SynerTrade. Prozesskostenanalyse im. Europas Top-Anbieter für Einkaufsberatung und -technologie

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Elizabeth Beltz
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1 SynerTrade Europas Top-Anbieter für Einkaufsberatung und -technologie Prozesskostenanalyse im Beschaffungsprozess Wie qualifiziert und realisiert man Kosteneinsparungen?

2 Warum Prozesskostenanalyse? Entlastung von operativen Tätigkeiten Strategischer Einkauf Operative Tätigkeiten Lieferanten- Management maximieren minimieren maximieren Strategischer Einkauf Operative Tätigkeiten Lieferanten- Management Umsetzung der strategischen Aufgaben 2

3 Betrachtung der Prozesskosten I. II. III. IV. Bedarf melden V. Wareneingang buchen Bestellung genehmigen Ware prüfen, kontrollieren Lieferanten auswählen Rechnung prüfen Bestellung aufgeben VI. VII. VIII. Lieferant bezahlen 25 Prozeßkosten in I. II. III. IV. 3 V. VI. VII. VIII. Quelle : KMPG

4 Weiteres Beispiel Bearbeitungszeit: 162 Minuten Prozesskosten 90 EUR Durchlaufzeit: 16 Tage 4

5 Detaillierteres Beispiel P S D W K V gering vernachlässigbar sehr hoch hoch mittel Kriterien Personalkosten P Sonstige Kosten S Durchlaufzeit D Wertschöpfung W Kosten-Zeit-Treiber K Verantwortliche V und Personenjahre Controlling Einkaufs-Informations-System Bedarf initiieren 1,2, 3,4 Prüfung llung durch Einkauf Bestel 40 % Prozesskosteneinsparung Sekundäraktivitäten Primäraktivitäten Bedarfsträger (BT) Einkäufer käufer BT, Ein- 2,5 Einkaufsleiter, KR 2,5 bei 43 aktiven BTGB- Leiter 2,3, 4, 5 Mahnwesen Einkauf Wareneingang Lager 0,5 Warenprüfung BT Qualitäts sprüfung (Stichprobe) trieblicher Transport Innerbet BT, Lager- MA BT Vorhaltung Leistu ungsnachweis, ggf. Reklam mation (-> Einkauf) BT 0,25 Rechnungs sprüfung inkl. Poststelle ZRP 1,5 Buchhaltung/ 4,5 4 Buchhaltung 1,5 alle externen Belege 0,25 Zielsetzung: Ist-Personenjahre insgesamt: 9 5

6 Prozesskosten vs. Wertschöpfung hoch Prozessko osten niedrig Genehmigungs -prozess Wareneingang buchen Mahnwesen Rechnungs- Clearing Rechnungsprüfung Bestell- prozess Lieferanten- Auswahl niedrig Wertschöpfungsbeitrag 6 hoch

7 Traditionelle Beschaffung Manuell, Papier-basierend Lange Durchlaufzeiten (Überlastung operativer Bereich) Zeitintensiv, komplex, fehleranfällig Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant Bedarf erfassen/ Bedarfszettel Bestellung prüfen/ genehmigen Lieferant wählen manuell Bestellung erfassen/ aufgeben Ware liefern Ware prüfen Ware lagern/ verbuchen/verteilen Ware prüfen Rechnung manuell erfassen Rechnung stellen Rechnung/ verbuchen/zahlung Quelle:Schäffer H., Höll S., Schönberg T. (1999): Buy direct Eine Intranet-basierende Geschäftsprozessoptimierung im Einkauf, in: Scheer, A. W., Nüttgens, M. (Hrsg.), Electronic Business Engineering, Heidelberg 1999, S

8 Internet- / Intranet-basierend Katalog-orientiert Weitgehend automatisiert Neue Wege in der Beschaffung eprocurement- Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant Lösung Bedarf vorhanden Multi-Lieferanten- Katalog Such- /Vergleichsmöglichkeiten Liefervereinbarung Preisfixierung Automatisiert bzw. Systemunterstützt Bestellantrag formulieren Budget o.k. Budget überzogen Genehmigungsworkflow Elektronische Bestellung Antrag prüfen/ genehmigen Evtl. Bedarfsbearbeitung Bearbeiten/ Ware liefern Elektronischer Lieferschein Ware prüfen Elektronische Rechnung Rechnung verbuchen/zahlung 8

9 Verbesserungspotenziale Bereitstellung elektronischer Lieferantenkataloge Genehmigungsverfahren mit Workflowsteuerung Elektronische Bestellung (z. B. über Web-EDI) Integration in Warenwirtschaft / ERP-System Einheitliche Lieferantenanbindung durch standardisierte Schnittstellen Automatisierung der Rechnungsprüfung 9

10 Praxisbeispiel 10

11 Business Case Arzneimittel-Hersteller Reduzierung der Durchlaufzeit einer Bestellung von acht auf 1,5 Werktage Löschen von Artikeln aus SAP MM Einsparung von SAP-Lizenzen Prozesskosteneinsparung ca. 2 Mio EUR p. a. ( line items) Projektkosten: ca EUR Zwei Standorte Anbindung SAP R/3 und BPCS (SSA) 11

12 Kritische Erfolgsfaktoren Möglichst hohe Rahmenvertragsquote ERP-Integration, Vermeidung von Medienbrüchen ereadiness der Lieferanten Qualität der Kataloge Qualität der Katalogsuchmaschine Einheitliche Datenbasis (Kreditoren, Artikel,...) Einheitliche Einkaufskennzahlen 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Fragen? 13

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