ISEC7 Mobile Exchange Delegate. Technische Beschreibung und Konfiguration. Version 2.4

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1 ISEC7 Mobile Exchange Delegate Technische Beschreibung und Konfiguration Version 2.4

2 Inhalt 1. Funktionen der Software Zugriff Synchronisierung Architektur und Sicherheit Installationsvoraussetzungen Lizenz Konfiguration des Mailservers Authentifizierungseinstellungen Interne Prüfung (Nutzung via BlackBerry Enterprise Server) Externe Überprüfung (Nutzung via Hosting oder Office 365) Konfiguration der Stellvertreter-Funktionen in Outlook Outlook 2003/2007/ Outlook Zugriff auf private Elemente Zugriff auf weitere Ordner Zugriff auf Öffentliche Ordner Konfiguration der freigegebenen Kalender in Outlook Freigeben eines Kalenders Konfiguration des Clients Konfigurationsmöglichkeit: Konfigurationsassistent Konfigurationsmöglichkeit: Einstellungen Erste Synchronisation & Folgesynchronisation Hintergrundsynchronisierung Verwaltung von Ordnern Fragen und Antworten Wie kann ich im Fehlerfall die Logfiles einsehen? Wie kann ich meine Logfiles jemandem zur Verfügung stellen? Wie kann ich mich mit einem Server verbinden der ein selbst-signiertes oder anderweitig nicht vertrauenswürdiges Zertifikat nutzt? Wie kann ich die Version auslesen? Wie kann ich den Lizenzstatus der Anwendung prüfen? Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 2

3 Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 3

4 1. Funktionen der Software 1.1 Zugriff ISEC7 Mobile Exchange Delegate bietet Zugriff auf s Kalender Kontakte Notizen Aufgaben Öffentliche Ordner Der Zugriff erfolgt wahlweise mit dem eigenen Account oder mit Stellvertreterrechten auf einen anderen. Darüber hinaus kann auf freigegebene Kalender zugegriffen werden. Öffentliche Ordner können nur mit dem eigenen Account genutzt werden. 1.2 Synchronisierung Ausgewählte Ordner werden synchronisiert und sind danach auch Offline verfügbar. Nach der ersten Synchronisierung werden nur noch Änderungen abgerufen wie z.b. neue Termine und Nachrichten sowie der veränderte Status von vorhandenen Elementen. Freigegebene Kalender können nur mit einer bestehenden Netzwerkverbindung angezeigt werden. Diese Termine werden bei bestehender Verbindung immer aktuell vom Server geladen. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 4

5 2. Architektur und Sicherheit ISEC7 Mobile Exchange Delegate bietet den nativen Zugriff von BlackBerry Smartphones auf Postfächer des Microsoft Exchange Servers. ISEC7 Mobile Exchange Delegate kann auf unternehmensinternen Mailservern, gehosteten Mailservern sowie Microsofts Cloudservice Office 365 verwendet werden. Die Lösung bietet eine native gesicherte Kommunikation zwischen dem BlackBerry Smartphone und dem Mailserver. Die Kommunikation mit dem Mailserver erfolgt mittels Microsoft Exchange Webservices, welche Bestandteil des Microsoft Exchange Servers sind. Die Kommunikation zwischen BlackBerry und BlackBerry Enterprise Service 10 (BES10), bei Verwendung von BES10-aktivierten Smartphones, erfolgt mittels 256-bit verschlüsselter AES- Verbindung. Die Kommunikation zwischen dem Mailserver und dem BES erfolgt mittels SSLverschlüsselter Verbindung, sofern die Kommunikation SSL-gesichert ist. ISEC7 empfiehlt die Aktivierung der SSL-Funktion beim Einsatz der MS Exchange Webdienste. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 5

6 3. Installationsvoraussetzungen BlackBerry Smartphone BlackBerry Smartphone OS oder höher Mailserver Microsoft Exchange Server 2007 SP1 oder höher Microsoft Exchange Server 2010 oder höher Microsoft Exchange Server 2013 oder höher oder Microsoft Hosted Cloud Services Microsoft Office Lizenz Die Lizensierung der Anwendung erfolgt als Volumenlizenz über die -Domäne des aktivierten Accounts auf dem Gerät. Wenn zu der -Domäne keine Lizenz gefunden werden konnte oder die Anwendung im privaten Perimeter installiert wird kann alternativ eine Kundenkennung im Lizenzbildschirm der Anwendung hinterlegt werden. Zur Überprüfung werden eine eindeutige Gerätekennung (Hash der Geräte-PIN) und die aktivierte -Adresse des Gerätes an den Lizenzserver (license.isec7.com) verschlüsselt übertragen. Der Domänen-Anteil der -Adresse wird für die Zuordnung des Gerätes zu der ausgestellten Lizenz genutzt. Die Erreichbarkeit des Lizenzservers muss zur Benutzung der Anwendung sichergestellt sein. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 6

7 5. Konfiguration des Mailservers Die Lösung ISEC7 Mobile Exchange Delegate arbeitet ohne Middleware. Eine Installation von Zusatzkomponenten ist nicht erforderlich. In einer Standardinstallation von Microsoft Exchange sind die Webservices automatisch aktiviert. 5.1 Authentifizierungseinstellungen Als Authentifizierungsmethoden werden unterstützt: - Basic Authentication - Windows Authentication (NTLM Version 1) - Windows Authentication (NTLM Version 2 seit BlackBerry Betriebssystemversion ) - Digest Authentication Um die Authentifizierungsmethoden auf dem Server anzupassen gehen Sie wie folgt vor: 1. Starten des Server Managers 2. Im Bereich der Rollenverwaltung Web Server (IIS) den Internet Information Services (IIS) Manager aufrufen 3. Unter Sites - Default Website auf EWS klicken 4. Im Abschnitt IIS den Punkt Authentication öffnen 5. Eine der unterstützten Authentifizierungen einstellen (im Bild als Beispiel Basic Auth) Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 7

8 5.2 Interne Prüfung (Nutzung via BlackBerry Enterprise Server) Zur Überprüfung, ob Ihr Microsoft Exchange Server die Services aktiviert hat, können Sie wie folgt vorgehen: Rufen Sie im Webbrowser die folgende URL auf: http oder https://<mailservername>/ews/types.xsd Ist Ihr Mailserver richtig konfiguriert, wird Ihnen eine XML-Datei angezeigt. 5.3 Externe Überprüfung (Nutzung via Hosting oder Office 365) Microsoft bietet ein öffentliches Tool zur Überprüfung von Serverkonfigurationen an. Rufen Sie im Browser die folgende URL auf: https://testconnectivity.microsoft.com/ Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 8

9 Führen Sie die Verbindungstests für Microsoft Exchange-Webdienste durch. Klicken Sie auf Weiter und tragen Sie in der folgenden Seite Ihre Daten ein. Schlägt der Test fehl, wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihres Exchange-Servers. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 9

10 6. Konfiguration der Stellvertreter-Funktionen in Outlook Um anderen Anwendern Zugriff auf Nachrichten, Kalendereinträge oder andere Funktionen zu gewähren, müssen im Outlook-Client die Berechtigungen entsprechend der gewünschten Freigabestufe konfiguriert sein. 6.1 Outlook 2003/2007/2010 Zur Konfiguration gehen Sie in Outlook unter Optionen auf Stellvertretungen: Wählen Sie unter Hinzufügen die Person aus, welcher Sie Zugriff auf Ihre Daten geben möchten und vergeben Sie die gewünschte Zugriffsstufe. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 10

11 6.2 Outlook 2013 Passen Sie die Freigabe-Einstellungen der Stellvertretung an Ihre Anforderungen an. Die minimale Berechtigung ist lesender Zugriff (z.b. Prüfer unter Outlook 2013). Die Minimale Stufe ist Prüfer, wenn die Vertretung auch Elemente erstellen, ändern oder löschen soll setzen Sie die Stufe auf Bearbeiter. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 11

12 6.3 Zugriff auf private Elemente Private Elemente werden aktuell nur für den eigenen Account unterstützt, die Ansicht privater Elemente in Stellvertreter-Ordnern und freigegebenen Kalendern ist nicht möglich. 6.4 Zugriff auf weitere Ordner Um auf weitere Ordner (z.b. Gesendete Nachrichten, weitere Kalender ) zuzugreifen müssen die Berechtigungen separat vergeben werden. Dazu ist die Sichtbarkeit des Postfach-Ordners (oberster Ordner, MsgFolderRoot) sowie Lesezugriff auf dem zugegriffenen Ordner für den Benutzer-Account der Anwendung nötig. Als minimale Berechtigung muss der Ordner sichtbar sein und Lesezugriff bieten. Die Berechtigungen können durch Rechtsklick auf den gewünschten Ordner, Eigenschaften, Berechtigungen aufgerufen werden. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 12

13 Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 13

14 6.5 Zugriff auf Öffentliche Ordner Der Zugriff auf Öffentlicher Ordner findet immer mit dem Account des eigenen Nutzers statt. Eine Nutzung mit Stellvertreterrechten ist bei Öffentlichen Ordnern nicht vorgesehen. 7. Konfiguration der freigegebenen Kalender in Outlook Um anderen Anwendern nur Zugriff auf den Kalender zu geben, kann der Kalender auch freigegeben werden ohne Stellvertreter-Berechtigungen zu vergeben. Die Kalenderfreigabe ist nicht nur auf den Standardordner Kalender beschränkt. Es können zusätzlich Kalenderordner erstellt werden und freigegeben werden. Jeder Termin kann als privat gekennzeichnet werden, damit andere Anwender den Termin in einem freigegebenen Kalender nicht sehen können. Um einen Kalender freizugeben wird eine mit einer Freigabeeinladung und einer Freigabeanfrage versendet. Die Freigabeeinladung bietet dem Empfänger Zugriff auf Ihren Kalender an. Wenn Sie eine Freigabeeinladung für den Standardordner Kalender senden, dann können Sie außerdem Zugriff auf den Standardordner Kalender des Empfängers anfordern. 7.1 Freigeben eines Kalenders Klicken Sie in Outlook unter Kalender im Navigationsbereich auf Kalender freigeben. Nun können Sie die mit der Freigabeeinladung erstellen. Geben Sie als Empfänger den Namen des Benutzers ein, dem Sie die Berechtigung zum Anzeigen Ihres Kalenders erteilen möchten. Außerdem können Sie den Empfänger bitten, Ihnen die Berechtigung zum Anzeigen seines Kalenders zu erteilen. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 14

15 8. Konfiguration des Clients 8.1 Konfigurationsmöglichkeit: Konfigurationsassistent Die Konfiguration des Clients kann mittels des integrierten Konfigurationsassistenten erfolgen, welcher den Anwender durch den Konfigurationsprozess leitet. Dieser Konfigurationsassistent wird beim ersten Starten der Anwendung automatisch aufgerufen. Geben Sie als erstes Ihre Mailadresse ein. In der Auswahlbox werden die Mail-Accounts des Gerätes zur Auswahl angeboten. Sie können entweder einen Office-365-Account einrichten oder einen Account auf einem Exchange-Server. Das Programm führt jetzt eine automatische Konfiguration durch. Führen Sie die Konfiguration für ein Exchange-Account durch, dann wird der Autodiscover-Service des Exchange-Servers genutzt. Für ein Office-365-Account wird die Standardeinstellung von Microsoft verwendet. Geben Sie ihre Nutzerdaten ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 15

16 Exchange-Account Office-365-Account Falls die automatische Konfiguration den Servernamen nicht ermitteln konnte, dann geben Sie diesen bitte manuell ein. Das Konto wird jetzt validiert. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 16

17 Wollen Sie das eigene Konto wieder entfernen, so können Sie dies im Aktionen-Menü tun. Dazu öffnen Sie das Aktionen-Menü und wählen Konto löschen. Im Aktionen-Menü können Sie das eigene Konto außerdem bearbeiten indem Sie Konto bearbeiten wählen sowie weitere eigene Konten erstellen, indem Sie Konto hinzufügen wählen. Nachdem das eigene Konto eingetragen ist können weitere Stellvertreterzugriffe mit Hilfe des Konfigurationsassistenten hinzugefügt werden. In den Einstellungen drücken Sie den Button + Auf weitere Mailbox zugreifen unter dem Menüpunkt Stellvertreterzugriff und tragen einen Namen ein, der den Zugriff identifiziert sowie die -Adresse des Benutzers, welcher Ihnen Stellvertreterberechtigungen erteilt hat. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 17

18 Nach dem Drücken auf den Button Weiter werden die Stellvertreterberechtigungen verifiziert. Sollte hierbei ein Fehler auftreten überprüfen Sie bitte die Einstellungen und die Berechtigungen am Postfach. Bitte vergewissern Sie sich, dass die Verifizierung vollständig und korrekt durchgelaufen ist, weil es sonst zu Fehlern oder Warnungen im Programm kommt. Sind Sie sich nicht sicher mit den eingegeben Werten und die Verifizierung schlägt fehl, können Sie den Zugriff mit dem Löschen-Symbol entfernen. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 18

19 Darüber hinaus bietet Ihnen ISEC7 Mobile Exchange Delegate die Möglichkeit auf freigegebene Kalender von anderen Benutzern zuzugreifen. Den Zugriff auf freigegebene Kalender konfigurieren Sie, indem Sie den Button + Zugriff auf freigegebene Kalender drücken, welcher sich unter dem Punkt Zugriff auf freigegebene Kalender befindet. Wollen Sie den Zugriff auf einen freigegebenen Kalender einrichten, dann geben Sie nun bitte wiederum einen Namen ein, welcher den Zugriff identifiziert. Außerdem geben Sie bitte die -Adresse des Benutzers ein, welcher Ihnen die Berechtigung zum Zugriff auf seinen Kalender eingerichtet hat. Im nächsten Schritt verifiziert ISEC7 Mobile Exchange Delegate Ihre Berechtigungen zum Zugriff auf den freigegebenen Kalender. Im Fehlerfall überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen und Ihre Berechtigungen zum Zugriff auf den freigegebenen Kalender. Ihre eingerichteten Zugriffe können Sie durch drücken des Löschen-Symbols wieder entfernen. Wollen Sie diese editieren, so können Sie dies durch drücken des Editieren- Symbols tun. Sie können beliebig viele Zugriffe einrichten. 8.2 Konfigurationsmöglichkeit: Einstellungen Die Konfiguration des Clients kann über die Einstellungen erfolgen, was dem Anwender erlaubt alle Angaben auf einen Blick zu sehen und zu verändern. Die Einstellungen sind über das Anwendungsmenü zu erreichen (von Oben auf dem Bildschirm herunterziehen). In den Einstellungen können Sie alle notwendigen Eingaben einsehen und verändern. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 19

20 8.3 Erste Synchronisation & Folgesynchronisation. Es wird empfohlen, die erste Synchronisation von großen Ordnern, zum Beispiel einem Kalender mit über 1000 Einträgen, mit WiFi durchzuführen. Bei der erneuten Synchronisierung, zum Beispiel durch den Hintergrundprozess oder die Aktualisieren -Aktion, werden nur die Änderungen zum letzten Stand übertragen (Delta-Synchronisierung). Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 20

21 8.4 Hintergrundsynchronisierung Die Synchronisierungseinstellungen können Sie über die Aktion Synchronisation erreichen. Dort können Sie das Intervall für die Hintergrundsynchronisierung einstellen oder diese ganz ausschalten. Darüber hinaus können Sie konfigurieren, ob nur im WiFi synchronisiert werden soll und ob es auch erlaubt sein soll im Roaming zu synchronisieren. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 21

22 8.5 Verwaltung von Ordnern In den jeweiligen Ansichten (Mails, Kalender, Kontakte usw.) können Ordner verschiedener Accounts in einer Ansicht kombiniert werden. Die Verwaltung ist durch die Verwalten -Aktion erreichbar. Beim ersten Aufruf sind noch keine Ordner hinzugefügt, so dass die Ansicht automatisch aufgerufen wird. Über die Auswahl-Boxen können Sie die Sichtbarkeit des Ordners steuern. Durch einen langen Klick öffnen Sie das Kontextmenü und können einen Ordner wieder löschen. Wählen Sie Kalender hinzufügen oder Ordner hinzufügen. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 22

23 Wählen Sie jetzt einen Account aus: Sie können jetzt den Posteingang oder weitere Ordner hinzufügen. Bitte beachten sie, dass eine Delegate-Berechtigung für weitere Ordner nicht ausreichend ist und dort separate Berechtigungen vergeben werden müssen. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 23

24 Wählen Sie den Tab Synchronisation, um zu konfigurieren, welche Ordner im Hintergrund synchronisiert werden sollen. Zusätzlich können Sie für s den Tab Benachrichtigungen wählen. Dort können Sie konfigurieren, für welche Ordner sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Oder Sie können für bestimmte Ordner die Benachrichtigungen deaktivieren. Die detaillierte Konfiguration der Benachrichtigungen kann in den Einstellungen des BlackBerrys vorgenommen werden. Dort gibt es einen eigenen Bereich für Benachrichtigungen. Benachrichtigungen können Audio-Benachrichtigungen, Vibration, LED und Benachrichtigungen im BlackBerry-Hub sein. 9. Fragen und Antworten 9.1 Wie kann ich im Fehlerfall die Logfiles einsehen? Wählen Sie Logs im Anwendungsmenü (Wischgeste vom oberen Rand nach unten) Logging ist per Default nicht aktiviert und führt zu Einbußen bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit. Aktivieren Sie Logging und gegebenenfalls Erweitertes Logging und führen Sie die Aktion erneut durch. Bitte beachten Sie, dass die angezeigte Logstufe (z.b. Warnung) die Details der Logdatei nicht beeinflusst. 9.2 Wie kann ich meine Logfiles jemandem zur Verfügung stellen? Drücken Sie im geöffneten Log Fenster auf Teilen und wählen Sie aus, wie die Logs versendet werden sollen. Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 24

25 9.3 Wie kann ich mich mit einem Server verbinden der ein selbst-signiertes oder anderweitig nicht vertrauenswürdiges Zertifikat nutzt? Die Anwendung fragt bei einem SSL-Fehler den Benutzer, ob er dem Zertifikat vertrauen will. Das Zertifikat wird dann in der Sandbox der Anwendung gespeichert. Es ist außerdem möglich Zertifikate manuell zu importieren. Diese müssen dafür im PEM oder DER Format mit der entsprechenden Endung vorliegen. Wählen Sie in den Einstellungen Zertifikate und dort Server-Zertifikat um eine Zertifikatsdatei aus dem Gerätespeicher einzulesen. 9.4 Wie kann ich die Version auslesen? Wählen Sie Info im Anwendungsmenü (Wischgeste vom oberen Rand nach unten) 9.5 Wie kann ich den Lizenzstatus der Anwendung prüfen? Wählen Sie in den Einstellungen den Menüpunkt Lizenz. Dort kann auch die Kunden-ID eingegeben werden (wenn nötig). Konfiguration & Technische Dokumentation Seite 25

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