Dienstanweisung. über Stundung, Niederschlagung und Erlass sowie Aussetzung der Vollziehung von Forderungen der Stadt Detmold

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1 Dienstanweisung über Stundung, Niederschlagung und Erlass sowie Aussetzung der Vollziehung von Forderungen der Stadt Detmold Diese Dienstanweisung gilt für alle öffentlich-rechtlichen und privat-rechtlichen Ansprüche (Geldforderungen) der Stadt Detmold. Rechtsnormen für Stundung, Niederschlagung und Erlass: Für Stundungen, Niederschlagungen und Erlasse von Steuern, Gebühren und Beiträgen gelten die Bestimmungen der Abgabenordnung (AO); für sonstige öffentlichrechtliche und privat-rechtliche Forderungen ist die Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) anzuwenden. 1. Stundung 1.1 Begriff Stundung ist die Gewährung eines Zahlungsaufschubes, durch den die Fälligkeit eines Anspruches hinausgeschoben wird. Der Anspruch kann auch in Teilbeträgen fällig gestellt werden (Ratenzahlung). Die Vereinbarung von Zahlungsfristen bzw. Ratenzahlung bei Vertragsabschluss und Festsetzung im Veranlagungs- oder Leistungsbescheid und dergl. ist keine Stundung im Sinne dieser Dienstanweisung. Derartige Vereinbarungen bzw. Fristsetzungen können, soweit sie rechtlich zulässig sind, von der Leitung der zuständigen Organisationseinheit ausgesprochen werden. Grundsätzlich sind Ansprüche sofort fällig und rechtzeitig einzuziehen. 1.2 Voraussetzungen Forderungen dürfen ganz oder teilweise nur dann gestundet werden, wenn a) ihre Einziehung bei Fälligkeit eine erhebliche Härte für die Schuldnerin / den Schuldner bedeuten würde und b) die Forderung durch die Stundung nicht gefährdet erscheint. Eine erhebliche Härte für die Schuldnerin / den Schuldner liegt insbesondere vor, wenn sie / er sich vorübergehend in ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten befindet oder durch die Zahlung in solche geraten würde. Offensichtlich böswilligen Schuldnerinnen / Schuldnern ist eine Stundung nicht zu gewähren. Eine Gefährdung des Anspruches ist anzunehmen, wenn die konkrete Möglichkeit besteht, dass die Schuldnerin / der Schuldner sich der Verpflichtung zur Leistung entziehen will oder wenn Umstände vorliegen, die auf eine wesentliche Verschlechterung der wirtschaftlichen Verhältnisse schließen lassen. 1

2 1.3 Verfahren Stundung soll in der Regel nur auf schriftlichen Antrag gewährt werden. Die Einkommens- und Vermögensverhältnisse der Schuldnerin / des Schuldners sind zu prüfen und aktenkundig zu machen. Eine Sicherheitsleistung nach den AO ist zu fordern, wenn zweifelhaft ist, ob die Schuldnerin / der Schuldner bei Fälligkeit der Zahlungsverpflichtung nachkommen kann. Bei kurzfristigen Stundungen (in der Regel bis 6 Monate) und bei kleineren Beträgen (in der Regel bis 510 Euro) ist eine Sicherheitsleistung nur in besonders gelagerten Ausnahmefällen zu fordern. Im Übrigen ist der Grundsatz der Billigkeit und Zweckmäßigkeit zu prüfen. Die Arten der Sicherheitsleistungen sind in 241 AO aufgezählt Sofern Bedenken wegen der Zahlungsmoral der Schuldnerin / des Schuldners bestehen, ist die Stadtkasse zu befragen. Sind schon Beitreibungsmaßnahmen eingeleitet, ist im Benehmen mit der Stadtkasse zu entscheiden, ob Stundung oder Vollstreckungsschutz gewährt wird oder ob die Beitreibungsmaßnahmen fortzusetzen sind Die Dauer der Stundung richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalles. Sie soll möglichst kurz nach vollen Monaten bemessen werden. Es ist in jedem Fall ein k o n k r e t e r Termin als Stundungsende zu bezeichnen Öffentlich-rechtliche Forderungen werden durch Verwaltungsakt (Stundungsverfügung), privatrechtliche Forderungen durch vertragliche Vereinbarungen gestundet. Die Stundungen werden der Schuldnerin / dem Schuldner schriftlich unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs mitgeteilt. Bei Stundungen mit Ratenzahlung ist in der Widerrufsklausel vorzusehen, dass der Gesamtbetrag automatisch fällig wird, wenn einer der Teilbeträge (Raten) nicht pünktlich gezahlt wird Über die gewährte Stundung erhält die Stadtkasse eine vom Entscheidungsbefugten unterschriebene Mitteilung. In eiligen Fällen ist die Stadtkasse vorab zu informieren Gestundete Beträge sind in der Regel angemessen zu verzinsen. Die Berechnung der Stundungszinsen für öffentlich-rechtliche Abgaben richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen ( 12 KAG i. V. m. 233 ff AO für sonstige Abgaben). Die Stundungszinsen für privatrechtliche Forderungen sind vertraglich zu vereinbaren. Die Regelungen über die Berechnung gelten hier entsprechend. Zinsen sind nur für volle Monate zu erheben. Für die Berechnung der Zinsen wird der zu verzinsende Betrag auf volle 50,-- Euro nach unten abgerundet Stundungszinsen unter 10,-- Euro sind nicht zu erheben. Auf die Zinsen kann ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn ihre Erhebung nach Lage des Einzelfalles unbillig wäre. Diese Unbilligkeit muss über die erhebliche Härte, die für die Stundung an sich schon Voraussetzung ist, erheblich hinausgehen. 2

3 1.4 Zuständigkeit Über die Stundung von Ansprüchen entscheidet die zuständige Organisationseinheit. 2. Niederschlagung 2.1 Begriff Niederschlagung ist die befristete oder unbefristete Zurückstellung der weiteren Verfolgung eines fälligen Anspruches ohne Verzicht auf den Anspruch selbst. 2.2 Voraussetzungen Ansprüche dürfen niedergeschlagen werden, wenn feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen ( 26 Abs. 2 GemHVO). 2.3 Verfahren Die Niederschlagung ist eine verwaltungsinterne Maßnahme, mit der von der Weiterverfolgung eines fälligen Anspruches zwar abgesehen wird, durch die der Anspruch aber nicht erlischt und die weitere Rechtsverfolgung daher nicht ausgeschlossen wird. Sie ist antragsunabhängig und wird der Schuldnerin / dem Schuldner nicht bekannt gegeben. Sie ändert im Gegensatz zur Stundung nicht die Fälligkeit des Anspruches. Damit über eine Niederschlagung entschieden werden kann, sind Nachweise über die Erfolglosigkeit der Beitreibung zu erbringen (Niederschrift der Stadtkasse über fruchtlose Pfändungen oder Unpfändbarkeitsprotokolle eines Gerichtsvollziehers). Bei einem Rückstand von weniger als 5,-- Euro ist von einem Nachweis abzusehen, er ist unbefristet niederzuschlagen. Für eine Niederschlagung aus Kostengründen ist ein entsprechender rechnerischer Nachweis zu führen. Liegen die Voraussetzungen für eine Niederschlagung vor, ist zu prüfen, ob diese Niederschlagung befristet oder unbefristet ausgesprochen werden soll. Von der Organisationseinheit ist für die Abwicklung des Verfahrens der beigefügte Antrag zu verwenden. Die Einziehung niedergeschlagener Forderungen ist erneut zu versuchen, wenn sich Anhaltspunkte dafür ergeben, dass dies Erfolg haben könnte. Niedergeschlagene Beträge sind bei der Stadtkasse in Abgang zu bringen. Eine Ausfertigung der Verfügung über die Niederschlagung ist beizufügen. Die Berechnung von Nebenkosten (Mahngebühren, Säumniszuschlägen usw.) endet mit der Niederschlagung des Anspruches. Bei der späteren Einziehung eines niedergeschlagenen Betrages sind bei öffentlich-rechtlichen Forderungen Säumniszuschläge nach den gesetzlichen Bestimmungen, bei privatrechtlichen Forderungen Zinsen zu erheben, wenn die Voraussetzungen dazu vorliegen (Vertragliche Vereinbarung, Verzugszinsen, Prozesszinsen). 3

4 2.3.1 Befristete Niederschlagung Eine befristete Niederschlagung ist möglich, wenn die Einziehung aufgrund der wirtschaftlichen Verhältnisse der Schuldnerin / des Schuldners oder aus anderen Gründen vorübergehend keinen Erfolg haben wird und die Voraussetzungen für eine Stundung nicht vorliegen Überwachung Die befristeten Niederschlagungen werden bei der Stadtkasse überwacht. Anhand der Überwachungsunterlagen sind die Verhältnisse der Schuldnerin / des Schuldners regelmäßig zu überprüfen. Die Verjährung ist rechtzeitig durch eine Vollstreckungshandlung zu unterbrechen. Ein Betrag darf in den Überwachungsunterlagen nur gelöscht werden, wenn die Forderung gezahlt, erlassen, verjährt oder gem. Ziffer unbefristet niedergeschlagen ist Zeigt es sich, dass die Einziehung einer befristet niedergeschlagenen Forderung dauernd ohne Erfolg bleiben wird, ist sie unbefristet niederzuschlagen. Die unbefristete Niederschlagung wird von der Organisationseinheit auf Vorschlag der Stadtkasse verfügt, die die erforderlichen Unterlagen beifügt Unbefristete Niederschlagung Eine unbefristete Niederschlagung ist möglich, wenn die Einziehung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners (z.b. mehrmalige fruchtlos gebliebene Vollstreckungsversuche) oder aus anderen Gründen (z.b. Tod) voraussichtlich dauernd keinen Erfolg haben wird. Dasselbe gilt, wenn die Kosten der Einziehung im Verhältnis zur Höhe des Anspruchs zu hoch sind. Zu den Kosten zählt neben der Ausgabe, die durch die Einziehung unmittelbar entsteht, auch der anteilige sonstige Verwaltungsaufwand Unbefristete Niederschlagungen werden in die Überwachungsunterlagen bei der Stadtkasse aufgenommen. Eine laufende Überprüfung erfolgt nicht. Diese Fälle sind nach Eintritt der Verjährung aus den Überwachungsunterlagen zu entfernen. 2.4 Zuständigkeit Über die befristete oder unbefristete Niederschlagung von Ansprüchen entscheiden: - bei Beträgen bis ,-- Euro die zuständige Fachbereichsleitung, - bei Beträgen über ,-- Euro der Haupt- und Finanzausschuss. Bei allen beabsichtigten Niederschlagungen sind die vorhandenen Unterlagen und die Verfügung vor der Entscheidung der Rechnungsprüfung zur Prüfung zuzuleiten. 4

5 3. Erlass 3.1 Begriff Erlass ist der Verzicht auf einen Anspruch. Im Gegensatz zur Niederschlagung hat der Erlass Rechtswirkung nach außen. Er ist endgültig; der Anspruch kann nicht wieder aufleben. 3.2 Voraussetzung Ansprüche dürfen ganz oder teilweise erlassen werden, wenn die Einziehung des Anspruches nach Lage des einzelnen Falles für die Schuldnerin / den Schuldner eine besondere Härte bedeuten würde ( 26 Abs. 3 GemHVO) oder unbillig wäre ( 227 AO). Unter den gleichen Voraussetzungen können bereits entrichtete Beträge erstattet oder angerechnet werden. Die Begriffe der GemHVO und der AO stimmen nicht wörtlich überein; inhaltlich sind aber die gleichen Voraussetzungen gemeint. Diese Härte muss dauernd gegeben sein. Sie ist insbesondere dann anzunehmen, wenn sich die Schuldnerin / der Schuldner in einer unverschuldeten wirtschaftlichen Notlage befindet und zu erwarten ist, dass die Weiterverfolgung des Anspruches ihre / seine Existenz gefährden würde. Ein Erlass ist nur dann möglich, wenn eine Stundung nach Ziffer 1. nicht in Betracht kommt. Beim Erlass von Ansprüchen ist ein strenger Maßstab anzulegen. Neben dem Erlass aus persönlichen Gründen ist eine Forderung zu erlassen, wenn durch die Anwendung des Gesetzes, der Satzung oder einer anderen Rechtsnorm im Einzelfall aus sachlichen Gründen eine besondere Härte entsteht, die der Gesetzgeber, hätte er sie vorausgesehen und erkannt, nicht gewollt hätte (Erläuterung zu 227 AO). 3.3 Verfahren Für den Erlass ist in der Regel ein Antrag des Schuldners erforderlich. Die Schuldnerin / Der Schuldner sollte auf die Möglichkeit, einen Erlass zu beantragen, hingewiesen werden, wenn zu erkennen ist, dass die Voraussetzung hierfür vorliegt. Die Organisationseinheiten haben die Anträge, in denen die Voraussetzungen für den Erlass zu schildern sind, 1.21 zur Stellungnahme vorzulegen. Da der Erlass von privatrechtlichen Forderungen nach 397 BGB einen Vertrag mit der Schuldnerin / dem Schuldner darstellt, ist der zu gewährende Erlass zwischen der Stadt und der Schuldnerin / dem Schuldner vertraglich zu vereinbaren; dasselbe gilt für Ansprüche aus öffentlich-rechtlichen Verträgen. Der Erlassvertrag kann auch durch schlüssiges Verhalten der Schuldnerin / des Schuldners zustande kommen, z.b. durch stillschweigende Entgegennahme der Verzichtserklärung der Stadt und Unterlassen der Zahlung. Bei öffentlich-rechtlichen Ansprüchen ist der Erlass durch einen der Schuldnerin / dem Schuldner bekannt zu gebenden Verwaltungsakt auszusprechen. Erlassene Beträge sind bei der Stadtkasse in Abgang zu bringen. Eine Ausfertigung der Verfügung über den Erlass ist beizufügen. Ein förmlicher Abgang entfällt bei Beträgen, die bereits niedergeschlagen sind (s. Ziffer und ). 5

6 3.4 Zuständigkeit Über den Erlass von Ansprüchen entscheiden: - bei Beträgen bis 250,-- Euro die zuständige Fachbereichsleitung - bei Beträgen über 250,-- Euro der Haupt- und Finanzausschuss. Bei allen beabsichtigten Erlassen sind die vorhandenen Unterlagen und die Verfügung vor der Entscheidung der Rechnungsprüfung zur Prüfung zuzuleiten. 4. Außergerichtliche Schuldenbereinigungsverfahren 4.1 Begriff Natürliche Personen, die keine oder nur eine geringe selbständige gewerbliche Tätigkeit oder freiberufliche Tätigkeit ausüben, können das Verbraucherinsolvenzverfahren nach der Insolvenzordnung beantragen. Vor einem Insolvenzantrag muss mit den Gläubigern ein außergerichtlicher Schuldenbereinigungsversuch unternommen worden sein. Eine außergerichtliche Schuldenbereinigung erfolgt im Wege von frei gestalteten Verhandlungen zwischen der Schuldnerin / dem Schuldner und den Gläubigern. Die Zustimmung zu einem Schuldenbereinigungsplan stellt einen Erlass im Sinne der Ziffer 3.1 dar. 4.2 Verfahren Die Stadtkasse ermittelt den Sachverhalt und prüft die Erlassbedürftigkeit und Erlasswürdigkeit. Sie gibt gegenüber den Organisationseinheiten eine Empfehlung ab. Hat die Prüfung des Antrags ergeben, dass die Schuldnerin / der Schuldner dem Grunde nach erlassbedürftig und erlasswürdig ist, kann der Erlass zunächst nur verbindlich in Aussicht gestellt werden, wenn noch nicht alle Bedingungen erfüllt sind (z.b. die übrigen Gläubiger noch nicht zugestimmt haben). Während der laufenden Ratenzahlungsvereinbarung ist weitere Voraussetzung für die Erlassbewilligung die Erfüllung der laufenden Verpflichtungen gegenüber der Stadt Detmold. Die voraussichtlich zu erlassenden Beträge sind zunächst bis zum Ablauf des Zahlungsplans zu stunden. 4.3 Zuständigkeit Insolvenzverfahren werden zentral durch die Stadtkasse bearbeitet. Die Stadtkasse tritt als Gläubigervertreter gegenüber der Schuldnerin / dem Schuldner auf und gibt die Erklärungen ab. Für die Entscheidung über die Zustimmung zu einem Schuldenbereinigungsplan gelten die Regelungen in Ziffer 3.4 entsprechend. 5. Aussetzung 5.1 Die Vollziehung von Abgabebescheiden kann auf Antrag nach Einlegung des Widerspruches bzw. der Klage ausgesetzt werden. Die Vollziehung ist nur dann auszusetzen, wenn ernsthafte Zweifel an der Rechtmäßigkeit des angegriffenen Verwaltungsaktes bestehen oder die Vollziehung für den Pflichtigen eine unbillige, nicht durch überwiegende öffentliche Interessen gebotene Härte zur Folge hätte. Die Aussetzung der Vollzie- 6

7 hung kann von einer Sicherheitsleistung abhängig gemacht werden (s. Ziffer 1.3.1). Wird die Vollziehung eines Grundlagenbescheides ( 171 Abs. 10 AO) ausgesetzt, so ist auch die Vollziehung des Folgebescheides auszusetzen ( 361 Abs. 3 AO). Der Erlass eines Folgebescheides bleibt jedoch zulässig. Hat der Widerspruch bzw. die Klage endgültig keinen Erfolg gehabt, ist der geschuldete Betrag, hinsichtlich dessen die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsaktes oder eines Folgebescheides ausgesetzt wurde, zu verzinsen ( 237 AO). Für die Aussetzung von Realsteuern und sonstigen Abgabebescheiden gelten die Vorschriften der Verwaltungsgerichtsordnung. 5.2 Ausgesetzte Forderungen sind bei der Stadtkasse in Abgang zu bringen. 6. Zuständigkeit der Organisationseinheit Die Organisationseinheit, die die Hauptforderung erhebt, hat das Stundungs-, Niederschlagungs- und Erlassungsverfahren einzuleiten, die Einkommens- und Vermögensverhältnisse der Schuldnerin / des Schuldners sowie die sonstigen Voraussetzungen für eine Bewilligung zu prüfen und die Zahlungspflichtige / den Zahlungspflichtigen über eine Stundung und einen Erlass zu unterrichten. Für die Aussetzung der Vollziehung von Forderungen und die Überwachung der ausgesetzten Forderungen ist die jeweilige Organisationseinheit zuständig. 7. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am 01. Januar 2008 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung vom 01. Januar 2002 außer Kraft. Detmold, (Heller) Bürgermeister 7

8 Az.: Antrag auf eine befristete / unbefristete* Niederschlagung Orga-Einheit:. Datum:... Kassenzeichen/Aktenzeichen:... Betrag in :...Frist:... Schuldner/in:... Begründung: I.A. (Produktverantwortliche/r) Verfügung zur Prüfung: Leiter/in der Orga-Einheit zur Entscheidung: Der befristeten / unbefristeten* Niederschlagung wird nicht* zugestimmt. I.A. (Datum) (Leitung der Orga-Einheit) zur Aufnahme in die Überwachungsunterlagen: 4. Buchhaltung zur Absetzung im Soll: 5. Frist notieren: 6. Z.d.A. * Nichtzutreffendes streichen! 8