Eventmanager 2011 Professionelle Organisation von Events

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1 Eventmanager 2011 Professionelle Organisation von Events

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3 biz-balance Eventmanager biz-balance ist eine moderne und innovative Software lösung und möchte weiteren Anwendern und Unternehmen in allen Geschäftsbereichen helfen, Ihre Betriebsergebnisse zu optimieren und unnötigen Ballast und Insellösungen abzuwerfen. Einsatzmöglichkeiten für: Agenturen und Dienstleistungsunternehmen Unternehmen, Stiftungen und Organisationen Verbände oder Vereine Reiseveranstaltern, Veranstalter & Touristiker Tourismusorganisationen Seminarhäuser, Kongressplaner, Veranstalter jeder Art biz-balance sichert Ihr Wachstum durch Flexibilität Geschäftsmodelle, Strukturen und Rahmenbedingungen sind heute einem schnellen Wandel unterworfen. Strategien und Techniken, die gestern im Markt noch gut funktioniert haben, sind morgen möglicherweise ganz überholt oder müssen sich schneller anpassen. Geschäftsprozesse und Handlings müssen ständig überprüft und den veränderten Bedingungen angepasst werden. Dabei werden die Reaktionszeiten immer kürzer, in denen Veränderung und Anpassung gefordert sind. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, diesen Wandel schnell anzunehmen und zu Ihren Gunsten zu gestalten. biz-balance verschafft Ihnen diese grundlegende Planungssicherheit und Freiheit, auf neue Herausforderungen schnell und gezielt zu reagieren. Wir stellen mit unserem biz-balance eine modulare, anpassbare und leicht erweiterbare Business-Software (ERP 2.0) der modernsten Generation zur Verfügung. Die BESONDEREN MERKMALE von biz-balance Browserbasierte Software auf einer mysql Datenbank keine Datenbank-Lizenzkosten Serverinstalliertes System im eigenen Netzwerk oder als ASP/SaaS Lösung Läuft auf schnellen modernen und erprobten Linux Systemen (LAMP) keine Betriebssystem-Lizenzkosten Hohe Datensicherheit und Verfügbarkeit durch zentrale Sicherungskonzepte Nutzung mit den lizenzfreien Produkten Adobe Reader und Mozilla Firefox Keine Arbeitsplatzinstallationen niedrige Administrationskosten Ihre Daten jederzeit weltweit und sicher verfügbar Laptop, PC, Mac, iphone, ipad, etc. Datenverarbeitung in Echtzeit Mehrfirmenfähig, Mehrwährungsfähig, Mehrsprachig Detailfeldmanagement Datenmapping Starke Konfigurationsmerkmale hohe Skalierbarkeit Volle ERP Bandbreite und mehr Integriertes Kommunikationsmanagement Unschlagbare Konditionen und vieles mehr Multitalent biz-balance als Kommunikationsmanager Ihres Unternehmens biz-balance macht Ihre Daten zu vielfältig nutzbaren Informationen, zu wertvollem Wissen. Diese Daten sind auf einer einzigen zentralen Plattform zu sehen, somit greifbar und analysierbar. biz-balance verbindet die Daten intelligent mit Geschäftsprozessen, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind unterstützt durch leistungsstarke Auswertungssysteme und eine für Ihr Unternehmen passende Funktionsvielfalt. biz-balance sichert jederzeit auf Klick abrufbare Informationen, sofortigen Überblick über Abläufe, alle Salden und Mengen sind ständig in einem aktuellen Echtzeitzustand verfügbar, das gesamte System zentral von überall her über Internet per Webbrowser erreichbar und bedienbar. biz-balance ist ein technologisch innovatives, zukunftsweisendes ERP-II- System, das Ihrem Unternehmen auf lange Sicht eine optimale Geschäftsbasis verschafft durch Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Zukunftssicherheit ist einer der generellen Vorteile der browserbasierenden ERP-Lösung biz-balance. biz-balance mit Sparpotential für Ihr Unternehmen Mit dem Einsatz von biz-balance bietet sich ein großes Sparpotential im wirtschaftlichen und organisatorischem Bereich an, durch die gemeinsame Nutzung eines Datensystems, wie zum Beispiel: Keine Insellösungen mehr für unterschiedliche Arbeitsprozesse Alle Arbeitsabläufe vereinheitlichen und integrieren Daten- und Dokumentenbestände in einer gemeinsamen Struktur verwalten und sichern Übernahme der Stammdaten aus ihrem alten System Keine Einzelplatzinstallation für die Nutzung unserer Software Einbindung des verkehr, Faxverkehr, Schriftverkehr, Notizen und Aufgaben Gemeinsame integrierte Personal- und Terminplanung Erhöhung der Sicherheit durch eingeschränkte Internetzugänge und Nutzung ihres Intranetzes Nur EINE zentrale Datensicherungen für ALLE Unternehmensdaten Einsparpotential in der Hardware-Peripherie (Thin-Clients) und Administration Keine Zusatzlizenzen für Nutzung von Hilfsprogrammen oder MS Produkten. und ein Langzeitspareffekt 3

4 Eventmanager mit folgenden Funktionalitäten konfigurierbar für Ihren Veranstaltungstyp Organisation Anlegen von beliebig vielen Veranstaltungstypen mit Veranstaltungsdetails, mehrfach Terminen, Serienterminen, und Web-Inhalt mit Listfunktion für Teilnehmer/Reservierung (Warteliste), Dozent, Ansprechpartner mit Datum, Zeitraum von/bis, Zeitraum Registrierung von/bis, mit Veranstaltungsort und Beschreibung mit ausführlicher Veranstaltungsbeschreibung über Input-Felder mit Bewertungsmöglichkeit und Teilnehmerzertifikat mit Archivfunktion der Teilnahme von Personen im Adressbereich mit Vorgabe max. Teilnehmer mit Teilnehmerliste (Name, Adresse, adresse, Telefonnummer) und Status mit Warteliste ja/nein mit Grundpreis der Veranstaltung netto/brutto mit Gebührentabelle für Veranstaltungen, kann im Leistungskatalog angelegt werden unterschiedliche Gebührentabellen (Kalkulation) im Eventprojekt hinterlegen Filtern von Gästen für Veranstaltungen und Zuweisung zum Projekt oder Newsletter Übernahme der Rückläufer (sich registrierende Personen) in die Gäste- Auswahlliste Teilnehmerauswahl manuell per Mausklick möglich Teilnehmerlisten - Ausgabe im PDF Format nach Ihren Vorgaben oder im Excelformat Internetfunktionen mit web-balance als Manager Ihre Veranstaltungsdetails Redaktionell vorbereitet werden automatisch auf Ihre Veranstaltungsseite/n gepostet die Veranstaltungen werden mit unterschiedlichen Templates im Webbereich erstellt Anmeldungen per , Schriftverkehr, Anruf in den Eventplaner hinterlegbar bzw. eintragbar Anmeldung von Nichtmitgliedern und im geschützten Bereich von Mitgliedern über voreingestelltes Veranstaltungsformular Ausgabe der Firmen/Personendaten im Mitglieder-Anmeldebereich zur Kontrolle Änderungsmöglichkeit für Mitglieder Kaufmännische Verwaltung Rechnungserstellung Direktversand oder Vorbereitung der Rechnung ermöglichen Abgleich und Änderung der Projekt-Rechnungsliste mit tatsächlicher Teilnehmerliste automatischer Versand der Rechnungen per im PDF Format Zahlungsanbindung (Kreditkarte, Lastschrift, etc.) Einbindung über einen Dienstleister Integrierte OP-Buchhaltung mit Mahnwesen Daten und Kommunikation rund um die Veranstaltung Adressen klassifizieren nach Ihren Vorgaben nur Branche oder personenbezogene persönliche Angaben wie Geburtstage (werden im Terminplaner angezeigt), Hobbys, Vorlieben etc., sowie das Filtern danach Kommunikation grundsätzlich wird die gesamte Kommunikation wie E- Mails, Schreiben, Anrufe, Notizen, Termine, Veranstaltungen, Newsletter bei Person/Firmen archiviert Zusätzlich die Möglichkeit, die Kommunikation mit dem Eventprojekt zu verlinken. Newslettermodul steht grundsätzlich zur Verfügung und kann für die Versendung von Einladungen genutzt werden Im Newslettermodul können beliebig viele Templates für unterschiedliche Newsletter der Abteilungen und Veranstaltungstypen hinterlegt werden - die Templates gehören nicht mit zum Lieferumfang können aber von uns erstellt werden. automatisches Versenden von Einladungen mit unterschiedlichen Templates Versenden von Einladungen ( ) aus dem Eventmodul heraus mit Kommunikationsanzeige rund um das Event (Anrufe, Aufgaben, Notizen, s, Schriftverkehr, Termine) Versenden der Bestätigungen per mit Möglichkeit die Gästeliste anzuhängen Teilnahmebestätigung mit Barcode ausgeben 4

5 INTERNET Mit biz-balance im Web Web-Balance CMS (optional) Redaktions-System für Internetseiten Web-Layout komfortables System für die Gestaltung Ihres oder eines Kunden Internet Auftrittes Web-Inhalt professionelle Bearbeitung von Inhalten Lieferung per Knopfdruck von Daten und Bildern an Ihre Internetseite biz-balance Nutzer können direkt aus dem System Daten aus den Bereichen Leistungskatalog, Adress datenbereich und Eventplaner liefern Web-Anfragen geschützte Zugriffe für Kunden/Interessenten über den Internetauftritt Bereitstellung von abrufbaren Unterlagen oder Informationen über den geschützen Bereich Nutzung des Eventplaners für Seminare, Schulungen, Veranstaltungen Abrechnungsmodul für Dauerrechnung im Servicebereich, für Schulungen und Events Auswertung von statistischen Zugriffdaten Newsletter-Funktion Verknüpft mit Ihrer Adressdatenbank Zuordnung von Teilnehmern aus den Adressdaten Einzug von Fremd-Adressdaten per.csv-datei Erstellen von Test-Mails Automatisches Versenden von Serien- s Erstellung von beliebig vielen Serien- s Administration des News-Letter Moduls Einstellen von beliebig vielen Templates Look & Feel Eventplaner Einzelveranstaltung in der Übersicht mit allen dazugehörigen Informationen Schreiben einer Mail wahlweise mit Anhang und direkter Projektzuweisung biz-balance ein unvergleichlich modulares Leistungsspektrum Adressdatenmanagement für Firmen und Personen Standard Datenfelder für Adresserfassung Firmen, Personen, Ansprechpartner Datenfelder in beliebigem Umfang selbst bestimmen Auswertung dieser Datenfelder nach allen Begriffen für Mailings oder Aktionen Bildung von Adressgruppen und dazugehörigen und abhängigen Adressfeldern Darstellung von Beziehungen zu einzelnen Adressen (Stammbaumfunktion) Bereitstellung von selektierten Adressen für Auswertungen, Ausgabe zur Schnittstelle, Serienbrief, Newslettermodul, etc. Erfassung von beliebig vielen Anschriften und Anschrifttypen (Lieferanschrift, Rechnungsanschrift) zu Adressen, sowie Telefonnummern, Mailadressen, Webadressen) ARCHIVFUNKTION Hinterlegen von Dateien, Dokumenten, Bildern, Zeichnungen, Verträgen zu Adressen Im- und Exportfunktion für Adressen DMS Archivierung Dokumenten-/Dateimanagement Hinterlegen von Dateien in diversen Formaten wie.xls,.jpg,.tif,.pdf,.csv,.doc,.gif,.ppt und andere Alle Dokumente, wie Briefe, Rechnungen, Verträge, Zeichnungen, Tabellen können Projekten, Adressen, Personen und dem Waren- oder Leistungskatalog zugeordnet werden. Weitere Ansichten aus unserem System finden Sie auf: Gerne stellen wir Ihnen unser System auch in einer Präsentation komplett vor. Fordern Sie einen Termin an unter +49 (0)

6 Leistungsspektrum Sie können auch Fremddaten, wie Fremdkataloge von Lieferanten mit Bildern in das System einlesen Die Dokumente sind je nach Rechtezuteilung abrufbar in den Modulen Angebote, Projekte, verkehr, Schriftverkehr, Buchhaltung, Adressverwaltung, Warenwirtschaft, Leistungskatalog Kommunikation Bündelung Ihrer gesamten internen und externen Kommunikation innerhalb dieser Software Anrufnotizen, Notizen, Tickets, Aufgaben, Schriftverkehr, , Fax Einund Ausgang Zuweisung der Kommunikation an Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen, an Adressen oder Projekte/Vorgänge Serienmailfunktion Hinterlegen von Textbausteinen Knowledgebase als Firmen WIKI Alle diese Kommunikationen lassen sich innerhalb von Projekten/Vorgängen oder Adressen von Firmen und Personen abrufen Terminplaner Zur Verwaltung aller Termine Geschäftlich und auch Privat (mit Blindfunktion) Personen- und projektbezogene Termine mit Erinnerungsfunktion und Rückmeldungsfunktion Die Termine werden in Adress- und Projektvorgängen archiviert Serientermine, Gruppentermine Mit Benachrichtigungs- und Bestätigungsfunktion für externe Teilnehmer Suchfunktion für freie Termine Auswertungs- und Suchfunktion für Termine Mitarbeiterverwaltung Verwaltung der Mitarbeiterdaten, wie Adressen, persönliche Daten, Arbeitszeiten, Lohnunterlagen, Jobzuweisungen Verwaltung der digitalisierten Personalakte Urlaubsmanagement, Urlaubshistorie Gesamtübersichten für Urlaubsplanung Fehlzeitenübersichten Zeitkontenverwaltung und Auswertung Anbindung an externe Zeiterfassungen möglich Fibu/Buchhaltung Rechnungen Aus- und Eingang verwalten (optional) biz-balance ist ein technisch ausgereiftes System DATEN biz-balance zeichnet sich durch eine hohe Datenflexibilität aus - es stehen Ihnen zur Organisierung Ihrer Daten neben den Basisdaten in folgenden Modulen beliebig Datenfelder zur Verfügung: Adressen Firmen/Personen Leistungskatalog/Artikelkatalog pro Leistungsgruppe unterschiedliche Inhalte Projektmodul pro Workflow unterschiedliche Inhalte Auftragsmodul bis hin zur Rechnung Bestellmodul CRM Modul pro Abteilung unterschiedliche Inhalte Die Datenfelder stehen für spätere Auswertungen als Such- oder Auswertungsfelder zur Verfügung. Druckfunktionen/Schnittstellen Die Formulare/Belege werden nach Ihren Wünschen im System zur Verfügung gestellt Daten können per Copy and Paste direkt aus dem Bildschirm in Excel oder Word übernommen werden, um dort entsprechend aufbereitet oder gedruckt zu werden Schnittstellen zur Datenaus- und Eingabe stehen Ihnen als Standard zur Verfügung z.b. Artikel/Leistungsdaten, Adressdaten, Buchhaltung (DATEV, Lexware), Projektdaten Berichtsgenerator - für erweiterte Auswertung- und Suchfunktionen in der Datenbank steht Ihnen der Berichtsgenerator zur Verfügung RECHTEVERGABE biz-balance ermöglicht eine sehr genaue Definition des Arbeitsplatzes und die Rechte des jeweiligen Mitarbeiters. Es stehen neben Einzelrechten auch die Vergabe von Rollen/Abteilungsrechten zur Verfügung Die Rechtevergabe steuern Sie sehr einfach im System selber SCHULUNG/HANDBUCH biz-balance ist ein sehr intuitives und leicht zu erlernendes Softwareprodukt. In der Regel ist eine Basisschulung ausreichend, da das Programm sehr intuitiv gestaltet ist und wir nur wenig mit Symbolen arbeiten Die Abläufe pro Modul sind identisch, damit der User sich schnell an die Grundfunktionalitäten gewöhnen kann. Zur Hilfestellung ist ein on-line Handbuch hinterlegt, welches die Grundfunktionalitäten erläutert Für ein eigenes Handbuch steht Ihnen die Knowledge Base im System zur Verfügung - hier erstellen Sie IHRE Wiki für die Prozess- und Arbeitsweisen im Unternehmen VERFÜGBARKEIT biz-balance ist aufgrund der verwendeten Internettechnologie weltweit erreichbar biz-balance ist entweder auf Ihrem Server im Hause oder als ASP Lösung beim Provider zu installieren Sie können Ihren PC oder Mac Arbeitsplatz weiter nutzen Im Office, zu Hause, auf dem Lap-Top, ipad oder auf dem Handy (iphone) Ihre Daten sind weltweit verfügbar - sie brauchen einen Internetzugang sowie den Firefox Browser und Adobe Reader (PDF) SICHERHEIT in biz-balance Rechtegesteuertes 4-Augen-Prinzip Versionsausgabe der erzeugten Dokumente Rechtevergabe auf Modul, Funktions, Abteilungs- und Mitarbeiterebene Rechtevergabe Einzeln, Gruppen, Rollen ALLE Vorgänge im System werden automatisch mit geplottet Mitarbeiter Systemzugänge sind per Knopfdruck abschaltbar Passwortsafe Eingehende Mails sind nicht veränderbar Nicht löschbare erzeugte Dokumente (PDF) Moderne Sicherheitstechnologien machen den Zugang sicher SSL, VPN oder G/On Die Daten können im System gemappt werden, um die Doppelerfassung von Daten zu vermeiden 6

7 Verfügbare Module und Leistungsumfang INTERNET Anwendungen Modul CMS Redaktionssystem für Informationsseiten Web-Inhalte Web-Layouts Modul DMS Dateimanagement und Dokumentmanagement Modul Newsletter Modul Adressenverwaltung Modul Artikel-/Warenwirtschaft/Leistungskatalog eine Sprache (optional) Modul Bestellungen/Einkaufsmanagement für eine Firma (optional) Modul OP/Buchhaltung für eine Firma (optional) Modul Kommunikation intern/extern Modul Personalmanagement Modul Administration Export und Import Modul Adressen Export und Import Modul Warenwirtschaft Export und Import Modul Berichtsgenerator Bestandteil der Basis-Produkte Produktdetails siehe seperate Info Optional diese Module sind nur gegen Aufpreis verfügbar Stand 01/2011 7

8 Die Vorteile in Kürze Modularer Aufbau Leicht verständlich Browserbasiert Erweiterbar und individuell anzupassen Praxiserprobt Überblick über externe und interne Kommunikation Effiziente Akquisition mit CRM Differenzierte Kalkulation und Budgetverwaltung first cloud business software GmbH Großer Burstah Hamburg Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Gestaltung: action direkt Werbeagentur, cp_fc_11_003