Haushaltsmanagement in einer Flächenorganisation

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1 Haushaltsmanagement in einer Flächenorganisation Workshop Finanzen - Magdeburg Ein Praxisbericht aus dem Freistaat Thüringen Referent René Geißdorf Thüringer Finanzministerium (TFM)

2 Agenda Teilprojekt HAMASYS Haushaltsplanaufstellungsverfahren 2. Berichtswesen im Projekt HAMASYS 2

3 Projekt Haushaltsplanaufstellung -HPA- Ausgangslage Das 2. Teilprojekt HAMASYS hat in 2008 mit einer vierwöchigen Teststellung begonnen. Definition umfangreicher zusätzlicher Anforderungen durch das Finanzministerium. Mit dem Kabinettbeschluss vom August 2009 wurde das 2. Teilprojekt HPA begonnen. Die Projektplanung sieht 4 Vollzeit Sachbearbeiter und einen Projektleiter vor. Derzeit besteht das Projekt aus 3 Sachbearbeitern (davon 2 nur teilweise) und einem Referatsleiter als Projektleiter und manager. Nutzung umfangreicher personelle Ressourcen des Kompetenzzentrum 3

4 Projekt Haushaltsplanaufstellung -HPA- Status Quo Abnahme der fachlichen Feinkonzepte wurde abgeschlossen. Funktionen Besondere Bedeutung wurde hier insbesondere auf die Konzepte im Bereich Auswertung und Druckmanagement gelegt. - Einsatz eines Fremdproduktes für wesentliche Bestandteile des Drucks - komplexe Druckaufbereitung - Einbindung des MACH Reportgenerators und Jobrunners - Web Frontend für die Dienststellen zur Generierung von Druckvorlagen 4

5 Aufbereitung und Verteilung des Druckprozesses 5

6 Web Frontend für die Erstellung von Druckvorlagen 6

7 Projekt Haushaltsplanaufstellung -HPA- Status Quo Daneben wurden Einführungs-, Schulungs-, Konfigurations- und Organisations- und Migrationskonzept erstellt. Das Rollen- und Berechtigungskonzept des Gesamtprojektes HAMASYS wurde fortgeschrieben und umfangreich getestet. Integration neuer Berechtigungsstrukturen 7

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9 Projekt Haushaltsplanaufstellung -HPA- Status Quo Mit dem Thüringer Innenministerium, dem Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Technologie und Arbeit, der Allgemeinen Finanzverwaltung und den Staatlichen Hochbaumaßnahmen konnten ausgewählte Bereiche als Piloten gewonnen werden. Besondere Bedeutung hat die Umsetzung von Anforderungen mittels MACH BI, da hier besondere Hard- und Softwarevoraussetzungen vorausgesetzt werden. Gleichzeitige Einführung der Bewirtschaftung der Verpflichtungsermächtigungen. Hierzu wurden insbesondere Anforderungen für den Bewirtschaftungsbereich umgesetzt. 9

10 Projekt Haushaltsplanaufstellung -HPA- Status Quo Im Zwei-Wochen-Rhythmus Berater vor Ort für Konzeptbesprechungen, Unterstützung beim Aufbau Modellmandant und beim Abnahmeverfahren Im Zwei-Monats-Rhythmus Projektstatusgespräche zwischen MACH Projektleiter und TFM Projektleiter Aufbau und Abnahme des Modellmandanten ist weitestgehend abgeschlossen Zum hat das Abnahmeverfahren für die Version 1.68 begonnen 10

11 Projekt Haushaltsplanaufstellung -HPA- Nächsten Schritte: Abnahme Version 1.68 Abnahme der Druckerzeugnisse ab August 2011 Beginn Pilotierung im August/September 2011 (administrativ) 2012 Beginn Pilotbetrieb Dienststellen 11

12 Berichtswesen im Projekt HAMASYS In Thüringen wird für die Endanwender fast ausschließlich MACHWeb eingesetzt Dies bedingt, dass Reporte über MACH c/s nicht direkt zur Verfügung gestellt werden können. Reporte werden daher zwar über MACH c/s erstellt, jedoch fast ausschließlich über den Jobrunner c/s in Vorgängen und Organisationspostkörben (Informationsmanager MACHWeb) zur Verfügung gestellt. Dazu sind derzeit 254 Organisationspostkörbe und 490 Vorgänge eingerichtet. Hauptanteil haben hier die täglich Zahlungsanzeigen und die monatlichen Rechnungslegungslisten 12

13 Organisationspostkörbe der Dienststellen Vorgänge für die erzeugten Dokumente 13

14 Berichtswesen im Projekt HAMASYS Derzeit sind 420 tägliche und wöchentliche und 320 monatliche automatisierte Reporte eingerichtet Mit den umfangreichen Änderungen im Bereich Reportgenerator ab der Version 1.66 und Jobrunner cmd kann die Anzahl der notwendigen täglichen Reporte um den Faktor 5 verringert werden Aufgrund der derzeit verwendeten Workarounds sind im System derzeit ca Dokumente abgelegt Die verbleibenden ca. 110 nicht automatisierten Reporte werden bis auf wenige Ausnahmen nur dem KTZ und der LHK zur Verfügung gestellt Den weitaus größten Anteil bei der Entwicklung und Betreuung haben hier die Reporte im Rahmen des Monatsabschlusses und Export in das Altverfahren 14

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16 Berichtswesen im Projekt HAMASYS Für Reporte der Bereiche Rechnungslegung und Monatsabschluss mussten besondere Datenbanktechnologien eingesetzt werden, um die Generierung in einem vertretbaren Zeitrahmen zu gewährleisten. Hierbei konnte die Ausführungszeit der Einzelrechnungslegungslisten im Jahr 2007 für 170 Dienststellen von 29 Stunden auf nunmehr 45 Minuten bei 242 Dienststellen verringert werden Die MACHWeb Standardauswertungen und der Officeexport erfüllen nur teilweise die Anforderungen der Bewirtschaftung. Dies ist vor allem auch durch die aufwendige Einrichtung von Vorlagen bedingt. 16

17 Berichtswesen im Projekt HAMASYS Seit Beginn des Projektes stehen Thüringen für den Bereich Schnittstellen/Berichtswesen fortwährend gesonderte Berater zur Verfügung. Mit diesen werden neben aktuellen Anforderungen insbesondere auch aktuelle Supportthemen bearbeitet. Im Rahmen der Projektarbeit hat sich vor allem herausgestellt, dass der Bereich Reporting/Berichtswesen ein umfangreiches Kunden Know How erfordert. 17

18 Berichtswesen im Projekt HAMASYS Im November/Dezember 2010 wurde eine umfangreiche Teststellung für das Modul MACH BI vorgenommen. Dabei konnte festgestellt werden, dass mit MACH BI die geforderten fachlichen und systemtechnischen Anforderungen erfüllt werden können. Hierzu zählen Outsourcing des Berichtswesens zu den Dienststellen Ablösung des Altverfahrens für den Bereich monatliche Auswertungen Steigerung der Performance bei Ad-hoc Berichten Gleichzeitige Darstellung mehrere Kostenrechnungssichten Abbildung aktueller Berichtsanforderungen Ferner ist MACH BI unabdingbare Voraussetzung für das HPA 18

19 Fragen! 19

20 Kontaktdaten René Geißdorf Thüringer Finanzministerium Referat: Kassen- und Rechnungswesen, Automationsangelegenheiten des Landeshaushalts Postfach Erfurt TEL. (0361) FAX (0361) Mail: 20