Evaluation von Dokumenten Management Systemen.

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1 Evaluation von n Management Systemen. Potenziale und Grenzen der Verwaltung von n. Tatjana Götz University of Paderborn Business Computing 2 Information Management & Office Systems Faculty of Business Administration, Business Computing & Economics Prof. Dr. Ludwig Nastansky Warburger Str. 100, D Paderborn Tel.:

2 Agenda n-management-systeme Optimal Systems

3 (1/2) Information als Wettbewerbsfaktor. richtige Information, am richtigen Ort, zum richtigen Zeitpunkt. sind Informationsträger in einem Unternehmen. Die Menge an n und, die ein Unternehmen verwalten muss, um seinen wirtschaftliche, organisatorische und rechtlichen Aufgaben zu erfüllen steigen stetig. (Zoeller, 2005)

4 (2/2) Unstrukturierte Informationsquellen stellen bis zu 80% der Unternehmeninformationen dar 15% 3% 2% 45% 35% Archives Web Pages and Attachments Office Files PDFs, etc. Quelle:

5 Agenda n-mamagement-systeme

6 Was sind eigentlich? beweisende Urkunde elektronische Synonym für Textdateien (.doc) Ergebnis einer Dokumentation sind wichtige Informationsträger in Unternehmen

7 n Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Langzeitarchivierung oder Löschung der Starke Kopplung an die Geschäftsprozesse nlebenszyklus Quelle: Kampfmeyer, 2001

8 nklassifikation neigenschaften physikalischen formalen inhaltlichen klassifizieren. Quelle: Götzer et al.,2004

9 Agenda n-management-systeme spezielle Anforderungen an Ausblick

10 n-management-systeme: Unterstützung von allen Prozesse die zu Verwaltung von n dienen. Entwicklungsstufen von n-management-systemen. Quelle: WISU, 2003.

11 Funktionen (1/2) Erfassung Scannen Aus den Office Anwendungen Indizierung Manuell Automatisiert Speicherung Kurz-mittelfristig Langzeitarchivierung

12 Funktionen (2/2) Bestandsverwaltung Check-In/ Check-Out Versionsverwaltung Vorgangssteuerung Retrieval (Suche) Suche über Indexwerte Suche über die Ablagestruktur Volltextsuche Data Mining Ausgabe Visualisierung Weiterleitung als oder Fax Ausdrucken auf Papier

13 Agenda Ausblick

14 Strukturierte ninhalt ist nach einem Muster aufgebaut Strukturierte und automatisiertes Indizieren Suche über Indexwerte und Ablagestruktur gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfristen starke Bindung an die Geschäftsprozesse

15 Unstrukturierte Große Dateien mit Fließtext Grafiken Hypertext Objekte Tabellen Usw. Strukturierte und Office Anwendungen Teamarbeit undefinierte Vorgangssteuerung häufige Zugriffe Aussagekräftige Indizierung schwierig Ergebnis der Suche ist unbekannt

16 Spezielle Anforderungen an Eigenschaft Anforderung am Office Anwendungen Integration in die Standardanwendungen Strukturierte und häufige Zugriffe Indizierung Suche Teamarbeit Vorgangssteuerung Speichermedien mit kurzen Zugriffszeiten Versionskontrolle Historie der Zugriffe Eine Kombination von manuellen und automatisierten Indizierungsverfahren Volltextsuche Data Mining Navigation in den Suchergebnissen Groupware Software Differenzierter Zugriffskonzept Ad-Hoc Workflow

17 Suchvarianten Data Mining inhaltsbezogener Zugriff auf. entdecken von unbekanntem, aber potenziell nützlichem Wissen Verfahren Klassifikation Segmentierung Abstracting Strukturierte und Suchvarianten und geeignete Applikationen Quelle: Angerhausen et al.,2002

18 Agenda n-management-systeme Ausblick

19 Das richtige Unüberschaubarer Markt große Anzahl von Anbietern Vielzahl von verwirrenden Begriffen: Elektronische Archivierung ECM (Enterprise Content Management) DRT (Document Related Techologies) Record Management Wissensmanagement ILM (Information Lifecycle Management) Heterogene Einsatzfelder im Unternehmen Bearbeitung von Eingangspost Verbesserung der Informationsflüsse Unterstützung der Projektarbeit.

20 Orientierungshilfen Fachliteratur Bücher Fachzeitschriften Internetportale Marktstudien Fachmessen VOI (Verband Organisations- und Informationsmanagementsysteme e.v.) BARC (Bisness Application Research Centers) AIIM (Association for Information and Image management International) CeBIT Expo Workshops und Seminare Hersteller Unabhängige Referenten

21 Ausgewählte Produkte gute Ergebnisse in der BARC-Studie CeBIT OS:DRT gute Darstellung auf dem ECM Kongress

22 Positionierung durch den Anbieter: Anbieter von innovativen Lösungen für digitale Geschäftsprozessoptimierung auf Basis des integralen Archiv-, n- und Workflow-Management System d.3 Berechtigungskonzept anhand von Rollen und Klassen. bidirektionale Integration direkter Import der Daten aus Word in und umgekehrt. Versionsverwaltung und Historie zu n Indizierung mit Schlagworten oder optional mit Volltextindizierung. Indexdaten werden in Relationalen DB gespeichert, die Datenobjekte können auf Festplatten gespeichert werden.

23 Recherche erfolg nach Indexbegriffen, narten, Textpassagen oder mit n-id Keine inhaltsbezogene Suche implementiert Groupware Integration über Schnittstellen zu Lotus Notes und Microsoft Outlook Standardmäßig Funktionen für den Ad-hoc-Worflow In der BARC Studie wurden insbesondere die Übersichtlichkeit, Bedienung und Leistungsfähigkeit hervorgehoben.

24 Web-client Quelle:

25 OS:DRT Positionierung durch den Anbieter: Integriertes Management und Archivierung aller Informationsarten, einheitliche Steuerung der Informationszugriffe unabhängig von Quelle und Nutzung besteht aus drei aufeinander aufbauenden Stufen OS:DRT-Basic: digitales Archiv OS:DRT- Silver: n Management OS:DRT-Gold: Workflow Recherche über eine eigene Maske für jeden Objekttyp, sortieren in Trefferlisten, Volltextsuche. Gezielte Rechtevergabe auf mehreren Ebenen bis auf die bene und Datenfelder

26 OS:DRT Versionskontrolle und Historie Check-In/ Chek-Out Integration in die MS Office, Menüpunkte direkt in der Anwendungsoberfläche Integration in MS Outlook: Archivierung von s, archivierte Mails können aus dem Archiv beantworten und weitergeleitet werden Workflow- Admin und Client Starten von Workflows bei Daten- und nimport

27 OS:DRT OS:DRT Client Quelle:

28 wie auch OS:DRT erfühlen zu großen Teilen die Anforderungen die an ein gestellt wurden keiner erfüllt diese Anforderungen 100% Die Schwächen können durch Einsatz von Produkten anderer Anbieter z.b. im Bereich Retrieval (Suche) und Groupware minimiert werden.

29 Eine vollständige Automatisierung im Bereich Indizierung kann mit heutigen Methoden noch nicht erreicht werden Eine Verbesserung der Informationsverteilung mit dem Einsatz von n-management-systeme sollten als Bestandteile von ganzheitlichen Unternehmensansätzen wie Wissensmanagement oder ECM eingesetzt werden.

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen???