Das Webportal für Mitarbeiterdokumente - Leitfaden zur Bedienung -

Transkript

1 Das Webportal für Mitarbeiterdokumente - Leitfaden zur Bedienung -

2 Inhaltsübersicht 1. Programmstart Anmeldung Benutzerkonto aktivieren Probleme beim Anmelden (Kennwort vergessen) 5 2. Programmbedienung Maskenaufbau Menüsteuerung Eigene Dokumente abrufen Pinnwand-Dokumente abrufen Benutzerprofil 11 2

3 1. Programmstart (1/4) 1.1 Anmeldung Die Anmeldung am Mitarbeiterportal erfolgt durch Eingabe - Ihres Benutzernamens und - Ihres Kennworts Vor dem erstmaligen Anmelden am Portal muss Ihr Benutzerkonto aktiviert werden. 3

4 1. Programmstart (2/4) 1.2 Benutzerkonto aktivieren Um Ihr Benutzerkonto zu aktivieren, geben Sie Ihren Benutzernamen und Aktivierungscode ein und betätigen den Aktivieren-Button. Ihr Benutzername ist in der Regel Ihre Personalnummer, der Aktivierungscode eine zufällige Zeichenkette. Beides erhalten Sie von Ihrer Personalabteilung. Es öffnet sich das Registrierungsformular. Hier geben Sie bitte Ihre -Adresse ein und hinterlegen Ihr Kennwort. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. - -Adresse - Telefon - Neues Kennwort: Geben Sie hier das Kennwort für Ihr Benutzerkonto ein. Die Kennwortsicherheit erhöht sich mit der Länge des Kennworts und der Eingabe von Sonderzeichen. Bitte beachten Sie hierzu den Hinweis. - Kennwortbestätigung: Wiederholen Sie Ihr Kennwort, um es zu bestätigen. Nach Betätigen des Registrieren-Buttons erhalten Sie die Aktivierungsmeldung mit Ihrem Link zum Portal. 4

5 1. Programmstart (3/4) 1.3 Probleme beim Anmelden (Kennwort vergessen) Haben Sie Ihr Kennwort vergessen, können Sie sich ein neues Kennwort vergeben. Hierfür betätigen Sie bei der Anmeldung die Funktion Kennwort vergessen? In der folgenden Maske geben Sie Ihren Benutzernamen ein und betätigen den Button Link anfordern. Daraufhin erscheint die Meldung, dass ein neuer Aktivierungs-Code erzeugt wurde. Gleichzeitig erhalten Sie eine mit einem Link zum Zurücksetzen des Kennworts. Durch Klicken auf den Link öffnet sich der Dialog zum Ändern des Kennworts. Hinweis: Bei Problemen mit dem Link kopieren Sie diesen bitte direkt in die Adresszeile Ihres Web Browsers. 5

6 1. Programmstart (4/4) 1.3 Probleme beim Anmelden (Kennwort vergessen) Durch Klicken auf den Link zum Zurücksetzen des Passworts öffnet sich das Formular Kennwort ändern. Hier ist Ihr Benutzername bereits vorbelegt und das neue Kennwort kann eingegeben werden. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. - Benutzername: vorbelegt - Neues Kennwort: Geben Sie hier das neue Kennwort für Ihr Benutzerkonto ein. Die Kennwortsicherheit erhöht sich mit der Länge des Kennworts und der Eingabe von Sonderzeichen. Bitte beachten Sie hierzu den Hinweis. - Kennwortbestätigung: Wiederholen Sie Ihr Kennwort, um es zu bestätigen. Nach Betätigen des Buttons Kennwort ändern gelangen Sie direkt auf die Willkommen-Seite des Mitarbeiterportals. 6

7 2. Programmbedienung (1/4) 2.1 Maskenaufbau Globalmenü Viewer Favoriten Suchkriterien Ergebnisliste Programmversion 7

8 2. Programmbedienung (2/4) 2.2 Menüsteuerung Globalmenü Favoriten Globalmenü Über das Globalmenü erfolgt die Navigation innerhalb des Mitarbeiterportals: - Menü: navigiert zu den einzelnen Programm-Masken - Meine HR-Dokumente: öffnet die Masken für die einzelnen Dokumentarten (Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise Lohnsteuerbescheinigungen etc.) - Informationen: führt zu den Mitarbeiterinformationen und zur Pinnwand - Mein Profil: öffnet das Profil des angemeldeten Benutzers - Home: springt zurück zur Willkommen-Seite - Info: führt zum Impressum und zur Programmhilfe (Leitfaden) - Abmelden: meldet den Benutzer vom Webportal ab Favoriten Die Favoriten dienen zum schnellen Wechseln zwischen einzelnen Masken. 8

9 2. Programmbedienung (3/4) 2.3 Eigene Dokumente abrufen Dokumente suchen und anzeigen Um Dokumente abzurufen, wechseln Sie auf die Maske der jeweiligen Dokumentart (z. B. Entgeltabrechnungen) und geben entsprechende Suchkriterien ein: - Aufruf der Maske für die jeweilige Dokumentart - Suche nach Dokumenten über Suchbegriff bzw. Jahr und Klick auf die Lupe - Markieren des gewünschten Dokumentes mit der Maus zeigt das Dokument im Viewer an Dokumente speichern Zum Speichern des markierten Dokumentes klicken Sie auf das Speichern-Symbol in der Viewer-Funktionsleiste Dokumente drucken Zum Drucken des markierten Dokumentes klicken Sie auf das Drucker- Symbol in der Viewer-Funktionsleiste Hinweis: diese Funktion ist im aktuellen Internet Explorer derzeit leider nicht verfügbar. Drucken Speichern 9

10 2. Programmbedienung (4/4) 2.4 Pinnwand-Dokumente abrufen Pinnwand-Dokumente suchen und anzeigen Pinnwand-Dokumente rufen Sie über das Globalmenü auf. Über die Menüpunkte Menü > Informationen > Pinnwand navigieren Sie zu Ihrem digitalen Schwarzen Brett, wo Aushänge und wichtige Informationen veröffentlicht werden. Pinnwand-Dokumente sind für jeden Mitarbeiter sichtbar. - Suche nach Dokumenten über Suchbegriff bzw. Jahr und Klick auf die Lupe - Markieren des gewünschten Dokumentes mit der Maus zeigt das Dokument im Viewer an Pinnwand-Dokumente speichern Zum Speichern des markierten Pinnwand-Dokumentes klicken Sie auf das Speichern-Symbol in der Viewer-Funktionsleiste Pinnwand-Dokumente drucken Zum Drucken des markierten Pinnwand-Dokumentes klicken Sie auf das Drucker-Symbol in der Viewer-Funktionsleiste. 10

11 3. Benutzerprofil 3. Eigenes Profil verwalten Um Ihre Benutzerdaten zu ändern, rufen Sie Ihr hinterlegtes Profil über Menü > Mein Profil auf. Dort können Sie - Ihre -Adresse ändern, - Ihre Telefonnummer ändern oder - ein neues Kennwort hinterlegen. Die Änderung Ihrer -Adresse oder Ihrer Telefonnummer müssen Sie jeweils mit Ihrem aktuellen Kennwort bestätigen. Um Ihr Kennwort zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: - Neues Kennwort: Geben Sie hier das neue Kennwort für Ihr Benutzerkonto ein. Die Kennwortsicherheit erhöht sich mit der Länge des Kennworts und der Eingabe von Sonderzeichen. Bitte beachten Sie hierzu den Hinweis. - Kennwortbestätigung: Wiederholen Sie Ihr Kennwort, um es zu bestätigen. Nach Betätigen des Buttons Profil ändern erhalten Sie eine Bestätigung, dass Ihr Profil geändert wurde. 11