Senatsverwaltung für Inneres und Sport Abteilung I Staats-, Verwaltungs-, Dienstrecht

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1 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Abteilung I Staats-, Verwaltungs-, Dienstrecht Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Klosterstr Berlin (Postanschrift) An die Senatsverwaltungen (einschließlich Senatskanzlei) die Verwaltung des Abgeordnetenhauses den Präsidenten des Verfassungsgerichtshofes den Präsidentin des Rechnungshofes den Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit die Bezirksämter die Sonderbehörden die nichtrechtsfähigen Anstalten die Eigenbetriebe nachrichtlich an die Eigengesellschaften die gemischtwirtschaftlichen Unternehmen, an denen Berlin überwiegend beteiligt ist die Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts den Hauptpersonalrat Die Senatsverwaltung ist seit Mai 2009 als familienbewusster Arbeitgeber zertifiziert. Geschäftszeichen bei Antwort bitte angeben: I D 10 76/370 Bearbeiterin: Frau Beiersdorf Zimmer: 2421 Dienstgebäude: Berlin Mitte Klosterstr. 47, Berlin Tel.: Durchwahl (030) Vermittlung (030) Intern Fax: Durchwahl (030) petra.beiersdorf@seninnsport.berlin.de nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur verwenden. Internet: Datum 04. Oktober Rundschreiben InnSport I Nr. 57/2010 ELStAM - Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale - hier: Veröffentlichung von Informationsmaterialien Rundschreiben InnSport I Nr. 42/2010 Anlagen: Informationsbroschüre Die elektronische Lohnsteuerkarte des Bundesfinanzministeriums Merkblatt für den Arbeitnehmer der Senatsverwaltung für Finanzen Frage-/Antwort-Katalog Inhalt: Informationen für den Personalservice und die Abrechnungsstellen Zuständigkeitswechsel Übergangsregelungen für den Arbeitgeber Start der Informationskampagne

2 Allgemeines Mit Rundschreiben InnSport I Nr. 42/2010 wurden Sie über das neue Verfahren zur Einführung der ELStAM unterrichtet und auf die ab Herbst 2010 geplante Aufklärungskampagne des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) sowie der Senatsverwaltung für Finanzen hingewiesen. Nachfolgend erhalten Sie Informationen zum aktuellen Sachstand. 2. Zuständigkeitswechsel von den Gemeinden (Meldebehörden) auf die Finanzverwaltung Ab wechselt die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Eintragung von Kindern, Steuerklassenwechsel und anderen Freibeträgen) von den Gemeinden (Meldebehörden) auf die Finanzämter. Die Finanzämter können bereits im Jahr 2010 zuständig werden, falls die Änderungen den Lohnsteuerabzug 2011 betreffen. Aufgrund des Zuständigkeitswechsels wird den Finanzämtern eine Möglichkeit der Speicherung der lohnsteuerlichen Daten für die Arbeitnehmer geschaffen. Der Wechsel der Zuständigkeit auf die Finanzverwaltung erfolgt für Lohnsteuerabzugsmerkmale, die ab wirksam werden. Beispiel 1: Arbeitnehmer-Ehegatten beantragen am den Wechsel der Steuerklassen von IV / IV auf III / V ab Januar Der Steuerklassenwechsel ist durch das Finanzamt vorzunehmen. Die Meldebehörden bleiben bis zum für die Ausstellung und Änderung der Lohnsteuerkarte 2010 zuständig. Beispiel 2: Arbeitnehmer-Ehegatten beantragen am den Wechsel der Steuerklassen von IV / IV auf III / V ab Dezember Der Steuerklassenwechsel ist noch durch die Gemeinde vorzunehmen. Wird für 2011 eine Lohnsteuerkarte beantragt, stellt das Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 aus (sog. Ersatzbescheinigung). Durch den Zuständigkeitswechsel werden folgende Aufgaben, die bisher von den Meldebehörden erledigt wurden, für die Lohnsteuerabzugsmerkmale mit Wirkung ab 2011 auf die Finanzämter übertragen: Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale Steuerklassenänderungen - nach Heirat (Übergangszeitraum) - nach Trennung, Beendigung der Trennung - Steuerklasse II (z.b. nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden) - ungünstigere Steuerklasse Kinder unter 18 - Erstmalige Eintragung eines Kinderfreibetrages wegen Geburt (Übergangzeitraum) - Unterdrückung / Reaktivierung des Kinderfreibetrages - Zuordnung eines Kindes (z.b. aus einer anderen Gemeinde) Steuerklassenwechsel zwischen III/V und IV/IV - z.b. nach Trennung oder Aufnahme / Beendigung der Beschäftigung durch den Ehegatten. Die Meldebehörden bleiben für die Übermittlung von lohnsteuerlich bedeutsamen melderechtlichen Daten (z. B. Heirat, Geburt, Tod) weiterhin zuständig. 2 von 4

3 Übergangsregelungen ab 2011 für die Arbeitgeber Die Gemeinden (Meldebehörden) haben den Arbeitnehmern letztmalig für das Kalenderjahr 2010 eine Lohnsteuerkarte ausgestellt und übersandt ( 39e Abs. 9 Satz 2 Einkommensteuergesetz - EStG). Auf der Lohnsteuerkarte 2010 ist die Identifikationsnummer (IdNr.) des Arbeitnehmers eingetragen ( 39e Abs. 9 Satz 3 EStG sowie BMF- Schreiben vom , BStBl I 2009, 817). Diese ist wesentlicher Bestandteil für das elektronische Verfahren (ELStAM), das die Lohnsteuerkarte ersetzen wird. Nach Ablauf des Kalenderjahres 2010 darf die Lohnsteuerkarte 2010 nicht vernichtet werden. Vielmehr hat der Arbeitgeber diese Lohnsteuerkarte aufgrund deren Fortgeltung über das Kalenderjahr 2010 hinaus aufzubewahren. Er hat sie dem Arbeitnehmer zur Vorlage beim Finanzamt vorübergehend zu überlassen sowie innerhalb angemessener Frist nach Beendigung des Dienstverhältnisses herauszugeben ( 52b Abs. 1 Satz 3 EStG-Entwurf). Erst nach erstmaliger Anwendung der ELStAM (voraussichtlich ab 2012) darf der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte vernichten ( 52b Abs. 1 Satz 4 EStG- Entwurf). Der Arbeitgeber hat die Besteuerungsmerkmale auf der Lohnsteuerkarte 2010 bis zur Anwendung der ELStAM bzw. bis zur Vorlage einer Ersatzbescheinigung weiter dem Lohnsteuerabzug zugrunde zu legen. Die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind für den Arbeitgeber bindend (Lohnsteuerkartenprinzip). Nur wenn er sich an die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte hält, ist die Lohnsteuer vorschriftsmäßig einbehalten. Für nicht vorschriftsmäßig einbehaltene Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber gemäß 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG. Legt ein unbeschränkt einkommensteuerpflichtiger Arbeitnehmer vor Einführung der ELStAM schuldhaft weder eine Lohnsteuerkarte 2010 noch eine Ersatzbescheinigung vor, ist die Lohnsteuer - wie bisher - zwingend nach Steuerklasse VI einzubehalten und abzuführen ( 39c Abs. 1 EStG). Etwas anderes gilt für folgenden Sachverhalt: Beginnt ein unbeschränkt einkommensteuerpflichtiger lediger Arbeitnehmer ein Ausbildungsdienstverhältnis als erstes Dienstverhältnis, kann der Arbeitgeber auf die Vorlage einer Ersatzbescheinigung verzichten. Der Arbeitgeber kann in diesen Fällen den Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse I vornehmen, wenn der Arbeitnehmer ihm seine IdNr., den Geburtstag und die Religionszugehörigkeit mitteilt und schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Es kann unterstellt werden, dass der Auszubildende keiner weiteren Beschäftigung nachgeht, die nach Steuerklasse I besteuert wird, sondern sich hauptberuflich seiner Ausbildung widmet, in der Regel Auszubildende nach der Beendigung der Schule. Der vollständige Umstieg auf das elektronische Verfahren soll bis zum erfolgen. Nach Einführung dieses Verfahrens können alle Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Besteuerungsmerkmale aus einem Datenpool abrufen und in ihre Lohnabrech-nung übernehmen. Ändern sich die Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers, werden die im Datenpool gespeicherten Daten angepasst. Hinsichtlich des Lohnsteueranmeldungsverfahrens beim Arbeitgeber und der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ergeben sich gegenüber dem bisherigen Verfahren (ElsterLohn I) keine Änderungen. Der Arbeitgeber gibt wie bisher im elektronischen Verfahren die Lohnsteueranmeldung ab und übermittelt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. bis zum des Folgejahres, anhand der vergebenen IdNr., die Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt. 3 von 4

4 Start der Informationskampagne Die Informationskampagne von Bund und Ländern hat begonnen. Die Dachverbände der Arbeitgeber sind bereits durch ein Informationsschreiben des BMF über die Neuregelungen unterrichtet worden. In diesen Tagen werden der Berliner Öffentlichkeit die beigefügten Anlagen sowie weitere Informationsmaterialien (z. B. Plakate / Flyer) zur Verfügung gestellt. Dies geschieht unter Federführung der Senatsverwaltung für Finanzen auf folgenden Kommunikationswegen: Auslegen / Aushang in den Bürgerämtern Internetseiten der Senatsverwaltung für Finanzen Elster-Internetportal ( Pressemitteilungen (avisiert für Anfang Oktober 2010) Darüber hinaus ist von der Senatsverwaltung für Finanzen geplant, alle Beschäftigten und Versorgungsempfänger der unmittelbaren Berliner Landesverwaltung über die Neuregelungen zu informieren. Zu diesem Zweck soll im Kalendermonat November 2010 ein Merkblatt als Anlage zum Entgelt-/ Versorgungsnachweis versandt werden. Die beigefügten Anlagen dienen dem Informationszweck. Insbesondere das Merkblatt für Arbeitnehmer sowie der Frage-/Antwort-Katalog können hilfreich für die Beantwortung von Fragen der Beschäftigten/ Versorgungsempfänger sein. Die Informationsmaterialien sollen auf ausdrückliche Bitte der Finanzverwaltung umfangreich genutzt werden. Soweit mir weitere Informationen vorliegen, werde ich diese an die Dienststellen/ Behörden weiterleiten. Im Auftrag Dr. Bochmann 4 von 4

5 Steuern Die elektronische Lohnsteuerkarte

6 Inhaltsverzeichnis 1. Verfahrenswechsel 1.1 Einleitung 1.2 Ihre Vorteile auf einen Blick 1.3 Der Countdown bis zum Start die Lohnsteuerkarte Erstmalige Lohnsteuerkarte Arbeitsplatzwechsel in Zuständigkeiten 2.1 Wer führt künftig Änderungen durch? 2.2 Melderechtliche und standesamtliche Änderungen 2.3 Lohnsteuerermäßigungsverfahren Welche Änderungen meiner Lohnsteuerabzugsmerkmale in 2011 muss ich dem Finanzamt anzeigen? 2.5 Das neue Verfahren wie es funktioniert Datenschutz Ausnahmefälle 4.1 Ausstellung einer Lohnsteuerkarte 4.2 Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland 4.3 Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer 4.4 Kinderfreibeträge für Kinder unter 18 Jahren 4.5 Unterdrückung/Reaktivierung eines Kinderfreibetrages 4.6 Behinderten-Pauschbeträge

7 Verfahrenswechsel 5 1. Verfahrenswechsel 1.1 Einleitung Für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer ist es ganz selbstverständlich, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer automatisch an die Finanzverwaltung abführt. Um dies tun zu können, benötigt der Arbeitgeber jedoch einige Informationen (sogenannte Lohnsteuerabzugsmerkmale) von seinen Arbeitnehmern, wie z. B. die Steuerklasse oder die Höhe bestimmter Freibeträge. Als Träger dieser Informationen wurde bereits 1925 die Lohnsteuerkarte eingeführt. Jede Arbeitnehmerin bzw. jeder Arbeitnehmer erhielt die Lohnsteuerkarte seitdem jährlich von der Gemeindeverwaltung und reichte sie anschließend an den Arbeitgeber weiter. Dieses Lohnsteuerkarten-Verfahren wird nun bereits seit 85 Jahren angewendet. Verbunden war damit bislang auch ein hoher Verwaltungsaufwand, denn die Lohnsteuerkarten mussten hergestellt, bedruckt, versendet und verwaltet werden. Und das jedes Jahr aufs Neue! Durch den technischen Fortschritt lässt sich dieses Verfahren nun deutlich einfacher gestalten. In einem ersten Schritt wurde dazu bereits die Rückseite der Lohnsteuerkarte überflüssig gemacht. Die dort vorgesehenen Informationen (Jahreslöhne, -steuern und -abgaben) werden seit dem Jahr 2005 elektronisch von den Arbeitgebern an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Arbeitgeber brauchen seitdem die Lohnsteuerkarten am Ende des Jahres nicht mehr an ihre Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zurücksenden. In einem zweiten Schritt sollen ab dem Jahr 2012 die Informationen auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte elektronisch bereitgestellt werden. Der Arbeitgeber erhält die Lohnsteuerabzugsmerkmale dann direkt von der Finanzverwaltung. Damit ist die Lohnsteuerkarte als Träger dieser Informationen nicht mehr notwendig.

8 6 Verfahrenswechsel Verfahrenswechsel 7 Die Herstellung und Verwaltung von Lohnsteuerkarten ist somit nicht mehr erforderlich. Davon profitieren Sie als Bürger ebenso wie die Arbeitgeber, Gemeinden und die Finanzverwaltung. Im Jahr 2009 haben Sie letztmalig eine Lohnsteuerkarte für das Jahr 2010 erhalten. Diese gilt bis zur Einführung des elektronischen Verfahrens. 1.2 Ihre Vorteile auf einen Blick Die Kommunikation zwischen Bürger, Unternehmen und Finanzamt kann individuell, papierlos und sicher auf elektronischem Wege erfolgen; sie wird dadurch wesentlich beschleunigt. Durch die klare Zuständigkeit des Finanzamts für die Änderung sämtlicher Lohnsteuerabzugsmerkmale werden unnötige Wege vermieden. Das Problem des Verlustes der bisherigen Lohnsteuerkarte und das Ausstellen einer kostenpflichtigen Ersatzlohnsteuerkarte entfallen. Bei Änderungen muss keine Vorlage der Lohnsteuerkarte mehr erfolgen. Das erspart das Abholen und Zurückbringen der Lohnsteuerkarte durch den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber. Im Vergleich zur herkömmlichen Lohnsteuerkarte wird eine wesentlich höhere Verfahrenssicherheit gewährleistet, die so insgesamt auch für mehr Steuergerechtigkeit sorgen wird. 1.3 Der Countdown bis zum Start die Lohnsteuerkarte 2011 Die Lohnsteuerkarte 2010 behält bis zur erstmaligen Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ihre Gültigkeit. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerkarte nach Ablauf des Jahres 2010 weiter aufbewahren und die darauf enthaltenen Eintragungen auch für den Lohnsteuerabzug im Jahr 2011 zugrunde legen. Erst nach Einführung des elektronischen Verfahrens im Jahr 2012 darf die Karte wie bisher vernichtet werden. 1.4 Erstmalige Lohnsteuerkarte 2011 Wird im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt stattdessen eine Ersatzbescheinigung aus. Ausgenommen hiervon sind ledige Arbeitnehmer, die im Jahr 2011 erstmalig eine Ausbildung beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine IdNr., sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Kommt die Steuerklasse I nicht in Betracht, kann der Auszubildende beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragen. 1.5 Arbeitsplatzwechsel in 2011 Bei einem Arbeitsplatzwechsel wird wie bisher die Lohnsteuerkarte 2010 oder ggf. die ausgestellte Ersatzbescheinigung vom bisherigen Arbeitgeber zurückgegeben und dem neuen Arbeitgeber ausgehändigt.

9 Zuständigkeiten 9 2. Zuständigkeiten 2.1 Wer führt künftig Änderungen durch? Ab dem Jahr 2011 wechselt die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Eintragung von Kindern, Steuerklassenwechsel und anderen Freibeträgen) von den Meldebehörden auf die Finanzämter. Die Finanzämter können bereits im Jahr 2010 zuständig werden, falls die Änderungen den Lohnsteuerabzug 2011 betreffen. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für den Arbeitgeber bereitgestellt und künftig als Elektronische LohnSteuerAbzugs- Merkmale (ELStAM) bezeichnet. Zus tä n d i g k e i t s w e c h s e l Zuständigkeit des Finanzamtes ab 2011: bisher: Kinder über 18 Jahre Sonderfälle Kinder Steuerklassen IV/IV mit Faktor Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag zusätzlich ab : Kinder unter 18 Jahren Änderung/Wechsel der Steuerklasse dauerndes Getrenntleben Die Meldebehörden bleiben für die melderechtlichen Daten weiterhin zuständig (z. B.: Geburt eines Kindes, Kirchenaustritt, Heirat). Der Zuständigkeitswechsel auf die Finanzverwaltung erfolgt für Lohnsteuerabzugsmerkmale, die ab wirksam werden. Bei s p i e l: Arbeitnehmer-Ehegatten beantragen am den Wechsel der Steuerklassen von IV/IV auf III/V ab Januar Der Steuerklassenwechsel ist durch das Finanzamt vorzunehmen.

10 10 Zuständigkeiten Zuständigkeiten 11 Die Gemeinden bleiben bis zum für die Ausstellung und Änderung der Lohnsteuerkarte 2010 zuständig. Wird für 2011 eine Lohnsteuerkarte beantragt, stellt das Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 aus (sog. Ersatzbescheinigung). Durch den Zuständigkeitswechsel werden folgende Aufgaben, die bisher von den Gemeinden erledigt wurden, für die Lohnsteuerabzugsmerkmale mit Wirkung ab 2011 auf die Finanzämter übertragen: Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale Steuerklassenänderungen - nach Heirat (Übergangszeitraum) - nach Trennung, Beendigung der Trennung - Steuerklasse II (z. B. nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden) - ungünstigere Steuerklasse Kinder unter 18 - Unterdrückung/Reaktivierung des Kinderfreibetrages - Zuordnung eines Kindes (z. B. aus einer anderen Gemeinde) Steuerklassenwechsel zwischen III/V und IV/IV - z. B. nach Aufnahme/Beendigung der Beschäftigung durch den Ehegatten Nach Einführung des elektronischen Verfahrens erfolgt von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen aus direkt die Weitergabe dieser Daten an die Finanzverwaltung zur Änderung der persönlichen ELStAM. Dabei wird im Falle der Eheschließung standardisiert z. B. die Steuerklasse IV/IV unterstellt, wenn beide Ehegatten Arbeitnehmer sind. Der zusätzliche Weg zum Finanzamt wird nur dann erforderlich, wenn eine hiervon abweichende Berücksichtigung etwa bei Übertragung eines Kinderfreibetrages oder eine andere Steuerklassenwahl (etwa von IV/IV auf III/V) gewünscht ist. 2.3 Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2011 Das Lohnsteuerermäßigungsverfahren ändert sich grundsätzlich nicht. Für das Jahr 2011 gelten einmalig sämtliche beantragte Freibeträge des Jahres 2010 automatisch weiter. Die Meldebehörden bleiben für die Übermittlung von lohnsteuerlich bedeutsamen melderechtlichen Daten (künftig elektronische Übermittlung an das Bundeszentralamt für Steuern) weiterhin zuständig. 2.2 Melderechtliche und standesamtliche Änderungen Anschriftenänderungen und standesamtliche Veränderungen wie z. B. Kirchenein- oder Kirchenaustritt, Eheschließung, Geburt, Adoption oder Tod werden nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet.

11 12 Zuständigkeiten Zuständigkeiten Welche Änderungen meiner Lohnsteuer- abzugsmerkmale in 2011 muss ich dem Finanzamt anzeigen? Das alte Verfahren Sollten sich zu Beginn des Jahres 2011 Abweichungen bei Steuerklasse oder Zahl der Kinder zu Ihren Gunsten ergeben, sind Sie verpflichtet, die Eintragungen anpassen zu lassen. Diese Verpflichtung gilt auch, wenn die Steuerklasse II bescheinigt ist, die Voraussetzung für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des Kalenderjahres jedoch entfällt. Bit t e be a c h t e n Sie: Auch wenn sich ein für das Jahr 2010 eingetragener Freibetrag verringert (z. B. geringere Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung), kann dies ohne eine Korrektur zu erheblichen Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen. Anträge auf Änderung können wie bisher nur bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahres gestellt werden. Änderungen, die im Dezember eintreten, können somit nicht mehr im Lohnsteuerermäßigungsverfahren des laufenden Kalenderjahres berücksichtigt werden. Das neue Verfahren ab dem Jahr 2012 (vereinfachte Darstellung) 2.5 Das neue Verfahren wie es funktioniert Für das neue elektronische Verfahren ab dem Jahr 2012 muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber nur noch das Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) mitteilen sowie Auskunft darüber geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. So wird der Arbeitgeber berechtigt, die ELStAM [Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale] des Arbeitnehmers elektronisch abzurufen. Hat das Arbeitsverhältnis auch schon im Jahr 2010 oder 2011 bestanden, liegen dem Arbeitgeber die erforderlichen Informationen zum Abruf der ELStAM bereits vor. Diese wurden auf der Lohnsteuerkarte des Jahres 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 aufgedruckt.

12 Datenschutz Datenschutz Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der ELStAM-Datenbank erfolgt auf Grundlage des 39e Einkommensteuergesetz sowie des 139b Abgabenordnung. Nur Ihre aktuellen Arbeitgeber sind zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung. Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jederzeit einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der IdNr. im ElsterOnline-Portal ( notwendig. Darüber hinaus ist das zuständige Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte an den Arbeitnehmer zu seinen gespeicherten ELStAM. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer ELStAM benennen oder ausschließen (Positivliste/ Teilsperrung/Vollsperrung). Darüber hinaus ist das Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte an den Arbeitnehmer zu seinen gespeicherten ELStAM. Bekommt ein Arbeitgeber keine ELStAM seines Arbeitnehmers bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern. Was macht die Datenübermittlung sicher? Die Übermittlung der Daten erfolgt durch Authentifizierung des Übermittlers und über verschlüsselte Leitungen. Wie wird der Zugriffsschutz auf die ELStAM- Datenbank gewährleistet? Die ELStAM der Arbeitnehmer werden von der ELStAM- Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert.

13 16 Datenschutz Datenschutz 17 Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören: Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers Die IdNr. des Arbeitnehmers Das Geburtsdatum des Arbeitnehmers Wie werde ich über meine ELStAM informiert? Nach dem derzeitigen Stand soll der Arbeitgeber die ELStAM in der Lohnabrechnung ausweisen und verpflichtet werden, dem Arbeitnehmer unverzüglich einen Ausdruck der Lohnabrechnung mit den übermittelten ELStAM auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Wie lange werden Zugriffsdaten der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung gespeichert? Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.

14 Ausnahmefälle Ausnahmefälle 4.1 Ausstellung einer Lohnsteuerkarte Benötigt ein Arbeitnehmer für das Kalenderjahr 2011 eine Lohnsteuerkarte, ist hierfür nicht mehr die Gemeinde zuständig. In diesem Fall stellt das Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus (sog. Ersatzbescheinigung). Gleiches gilt, wenn ein weiteres Beschäftigungsverhältnis aufgenommen wird und eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI auszustellen ist. Darüber hinaus stellt das Finanzamt für 2011 auch eine Ersatzbescheinigung aus, wenn die Lohnsteuerkarte verloren gegangen, unbrauchbar geworden oder zerstört worden ist. Ausgenommen hiervon sind ledige Arbeitnehmer, die im Jahr 2011 erstmalig eine Ausbildung beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine IdNr., sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. 4.2 Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland Erzielen Arbeitnehmer, die im Inland weder einen Wohnsitz noch einen gewöhnlichen Aufenthalt haben (beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer), im Inland Arbeitslohn, erteilt das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers auch weiterhin auf Antrag des Arbeitnehmers eine Bescheinigung über die maßgebliche Steuerklasse ( 39d Absatz 1 EStG). Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer die Eintragung von bestimmten Frei-/Hinzurechnungsbeträgen beantragen, z. B. Werbungskosten und Sonderausgaben ( 39d Absatz 2 EStG). Der Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung kann auch vom Arbeitgeber gestellt werden, wenn er ihn im Namen des Arbeitnehmers stellt (R 39d Absatz 5 Satz 1 LStR). In allen Fällen, in denen die Arbeitnehmer nicht nach 1 Absatz 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und ihnen keine IdNr. zugeteilt wurde, stellt weiterhin das zuständige Finanzamt eine Ersatzbescheinigung aus.

15 20 Ausnahmefälle Ausnahmefälle Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer Für Arbeitnehmer mit einem Wohnsitz oder einem gewöhnlichen Aufenthalt im Inland, für die in Ausnahmefällen keine Identifikationsnummer erteilt wurde, werden für die Lohnsteuerberechnung durch den Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale längstens für einen Zeitraum von drei Monaten zugrunde gelegt. Wird nach Ablauf von drei Monaten keine Identifikationsnummer vorgelegt, hat der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die Steuerklasse VI anzuwenden. In den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die Nichtvorlage der Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat, sollte er sich eine Ersatzbescheinigung durch das Wohnsitzfinanzamt ausstellen lassen. 4.4 Kinderfreibeträge für Kinder unter 18 Jahren Grundsätzlich werden Kinderfreibeträge bei Geburt, Adoption, Tod, Zuzug aus dem Ausland oder Wegzug ins Ausland nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet. Mit Beginn des Jahres 2011 werden dann auch diese Änderungen der Lohnsteuerkarte ausschließlich von den Finanzämtern vorgenommen. Nach Einführung des elektronischen Verfahrens erfolgt von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen aus direkt die Datenweitergabe dieser melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung zur Änderung der persönlichen ELStAM. Der zusätzliche Weg zum Finanzamt für einen Antrag zur Änderung der ELStAM ist dann grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Aus n a h m e : Kinder, die nicht mit Hauptwohnsitz in derselben Gemeinde gemeldet sind wie der Elternteil. Ab dem Jahr 2011 werden keine steuerlichen Lebensbescheinigungen mehr ausgestellt. In diesen Fällen stellt künftig ausschließlich das Finanzamt die Verknüpfung in der ELStAM- Datenbank von Eltern und Kindern her. Bei s p i e l: Geburt eines Kindes am Es ist im Haushalt der Mutter in München gemeldet. Der Vater lebt in Stuttgart, wo er gemeldet ist. Lös u n g : Die Geburt des Kindes wird von der Gemeinde gespeichert und die Verknüpfung zur Mutter an die ELStAM-Datenbank übermittelt. Der Vater muss mit der Geburtsurkunde beim Wohnsitzfinanzamt die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages beantragen. Bereits bestehende Verknüpfungen in der ELStAM-Datenbank eines Kindes bleiben beim Wegzug des Elternteils/des Kindes bestehen. Auch für Kinder unter 18 Jahren, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland haben, muss die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages immer beim Finanzamt beantragt werden. 4.5 Unterdrückung/Reaktivierung eines Kinderfreibetrages Durch den Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers bei der Finanzverwaltung erhält der Arbeitgeber künftig auch Auskünfte über die Anzahl der Kinderfreibeträge des Arbeitnehmers. Dies kann jedoch auf Wunsch unterdrückt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt. 4.6 Pauschbeträge für behinderte Menschen Eintragungen und Änderungen bei Pauschbeträgen wie Eintrag eines Behinderten-Pauschbetrages für die eigene Person, den Ehegatten oder das Kind Übertrag eines Behinderten-Pauschbetrages für den Ehegatten Übertrag eines Behinderten-Pauschbetrages für ein Kind Aufteilung von Behinderten-Pauschbeträgen auf verschiedene Lohnsteuerkarten werden immer durch das Finanzamt durchgeführt.

16 Herausgeber: Bundesministerium der Finanzen Wilhelmstrasse Berlin Druck: Variograph Druck- & Vertriebs GmbH, Bad Liebenwerda Gestaltung: B&B. Werbeagentur GmbH, Hannover Hannover, August 2010

17 Diese Druckschrift wird im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Bundesministeriums der Finanzen herausgegeben. Sie wird kostenlos abgegeben und ist nicht zum Verkauf bestimmt. Sie darf weder von Parteien noch von Wahlwerbern oder Wahlhelfern während eines Wahlkampfes zum Zwecke der Wahlwerbung verwendet werden. Dies gilt für Landtags-, Bundestags- und Kommunalwahlen. Missbräuchlich ist insbesondere die Verteilung auf Wahlveranstaltungen, an Informationsständen der Parteien sowie das Einlegen, Aufdrucken und Aufkleben parteipolitischer Informationen oder Werbemittel. Untersagt ist gleichfalls die Weitergabe an Dritte zum Zwecke der Wahlwerbung. Unabhängig davon, wann, auf welchem Weg und in welcher Anzahl diese Schrift dem Empfänger zugesagt ist, darf sie auch ohne zeitlichen Bezug zu einer Wahl nicht in einer Weise verwendet werden, die als Parteinahme der Bundesregierung zugunsten einzelner politischer Gruppen verstanden werden könnte.

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20 Frage: Warum wird die Lohnsteuerkarte abgeschafft? Antwort: Die Lohnsteuerkarte war bislang ein unverzichtbares Mittel, um dem Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen personenbezogenen Daten mitzuteilen. Mit der Produktion, Versendung und Verwaltung der Lohnsteuerkarten war immer ein hoher Aufwand verbunden. Durch den technischen Fortschritt lässt sich die Bereitstellung der notwendigen Informationen besser organisieren. Mit der Umstellung auf ein elektronisches Verfahren wird das Lohnsteuerabzugsverfahren zukünftig schneller, sicherer und effizienter. Die bisherige Lohnsteuerkarte ist dann nicht mehr notwendig. Frage: Warum erhalte ich im Jahr 2010 keine neue Lohnsteuerkarte für das Jahr 2011? Antwort: Im Rahmen der Umstellung auf ein elektronisches Verfahren, behält die Lohnsteuerkarte 2010 für den Übergangszeitraum ab dem Jahr 2011 ihre Gültigkeit. Nach Einführung des elektronischen Verfahrens (ab dem Jahr 2012) wird keine Lohnsteuerkarte mehr benötigt. Benötigen Sie während des Jahres 2010 eine Lohnsteuerkarte, wird diese noch von der Gemeinde ausgestellt. Frage: Was mache ich, wenn ich für 2011 erstmals eine Lohnsteuerkarte benötige? Antwort: Wird im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt auf Antrag eine Ersatzbescheinigung aus. Ausgenommen hiervon sind ledige Arbeitnehmer, die ab dem Jahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr), sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Frage: Was passiert, wenn meine Lohnsteuerkarte verloren gegangen, unbrauchbar oder zerstört worden ist? Antwort: In diesen Fällen stellt Ihnen Ihr zuständiges Finanzamt für das Jahr 2011 eine Ersatzbescheinigung aus. Frage: Was benötigt mein Arbeitgeber ab dem Jahr 2012 anstelle der Lohnsteuerkarte von mir? Antwort: Anstelle der Lohnsteuerkarte benötigt Ihr Arbeitgeber nur noch einmalig Ihre steuerliche Identifikationsnummer (IdNr), Ihr Geburtsdatum sowie eine Auskunft darüber, ob es sich um das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Frage: Wo finde ich meine steuerliche Identifikationsnummer? Antwort: Ihre steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) wurde Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) schriftlich mitgeteilt und ist bereits auf Ihrer Lohnsteuerkarte 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 aufgedruckt. Verfügen Sie nicht mehr über Ihre IdNr (z. B. Anschreiben ist nicht mehr auffindbar), haben Sie die Möglichkeit, beim BZSt die Übersendung eines Schreibens mit der IdNr erneut zu veranlassen. Die IdNr wird nicht telefonisch bekanntgegeben. Das neue Mitteilungsschreiben wird an die im BZSt gespeicherte Anschrift versendet. Ansprechpartner ist grundsätzlich das BZSt, das Finanzamt kann die IdNr aber ebenso schriftlich mitteilen.

21 Anschrift des BZSt: Bundeszentralamt für Steuern An der Küppe Bonn poststelle@bzst.bund.de Frage: Welche meiner Daten sind bei der Finanzverwaltung gespeichert? Antwort: Es werden keine zusätzlichen persönlichen Daten erhoben. Bei der Finanzverwaltung werden zukünftig nur die steuerrechtlichen Informationen gespeichert, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren (Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Religionszugehörigkeit) sowie die melderechtlichen Daten, die wie bisher von den Gemeinden an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Diese gespeicherten Angaben werden auch als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet. Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welcher Arbeitgeber diese in den letzten zwei Jahren abgerufen hat, können Sie mit Beginn des elektronischen Verfahrens jederzeit über das ElsterOnline-Portal einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr) im Elster- Online-Portal notwendig. Darüber hinaus ist Ihr zuständiges Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM. Frage: Wofür steht die Abkürzung ELStAM? Antwort: ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Religionszugehörigkeit) Frage: Was muss ich beim Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2011 beachten? Antwort: Für das Jahr 2011 gelten einmalig sämtliche eingetragenen Freibeträge des Jahres 2010 automatisch weiter, unabhängig vom Gültigkeitsbeginn. Frage: Welche Änderungen meiner Lohnsteuerabzugsmerkmale in 2011 muss ich dem Finanzamt anzeigen? Sie sind verpflichtet, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen, wenn die Eintragungen von den Verhältnissen zu Beginn des Jahres 2011 zu Ihren Gunsten abweichen, z. B. Eintragung der Steuerklasse I ab 2011, weil die Ehe in 2010 aufgelöst wurde und somit die Voraussetzung für die Steuerklasse III weggefallen ist. Diese Verpflichtung gilt auch, wenn die Steuerklasse II bescheinigt ist, die Voraussetzung für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des Kalenderjahrs jedoch entfällt. Auch wenn sich ein für das Jahr 2010 eingetragener Freibetrag verringert (z. B. geringere Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung), kann dies ohne eine Korrektur zu erheblichen

22 Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen. Die Herabsetzung des Freibetrags können Sie beim Finanzamt beantragen. Nach Einführung des elektronischen Verfahrens (ab dem Jahr 2012) müssen sämtliche antragsgebundene Einträge und Freibeträge erneut beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Anträge auf Änderung können wie bisher nur bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahres gestellt werden. Änderungen, die im Dezember eintreten, können somit nicht mehr im Lohnsteuerermäßigungsverfahren des laufenden Kalenderjahres berücksichtigt werden. Frage: Wer kann meine Daten abrufen und welchen Einfluss habe ich darauf? Antwort: Nur Ihr aktueller Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der ELStAM berechtigt. Haben Sie mehr als einen Arbeitgeber, können auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) die für die Lohnsteuerberechnung erforderlichen Daten abrufen. Den Nebenarbeitgebern steht nur ein Teil der ELStAM zum Abruf zur Verfügung (Steuerklasse VI, Religion und ggf. ein Freibetrag). Sie können selbst bestimmen, welchem Arbeitgeber Ihre Daten zum Abruf bereitgestellt werden und welche Arbeitgeber davon ausgeschlossen sein sollen (Positivliste/ Teilsperrung/ Vollsperrung). Den Antrag können Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Hat der aktuelle Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung keinen Zugriff auf Ihre Daten, ist er verpflichtet, Ihren Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern. Frage: Wozu benötigt mein Arbeitgeber diese Daten? Antwort: Ihr Arbeitgeber benötigt diese Daten (Lohnsteuerabzugsmerkmale) ausschließlich für die Berechnung und Abführung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags sowie ggf. der Kirchensteuer, wozu er gesetzlich verpflichtet ist. Frage: Wie werde ich über meine ELStAM informiert? Antwort: Nach dem derzeitigen Stand soll der Arbeitgeber die ELStAM in der Lohnabrechnung ausweisen und verpflichtet werden, dem Arbeitnehmer unverzüglich einen Ausdruck der Lohnabrechnung mit den übermittelten ELStAM auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Darüber hinaus ist das für Sie zuständige Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM. Frage: Wo beantrage ich, dass keine Kinderfreibeträge ausgewiesen werden? Antwort: Durch den Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers bei der Finanzverwaltung erhält der Arbeitgeber künftig auch Auskünfte über die Anzahl der Kinderfreibeträge des Arbeitnehmers. Dies kann jedoch auf Wunsch unterdrückt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt. Frage: Sind noch Fragen offen? Antwort: Weitere Informationen finden Sie unter oder der Broschüre (Link)