Inhalt. 1 Allgmeine Informationen 1. 2 Ansichten und Angaben in den verschiedenen Bereichen Parameter - Einzugsstellen - Annahmestellen 1

Transkript

1 GKV-Monatsmeldung

2 Inhalt 1 Allgmeine Informationen 1 2 Ansichten und Angaben in den verschiedenen Bereichen Parameter - Einzugsstellen - Annahmestellen Stammdaten - Mitarbeiter - Lohn-Abrechnungsdaten Stammdaten - Mitarbeiter - "Externe Meldungen verarbeiten" Übergeben / Auswerten (Beitragsabrechnung) übertragen Felder in der Erfassung (im Lohnkonto) 4 3 Ablauf allgemein Stammdaten - Versand GKV-Monatsmeldung Versand bzw. Abruf der Daten Verarbeitung der eingegangenen Nachrichten Auswirkung 9 4 Copyright 9 Stand: ii

3 1 Allgmeine Informationen Ab dem Meldezeitraum ist der Arbeitgeber verpflichtet beim Tatbestand der versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung bei verschiedenen Arbeitgebern eine monatliche GKV-Monatsmeldung abzugeben. Dies resultiert aus den melderechtlichen Vorschriften für den Arbeitgeber nach 28a Abs.1 Nr. 10 SGB IV, welche zum 01. Januar 2012 ergänzt wurden. Die Meldungen sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung monatlich an die zuständige Einzugsstelle zu melden. Diese Meldungen enthalten unter anderem Angaben zum monatlichen Entgelt, zu geleisteten Einmalzahlungen und zu Sozialversicherungstagen. GKV-Monatsmeldungen sind durch den Arbeitgeber abzugeben: wenn der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist für unständig Beschäftigte wenn der Beschäftigte weitere Einnahmen erzielt, die in der gesetzlichen Krankenversicherung beitragspflichtig sind NICHT zu melden sind: Geringfügig Beschäftigte ausschließlich in der UV Versicherte Arbeitnehmer, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Krankenkasse sind Mitteilungen der Einzugsstelle Die Einzugsstelle übermittelt durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung dem Arbeitgeber nach 28h Abs. 2a SGB IV u.a. folgende Informationen: ab welchem Zeitpunkt und mit welchem Verfahren die Beitragsbemessung anzuwenden ist Mehrfachbeschäftigung den Bezug mehrerer beitragspflichtiger Einnahmen des Mitglieds 2 Ansichten und Angaben in den verschiedenen Bereichen In folgenden Bereichen erhalten Sie Angaben und Informationen zum Thema "GKV-Monatsmeldung". 2.1 Parameter - Einzugsstellen - Annahmestellen Innerhalb der PARAMETER - EINZUGSSTELLEN - ANNAHMESTELLEN steht Ihnen das Register: RÜCKM. GKV-MONATSM. zur Verfügung. Hier sind die Nachrichten bezüglich jener Dateien enthalten, die vom Kommunikationsserver Stand:

4 abgerufen wurden. 2.2 Stammdaten - Mitarbeiter - Lohn-Abrechnungsdaten Im Bereich der Lohn-Abrechnungsvorgaben (STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN) wurde mit ERP-complete Version 13 und aktiviertem Menüband die Ansicht neu gestaltet. Im linken Bereich werden in einer Baumstruktur die Beschäftigungsverhältnisse und die jeweils dazugehörenden Datenbereiche angezeigt. Jedes Beschäftigungsverhältnis gliedert sich in: Grundlagen der Abrechnung: Enthält alle Vorgaben, die für die Abrechnung des Mitarbeiters relevant sind. Dazu zählen: Abrechnungsvorgaben Fehlzeiten KUG Externe Grundlagen: Hier werden elektronisch empfangene Daten, welche bei der Abrechnung zu berücksichtigen sind, gespeichert. Dazu gehören: Nachricht GKV-Monatsmeldung: Es werden hier die Rückmeldungen der Einzugsstellen angezeigt, wenn GKV-Monatsmeldungen einzureichen sind bzw. wenn diese nicht mehr abgegeben werden müssen. Mehrfachbeschäftigung: Es werden die Rückmeldungen der Einzugsstellen über das Gesamtentgelt und über die Einmalzahlungen für einen oder ab einem Abrechnungszeitraum angezeigt. Es handelt sich dabei um das Entgelt aus allen sv-pflichtigen Beschäftigungen, welches für die Abrechnung des Mitarbeiters herangezogen wird. Dieses Entgelt wird im Lohnkonto im Bereich "sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge" unter "amtl. lfd. Gesamtentgelt" und "amtl. EGA gesamt" ausgewiesen. Abrechnungsergebnisse: Enthält die Ergebnisse aufgrund der Abrechnungen. Dazu zählen: Abrechnungen Durchschnittsdaten Zu meldende Daten: Enthält alle Daten, welche in elektronischer Form zu melden bzw. zu übertragen sind. Dies sind: SV-Meldungen Versand GKV-Meldungen: Enthält die zu meldenden Datensätze mit dem jeweiligen Entgelt, sofern mehrere sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse bestehen. Die Stand:

5 Meldepflicht wurde entweder durch die Einzugsstelle bekannt gegeben (Externe Grundlagen - Nachricht GKV-Monatsmeldung) oder die Meldepflicht wurde von ERP-complete automatisch durch die Hinterlegung in den Abrechnungsvorgaben unter "Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit" (Register: Allgemein) erkannt. Lohnsteuerbescheinigungen 2.3 Stammdaten - Mitarbeiter - "Externe Meldungen verarbeiten" Beim Abruf der Nachrichten von den Annahmestellen werden bei Mehrfachbeschäftigung Angaben geliefert, die in den Mitarbeiter-Stammdaten eingepflegt werden müssen. Je nach Sachverhalt hat dies auch Einfluss auf die Abrechnung des jeweiligen Mitarbeiters. Führen Sie zum Einpflegen dieser Daten die Funktion "Ext. Meldungen verarbeiten" aus. Sie finden diese Funktion unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: START in der Schnellwahl. 2.4 Übergeben / Auswerten (Beitragsabrechnung) übertragen Das Versenden und Abrufen der Daten erfolgt über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - Schaltfläche: (Beitragsabrechnungen) ÜBERTRAGEN. Nach Eingabe des Kennwortes kann die "Art der zu versendenden Daten" ausgewählt werden. Stand:

6 Bei Auswahl der Option "GKV" werden die GKV-Meldungen aus dem Bereich STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - VERSAND GKV-MELDUNGEN versendet. Bei Auswahl der Option "Nachrichten der Annahmestelle abrufen" werden auch die von den Einzugsstellen bereitgestellten Daten zu GKV-Monatsmeldungen abgerufen. Diese Daten stehen nach Ausführung der Funktion "Externe Meldungen verarbeiten" in den Stammdaten der Mitarbeiter unter "Lohn-Abrechnungsdaten - Externe-Grundlagen" zur Verfügung. 2.5 Felder in der Erfassung (im Lohnkonto) Das Lohnkonto (Bereich: ERFASSUNG) enthält im Bereich "sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge" folgende Felder, welche die GKV-Monatsmeldung betreffen: Quelle andere SV-Bruttobezüge Keine Zusammenrechnung in der AV amtl. lfd. Gesamtentgelt amtl. EGA gesamt Quelle ander SV-Bruttobezüge Diese Information bezieht sich auf die Eintragungen in den Feldern "Mehrfachbeschäftigung", "amtl. lfd. Gesamtentgelt" und "amtl. EGA gesamt". Eigene Angaben: Dies bedeutet, dass die Vorgabe "Mehrfachbeschäftigung" durch Sie selbst Stand:

7 eingegeben wurde. Amtliche Vorgabe: Dies bedeutet, dass die Vorgabe auf Grund der abgerufenen und verarbeiteten Nachrichten der Einzugsstellen eingetragen wurde. Keine Zusammenrechnung in der AV Dieses Feld wird angezeigt, sobald innerhalb der ERFASSUNG - Schaltfläche: ERFASSEN - "ABRECHNUNG FÜR... ERFASSEN" auf dem Register: VORGBABEN unter Mehrfachbeschäftigung - "Keine Zusammenrechnung in der AV" eine Auswahl getroffen wurde. JA: bedeutet, dass die Entgelte im Bereich der AV NICHT zusammengerechnet werden. Es wird nur das Entgelt der Beschäftigung für die Beitragsermittlung in der AV herangezogen. NEIN: bedeutet, dass die Entgelte für die Beitragsermittlung in der AV zusammengerechnet werden. amtl. lfd. Gesamtentgelt Das amtliche laufende Gesamtentgelt wird durch die Einzugsstelle bekannt gegeben und durch den Nachrichtenabruf in den Annahmestellen gespeichert. Nach Ausführung der Funktion "Ext. Meldungen verarbeiten" wird das Gesamtentgelt unter "Mehrfachbeschäftigung" (Lohn-Abrechnungsdaten - Externe Grundlagen) eingepflegt und in die Bruttolohnerfassung übertragen. amtl. EGA gesamt Das amtliche einmalgezahlte Arbeitsentgelt gesamt wird ebenfalls durch die Einzugsstelle bekannt gegeben. Die Verarbeitung erfolgt analog zur Verarbeitung des "amtlichen laufenden Gesamtentgelts". 3 Ablauf allgemein Voraussetzung: ERP-complete - Version: 13.0.xxxx (mit Menüband) Wenn Sie mehrere Mandanten verwalten, sind alle Mandanten, die an der elektronischen Übertragung teilnehmen, vor dem ERSTEN "Nachrichtenabruf" einmal neu zu starten. Ansonsten Stand:

8 erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und der Versand wird abgebrochen. 3.1 Stammdaten - Versand GKV-Monatsmeldung Sobald Ihre Software den o.a. Stand aufweist, erkennt ERP-complete aufgrund des Personengruppenschlüssels und der Vorgaben zur "Haupt- bzw. Nebenbeschäftigung" (STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ABRECHNUNGSVORGABEN - Register: ALLGEMEIN) die sog. Mehrfachbeschäftigung. Damit die GKV-Monatsmeldungen der Entgelte erzeugt werden, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Mitarbeiterdatensatz einmal öffnen und mit OK wieder schließen oder 2. Nettolohnberechnung für aktuellen Monat durchführen (Register: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: ABRECHNUNG - Option: "nur für aktuellen Monat durchführen") Im Anschluss können die zu versendenden Daten unter STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - VERSAND GKV-MONATSMELDUNG eingesehen werden. 3.2 Versand bzw. Abruf der Daten Starten Sie in gewohnter Weise den Versand der Daten. Nach Eingabe des Kennwortes können folgende Daten gewählt werden: Stand:

9 Bei Auswahl der Option "GKV" werden die GKV-Meldungen aus dem Bereich STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - VERSAND GKV-MELDUNGEN versendet. Bei Auswahl der Option "Nachrichten der Annahmestelle abrufen" werden auch die von den Einzugsstellen bereitgestellten Daten zu GKV-Monatsmeldungen abgerufen. Folgende Informationen / Daten werden ggfs. von den Einzugsstellen zur Verfügung gestellt: Information, ob für einen Mitarbeiter künftig eine GKV-Monatsmeldung abgegeben werden muss bzw. nicht mehr erstellt werden muss. Meldung des laufenden Gesamtentgelts, welches der Abrechnung zu Grunde gelegt werden muss. Diese Daten stehen nach Ausführung der Funktion "Externe Meldungen verarbeiten" in den Stammdaten der Mitarbeiter unter "Lohn-Abrechnungsdaten - Externe-Grundlagen" zur Verfügung. Je nach aktivierten Optionen wird der Versand und/oder Abruf ausgeführt. Werden Daten versendet und auch abgerufen, erhalten Sie zwei Protokolle: microtech's ERP-complete - Versenden von Daten im Bereich der Sozialversicherung Empfangen von Daten im Bereich der Sozialversicherung Wurden durch die Annahmestellen Angaben zur GKV-Monatsmeldung bereitgestellt, erhalten Sie eine Benutzernachricht. Die eingegangenen Daten können Sie in den Parametern der Annahmestelle einsehen (siehe Kapitel: Parameter - Einzugsstellen - Annahmestellen) ( siehe Seite 1). 3.3 Verarbeitung der eingegangenen Nachrichten Das Verarbeiten der Daten können Sie direkt über die Benutzernachrichten ausführen. Öffnen Sie dazu die Nachricht und wählen Sie im folgenden Fenster die Schaltfläche: JETZT: EXT. MELDUNGEN VERARBEITEN. Alternativ können Sie die Verarbeitung der Daten auch in den Mitarbeiter-Stammdaten durchführen. Stand:

10 Unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: START steht Ihnen in der SCHNELLWAHL die Funktion: EXT. MELDUNGEN VERARBEITEN zur Verfügung. Ein Assistent führt Sie durch die Bearbeitung. Im Fenster "Bereichsauswahl" ist die Option "GKV-Monatsmeldung" zu aktivieren. Liegen Rückmeldungen von Sozialversicherungsnummern für Mitarbeiter vor, können diese mit der Option "SV-Nummer" in die Mitarbeiter-Stammdaten eingelesen werden. In der abschließenden Zusammenfassung wird die Anzahl der Datensätze aufgeführt. Nach dem Fertigstellen erhalten Sie ein ausführliches Protokoll zur Verarbeitung von externen Meldungen. Dieses Protokoll kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingesehen werden (Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE). Prüfung der verarbeiteten Daten Unter STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - EXTERNE GRUNDLAGEN können die übernommen Daten geprüft werden. Nachricht GKV-Monatsmeldung Hier erhalten Sie eine Mitteilung, falls für einen Mitarbeiter künftig eine GKV-Monatsmeldung abgegeben werden muss oder umgekehrt künftig keine mehr abgegeben werden muss. Mehrfachbeschäftigung In diesem Bereich werden die von der Einzugsstelle gemeldeten Gesamtentgelte und Einmalzahlungen zu oder ab einem Abrechnungszeitraum eingetragen. Dieses Gesamtentgelt wird zur Abrechnung des Mitarbeiters herangezogen und im Lohnkonto - Bereich: "sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge" unter "amtl. lfd. Gesamtentgelt" und "amtl. EGA gesamt" Stand:

11 ausgewiesen. 3.4 Auswirkung Durch die gemeldeten Gesamtentgelte werden i.d.r. Korrekturen ausgelöst. Dies passiert, da zwischen der Meldung durch den Arbeitgeber und der Rückmeldung durch die Einzugsstelle eine zeitliche Verzögerung liegt. Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter beginnt im Januar eine zweite sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Der Mitarbeiter teilt Ihnen dieses zusätzliche Entgelt nicht mit. Sie haben daher nur die Möglichkeit in ERP-complete die zweite Beschäftigung unter "Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit" zu hinterlegen. Dadurch erkennt ERP-complete die Mehrfachbeschäftigung und es kann eine GKV-Monatsmeldung versendet werden. Zum Monatsende nehmen Sie die Abrechnung des Mitarbeiters vor. Da Ihnen keine Informationen über das Entgelt der Nebenbeschäftigung vorliegt, führen Sie die Abrechnung ohne weitere Vorgaben aus. Der Arbeitgeber der zweiten Beschäftigung erstellt seine Abrechnungen generell erst zum 5. des Monats, sodass die Mitteilung über sein Entgelt an die Einzugsstelle erst zum 10. des Monats gemeldet wird. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie bereits die Lohn- und Gehaltsforderung beglichen, den Monatsabschluss ausgeführt und befinden sich im Abrechnungsmonat Februar. Führen Sie nun eine "Nachrichten-Abruf" aus, kann der Kommunikationsserver eine Meldung zur Mehrfachbeschäftigung mit dem Gesamtentgelt für bzw. ab Januar beinhalten. Dies führt bei der Verarbeitung der Externen Meldungen zu einer Korrektur für den Januar. Empfehlung: Rufen Sie VOR der Abrechnung die Nachrichten ab. Stehen Daten zur Verfügung, können diese noch verarbeitet werden. 4 Copyright Alle Teile der Dokumentation sowie der Software unterliegen dem Urheberrecht (Copyright). Alle Rechte sind geschützt. Jegliche Vervielfältigung oder Verbreitung, ganz oder teilweise, ist verboten. Kein Teil der Dokumentation und Software darf kopiert, fototechnisch übertragen, reproduziert, übersetzt, auf einem anderen elektronischen Medium gespeichert oder in maschinell lesbare Form gebracht werden. Hierzu ist in jedem Fall die ausdrückliche Zustimmung der microtech GmbH einzuholen. Weder die Autoren noch der Vertrieb übernehmen eine Haftung für evtl. vorhandene Programm- oder Dokumentationsfehler und deren Folgen. Für entsprechende Hinweise sind wir jedoch dankbar. Copyright : microtech GmbH, Riegelgrube 5a, D Bad Kreuznach Stand: