Personalisierte Datenanalyse mit PBS SE16/SA38_PERSONAL

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1 Personalisierte Datenanalyse mit PBS SE16/SA38_PERSONAL

2 Inhaltsangabe Einführung... 3 Anforderungen an eine Datenanalyse... 3 aus Sicht eines Anwenders bzw. Prüfers Tabellenanalyse mit SAP SE Personalisierte Tabellenanalysemit PBS SE16_PERSONAL... 4 PBS SE16_PERSONAL und Nearline Analytic Infrastructure (PBS NAI)... 7 Programmausführung mit SAP SA Personalisierte Programmausführung mit PBS SA38_PERSONAL... 8 Eigenschaften und Vorteile von PBS SE16/SA38_PERSONAL gegenüber dem SAP Standard Unterstützte SAP-Systeme, PBS-Lizenzierung

3 Einführung Gesetzliche Anforderungen und insbesondere die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung sind für den Betrieb von operativen SAP-Systemen von wesentlicher Bedeutung. Ihre Einhaltung wird mit Hilfe von internen und externen Prüfungen sichergestellt, bei denen Geschäftsvorfälle analysiert und bewertet werden. Untersuchungsgegenstände solcher Datenanalysen sind beispielsweise Customizing-Einstellungen, Tabelleninhalte, kundenspezifischen Erweiterungen (Z-Tabellen) und kundenspezifische Programme (Z-Reports). Im Rahmen einer Datenanalyse werden Tabellen betrachtet und auf Tabelleninhalte zugegriffen. Da die hierfür verwendeten SAP-Standardtransaktionen für den Endanwender oder den internen bzw. externen Prüfer nur sehr eingeschränkt geeignet sind, bietet PBS Software mit SE16_PERSONAL ein bewährtes Werkzeug für die personalisierte, tabellenbezogene Datenanalyse an. Da Geschäftsvorfälle in einem SAP-System über Transaktionen ausgeführt werden, die einen direkten Bezug zu ABAP-Programmen besitzen, muss eine detaillierte Datenanalyse auch die Kenntnis über ABAP-Programme und ihre Ausführung umfassen. Da die hierfür verwendete SAP-Standardtrans aktion SA38 für den Endanwender oder den internen bzw. externen Prüfer ebenfalls eingeschränkt geeignet ist, bietet PBS mit der SA38_PERSONAL ein neues Werkzeug für eine personalisierte, programmbezogene Datenanalyse an. Das Produkt PBS SE16/SA38_PERSONAL, welches die Werkzeuge SE16_PERSONAL und SA38_PERSONAL zusammenfasst, ermöglicht dem Endanwender bzw. dem Prüfer, eine umfassende personalisierte Datenanalyse durchzuführen, die sowohl Tabellen als auch Programme umfasst. Anforderungen an eine Datenanalyse aus Sicht eines Anwenders bzw. Prüfers Datenanalysen finden sowohl als wesentlicher Bestandteil des operativen Tagesgeschäfts als auch im Rahmen von Abschlussarbeiten, internen und externen Prüfungen statt. Zur Durchführung der Datenanalysen bedarf es spezieller Endbenutzertransaktionen, die folgende Eigenschaften aufweisen: Anwender bzw. Prüfer erhalten Zugang zu genau den Informationen, die sie für die Bewältigung ihrer Tätigkeit benötigen. Der Zugriff auf Tabelleninhalte wird über Berechtigungsprüfungen kontrolliert. Die Sicht auf Tabelleninhalte kann an die Aufgaben eines Prüfers bzw. Anwenders angepasst werden. Ein Zugriff auf ABAP-Programme kann aufgaben- und benutzerspezifisch erfolgen. Das Berichtswesen kann für Prüfer bzw. Anwender so eingerichtet werden, dass die Ausführung von ABAP-Programmen sowohl auf einzelne Varianten als auch auf eine Verarbeitungsart (zum Beispiel nur im Hintergrund) eingeschränkt wird. Auf Tabelleninhalte soll ausschließlich lesend zugegriffen werden. 3

4 Tabellenanalyse mit SAP SE16 Die Verwendung der SAP-Standardtransaktionen SE16 (SE16N, SE17), die eine flexible und generische Darstellung von Tabelleninhalten erlauben, wird in den meisten SAP-Systemen sehr restriktiv gehandhabt. Diese Transaktionen stellen keine klassischen Endbenutzertransaktionen dar und führen keine ausreichenden Berechtigungsprüfungen beim Zugriff auf Konfiguration- und Anwendungsdaten durch. Eine Vorkonfiguration von Selektionsfeldern oder Sichten für Endbenutzer oder Prüfer ist im SAP-Standard nicht möglich. Eine Bereitstellung in produktiven Umgebungen würde darüber hinaus das unkontrollierte Ändern von Tabellen wie beispielsweise T004 (Kontenpläne), T007A (Steuerschlüssel) oder T030 (Fixkontentabelle) ermöglichen. Demzufolge erfüllen die SAP-Standardtransaktionen nicht die Anforderungen an eine tabellenbezogene Datenanalyse, wie sie von Seiten der Anwender und Prüfer gestellt werden. Personalisierte Tabellenanalyse mit PBS SE16_PERSONAL Abbildung 1 Benutzermenü von PBS SE16_ PERSONAL Mit dem Werkzeug PBS SE16_PER- SONAL können Sie einem Anwender entsprechend seiner organisatorischen Zugehörigkeit einer Benutzergruppe zuordnen. Mitglieder einer Benutzergruppe erhalten automatisch Zugriff auf die Geschäftsdaten ihrer entsprechenden Organisationseinheit. Über Berechtigungen, die sie aufgrund ihrer Aufgabe besitzen, werden ihnen nur die relevanten Daten angezeigt. Über die Steuerung der Ausgabefelder lassen sich die individuell benötigten Informationen einer benutzerspezifischen Sicht zuordnen. Das Menü von PBS SE16_PERSONAL unterscheidet in Administration und Anwendung, siehe Abbildung 1. Die Vorkonfiguration der Abgrenzungen und der Anwendersicht bei der Tabellenauswertung ist einem Administrator vorbehalten. Nach erfolgter Vorkonfiguration können Anwender Tabellenauswertungen aufgabenspezifisch durchführen. 4

5 Bevor ein Anwender eine Tabelle mit Hilfe von SE16_PERSONAL auswerten kann, muss der Administrator die Tabelle vorkonfiguriert haben. Hierbei legt er eine oder mehrere Sichten fest. Über seinen Arbeitsvorrat, den Customizing Pool, kann der Endanwender dann die ihm verfügbaren Tabellen benutzerspezifisch auswerten, siehe Abbildung 2. Administrator Endanwender SAP- Datenbank Layoutdefinition: Tabellenumfang Wertemengen Berechtigungen Selektionsfelder Ausgabefelder SE16_PERSONAL Benutzerspezifischer Customizing Pool Benutzerstamm Zuordnung Layout Benutzer Stammdaten Bewegungsdaten Customizingdaten Kundentabellen / Tabellenviews Abbildung 2 Auswertung von Tabellen mit Hilfe von Layouts Nehmen wir zum Beispiel einen internen Prüfer, der einem bestimmten Buchungskreis zugeordnet ist und die Aufgabe hat, die Umsatzsteuer zu prüfen. Da seine Tätigkeit auf einen Geschäftsbereich begrenzt ist, bezieht sich seine Berechtigung lediglich auf diesen Geschäftsbereich. Zur Bewältigung seiner Aufgabe sind für ihn nur die Kennzahlen Umsatzerlöse und Steuerbetrag in Hauswährung von Bedeutung. Abbildung 3 zeigt die Konfiguration der Variante PBSDEMO durch den Administrator ADMIN. Dabei wurden für Anzeige und Selektion der Felder folgende Einstellungen vorgenommen: Der Buchungskreis ist vorgegeben und nicht selektierbar. Das Hauptbuchkonto, das Geschäftsjahr und die Periode sind selektierbar, wobei für das Hauptbuchkonto ein Wert vorbelegt ist. Für folgende Felder ist nur eine Anzeige vorgesehen: Währung, Belegart, Geschäftsbereich, Steuerkennzeichen, Betrag Hauswährung und Betrag Steuer. Für den Geschäftsbereich ist eine Berechtigungsprüfung vorgesehen, wobei gegen das Berechtigungsobjekt F_BKPF_GSB mit dem Berechtigungsfeld GSBER geprüft wird. 5

6 Abbildung 3 Konfiguration der Variante PBSDEMO für die Tabelle BSIS durch den Administrator ADMIN Zunächst wählt der Administrator die Selektions- und Anzeigefelder aus. Die Selektionsfelder können hierbei mit Vorschlagswerten versehen werden. Der Administrator legt für jeden Vorschlagswert fest, ob der Anwender die Vorschlagswerte bei der Tabellenauswertung ändern darf (freie Abgrenzung) oder diese unveränderbar vorgegeben sind (fixe Abgrenzung). Insbesondere in Prüfungssituationen kann somit der verfügbare Datenbestand auf den Prüfungsbereich beschränkt werden. In ähnlicher Art und Weise kann auch das Ausgabelayout der verwendeten Tabellen konfiguriert werden. Zum Beispiel können Felder mit sensiblen Informationen für den Anwender gesperrt werden. Für jede Tabelle lassen sich unterschiedliche Sichten konfigurieren und als eigene Varianten speichern. So ist es zum Beispiel möglich, Tabelleninhalte nach Geschäftsbereichen zu teilen und anschließend einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zuzuordnen. Zusätzlich kann voreingestellt werden, ob die selektierten Daten heruntergeladen werden. Abbildung 4 zeigt die Sicht des Anwenders Muster auf Tabelle BSIS. Für ihn ist der Buchungskreis fest vorgegeben, nur zu Hauptbuchkonto, Geschäftsjahr und Periode kann er Eingaben machen. Diese Felder wurden als Selektionsfelder definiert. 6

7 Insgesamt stehen ihm, wie von dem Administrator vorgesehen, zehn Felder als Ausgabefelder zur Verfügung. Abbildung 4 Start von SE16_ PERSONAL mit Variante PBSDEMO für den Benutzer MUSTER Das Ausführen mit F8 liefert eine Liste, die Umsatz und Umsatzsteuer in Hauswährung aufweist, siehe Abbildung 5. Der Anwender sieht nur die für ihn vorgesehenen Felder. Die Auswertung von Datenbank-Views ist ebenfalls möglich. Abbildung 5 Ausgabe von SE16_PERSONAL PBS SE16_PERSONAL und Nearline Analytic Infrastructure (PBS NAI) PBS SE16_PERSONAL kann ebenfalls zur Datenanalyse von Tabellen und Datenbank-Views verwendet werden, die mit Hilfe von PBS NAI auf einer Nearline-Datenbank gespeichert sind. Nähere Informationen finden Sie in unserem Whitepaper zur Nearline Analytic Infrastructure. 7

8 Programmausführung mit SAP SA38 Im Rahmen einer Datenanalyse kann die Ausführung von ABAP-Programmen sehr hilfreich sein, da ABAP- Programme über ihre Verarbeitungslogik direkt mit den Transaktionen zur Ausführung von Geschäftsprozessen verknüpft sind. So können beispielsweise kundenindividuelle Programme dazu beitragen, steuerliche Sachverhalte transparent zu machen. Die Verwendung der SAP-Standardtransaktion SA38, die eine Suche nach und die Ausführung von ABAP- Programmen erlaubt, wird in den meisten SAP-Systemen Anwendern und Prüfern nur ungern erlaubt, da sie keinen ausreichenden Schutz beim Zugriff und bei der Ausführung von Programmen bietet. So ist es beispielsweise nicht möglich, die Ausführung von Programmen auf einzelne Varianten oder auf eine Ausführung im Hintergrund zu begrenzen. Demzufolge erfüllt die SAP-Standardtransaktion nicht die Anforderungen an eine programmbezogene Datenanalyse, wie sie von Seiten der Anwender und Prüfer gestellt werden. Personalisierte Programmausführung mit PBS SA38_PERSONAL PBS bietet mit dem neuen Werkzeug SA38_PERSONAL die Möglichkeit, den Zugriff und die Ausführung von Programmen einzuschränken. Erst wenn einem Anwender ein Report zugeordnet wird, kann er darauf zugreifen und diesen ausführen, siehe Abbildung 6. Benutzer SAP Reporting Library Zuordnung Zuordnung Mapping Abbildung 6 Zuordnung von Reports und Benutzern mit SA38_PERSONAL Mit dem Werkzeug PBS SA38_PER- SONAL können Anwender entsprechend ihrer organisatorischen Zugehörigkeit einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Damit erhält jeder Anwender automatisch nur Zugriff auf die Programme, die er zur Ausübung seiner Tätigkeit benötigt. Bei der Ausführung von Programmen kann einem Anwender etwa nur die Ausführung bestimmter Varianten gestattet werden. 8

9 Das Menü von PBS SA38_PERSONAL ist funktional geteilt in Administration und Anwendung, siehe Abbildung 7. Abbildung 7 Benutzermenü von PBS SA38_PERSONAL Bevor ein Benutzer mit Hilfe von SA38_PERSONAL auf ein Programm zugreifen darf, muss der Administrator zunächst eine Reporting-Gruppe erstellen und dieser die benötigten Programme zuweisen. Dabei kann er festlegen, wie das Programm ausgeführt werden darf, siehe Abbildung 8. Abbildung 8 Zuweisung von Programmen zu einer Reporting-Gruppe Im angeführten Beispiel werden die Programme RFKEPL00, RFDEPL00 und RFSOPO00 zugewiesen, nicht das Programm SAPF070. Die Zuweisung der Programme unterscheidet sich wie folgt: Während für die Ausführung bei Programm RFSOPO00 keine Einschränkung vorgesehen ist, kann RFDEPL00 nur über eine Variante ausgeführt werden (Flag unter Variante ist gesetzt). Das Programm RFKEPL00 darf nur im Hintergrund gestartet werden (Flag unter Batch ist gesetzt). Für den Fall, dass das Programm RFDEPL00 nur über eine spezielle Variante PBS_DEMO ausgeführt werden soll, kann dem Berechtigungsobjekt ZPBS_REPVA ausschließlich die Variante PBS_DEMO zugeordnet werden. 9

10 Abbildung 9 zeigt den Arbeitsvorrat, Reporting Pool genannt, mit den drei zugeordneten Programmen aus Sicht eines Anwenders. Abbildung 9 Reporting Pool aus Anwendersicht Wählt der Benutzer das Programm RFKEPL00 aus, wird die Ausführung über Variante und freie Datenselektion deaktiviert, wie Abbildung 10 zeigt. Abbildung 10 Personalisierte Programmausführung: Ausführung nur im Hintergrund möglich. Wird das Programm RFDEPL00 ausgewählt, ist nur die Ausführung über eine Selektionsvariante möglich. Durch den Schutz der Selektionsvarianten kann die Ausführung von Programmen so eingeschränkt werden, dass auf dem Selektionsbild keine Eingaben möglich sind, siehe Abbildung 11. Abbildung 11 Ausführung eines Programmes mit einer geschützten Selektionsvariante, die keine Eingaben erlaubt 10 Bei der Ausführung des Programms kann der Anwender keine Eingaben machen.

11 Eigenschaften und Vorteile von PBS SE16/SA38_PERSONAL gegenüber dem SAP-Standard Ist für den Einsatz durch den Endanwender konzipiert. Wird bei internen und externen Audits als Prüfungswerkzeug verwendet. Stellt einen wirksamen Schutz gegen unberechtigten Datenzugriff und gegen die unberechtigte Ausführung von Anwendungsprogrammen dar. Erlaubt eine allgemeine Auswertung aller transparenten SAP-Tabellen, Kundentabellen und Datenbank-Views und regelt den Zugriff und die Ausführung von SAP-Programmen und kundenspezifischen ABAPs. Ermöglicht einen ausschließlich lesenden Zugriff auf Tabelleninhalte und bietet einen personalisierten Zugriff auf Anwendungsprogramme bis auf die Ebene einzelner Programme an. Ermöglicht den kontrollierten Zugriff auf Tabelleninhalte unter Einbindung von SAP-Standardberechtigungen und regelt den Zugriff auf kundeneigene Programme (Z-Reports) ohne das Anlegen von Transaktionen und Transaktionsberechtigungen. Bietet jedem Benutzer über einen konfigurierten Tabellenpool die zur Auswertung vorgesehene Tabellen an und ermöglicht einen personalisierten Zugriff auf das SAP-Anwendungsreporting und auf kundeneigene Programme. Stellt eine verbesserte Tabellenanzeige für Endbenutzer dar, die eine individuelle Tabellensicht erlaubt mit einer freien Definition von Selektions- und Anzeigefeldern. Erlaubt die Ausführung von Anwendungsprogrammen auf Ebene einer Selektionsvariante zu beschränken und die Ausführung von Anwendungsprogrammen auf eine Ausführung im Hintergrund zu begrenzen. Ist über das SAP-Transportwesen in das zentrale Customizing integriert. Ist einsetzbar in SAP-Systemen wie ERP, BI, IS, CRM und anderen. Unterstützte SAP-Systeme, PBS-Lizenzierung Das Produkt SE16/SA38_PERSONAL kann prinzipiell in allen SAP-Systemen ab Release 4.6C eingesetzt werden. PBS konzentriert sich auf die Software-Entwicklung. Beratung und Projektbegleitung bieten unsere zahlreichen Beratungspartner. Das Preismodell für die PBS-Software orientiert sich an der Anzahl der Nutzer der operativen SAP-Anwendungssysteme (ERP, CRM etc.), den sogenannten named usern bzw. an der Anzahl der Verträge oder Vertragskonten für SAP IS-Lösungen. PBS-Kunden mit Wartungsvertrag bieten wir einen Hotline-Support. PBS-Lösungen können direkt bei PBS oder über einen entsprechend autorisierten Partner erworben werden. Nähere Informationen und eine ausführliche Partnerliste erhalten Sie auf unserer Website unter Kaufen. 11

12 PBS Software GmbH PBS Software GmbH ist ein führender Anbieter von Ergänzungssoftware für SAP-Lösungen in den Bereichen Datenarchivierung, -extraktion und -ablage sowie Systemstilllegungen und gilt seit vielen Jahren als ausgewiesener Experte für komplexe, integrierte Datenzugriffe auf archivierte oder Nearline-Daten in SAP-Anwendungen. Die umfangreichen PBS-Lösungen unterstützen neben der klassischen SAP-Datenarchivierung auch das SAP BW-spezifische Nearline Storage-Konzept, das zusammen mit dem spaltenbasierten Analyseserver Sybase IQ ganz neue ILM-Anwendungsszenarien erlaubt. PBS Software GmbH Schwanheimer Straße 144 A Bensheim Telefon: / Fax: / PBS Software GmbH entwickelt in enger Absprache und Zusammenarbeit mit SAP praxisorientierte ILM- Tools und unterstützt als SAP SOFTWARE SOLUTION PARTNER auch die neue ILM Lösung von SAP. Weitere Informationen unter: Copyright 2011 PBS Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ist ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch PBS Software GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Microsoft, Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, IBM DR550, IBM TSM und SSAM sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. UNIX ist in den USA und anderen Ländern ein eingetragenes Warenzeichen, das ausschließlich durch X/Open Company Limited lizenziert ist. HP, HP-UX11 Apache sind Marken oder eingetragene Marken der Hewlett-Packard Company. EMC, EMC Centera sind Marken oder eingetragene Marken der EMC Corporation. Hitachi, Hitachi HCAP sind Marken oder eingetragene Marken von Hitachi Ltd. NetApp, NetApp Filer sind Marken oder eingetragene Marken von NetApp Corporation. Sybase IQ ist eingetragenes Warenzeichen von Sybase Inc. PBS archive add ons ist eine eingetragene Marke der PBS Software GmbH. SAP, R/3, SAP NetWeaver, SAP NetWeaver Business Warehouse, SAP Industry Solutions und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. PBS Software GmbH übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation und steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.

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