datenbanken mit Tabellen Abfragen Formularen Berichten Makros Datenaustausch Projekten Bestellnummer: ISBN:

2 2 Vorwort Vorwort Datenbanken gewinnen in Betrieben, Verwaltungen und Schulen eine immer größere Bedeutung. Daher wurde dieses Buch den Erfordernissen angepasst und gegenüber vorherigen Versionen vollkommen überarbeitet und neu aufgebaut. Das Arbeitsbuch zu ACCESS 2003 ermöglicht es, Datenbanken handlungsorientiert im Unterricht einzusetzen. Es werden alle Inhalte zum Bereich Datenbank abgedeckt, die in vielen Rahmenlehrplänen angegeben werden. Zunächst werden die grundlegenden Funktionen des Datenbankprogramms Access anhand von Beispielen erklärt. Dabei wird sehr viel Wert darauf gelegt, dass die Bearbeitungsschritte für die Benutzer nachvollziehbar sind. Es sind viele Bildschirmausdrucke in den Text übernommen worden, damit man die einzelnen Schritte zwischen Buch und Programm vergleichen kann. Intensiv werden auch die verschiedenen Möglichkeiten, Daten zwischen Programmen auszutauschen, dargestellt. Gerade diese Möglichkeiten zeichnen das Arbeiten unter der Benutzeroberfläche Windows besonders aus. Neben Tabellen und Abfragen werden Formulare und Berichte intensiv behandelt. Makros und die Erstellung von Webseiten runden die Darstellungen ab. Ergänzt werden die Darstellungen durch Übungen und Situationsaufgaben, die gelöst werden sollen. Die Nutzungsmöglichkeiten des Programms werden als Letztes dann noch einmal zusammengefasst. Auf der zum Buch erschienenen CD sind weitere 40 Seiten als pdf-datei abgelegt. Die Erstellung einer Datenbank mit einer Benutzeroberfläche und die Erstellung einer Datenbank mit einer Auftragsverarbeitung werden genauestens erklärt. So wird der Benutzer an umfangreichere Aufgabenstellungen herangeführt. Außerdem wird die Erstellung von Webseiten auf diesen Seiten dargestellt. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Verbesserungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgenden Adresse abrufen: Für die Arbeit mit dem Buch und den einzelnen Fällen wünsche ich Ihnen viel Spaß! Papenburg, März 2004 Werner Geers

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Theoretische Grundlagen einer relationalen Datenbank Funktionen einer Datenbank Tabellen Entity-Relationship-Modell (ERM) Normalisierung von Tabellen Ziel der Normalisierung Probleme der Datenerfassung (Nullte Normalform) Normalformen Arbeiten mit ACCESS Aufbau des Bildschirms Arbeitsablauf mit einer Datenbank Datenbankfenster Anlegen der Datenbank Betrieb Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten Vorbemerkungen Datenfelder und Felddatentypen Anlegen der Tabelle Lager Eingabe von Daten in eine Tabelle Übungen Bearbeiten der Datensätze/Datenfelder Löschen von Datensätzen Löschen aller Datensätze Löschen einer Tabelle Löschen aller Daten eines bestimmten Datenfelds Sortieren nach Datenfeldern Suchen und Ändern von Daten durch Ersetzen Bearbeiten der Tabellenstruktur Einfügen und Löschen von Datenfeldern Einfügen von Datenfeldern Löschen von Datenfeldern Ändern von Datenfeldname/Datenfeldtyp Ändern von Feldeigenschaften Vorarbeiten - Kopieren einer Tabelle Standardwerte Text-, Kombinations- und Listenfelder Gültigkeit und Gültigkeitsmeldungen Indizes in Tabellen Formatieren von Daten Aufbau weiterer Tabellen Formulare 1 Einfache Formulare Vorbemerkungen AutoFormulare Erstellung eines AutoFormulars über den Bereich Tabellen Erstellung eines AutoFormulars über den Bereich Formulare Formularerstellung mit dem Formular-Assistenten Eingabe von Daten mit Hilfe eines erstellten Formulars Löschen von Daten im Formular Suchen von Daten im Formular Ersetzen von Daten im Formular Filtern von Daten Vorbemerkungen Filtern (Auswählen) von Datensätzen in Tabellen Auswahlbasierter Filter Auswahlausschließender Filter Formularbasierter Filter in der Tabelle... 46

4 4 Inhaltsverzeichnis Formularbasierter Filter mit Oder-Verknüpfung in der Tabelle Formularbasierter Filter mit Und-Verknüpfung in der Tabelle Formularbasierter Filter mit Eingabe von Werten Filtern (Auswählen) von Datensätzen in Formularen Sortieren von Daten mit einem Spezialfilter Übungen Abfragen Vorbemerkungen Arten von Abfragen Auswahlabfrage Vorbemerkungen Syntax der Abfrage Ausdrücke Erstellen einer Abfrage Aufrufen von Abfragen Möglichkeiten der Auswahlabfrage Parameterabfrage Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage Kreuztabellenabfrage Aktualisierungsabfragen Vergleich zwischen Datenfeldern Berechnung von Differenzen Berechnungen in einem Datenfeld Berechnungen mit Hilfe mehrerer Datenfelder Berechnungen durch Abfragen ohne neue Datenfelder Summenbildung Berechnungen mit Hilfe des Ausdrucks-Generators Funktionen Vorbemerkungen Nutzung einer mathematischen Funktion mit Hilfe des Ausdrucksgenerators Texte und Textfunktionen Datumsfunktionen und Zeitberechnungen Finanzmathematische Funktionen Berechnungen unter Nutzung der Logik-Funktion Wenn Duplikatsuche SQL-Abfragen Übungen Beziehungen zwischen Tabellen Grundsätzliche Erklärungen :1-Beziehung zwischen zwei Tabellen Erstellen einer Beziehung zwischen den Tabellen Auswertung der Beziehung zwischen den Tabellen durch Abfragen Bearbeiten der Beziehung zwischen den Tabellen :N-Beziehung zwischen zwei Tabellen Erstellen einer Beziehung zwischen den Tabellen Auswertung der Beziehungen zwischen den Tabellen durch Abfragen M:N-Beziehung zwischen Tabellen Grundlegende Vorbemerkungen Aufbau einer dritten Tabelle Erstellen einer Beziehung zwischen den Tabellen Auswertung der Beziehungen zwischen den Tabellen durch Abfragen Inkonsistenzsuche Einfügen von Unterdatenblättern

5 Inhaltsverzeichnis Beziehungen mit referentieller Integrität Begriff Aufbau der referentiellen Integrität Auswirkungen der referentiellen Integrität - Eingabe von Daten Auswirkungen der referentiellen Integrität - Löschung von Daten Referentielle Integrität und Aktualisierungsweitergabe Referentielle Integrität und Löschweitergabe Gleichheits- und Inklusionsverknüpfung Gleichheitsverknüpfung Links-Inklusionsverknüpfung und Rechts-Inklusionsverknüpfung Verknüpfungen auf Grund einer Abfrage Übungen Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport von ACCESS in Word für Windows und EXCEL Datenaustausch durch Kopieren und Einfügen Datenexport Datenimport Serienbriefe Vorbemerkungen Erstellen von Serienbriefen mit ACCESS und Word für Windows Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen Einfügen von Bedingungsfeldern Ausgabe eines alternativen Textes Übungen Makros Vorbemerkungen Makro zur Datenausgabe Vorbemerkungen Erstellen von Abfragen als Grundlage für die Arbeit mit einem Makro Erstellen des Makros Ausführen des Makros Erstellen von Makros mit Bedingungen Vorbemerkungen Einfache Bedingung Mehrere Bedingungen Beispiel Mehrere Bedingungen Beispiel Mehrere Bedingungen Beispiel Formulare 2 Möglichkeiten der Formulargestaltung Vorbemerkungen Bearbeitungsmöglichkeiten eines Formulars Vorbemerkungen Ansichten Formatierung eines Formulars Bearbeiten der Objekte eines Formulars Bearbeitung eines bereits erstellten Formulars Schaltflächen der Symbolleiste Toolbox Formulare mit einem Listenfeld Formulare mit Kombinationsfeldern Formular mit Bezeichnungsfeld und Bild Formular mit Textfeld (Berechnungen) Formular mit Befehlsschaltflächen

6 6 Inhaltsverzeichnis Formulare mit Optionsgruppen Formulare mit Optionsschaltflächen, Kontrollkästchen usw Formulare mit Registerkarte und Unterformular Formulare mit einem Unterformular Nutzung von Beziehungen Berichte Vorbemerkungen Erstellen von einfachen Berichten Berichte mit Berechnungen Berichte mit Daten aus verschiedenen Tabellen Berichte mit Gruppierungsebenen Weiterverarbeitung von Berichten mit Word Nutzung des Etiketten-Assistenten Erstellung eines AutoBerichts Übungen Tabellen mit Memofeldern und Grafiken Vorbemerkungen Erstellen einer Tabellenstruktur Dateneingabe über ein Formular Anzeige von Objekten in einem Bericht Vorbemerkungen Berichtserstellung über das erstellte Formular Berichtserstellung über die erstellte Tabelle Hyperlinks Projekte: Datenbanken in der betrieblichen Praxis Vorbemerkungen Datenbank mit Benutzeroberfläche, Formularen, Berichten usw Datenbank mit einer Auftragsbearbeitung Optionen für die Arbeit mit dem Programm Access Unterrichtsmodelle Allgemeine Vorbemerkungen Kunden Personal Vertreter Allgemeine Erklärungen Felddatentypen, Feldeigenschaften usw. eines Zahlenfeldes Felddatentypen Feldeigenschaften Feldgröße eines Zahlenfeldes Funktionen Ausdrücke Vorbemerkungen Operatoren in Ausdrücken Gültigkeitsausdrücke Ausdrücke in berechneten Feldern Standardwerte Dialogfelder und Elemente der Dialogfenster Stichwortverzeichnis