Produktbildung. Ergebnisse der Projektgruppe 1.2. Umstellung auf das Neue Kommunale Rechnungswesen. Innovationsring NKR-SH

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1 Umstellung auf das Neue Kommunale Rechnungswesen Ergebnisse der Projektgruppe 1.2 Produktbildung

2 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Überblick, Aufgaben, Ziele der Produktbildung Aufbau einesproduktkatalog Umstellung der Haushalte auf Produkte Auswirkungen der Produktbildung Produkte in der KLR Stand: TP Produktbildung 2

3 Allg. Doppik- Projektorganisation TP 1: Vermögenserfassung und -bewertung, Eröffnungsbilanz TP 2: Softwareauswahl, -beschaffung und -implementierung TP 3: Kosten- und Leistungsrechnung, Produktrahmen, betriebswirtschaftliches Instrumentarium TP 4: Organisation mit anpassungsbezogenen Aspekten der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse TP 5: Aus- und Fortbildung TP 6: Haushaltsplanung im neuen System Stand: TP Produktbildung 3

4 Gliederung Allg. Doppik- Projektorganisation Überblick, Aufgaben, Ziele der Produktbildung Stand: TP Produktbildung 4

5 Produktbegriff Ein Produkt ist eine jeweilige Leistung oder eine Gruppe von Leistungen Die von Stellen außerhalb des jeweiligen Fachbereichs (Innerhalb und außerhalb der Verwaltung) Benötigt werden (KGSt 8/1994) Stand: TP Produktbildung 5

6 Aufgaben von Produkten Die Steuerung zu verbessern, eine neue Transparenz herzustellen, eine Verbindung zwischen Ressourcenverbrauch und Zielen/ Wirkungen herzustellen, Entscheidungsobjekte für den Rat und die Verwaltung darzustellen, das führende und verbindliche Gliederungsprinzip für den Haushalt zu sein, die Budgetierung zu unterstützen bzw. deren Grundlage zu sein, Informationen über das Verwaltungshandeln zur Verfügung zu stellen, das bedeutet, dass sich Produkte um Kennzahlen und Ziele ergänzen lassen müssen und die Finanzstatistik zu bedienen. Stand: TP Produktbildung 6

7 Produkthierarchie Produktbereich Produktgruppe Bezeichnung der Aufgabenbereiche 1 Zentrale Verwaltung 11 Innere Verwaltung 111 Verwaltungssteuerung und -Service 12 Sicherheit und Ordnung 121 Statistik und Wahlen 122 Ordnungsangelegenheiten 126 Brandschutz 127 Rettungsdienst 128 Katastrophenschutz Stand: TP Produktbildung 7

8 Informationen Die Produkte liefern Informationen wer (Organisationszuordnung innerhalb der Verwaltung) für wen (Empfänger einer Dienstleistung) mit welchen Zielen/ welchem Ziel mit welchem Zielerreichungsgrad (Kennziffer) mit welchen Aufgaben (die Dienstleistung) mit welchen Einnahmen und Ausgaben mit welchem Verbrauch und welchem Personaleinsatz die Produkterstellung vorgenommen wird. Stand: TP Produktbildung 8

9 Anforderungen u. Inhalte nach d. Größenordnung d. Verwaltungen Im Rahmen der Produktbildung entstehen für jede Verwaltung bestimmte Fragestellungen: Welche Leistungen sollten in Produkten dargestellt werden? Welche Leistungen können zusammengefasst werden? Welche Leistungen sollten getrennt werden? Stand: TP Produktbildung 9

10 Produkte und Budgetierung Budgetierung bedeutet die Verteilung von Finanzmitteln für Personal- und Sachaufwand, Zuweisungen und Zuschüssen sowie für Investitionen über ein festgelegtes Verteilungssystem, unter Beachtung bestimmter Regeln, mit Übertragung von Verantwortungen, unter vorgegebenen Zielsetzungen, auf Budgetebenen (Organisationseinheiten) und für einen festgelegten Budgetzeitraum (im Regelfall das Haushaltsjahr). Stand: TP Produktbildung 10

11 Ziele der Produktbildung Im Rahmen der Produktbildung entstehen für jede Verwaltung bestimmte Fragestellungen: Man unterscheidet: komplementäre Ziele (die Erreichung eines Ziel fördert ein weiteres Ziel) konkurrierende Ziele (die Erreichung des Ziels steht im Gegensatz zu einem anderen Ziel) neutrale Ziele (indifferent, die vorgenannten Wirkungen treten nicht auf) Hinweis: Ein Ziel beschreibt einen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erreichenden Sollzustand, der durch Maßnahmen und Mittel erreicht werden kann, an dem sich eine Kommunalverwaltung orientieren soll. Stand: TP Produktbildung 11

12 Produkte und Kennzahlen Es sollten nur Kennzahlen gebildet werden, wenn sie mit einem vertretbaren Aufwand für die steuerungsrelevanten Berichte erstellt werden können, die Inhalte der Kennzahlen ohne zusätzlichen Interpretationsbedarf (eindeutig) dargestellt werden, sie für die Ebene der Produktverantwortlichen erstellt werden. Unterscheidung verschiedener Kennzahlenarten: Absolute Kennzahlen Relative Kennzahlen Stand: TP Produktbildung 12

13 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Überblick, Aufgaben, Ziele der Produktbildung Aufbau eines Produktkatalogs Stand: TP Produktbildung 13

14 Grundlagen der Produktbildung Produktrahmenplan für Schleswig-Holstein (künftig verbindlich) Produkte Ziele Kennzahlen: Produktdefinitionen des Landes Baden-Württemberg Ist- Stand in den Kommunen: - Produkte sind schon gebildet worden - Produkte liegen noch nicht vor Stand: TP Produktbildung 14

15 Produkthaushalt 1. Schritt: Information über die Erbringung welche Art, Menge und Qualität von Produkten der jeweiligen Organisationseinheit, über die beabsichtigten Ziele und Wirkungen und über die Leistungskennzahlen (Stückkosten, Kapazitätsauslastung, Bedarfsdeckungsgrad, Kundenzufriedenheit usw.) 2. Schritt: Festlegung von Zielvorgaben für die einzelnen Produkte durch die Politik mit möglichst engem Zusammenhang zu den Finanzvorgaben (vgl. Kontraktmanagement) Stand: TP Produktbildung 15

16 Verfahren der Produktbildung Top-Down-Prinzip: Vorteilhaft sind einheitliche Vorgaben und eine einheitliche Struktur der Produktbildung. Aus den Sachgebieten müssen Fachkenntnisse vorhanden sein und jeder Mitarbeiter sollte sich in den Umstrukturierungsprozess eingebunden fühlen. Bottom-up-Prinzip: Bildung in den jeweiligen Organisationseinheiten. Stand: TP Produktbildung 16

17 Aufbau eines Produktkatalogs 2 Möglichkeiten: Beibehaltung der Struktur: Gliederung nach der örtlichen Verwaltungsstruktur/ nach dem bestehenden Produktkatalog Anpassung der Struktur an den Produktrahmenplan: Gliederung nach normierten Produktbereichen Stand: TP Produktbildung 17

18 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Überblick, Aufgaben, Ziele der Produktbildung Produktkatalog Umstellung der Haushalte auf Produkte Stand: TP Produktbildung 18

19 Bei der Produktbildung sind verschiedene Grundsätze zu beachten: Ein Produkt stellt das Bindeglied zwischen BürgerInnen und der Verwaltung dar und ist damit ein Indikator für f r die Qualität t der erbrachten Leistung. Die Produkte haben sich am Ergebnis zu orientieren (Output). Für r jedes Produkte ist nur eine Organisationseinheit verantwortlich. Schnittstellen sind bei der Produktbildung herauszuarbeiten und zu beseitigen. Kosten und Erlöse sowie Einnahmen und Ausgaben müssen eindeutig zugeordnet werden können. k Möglichst gleichartige Leistungen zu einem Produkt zusammenfassen. Stand: TP Produktbildung 19

20 Produkte sind zentrale Informationsträger für f r die Kosten, das Controlling, das Berichtswesen usw. des Neuen kommunalen Finanzmanagements. Bei der Produktbildung ist sich an den Produktrahmenplan zu halten. Zu beachten ist auch, dass es erforderlich ist, Produkte zu bilden, obwohl sie in ihren Leistungen, die im laufenden Verwaltungsalltag erbracht werden, eher gering sind, obwohl sie permanent vorgehalten werden müssenm Es ist für f r jeden Gebührenhaushalt, jede kostenrechnende Einrichtung sowie f. Betriebe gew. Art ein Produkt zu bilden. Sollte in der jeweiligen Verwaltung noch ein Sammel- nachweis existieren, z.b. für f r Personalausgaben, so ist dieser aufzulösen. Stand: TP Produktbildung 20

21 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Überblick, Aufgaben, Ziele der Produktbildung Produktkatalog Umstellung der Haushalte auf Produkte Auswirkungen der Produktbildung Stand: TP Produktbildung 21

22 Auswirkungen der Produktbildung auf die Aufbau- und Ablauforganisation die Mitarbeiter die Selbstverwaltungsgremien Stand: TP Produktbildung 22

23 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Überblick, Aufgaben, Ziele der Produktbildung Produktkatalog Umstellung der Haushalte auf Produkte Auswirkungen der Produktbildung Produkte in der KLR Stand: TP Produktbildung 23

24 Ab einer Einwohnerzahl von Einwohnern ist oftmals davon auszugehen, dass mehrere Kostenträger einem Produkt entsprechen, da der Detaillierungsgrad nach oben wesentlich größer ist. Das Produkt Grünflächen als Zusammenfassung unterschiedlicher Leistungen: Grünflächen, Anlagen, Spielplätze oder auch Wälder etc. Möglichkeit transparenter und übersichtlicher Steuerung Die KLR ist für jedes Produkt entscheidungsorientiert aufzubauen. Der Detaillierungsgrad der KLR hängt von den benötigten Informationen u.a. für die interne Steuerung ab. Ggf. reicht eine einfache Kostenermittlung aus. Stand: TP Produktbildung 24

25 Zusammenfassung Nutzen Sie die Handlungsempfehlungen des NKR- SH und helfen Sie sich gegenseitig bei der Umstellung auf die Doppik! Stand: TP Produktbildung 25

26 Ansprechpartner Cornelia Recker, Projektleiterin dieser Projektgruppe Stadt Pinneberg Bismarckstraße Pinneberg recker@stadtverwaltung.pinneberg.de Tel.: 04101/ Im Internet: oder Frank Dieckmann Hauptkoordinator Innovationsring NKR-SH Reventlouallee Kiel frank.dieckmann@sh-landkreistag.de Tel.: 0431/ Fax: 0431/ Internet: Stand: TP Produktbildung 26