Word Aus- und Fortbildungszentrum. Format- und Dokumentvorlagen. Word Freie Hansestadt Bremen

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1 Word 2010 Aus- und Fortbildungszentrum Format- und Dokumentvorlagen Word 2010 Freie Hansestadt Bremen

2 Impressum Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C Bremen Redaktion und Koordination Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Doventorscontrescarpe 172C Bremen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Hotline: Die Texte, Bilder und Grafiken sind ein Angebot des Aus- und Fortbildungszentrums. Sie dienen ausschließlich dem persönlichen Service und der persönlichen Information der Nutzerin und des Nutzers und der bremischen Dienststellen, Einrichtungen und Betriebe. Eine Vervielfältigung, Veröffentlichung oder Speicherung in Datenbanken sowie jegliche Form der gewerblichen Nutzung oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Das Copyright für Texte, Bilder und Grafiken liegt beim Aus- und Fortbildungszentrum.

3 Inhalt 3 1. Formatvorlagen Alle Formatvorlagen anzeigen Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Formatvorlagen benutzen Formatvorlagen erstellen Formatvorlage ersetzen Indirekte und direkte Formatierungen Formatvorlage ändern Formatvorlagen in der Gliederungsansicht Überschriften und Suchmöglichkeiten im Navigationsbereich Formatvorlagen der Word-Vorlage hinzufügen Formatvorlage in andere Dokumente oder Word-Vorlagen kopieren Formatierungen nur über Formatvorlagen zulassen Word-Vorlagen Word-Vorlage nutzen Bildschirmformular ausfüllen Bildschirmformulare mit leeren Feldern als Sprungmarken Bildschirmformulare mit Formularfeldern Bildschirmformulare mit Inhaltssteuerelementen Word-Vorlage erstellen Sprunglisten für Word-Vorlagen verwenden Word-Vorlage ändern Word-Vorlage löschen Word-Vorlage umbenennen Feldfunktionen Wichtige Tastenkombinationen für den Umgang mit Feldern Beispiele: Datumsangaben Textbausteine (Schnellbausteine und Autotexte) AutoTexte anlegen Schnellbausteine anlegen AutoTexte und Schnellbausteine aufrufen Integrierte Schnellbausteine anpassen Schnellbausteine speichern AutoTexte speichern Schnellbausteine und AutoTexte ändern Schnellbausteine und AutoTexte löschen AutoTexte drucken Autotexte und Vorlagen Bausteine aus Vorlagen automatisch laden Ordner für Baustein-Dateien 29

4 Inhalt Word-Vorlage als Globale Vorlage einrichten 30 Lernmaterial 31 Tipps & Tricks 31 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 31

5 Formatvorlagen 5 1. Formatvorlagen Eine Formatvorlage enthält eine Gruppe von Formatierungen, die unter einem Namen gespeichert wird und einem Textteil schnell zugewiesen werden kann. Wenn Sie einen neuen Text in Word schreiben, benutzen Sie automatisch die Formatvorlage Standard. In dieser Formatvorlage sind die Standard-Formatierungen wie z. B. die Zeichenformate für Schriftart und Schriftgröße und die Absatzformate für die Ausrichtung (linksbündig) und der Zeilenabstand festgelegt. Word stellt Ihnen weitere fertige Formatvorlagen zur Verfügung (z. B. Überschrift 1, Überschrift 2, Kopfzeile ). Sie können aber auch eigene Formatvorlagen erstellen. Sie können die in Word integrierten Formatvorlagen nach Ihren Wünschen verändern. Änderungen in der Formatvorlage führen sofort dazu, dass alle mit ihr verbundenen Textpassagen Absätze, Zeichen, Tabellenzellen in der neuen Gestaltung erscheinen. Ihr Aussehen wird also indirekt über die Formatvorlage als Schaltzentrale gesteuert. Sie finden einige Formatvorlagen (die sogenannten Schnellformatvorlagen) im Menüband in der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen: Weitere Schnellformatvorlagen sehen Sie, wenn Sie in der kleinen Bildlaufleiste neben den Abbildungen der Vorlagen auf den unteren Pfeil klicken. Leider sind die Namen der Formatvorlagen nicht vollständig zu lesen, so dass die Unterscheidung zwischen Überschrift 1 und Überschrift 2 nicht zu erkennen ist. Außerdem können Sie auch mit einer Liste der Formatvorlagen arbeiten, die Sie sich auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen mit dem Startprogramm für Dialogfelder (das kleine Symbol rechts unten im Menüband) einblenden können.

6 Formatvorlagen Alle Formatvorlagen anzeigen Wollen Sie einen Überblick über alle verfügbaren Formatvorlagen erreichen, können Sie über den Link Optionen unten rechts in der Liste der Formatvorlagen die dazu nötigen Einstellungen vornehmen. 1.2 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Wenn Sie immer sofort sehen möchten, welche Formatvorlage einem markierten Absatz zugewiesen ist, empfiehlt es sich, das entsprechende Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einzufügen: - Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts in der Symbolleiste für den Schnellzugriff - Wählen Sie Weitere Befehle - Wählen Sie in der Liste der häufig verwendeten Befehle Formatvorlage aus - Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und dann auf OK. Eine weitere Möglichkeit finden Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste > Formatvorlagen > Formatvorlage übernehmen) an jeder beliebigen Position im Dokument: den Aufgabenbereich Formatvorlage übernehmen. Sie können ihn am linken oder rechten Rand des Wordbildschirms verankern oder frei an jeder gewünschten Position eingeblendet lassen und den Umgang mit Ihren Formatvorlagen fast vollständig hierüber durchführen.

7 Formatvorlagen Formatvorlagen benutzen Formatvorlagen, die im Menüband oder in der Liste der Formatvorlagen angezeigt werden, können Sie schnell einem Text zuweisen: - Markieren Sie den Absatz, den Sie gestalten möchten oder setzen Sie den Cursor in den Absatz. - Klicken Sie auf den Namen der Formatvorlage (z. B. Überschrift 1). Für einige Formatvorlagen gibt es auch Tastenkombinationen: Überschrift 1 + Überschrift 2 + Überschrift 3 + Standard Formatvorlagen erstellen Öffnen Sie die Liste der Formatvorlagen und klicken Sie im unteren Bereich auf das Symbol Neue Formatvorlage. - Geben Sie einen Namen für die Formatvorlage ein (hier: Fließtext) und wählen Sie im Feld Formatvorlagentyp aus, ob Sie eine Formatvorlage für Zeichen, Absätze oder andere Objekte erstellen wollen (hier: Absatz). - Achten Sie darauf, auf welcher Formatvorlage die neue Formatvorlage basiert. - Legen Sie die Formatvorlage für den folgenden Absatz fest. - Legen Sie die Formatierungen für die Formatvorlage über die Symbole und/oder die Schaltfläche Format fest.

8 Formatvorlagen 8 Mit dem Punkt Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen erreichen Sie, dass Ihre neue Formatvorlage auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen direkt angezeigt wird. Neu gegenüber älteren Word-Versionen ist der Formatvorlagentyp Verknüpft (Absatz und Zeichen). Er meint, dass Sie die entsprechende Formatvorlage sowohl für die Gestaltung ganzer Absätze als auch für einzelne Zeichen oder Wörter verwenden können. Wenn Sie eine Formatvorlage vom Typ Absatz benutzen, wird immer der ganze Absatz gestaltet, unabhängig davon, ob Sie im Augenblick der Aktivierung nur den Cursor im Absatz blinken sehen, ein Wort im Absatz oder den ganzen Absatz markiert haben. Verwenden Sie dagegen eine Formatvorlage vom Typ Verknüpft (Absatz oder Zeichen), werden die Zeicheneigenschaften der Formatvorlage auf alle markierten Zeichen angewandt, die Absatzeigenschaften werden allerdings nur dann aktiv, wenn Sie entweder den gesamten Absatz markiert haben oder nur den Cursor hinstellen (also nichts markieren). 1.5 Formatvorlage ersetzen Wollen Sie gleich mehrere Absätze mit einer anderen Formatvorlage gestalten also z. B. alle Absätze mit der Formatvorlage Standard durch eine andere Formatvorlage ersetzen empfiehlt es sich, zuvor alle Standard-Absätze automatisch zu markieren. Dazu klicken Sie in einen Standard-Absatz und anschließend mit der rechten Maustaste auf den in der Liste angezeigten Namen der Formatvorlage (Standard). Aus dem Kontextmenü wählen Sie die Funktion Alle Instanzen von? markieren oder je nach Situation im Dokument - Alles markieren (Keine Daten). Nun sind alle Standard- Absätze markiert und Sie können ihnen eine andere Formatvorlage zuweisen.

9 Formatvorlagen 1.6 Indirekte und direkte Formatierungen Wenn Sie Ihre wichtigsten und häufigsten Formatierungen über Formatvorlagen erledigen und damit indirekt arbeiten, können Sie natürlich trotzdem nach wie vor auch an jeder beliebigen Stelle im Dokument direkt arbeiten, also markierte Textpassagen z. B. mit den Symbolen der Registerkarte Start fett oder kursiv gestalten. Dadurch entsteht jedoch eine Mischsituation, die vor allem dann zu Problemen führen kann, wenn Sie mit anderen Wordnutzern an einem gemeinsamen Text arbeiten und kleinere Dokumente zusammenführen möchten. Wenn Sie sich Klarheit verschaffen möchten, wo nur mit Formatvorlagen gearbeitet wurde und wo zusätzlich direkte Formatierungen vorhanden sind, können Sie den Formatinspektor einsetzen: 9 In der abgebildeten Situation zeigt er an, dass die bei den markierten Wörtern eigentlich gültige Absatz-Standardschrift zusätzlich direkt mit dem Merkmal Plus: Rot gestaltet ist. Mit dem Symbol Zeichenformatierung löschen könnten Sie die vielleicht störende Abweichung wieder entfernen. Geht es um Zeichen- und Absatzeigenschaften, können Sie sie gleichzeitig mit der Schaltfläche Alle löschen entfernen. Wollen Sie diese Klarheit für umfangreichere Textpassagen herstellen, reagieren die Symbole Zeichenformatierung löschen und Alle löschen wie gewünscht auch dann, wenn keine Plus:- Eigenschaften angezeigt werden.

10 Formatvorlagen Formatvorlage ändern - Öffnen Sie die Liste der Formatvorlagen. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Formatvorlage, die Sie ändern möchten. - Klicken Sie im Kontextmenü auf den Punkt Ändern - Ändern Sie die Formatierungen für die Formatvorlage über die Symbole und/oder die Schaltfläche Format und die dadurch erreichbaren Dialogfelder. Jetzt werden automatisch alle Textteile, die Sie zuvor mit der gerade veränderten Formatvorlage formatiert haben, so umgestaltet, wie Sie es in der Formatvorlage eingestellt haben. 1.8 Formatvorlagen in der Gliederungsansicht In der Ansicht Gliederung können Sie die Reihenfolge der Kapitel und die Ebenenzugehörigkeit einer Überschrift definieren. Außerdem können Sie einstellen, ob Sie z. B. nur die Überschriften von Ihrem Text sehen wollen. Die Ebenen 1 bis 9 entsprechen dabei den Überschriften 1 bis 9. Alle Ebenen schließt den Text mit ein. Die Position innerhalb der Reihenfolge und die Ebene lassen sich auch direkt durch Ziehen mit der Maus einstellen, indem Sie die Pluszeichen vor dem Absatz als Anfasser zum Verschieben nutzen. Die Berabeitung in der Ansicht Gliederung können Sie mit der Schaltfläche Gliederungsansicht schließen beenden. Wo soll der Textteil im Dokument stehen? Welche Ebenenzugehörigkeit soll der Absatz haben? Was soll angezeigt werden?

11 Formatvorlagen 1.9 Überschriften und Suchmöglichkeiten im Navigationsbereich Auf der Registerkarte Ansicht können Sie in der Gruppe Anzeigen den Navigationsbereich einblenden. Damit aktivieren Sie links neben dem Text eine Darstellung der vorhandenen Überschriften (zusätzlich noch Miniaturseiten und Suchmöglichkeiten). Die Überschriften können dort angeklickt werden und Sie erreichen die entsprechenden Positionen. 11 Miniaturseiten:

12 Formatvorlagen 12 Wenn Sie oben im Suchbereich des Navigationsbereiches einen Text eingeben, wird dieser Text im gesamten Dokument gesucht und markiert:

13 Formatvorlagen Formatvorlagen der Word-Vorlage hinzufügen Neue und veränderte Formatvorlagen werden zusammen mit dem Dokument gespeichert und stehen nur in diesem Dokument zur Verfügung. Möchten Sie die Formatvorlage auch in anderen Dokumenten verwenden, kann sie über die Word-Vorlage zur Verfügung gestellt werden, die mit dem aktiven Dokument verbunden ist: - Wenn Sie eine neue Formatvorlage erstellen, können Sie die Einstellung gleich im Fenster Neue Formatvorlage, nachträglich im Fenster Formatvorlage ändern beim Ändern vornehmen. - Aktivieren Sie den Punkt Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente Die Formatvorlage wird der Word-Vorlage hinzugefügt, die dem Dokument zugrunde liegt, das ist in den meisten Fällen die Datei Normal.dotm.

14 Formatvorlagen Formatvorlage in andere Dokumente oder Word-Vorlagen kopieren Sie können Formatvorlagen aber auch in jedes Dokument oder in jede Word-Vorlage kopieren: - Öffnen Sie die Datei, die die Formatvorlage enthält. - Wechseln Sie in die Backstage-Ansicht und wählen Sie Optionen. - Klicken Sie auf Add-Inns, wählen Sie unten im Listenfeld Verwalten die Option Vorlagen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Gehezu. Hinweis Alternativ können Sie die Add-Ins auch erreichen, wenn Sie das Menüband ändern (Datei > Optionen) und die Registerkarte Entwicklertools hinzufügen. Klicken Sie in der Gruppe Add-Inns auf Add- Inns. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Organisieren. - Wird die Zieldatei auf der rechten Seite noch nicht angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Datei schließen und öffnen Sie die gewünschte Zieldatei. - Markieren Sie im linken Listenfeld die Formatvorlage, die Sie kopieren möchten. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen und bestätigen Sie gegebenenfalls die Frage nach dem Speichern.

15 Formatvorlagen Formatierungen nur über Formatvorlagen zulassen Wenn Sie mit mehreren Autoren an einem Dokument arbeiten, kann es sehr hilfreich sein, wenn in allen Beiträgen nur abgestimmte und vorgesehene Formatierungen möglich sind. Haben Sie alle notwendigen Formatierungen als Absatz- bzw. Zeichenformatvorlage zur Verfügung gestellt, können Sie über den Schutz des Dokumentes jede davon abweichende direkte Formatierung verhindern. Das bedeutet, dass es dann nicht mehr möglich ist, Text zu markieren und dann über die Symbole der Symbolleiste Formatierung zu gestalten. Alle Formatierungen müssen dann über Formatvorlagen erfolgen. Für diese Einstellung gehen Sie folgendermaßen vor: - Öffnen Sie das Dokument. - Klicken Sie in der Registerkarte Überprüfen, Gruppe Schützen auf Bearbeitung einschr. - Setzen Sie den Haken vor Formatierungen auf eine Auswahl von Formatvorlagen beschränken. Über den Link Einstellungen gelangen Sie zur Auswahl der von Ihnen erlaubten Formatvorlagen:

16 Formatvorlagen 16 Hier ist es sinnvoll, mit der Schaltfläche Empfohlenes Minimum die Auswahl auf ein Sortiment einzuschränken, das aber für alle typischen Aufgaben ausreichende Formatvorlagen enthält und Ihre eigenen Formatvorlagen natürlich auch freizugeben. Haben Sie die Formatierungseinschränkungen passend ausgewählt und mit der Schaltfläche OK bestätigt, müssen Sie noch im Bereich Formatierung und Bearbeitung einschränken den Schutz insgesamt aktivieren, indem Sie auf Ja, Schutz jetzt anwenden klicken. Hier finden Sie auch die Möglichkeit, den Schutz mit einem Kennwort abzusichern, was immer zu empfehlen ist. Ist der Schutz aktiv, sind die üblichen Symbole und Menüpunkte zur Gestaltung eines Dokumentes ausgeschaltet, nur noch die freigegebenen Formatvorlagen sind nutzbar. Designs können aber noch genutzt werden, wenn Sie das nicht unterbinden.

17 Word-Vorlagen Word-Vorlagen Word-Vorlagen (in früheren Word-Versionen Dokumentvorlagen genannt) können Formatierungen, Autotexte, Formatvorlagen, Makros, neue Menü- und/oder Tastenbelegungen oder auch Text enthalten. Sie eignen sich ganz besonders als Vorlage für das Ausfüllen von Formularen. Die meisten Dokumente basieren auf der Vorlage Normal.dotm. Word liefert weitere Word- Vorlagen mit, es können aber auch eigene Vorlagen erstellt werden. 2.1 Word-Vorlage nutzen - Wechseln Sie über die Registerkarte Datei in die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Neu. - Wählen Sie Meine Vorlagen, um auf vorhandene Vorlagen zuzugreifen. - Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Vorlage. Bei Neu erstellen muss die Option Dokument ausgewählt sein. - Bestätigen Sie mit OK. Die Vorlagen Meine Vorlagen befinden sich standardmäßig im Profil, bei Windows 7 z. B. für den Benutzer iukadmin: C:\Users\iukadmin\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

18 Word-Vorlagen Bildschirmformular ausfüllen Es gibt in Word verschiedene Arten von Formularen, die auch unterschiedlich ausgefüllt werden. Nur der erste Schritt ist immer gleich. Beim Ausfüllen von Formularen sollten Sie aus ergonomischen Gründen möglichst weitgehend mit der Tastatur arbeiten, statt die Schreibpositionen mit der Maus auszuwählen Bildschirmformulare mit leeren Feldern als Sprungmarken Aktivieren der Dokumentvorlage: Siehe Seite 17. Ausfüllposition auswählen: - zur nächsten: zur ersten: Bildschirmformulare mit Formularfeldern Formulare mit Formularfeldern müssen geschützt sein, wenn sie ausgefüllt werden sollen. Sie können dann nur noch an den Ausfüllpositionen Daten eingeben. Aktivieren der Dokumentvorlage: Siehe Seite 17. Ausfüllposition auswählen: zur nächsten: zur vorherigen: + Textfeld ausfüllen: Die jeweils nötigen Daten eingeben Hinweis Textfelder können in der Länge begrenzt oder vorbelegt sein und evtl. nur bestimmte Eingaben zulassen (z. B. Zahlen, Datum etc.) Auswahlfeld ( Dropdownfeld ) ausfüllen: + zum Öffnen der jeweiligen Liste, bzw. zum Auswählen des Eintrages, zur Bestätigung der Auswahl Ankreuzfeld ( Kontrollkästchen ) nutzen: Mit den Tasten oder können Sie sowohl die Kreuze setzen als auch entfernen.

19 Word-Vorlagen Bildschirmformulare mit Inhaltssteuerelementen Seit Word 2007 gibt es für Ausfüllpositionen in Formularen neue Elemente die Inhaltssteuerelemente. Diese Formulare müssen nicht unbedingt geschützt sein, um sie auszufüllen. In Word 2010 gibt es folgende Inhaltssteuerelemente: Rich-Text-Inhaltssteuerelement. Sie können mehrzeiligen Text eingeben, aber nicht mit der Tabulator-Taste zum nächsten Steuerelement springen. Nur-Text-Inhaltssteuerelement. Für einzeilige Eingaben gedacht, kann aber auch so eingestellt sein, dass mehrzeilige Eingaben möglich sind. Sie können nur den gesamten Text formatieren, nicht Teile des Textes. Hier kann mit der Tabulator-Taste zum nächsten Steuerelement gesprungen werden. Bildinhaltssteuerelement. Hier kann ein Bild im Formular eingefügt werden. Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement. Hier können Autotexte oder Schnellbausteine ausgewählt werden. Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement. Hier können Sie Inhalte aus einer Liste auswählen, aber auch eigene Einträge vornehmen. Dropdown-Inhaltssteuerelement. Hier können Sie nur Inhalte aus einer Liste auswählen und keine eigenen Einträge vornehmen. Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement. Hier können Sie ein Datum aus einem Kalender auswählen. Kontrollkästchensteuerelement. Hier können Sie eine Option aktivieren oder deaktivieren (standardmäßig als Kreuz).

20 Word-Vorlagen Word-Vorlage erstellen - Schreiben und gestalten Sie den Text. - Wählen Sie über die Registerkarte Datei den Befehl Speichern unter. - Geben Sie einen Dateinamen ohne Endung ein und wählen Sie bei Dateityp die Option Word-Vorlage (*.dotx) oder Word Vorlage mit Makros (*.dotm) aus. - Blättern Sie links im Fenster nach oben und klicken Sie auf den Ordner Templates. Im Gegensatz zu früheren Word-Versionen wird dieser Ordner nicht automatisch gewählt! - Klicken Sie auf Speichern. - Schließen Sie anschließend die Datei. 2.4 Sprunglisten für Word-Vorlagen verwenden Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol in der Taskleiste klicken, wird eine sog. Sprungliste geöffnet. Hier finden Sie unterhalb des Eintrags Zuletzt verwendet die zehn zuletzt geöffneten Dateien. Mit einem Klick auf eine gewünschte Datei wird diese geöffnet. Arbeiten Sie häufiger mit einem bestimmten Dokument oder einer Vorlage, besteht die Möglichkeit, diese dauerhaft in der Liste aufzunehmen. Klicken Sie dazu in der Liste unterhalb von Zuletzt verwendet auf das Symbol rechts neben dem Dateinamen. Die Datei wird dann unter der Überschrift Angeheftet aufgenommen. Wollen Sie sie aus der Liste entfernen, klicken Sie am Ende der Zeile auf das Symbol.

21 Word-Vorlagen Word-Vorlage ändern Wenn Sie eine vorhandene Vorlage ändern wollen, rufen Sie das Fenster zur Auswahl der Vorlagen auf und stellen ein, dass Sie die Vorlage als Vorlage öffnen wollen. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie die Vorlage erneut wie oben beschrieben. Der bisherige Name wird mit einer Ergänzung vorgeschlagen und Sie befinden sich bereits im Ordner Templates. Wählen Sie den bereits vorhandenen Namen aus und speichern Sie die Vorlage. Sie erhalten dann noch folgende Sicherheitsabfrage. 2.6 Word-Vorlage löschen - Wählen Sie über die Registerkarte Datei den Befehl Neu. - Wählen Sie Meine Vorlage. - Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Vorlage und klicken Sie die Vorlage mit der rechten Maustaste an. - Wählen Sie im Kontextmenü Löschen. Bestätigen Sie die folgende Warnmeldung. 2.7 Word-Vorlage umbenennen - Öffnen Sie die Word-Vorlage. - Speichern Sie sie unter dem neuen Namen. - Löschen Sie die alte Word-Vorlage wie oben beschrieben.

22 Feldfunktionen Feldfunktionen Feldfunktionen werden in Word überall dort eingesetzt, wo Textpassagen sich verändern können, z. B. das Datum, die Seitenzahlen, der Dateiname oder - wie in Formularen - die Texteinträge. Eine Feldfunktion kann im Text auf zwei verschiedene Weisen erscheinen: Als Feldergebnis z. B. 29. Februar 2012 Als Feldfunktion z. B. {TIME "d. MMMM yyyy"} 3.1 Wichtige Tastenkombinationen für den Umgang mit Feldern Umschalten zwischen Feldfunktion und Feldergebnis... + Feld aktualisieren... Geschweifte Klammern einfügen (leer als Haltepunkte)... + Feldfunktion in normalen Text umwandeln Feld sperren gegen Aktualisierung... + Sperrung aufheben Beispiele: Datumsangaben Datumsangaben als Feldfunktion erreichen Sie über folgenden Weg: - Wählen Sie die Registerkarte Einfügen. - Wählen Sie Datum und Uhrzeit in der Gruppe Text. - Wählen Sie ein Datumsformat aus. - Setzen Sie den Haken bei Automatisch aktualisieren und bestätigen Sie mit OK.

23 Feldfunktionen Weitere Feldfunktionen stehen in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text zur Verfügung. Klicken Sie auf Schnellbausteine und dann auf Feld. Hier finden Sie auch die Möglichkeit, das Datum automatisch an bestimmte Ereignisse zu knüpfen z. B. das letzte Speichern einer Datei. 23

24 Textbausteine (Schnellbausteine und Autotexte) Textbausteine (Schnellbausteine und Autotexte) Individuell herstellbare Bausteine zum Zusammenfügen eines Dokumentes hat es in allen Word-Versionen gegeben, sie hießen nur unterschiedlich und der Umgang mit ihnen hat sich verändert. Das gilt ganz besonders für Word Hinweis Haben Sie bei Ihrer bisherigen Arbeit in Word schon umfangreiche Sammlungen von Textbausteinen erzeugt, müssen Sie deren Übernahme in die neue Office- Umgebung vor der Neuinstallation mit Ihrem Administrator klären. In Word 2010 gibt es zwei Arten von Textbausteinen also Textteile, die in unterschiedlichen Dokumenten immer wieder aufgerufen werden können. Der Unterschied wird durch den jeweiligen Verwendungszweck und den Speicherort gesetzt: AutoTexte bilden die Sammlung Ihrer eigenen Bausteine, sie werden wie bisher in der Normal.Dotm gespeichert. Schnellbausteine sind eine Sammlung vorgefertigter Einträge, z. B. zum Füllen der Kopf- o- der Fußzeilen. Es gibt jetzt also viele fertige (integrierte oder eingebaute) Schnellbausteine (z. B. Kopfzeilen, Fußzeilen, Seitenzahlen, Textfelder etc.), die in der Datei Built-in Building Blocks.dotx gespeichert sind. Für Ihre eigenen Bausteine haben Sie die Wahl: Sie können eigene Schnellbausteine mit beliebigem Text erstellen und diese in der Building Blocks.dotx speichern oder eigene AutoTexte erstellen und diese in der Normal.dotm speichern. Außerdem können Schnellbausteine und Autotexte in eigenen Word-Vorlagen gespeichert werden, wenn diese beim Erstellen geladen sind. Hinweis Wenn Sie viele Bausteine selbst erstellen und anschließend eine Liste ausdrucken möchten, dann sollten Sie AutoTexte erstellen und in der Normal.dotm speichern. Nur die Autotexte werden zuverlässig gedruckt. Standardspeicherorte Word 2010/Windows7: C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Document Parts\1031\14 für "Eingebaute" Schnellbausteine: BuiltIn Building Blocks.dotx für alle. C:\Users\<Anmeldename>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\14 für Eingebaute Schnellbausteine: BuiltIn Building Blocks.dotx für angemeldeten Nutzer und eigene Building Blocks.dotx. 4.1 AutoTexte anlegen Schreiben, gestalten und markieren Sie zunächst den Text, der zu einem AutoText werden soll. Wählen Sie anschließend die Registerkarte Einfügen und klicken Sie in der Gruppe Text auf Schnellbausteine. Klicken Sie auf AutoText und dann auf Auswahl im AutoText-Katalog speichern. Im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen geben Sie Ihrem AutoText einen Namen. Sie können die Kategorie Allgemein nutzen oder eine neue Kategorie erstellen: Der AutoText wird in der Normal.dotm gespeichert, wenn Sie keine andere Dokumentvorlage wählen.

25 Textbausteine (Schnellbausteine und Autotexte) 4.2 Schnellbausteine anlegen Wenn Sie lieber Schnellbausteine anlegen möchten, die in der Building Blocks.dotx gespeichert werden, gehen Sie ganz ähnlich vor: Schreiben und gestalten Sie zunächst wie üblich den Text, der Schnellbaustein werden soll. Markieren Sie dann den Text. Wählen Sie anschließend die Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Text klicken Sie auf Schnellbausteine. Damit öffnen Sie eine Liste, in der Sie Auswahl in Schnellbaustein-Katalog speichern anklicken müssen. Es öffnet sich wieder das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen: Geben Sie bei Name die Bezeichnung für den Schnellbaustein ein. Zusätzlich können Sie über die Auswahl einer Kategorie die Einsortierung Ihrer Schnellbausteine einstellen. Bestätigen Sie das Dialogfeld AutoTexte und Schnellbausteine aufrufen Aufrufen können Sie sowohl AutoTexte als auch Schnellbausteine über ihren jeweiligen Namen und dem Drücken der Funktionstaste F3 oder über die Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Text klicken Sie auf den Eintrag Schnellbausteine. In der Liste finden Sie unten den Eintrag Organizer für Bausteine... Mit Klick hierauf öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie in der Kategorie Allgemein Ihren Schnellbaustein auswählen können. Für die AutoTexte gilt noch zusätzlich, dass ab der Eingabe des vierten Zeichens des Auto- Text-Namens ein Vorschlag erscheint, den Sie mit der -Taste übernehmen können.

26 Textbausteine (Schnellbausteine und Autotexte) Integrierte Schnellbausteine anpassen Wenn Sie einen integrierten Schnellbaustein (z. B. eine Fußzeile) nach Ihren Wünschen anpassen wollen, fügen Sie die Fußzeile ein, markieren Sie sie und erstellen einen neuen Schnellbaustein. Wählen Sie bei Katalog den Eintrag Fußzeilen aus, damit Ihre eigene Fußzeile in der Liste enthalten ist, wenn Sie eine Fußzeile einfügen möchten: 4.5 Schnellbausteine speichern Wenn Sie Schnellbausteine für die Datei Building Blocks.dotx erstellt haben, werden Sie beim Schließen von Word nach den üblichen Speicherabfragen für die Dateien in einem weiteren Dialogfeld gefragt, ob die Änderungen in der Building Blocks.dotx gespeichert werden sollen. Dies bestätigen Sie mit Klick auf Speichern. 4.6 AutoTexte speichern Wenn Sie AutoTexte für die Normal.dotm erstellt haben, werden diese automatisch gespeichert. Wollen Sie auch hier gefragt werden, müssen Sie über die Registerkarte Datei in die Backstage-Ansicht wechseln und unter Optionen im Bereich Erweitert nach unten blättern, bis Sie unter Speichern die Option Bestätigung vor dem Speichern von Normal.dot aktivieren können. Beim Schließen von Word erhalten Sie dann diese Abfrage und klicken auch hier auf Speichern.

27 Textbausteine (Schnellbausteine und Autotexte) 4.7 Schnellbausteine und AutoTexte ändern Fügen Sie den bestehenden Baustein ein und nehmen Sie die Änderungen vor. Nach dem Markieren können Sie ihn unter dem alten Namen wieder anlegen. 4.8 Schnellbausteine und AutoTexte löschen Wollen Sie einen Baustein löschen, rufen Sie die Registerkarte Einfügen auf. In der Gruppe Text wählen Sie den Eintrag Schnellbausteine und dann Organizer für Bausteine... Suchen Sie im folgenden Dialogfeld Ihren Baustein und klicken Sie dann auf Löschen. Dieses Löschen müssen Sie beim Schließen von Word, wenn die Abfragen nach Änderungen kommen, bestätigen (siehe oben). 4.9 AutoTexte drucken Sie können eine Liste Ihrer AutoTexte drucken (bei Schnellbausteinen ist das nicht möglich). Klicken Sie auf Datei und in der Backstage-Ansicht auf Drucken. Unter Einstellungen wählen Sie statt Alle Seiten die Option AutoText-Einträge und klicken auf Drucken. 27

28 Textbausteine (Schnellbausteine und Autotexte) Autotexte und Vorlagen In früheren Word-Versionen gab es einen Zusammenhang zwischen Autotexten und Formatvorlagen. Das ist in Word 2007/2010 nicht mehr der Fall. Wenn Sie neue Autotexte anlegen wie auf Seite 24 beschrieben, werden diese in der Word- Vorlage Normal.dotm gespeichert, wenn Sie neue Schnellbausteine anlegen werden diese in der Datei Building Blocks.dotx gespeichert (siehe Seite 25). Die Bausteine stehen damit in allen Dokumenten zur Verfügung. Sie können aber auch AutoTexte und Schnellbausteine erstellen, die nur in einer bestimmten Word-Vorlage verfügbar sind. Beispiel: Sie möchten einen Autotext mit dem Namen Hinweis und/oder einen Schnellbaustein mit dem Namen NochEinHinweis in einer Word-Vorlage mit dem Namen Anmeldeformular.dotx speichern. In anderen Word-Vorlagen werden diese Bausteine nicht benötigt. - Erstellen Sie eine neue Datei auf Basis Ihrer Word-Vorlage Anmeldeformular.dotx. - Erstellen Sie Ihren Autotext und/oder Schnellbaustein. Wählen Sie dabei im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen bei Speichern in: Ihre Vorlage Anmeldeformular.dotx aus. - Beim Schließen von Word müssen Sie noch die Frage nach dem Speichern der Anmeldeformular.dotx bestätigen.

29 Bausteine aus Vorlagen automatisch laden Bausteine aus Vorlagen automatisch laden Wenn Sie Bausteine nur in eigenen Word-Vorlagen gespeichert haben, können Sie sie auch nur dann nutzen, wenn Sie ein Dokument auf Basis dieser Word-Vorlage erstellen. Wollen Sie diese Bausteine auch in anderen Dateien nutzen, müssen Sie dafür sorgen, dass diese Word-Vorlagen automatisch geladen werden. Dafür gibt es in Word 2010 unter Windows 7 verschiedene Möglichkeiten. Hinweis Wenn Sie die im folgenden Text genannten Ordner nutzen wollen, müssen Sie dafür sorgen, dass die ausgeblendeten Dateien, Ordner und Laufwerke angezeigt werden: - Starten Sie den Windows-Explorer, klicken Sie auf Organisieren und dann auf Ordnerund Suchoptionen. - Aktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht unter Versteckte Dateien und Ordner den Punkt Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen. 5.1 Ordner für Baustein-Dateien Speichern Sie Ihre Word-Vorlage mit den Autotexten und/oder Schnellbausteinen in folgendem Ordner: C:\Users\<Anmeldename>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks So können Sie auch Autotexte aus früheren Word-Versionen nutzen. Sollen alle AnwenderInnen auf die Bausteine zugreifen können, muss die Vorlage in folgendem Ordner gespeichert werden (erfordert Administrationsrechte): C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Document Parts\1031\14

30 Bausteine aus Vorlagen automatisch laden Word-Vorlage als Globale Vorlage einrichten Wenn Sie eine eigene Word-Vorlage erstellt haben, in der Sie nicht nur Bausteine gespeichert haben, sondern auch Makros, die Sie in anderen Dateien nutzen wollen, müssen Sie die Word-Vorlage als Globale Vorlage festlegen: - Wechseln Sie über die Registerkarte Datei in die Backstage-Ansicht und wählen Sie Optionen. - Klicken Sie auf Add-Inns, wählen Sie unten im Listenfeld Verwalten die Option Vorlagen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Gehezu (siehe auch Hinweis auf Seite 14 ). - Wenn der Name der Word-Vorlage im Bereich Markierte Elemente sind derzeit geladen zu sehen ist, einen Haken in das Kästchen davor setzen, andernfalls die Word-Vorlage über die Schaltfläche Hinzufügen erst suchen. - Beim nächsten Start von Word prüfen, ob die Word-Vorlage geladen und der Haken gesetzt ist. Die Word-Vorlage wird nun bei jedem Start von Word geladen. Sie kann aber nur genutzt werden, wenn auch der Haken vor dem Namen der Word-Vorlage gesetzt ist. Leider verschwindet der Haken bei jedem neuen Start von Word und muss neu gesetzt werden, wenn die Autotexte genutzt werden sollen. Wenn Sie das verhindern wollen, müssen Sie die Word-Vorlage in dem Startup-Ordner in Ihrem Profil speichern. Dieser Ordner befindet sich (Word 2010, Betriebssystem Windows 7) standardmäßig in: C:\Users\<Anmeldename>\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP Soll die Word-Vorlage auch für andere Benutzer auf diesem Computer geladen werden, muss sie in dem Startup-Ordner im Programmverzeichnis gespeichert werden (erfordert aber Administratorenrechte): C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\STARTUP

31 Lernmaterial Lernmaterial Lernmaterial Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks finden Sie unter der Adresse 31 Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menüstruktur oder aus der Liste, die Sie über die Infobox Gesamtliste im Hauptmenüpunkt Lernmaterial erreichen können. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programmversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten. Sie können Lernmaterial als PDF-Dokumente am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil stellen wir zusätzlich Übungsdateien in gepackter Form (Zip-Archiv) zur Verfügung. Zu einzelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Tipps & Tricks Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks zusammengestellt. Vielleicht finden Sie hier etwas, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten. Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an: Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.

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