ArchivInformationsSystem Archivis. Archivis-Handreichung 1 Massendatenimport aus OpenOffice Calc (Entwurf)

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1 ArchivInformationsSystem Archivis Archivis-Handreichung 1 Massendatenimport aus OpenOffice Calc (Entwurf) Stand:

2 Archivis-Pro Massendatenimporte aus OpenOffice Calc In Archivis-Pro besteht die Möglichkeit, archivalische Massendaten mit Hilfe des OpenOffice-Programmes Calc zu importieren, das standardmäßig auf dem BSZ-Server installiert ist und von allen Archivis-Anwendern kostenlos genutzt werden kann. OpenOffice ist ein freies Office-Paket, das aus einer Kombination verschiedener Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und zum Zeichnen besteht. Die Tabellenkalkulation Calc ist ein Pendant zu Microsoft Excel, wobei die Funktionalitäten beider Programme nicht vollkommen identisch sind. Welche Voraussetzungen bestehen für den Massendatenimport? Für den Import archivalischer Massendaten bestehen folgende Voraussetzungen: Die zu importierenden Calc-Dateien befinden sich auf den Archivis-Medienserver des BSZ (Laufwerk Z:). Keine der zu importierenden Calc-Dateien enthält mehr als Zeilen. Bei mehr als Zeilen bricht der Import wegen technischer Probleme ab. Um die Zeitspanne für den Datenimport überschaubar zu halten, sollten die Importdateien nicht mehr als etwas bis Datensätze enthalten. Für die zu importierenden Calc-Dateien wurde eine benutzerdefinierte Importmaske erstellt. Die Spalten in Calc und die Feldnamen in der Importmaske müssen exakt übereinstimmen. Weiterhin muss der Bestand, in den der Datenimport erfolgen soll, in Archivis-Pro angelegt und in der Calc-Tabelle als eigene Spalte pro Datensatz eingetragen sein. Für den Import müssen bestimmte Benutzerrechte vergeben sein, z. B. das Recht auf Import, das Recht auf den Bestand und das Recht auf die benutzerdefinierte Maske, mit der importiert wird. Wie kommen die zu importierenden Dateien auf den BSZ-Medienserver? Die zu importierenden Dateien müssen manuell auf den BSZ-Medienserver kopiert werden. Diesen Kopiervorgang übernimmt das BSZ für Sie, wenn Sie uns die Dateien schicken. Wie läuft der Import von Massendaten ab? Für den Import von Massendaten muss die entsprechende benutzerdefinierte Maske geöffnet werden. Dies geschieht über den Aufgabenbereich. Im Aufgabenbereich finden Sie die Importmaske unter der Überschrift Masken in Objektdetails öffnen (siehe Abb. 1, rote Markierung). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 2 von 15

3 Abb. 1: Importmaske im Aufgabenbereich aufrufen Der Name der Importmaske kann vom Beispiel in Abb. 1 abweichen und je nach Bestand unterschiedlich sein. In der geöffneten Importmaske befindet sich neben den Feldern der jeweiligen Maske eine Tabelle mit den auf der Importmaske verfügbaren Feldern. Um den Import zu starten, klicken Sie mit der rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle in der Tabelle. Dann öffnet sich das Fenster Datenimport, in dem Sie die Festlegungen für den Datenimport treffen (siehe Abb. 2). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 3 von 15

4 Abb. 2 Die Schritte des Datenimports festlegen Im Fenster Datenimport wählen Sie den Datenimport von einer Datei als Option aus, indem Sie den Punkt in das Auswahlfeld vor dieser Option setzen. Anschließend wählen sie im Feld Dateiname die entsprechende Datei, indem Sie auf den Button mit den drei Punkten hinter dem Feld Dateiname klicken. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Importdatei auswählen können (siehe Abb. 3). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 4 von 15

5 Abb. 3: Importdatei auswählen, Verzeichnis, Dateityp und Dateiname bestimmen Um eine Datei importieren zu können, müssen Sie folgende Angaben im Fenster Importdatei auswählen eingeben: Im Feld Suchen in: geben Sie das Verzeichnis ein, in dem sich die Importdatei auf dem BSZ-Medienserver befindet. Die Auswahl des Verzeichnisses funktioniert wie beim Windows-Explorer. Im Feld Dateityp: geben Sie den Typ der Datei ein, hier Open Office Calc. Im Feld Dateiname: geben Sie den Namen der zu importierenden Calc-Datei ein (siehe Abb.4). Sie können bei dieser Art des Dateiimports nur auf diejenigen Importdateien zugreifen, die auf dem BSZ-Medienserver liegen! Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 5 von 15

6 Abb. 4: Auswahl der Importdatei Für den Datenimport stehen im rechten Teil des Fensters Datenimport noch eine Reihe von Optionen zur Verfügung, die Sie entsprechend Ihren Anforderungen auswählen können. Nach Auswahl der erforderlichen Angaben zur Importdatei und der Festlegungen der Optionen für den Datenimport können Sie diesen durch Anklicken des Buttons Import starten (siehe Abb. 5). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 6 von 15

7 Abb. 5: Datenimport starten Vor dem Start des Datenimports wird auf dem BSZ-Medienserver das Tabellenkalkulationsprogramm OpenOffice Calc geöffnet. Dabei kann es zu einer Fehlermeldung kommen, wenn zwei Benutzer versuchen, auf demselben Terminalserver zeitgleich OpenOffice Calc zu starten (siehe Abb. 6). Abb. 6: OpenOffice Calc-Fehlermeldung bei gleichzeitigem Zugriff Diese Meldung können Sie bedenkenlos durch Anklicken des Buttons Ja übergehen und fortfahren. Dann öffnet sich ein Fenster mit OpenOffice Calc und die Importdatei wird in OpenOffice Calc geöffnet (siehe Abb. 7). Das Programm OpenOffice Calc muss mit der geöffneten Importdatei während des gesamten Importvorgangs geöffnet bleiben. In dem Moment, indem Sie das Programm Calc oder die geöffnete Importdatei schließen, wird auch der Import beendet! Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 7 von 15

8 Abb. 7: Die Importdatei wird in OpenOffice Calc wird auf dem Archivis-Server geöffnet Das Programm OpenOffice Calc und die Importdatei müssen geöffnet bleiben. Sie können das Fenster mit Calc in der Taskleiste in den Hintergrund verschieben, so dass das Archivis-Fenster im Vordergrund erscheint. Dort öffnet sich ein Fenster Objektauswahl speichern. Für den anstehenden Datenimport können Sie eine Objektauswahl anlegen. Im Fenster Objektauswahl speichern geben Sie einen Namen und ggf. einen Kommentar für die Objektauswahl ein, setzen Sie dann ein Häkchen im Feld Öffentlich, damit diese Objektauswahl allen Benutzern zur Verfügung steht (siehe Abb. 8). Speichern Sie dann die Objektauswahl durch Anklicken des Buttons Speichern und Schließen. Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 8 von 15

9 Abb. 8: Objektauswahl speichern mit Namen, Kommentar und Häkchen Öffentlich Nachdem Sie die Objektauswahl gespeichert haben, beginnt der Datenimport. Falls es beim Datenimport zu Fehlern kommt, werden diese durch eine rote Anzeige im jeweiligen Feld des betroffenen Datensatzes in der Tabelle der Importmaske angezeigt (siehe Abb. 9). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 9 von 15

10 Abb. 9: Datenimport mit Fehlermeldungen Die Fehler werden auch in der geöffneten Calc-Datei markiert. Sie können die Calc- Datei speichern, um anschließend mit Hilfe der angezeigten Fehler die Importdatei zu bereinigen (siehe Abb. 10). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 10 von 15

11 Abb. 10: Fehlerhafte Datensätze nach OpenOffice Calc exportieren Eine häufige Fehlerursache ist, dass die Spaltennamen der Importdatei und die Feldnamen in der Importmaske nicht identisch sind. Bitte prüfen Sie diese Angaben gründlich. Wenn keine Fehler vorliegen, zeigt die Tabelle in der Importmaske einen Datenimport ohne Fehlermeldungen an (siehe Abb. 11). Im Fenster Datenimport werden folgende Informationen angezeigt: Die Nummer des Datensatzes, der gerade importiert wird. Die Anzahl der Fehler sowie die Anzahl der erfolgreich importierten Datensätze. Die Restzeit in Stunden, Minuten und Sekunden. Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 11 von 15

12 Abb. 11: Datenimport ohne Fehlermeldungen Die Anzeige der Restzeit für den Datenimport ist zu Beginn des Importvorgangs nicht verlässlich, pendelt sich aber auf einen relativ verlässlichen Wert ein, wenn der Datenimport ein paar Minuten gelaufen ist. Die Angaben zum importierten Datensatz und zu den fehlerhalft bzw. erfolgreich importierten Datensätzen sind dagegen verlässlich. Wenn der Datenimport abgeschlossen ist, erscheint eine entsprechende Meldung im Fenster Datenimport (siehe Abb. 12). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 12 von 15

13 Abb. 12: Datenimport ist abgeschlossen Die erfolgten Datenimporte können Sie über den Aufgabenbereich einsehen. Unter der Überschrift Importierte Offline-Dateien werden die erfolgten Datenimporte aufgelistet und können auch aufgerufen werden (siehe Abb. 13). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 13 von 15

14 Abb. 13: Liste der Datenimporte im Aufgabenbereich Sie können die importierten Daten auch über die beim Datenimport angelegte Objektauswahl laden. Die Objektauswahl laden können Sie über den Menüpunkt Recherche und den Menüeintrag Objektauswahl laden (siehe Abb. 14). Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 14 von 15

15 Abb. 14: Laden der Objektauswahl der importierten Daten Bei Fragen und Anregungen zur Handreichung wenden Sie sich bitte an: Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg Museen und Archive Universität Konstanz D Konstanz Telefon: (07531) Mail: URL: oder allgemein an: ( an die Archivis-Betreuung im Team Museen und Archive) Archivis-Handreichung 1 Stand: Seite 15 von 15