ipsydion PETRA Posteingang & Typ-Relative Abteilungsverarbeitung

Transkript

1 ipsydion PETRA Posteingang & Typ-Relative Abteilungsverarbeitung

2 PETRA - Der Name PETRA Post Eingang, Typ-Relative Abteilungsbearbeitung ipsydion PETRA beschäftigt sich (primär) mit dem papierhaften Posteingang. Unterstützt frühes, spätes und kombiniertes Archivieren! Erweiterung um weitere Eingangs-Kanäle Erweiterung für externe Weiterverarbeitung Seite 2

3 Bisher Briefkasten Filiale A Briefkasten Filiale B Briefkasten Zentrale POST Postfach Workflow Archiv Papierkorb Seite 3

4 Mit ipsydion PETRA Briefkasten Filiale A Briefkasten Filiale B Briefkasten Zentrale ipsydion Petra E-POST Postfach Workflow Papierkorb Archiv 17. Februar 2017 Seite 4

5 PETRA will... NICHT Abläufe erzwingen, stören oder ändern... SONDERN Bestehende Abläufe komfortabel unterstützen! den Posteingang zum frühest möglichen Zeitpunkt unterstützen. frühes, spätes und kombiniertes Archivieren in Abhängigkeit von der Dokumentart Dokumentationsfähigkeit herstellen! Seite 5

6 PETRA kann... Nach Bekanntgabe der wichtigsten DokumentKlassen und Abteilungen sofort beginnen zu helfen... OHNE Abschluss einer vollständigen Analyse der Prozesse bereits die Abläufe erleichtern! Dokumentationsfähigkeit herstellen! Recherchen nach vermisster Post ermöglichen. Den Weg von Dokumenten aus den Filialen abkürzen. Seite 6

7 PETRA Der Ablauf in Worten... Poststelle scannt den Posteingang. Dokumente mit BarCode werden automatisch getrennt und wo möglich typisiert. Poststelle weist fehlende Typen zu, teilt ggf. Dokumente auf. (Optional werden Basis-Daten in der Poststelle erfasst.) Dokumente werden automatisch der primären Abteilung zugewiesen oder an eine externe Weiterbearbeitung geleitet ABTEILUNG bearbeitet die restlichen Datenfelder und schließt die Erfassung ab. Zuweisung zu anderen Abteilungen bzw. Kopie an wird unterstützt. Übergabe an externe Weiterverarbeitung möglich. Seite 7

8 PETRA Der besondere Ablauf... Poststelle scannt den papierhaften Posteingang. VERSCHLOSSEN zuzustellende Dokumente werden dem Empfänger weiterhin physisch zugestellt. Scannen muss per Arbeitsanweisung oder persönliche Freigabe erlaubt werden! Filiale scannt an Abteilung oder an Poststelle. Innerhalb einer Abteilung können Untergruppen angelegt werden. Direkte Übergabe bearbeiteter Dokumente für das Archiv via ipsydion KUBUS (Kundenakte, Bank, Unternehmen) mit dortiger Vervollständigung der Indexdaten, wo nötig. Seite 8

9 PETRA Zusatzfunktionen 1 Schlagworterkennung: Dokumente selektierter StapelTypen werden auf Schlagworte oder Schlagphrasen hin untersucht. Phrasen werden auch über Seitenwechsel hinweg erkannt. Bei klarem eindeutigem Treffer kann die Klasse automatisch gesetzt werden, bei unklaren oder mehrdeutigen Treffern wird eine interaktive Klassifizierung ausgelöst. Dabei sind die gefundenen Treffer bereits markiert. Direkter Posteingang : Überwachung eines MAIL Postfachs auf eingehende Dokumente. Mail Text und anhängende PDF Dateien werden einzeln oder periodisch importiert. Upload Manueller Upload von PDF Dateien unter (optionaler) Angabe der DokumentKlasse. Seite 9

10 PETRA Zusatzfunktionen 2 Externe Weiterbehandlung: Übergabe von Dokumenten an externe Folge-Systeme nach erfolgter Klassifizierung und ggf. Vor-Erfassung elementarer Kenndaten. Dokumente werden einzeln oder periodisch im Format des Zielsystems exportiert oder elektronisch übergeben. Quittierung Abhängig von den Fähigkeiten des Zielsystems kann ein Quittungsempfang dargestellt werden. Hierüber können dann auch Freigaben zu Archivierung entgegengenommen werden. Seite 10

11 PETRA Wo bleiben die Dokumente? Während der Bearbeitung in Poststelle bzw. Fachabteilung hält ipsydion PETRA die Dokumente und die bis dahin erfassten Metadaten in der internen Datenbank. Dokumente, die fertig erklärt wurden, werden... Nach DokumentKlasse an das zugeordnete Zielsystem geliefert z.b. Bank21 oder KMS Als PDF-Datei in eine Ausgangsablage ausgegeben. Für n Arbeitstage nach Fertigstellung für Recherchen im PETRA System behalten, dann automatisch entfernt. Für allfällige sichere Aufbewahrung (im juristischen Sinn) dient nur das Zielsystem oder das originale Papier. Seite 11

12 IP Systeme GmbH & Co. KG Alexander Seidner Ottenstraße 6b Kirchzarten Mail: Rufnummer: 07661/ Mobil: 0173/ Seite 12